下载文档原格式
会议一体化管理系统解决方案目录1. 概述 (3)1.1. 编写目的 (3)1.2. 适用范围 (3)1.3. 文档概述 (3)2. 建设背景 (4)3. 建设目标和内容 (4)4. 业务需求分析 (4)4.1. 办会自动化系统 (4)4.1.1. 会前管理 (5)4.1.2. 会中管理 (6)4.1.3. 会后管理 (7)4.2. 桌面会议系统 (7)4.2.1. 服务端信息维护 (7)4.2.2. 桌面应用 (8)4.2.3. 3、会议录音 (8)5. 其它说明 (8)1.概述1.1.编写目的本文档作为会议一体化管理系统，建设方和承建方需求理解达成一致共识的基础文件，作为双方界定项目范围、签定合同的主要基础，也作为本项目验收的主要依据。
同时，本文档也作为会议一体化管理系统后继工作开展的基础，供双方项目主管负责人、项目经理、技术开发人员、测试人员等理解需求之用。
依托电子政务外网开发建设市各单位内部会议议题和会议呈报网上登记、流转、签批、查阅、会议通知、会议签到、会议纪要管理等功能的办会自动化系统，支持单位内部会议文件流转、审批、传查阅等业务在移动终端上的应用，确保会议文件传输和流转的安全、稳定、可靠、高效。
1.2.适用范围本文档适用于所有与会议一体化管理系统有关的软件开发阶段及其相关人员，其中：承建方和建设方的项目负责人、公司方项目经理、技术开发人员（包括分析人员、设计人员、程序人员）、测试人员应重点阅读本文档各部分，其他人员可选择性阅读本文档。
1.3.文档概述本文档主要描述了会议一体化管理系统的软件需求。
本文档首先从建设目建设内业务需求分析、其他说明等方面概要描述系统需求，然后进一步详细描述功能性需求。
2.建设背景近年来，昆明市商务局应用信息技术手段，改进单位工作管理和服务流程，取得了一定的成果，但信息化建设还有很大的提升空间。
为进一步适应工作要求，全面提信息化办公水平，需要充分结合我局现有的办公业务需求对会议系统进行开发建设。
数字会议系统解决方案1. 概述数字会议系统是一种集成了音频、视频、数据传输和控制等功能的先进会议解决方案。
它通过网络连接各种终端设备，提供高质量的音视频通信和数据共享，使会议参与者能够远程参与会议，提高会议效率和沟通效果。
2. 系统组成数字会议系统一般由以下几个主要组成部分构成：2.1 会议终端设备：包括会议主机、会议话筒、会议摄像头等，用于提供音频、视频输入和输出功能。
2.2 会议控制中心：负责管理和控制会议终端设备，包括会议调度、会议控制、会议录制等功能。
2.3 网络设备：包括交换机、路由器等，用于提供网络连接和数据传输功能。
2.4 会议管理软件：用于管理和调度会议资源，包括会议预约、会议记录、会议统计等功能。
3. 功能特点数字会议系统具有以下几个主要功能特点：3.1 高清音视频通信：通过采用先进的音视频编解码技术，实现高清、稳定的音视频通信效果，使会议参与者能够清晰地听到和看到会议内容。
3.2 多媒体数据共享：支持多种数据共享方式，包括屏幕共享、文件共享、白板共享等，方便会议参与者共享和展示资料。
3.3 远程会议参与：支持远程参与会议，无论是在公司内部还是跨地区、跨国家的会议，都能够通过网络实现远程参与，提高会议的灵活性和效率。
3.4 会议录制与回放：支持会议录制和回放功能，方便参会人员回顾会议内容，提高会议的效果和效率。
3.5 安全可靠性：采用先进的数据加密和网络防护技术，确保会议数据的安全性和可靠性。
4. 应用场景数字会议系统广泛应用于各种会议场景，包括企业内部会议、跨地区会议、在线培训、远程协作等。
4.1 企业内部会议：通过数字会议系统，企业可以方便地组织和管理内部会议，提高会议效率和沟通效果。
4.2 跨地区会议：对于跨地区的会议，数字会议系统可以实现远程参与，减少时间和成本的浪费，提高会议的效率和效果。
4.3 在线培训：数字会议系统可以用于在线培训，通过高清音视频和数据共享，让学员能够远程参与培训，提高培训的效果和效率。
数字会议系统解决方案一、引言数字会议系统是一种基于现代信息技术的会议管理和协作工具，通过集成多种硬件设备和软件应用，提供高效、便捷、安全的会议体验。
本文将详细介绍数字会议系统的解决方案，包括系统架构、功能模块、技术要求等。
二、系统架构数字会议系统的基本架构包括以下几个组成部份：1. 会议控制中心：负责管理和控制整个会议系统的运行，包括会议调度、会议室管理、设备控制等功能。
2. 会议终端设备：包括会议室终端、个人终端等，用于参预会议和进行会议协作。
3. 网络基础设施：提供稳定、高速的网络连接，保障会议数据的传输和共享。
三、功能模块数字会议系统的功能模块主要包括以下几个方面：1. 视频会议：支持多方视频通话，实现远程会议的实时沟通和互动。
2. 语音会议：提供高质量的语音通话功能，满足会议参预者的语音交流需求。
3. 文档共享：支持会议期间的文档共享和协作，方便预会人员查看和编辑会议材料。
4. 屏幕共享：允许预会人员共享自己的屏幕内容，方便展示和演示。
5. 录制与回放：支持会议内容的录制和存档，方便后续回顾和分析。
6. 会议调度：提供灵便的会议调度功能，满足不同类型和规模的会议需求。
四、技术要求为了确保数字会议系统的稳定和可靠运行，以下是一些技术要求：1. 网络带宽：保证足够的网络带宽，以支持高清视频和音频的传输。
2. 硬件设备：选择高性能的服务器和终端设备，满足多方通话和多任务处理的需求。
3. 安全性：采用加密通信和访问控制等措施，确保会议数据的保密性和完整性。
4. 兼容性：支持多种操作系统和设备，提供跨平台的使用体验。
5. 用户界面：设计简洁、直观的用户界面，提供友好的操作体验。
五、应用场景数字会议系统的应用场景非常广泛，包括企业内部会议、跨地域会议、在线培训等。
以下是一些典型的应用场景：1. 企业会议：各部门之间的沟通和协作，提高工作效率和决策效果。
2. 跨地域会议：不同地区的团队进行远程会议，减少时间和成本开消。
会议组织中的问题分析及解决方案2023年，随着技术的不断发展和全球化的加速推进，会议组织中的问题也随之增多。
本文将分析会议组织中的问题，并提出相应的解决方案，以期为会议组织者提供有益参考。
一、会议组织中存在的问题1. 会议越来越繁琐随着会议规模的不断扩大和参与人数的增多，会议中的安排和细节管理变得越来越繁琐。
会议组织者需要考虑的事情越来越多，面临的挑战也越来越高。
2. 会议效率较低在大型会议中，参与人数众多，会议效率和准确率成为关键问题。
过长的议程安排、低效的协调和沟通、缺少有效的互动方式都会导致会议的效率降低，浪费时间和资源。
3. 会议回收和信息的管理不规范对于会议的回收和信息管理，很多组织没有清晰的规定和标准操作。
回收率低、收集的信息质量不高、统计和分析等环节也不很成熟，会给会议信息的整合带来很大的困惑。
二、会议组织中的解决方案1. 通过现代化的技术优化会议组织利用现代化的技术优化会议组织已经成为最常用的方式。
如：通过网络平台发布会议信息并实现会议报名、通过视频会议实现跨地区不同人群的联系、通过智能化的会议管理系统管理会议信息等等。
2. 通过统一的标准解决会议信息的管理问题为解决会议信息的管理问题，会议组织者可以通过制定统一的标准和操作流程和实现整体规范化管理。
如：严格规定回收方式和会议信息的分类、制定合理的电子邮件规范、通过数据挖掘和分析提高回收率等等。
3. 通过智能化和人性化的设施提高会议效率与参与度提高会议效率，可以从智能化和人性化两方面着手。
智能化体现在通过投影仪等设备实现信息展示、通过翻译设备实现多语言协同、通过代替工作人员实现新冠病毒等无人接触的情况下会议的进行等。
人性化则是利用语音识别设备等进行会议交互，通过题库系统实现自主答题和点评的方式提高会议参与度等。
三、结论2023年，无论是大型组织还是中小型会议，都需要充分了解并熟练掌握现代化的技术和管理流程。
在解决主要问题时应确保方案以人为本，并寻求创新的思维方式。
会议管理系统解决方案会议管理系统解决方案一、引言随着现代工作方式的改变和组织结构的完善，会议在企业管理中扮演着重要的角色。
然而，传统的会议管理方式往往存在许多问题，如会议安排不合理、信息不统一、会议纪要难以传达等。
因此，设计和开发一种高效的会议管理系统来解决这些问题变得格外重要。
二、系统需求分析1. 会议安排：系统需要提供一个简单、直观的界面，供用户创建、安排和管理会议日程。
用户可以查看各个会议的时间、地点、主题和参会人员，并能够对会议进行修改和取消。
2. 会议通知：系统需要支持自动发送会议通知的功能，将会议相关的信息通过电子邮件或短信的方式发送给参会人员，确保他们能够及时了解会议的安排和内容。
3. 会议材料管理：系统需要提供一个文件上传和下载的平台，让参会人员能够方便地上传和下载与会议相关的材料，如议程、报告和演示文稿等。
4. 会议纪要：系统需要提供一个协作编辑的平台，让参会人员能够共同编辑会议纪要，及时记录会议的内容和决策，并使得纪要能够快速传达给相关人员。
5. 数据统计分析：系统需要提供各种统计和分析功能，如会议参与人数统计、会议类型分布等，以便于企业管理层对会议的效果和效率进行评估和改善。
三、系统设计与开发1. 技术选择：根据系统需求和用户体验的要求，可以选择使用Web开发技术实现会议管理系统。
前端可以使用HTML、CSS 和JavaScript等技术，后端可以使用Java或Python等编程语言。
2. 系统架构：可以采用分布式架构来设计会议管理系统，将前端、后端和数据库分别部署在不同的服务器上，以提高系统的性能和可扩展性。
3. 安全措施：为了保证系统的安全性，可以使用SSL证书来对用户进行身份验证，并对用户输入的数据进行加密传输。
此外，还可以提供用户权限管理功能，以保障各个用户的数据访问权限。
4. 用户界面设计：为了提供良好的用户体验，系统的界面应该简洁、直观，符合用户的使用习惯。
可以使用响应式设计来适配各种设备，让用户可以随时随地使用会议管理系统。
智能会议室整体解决方案随着科技的不断发展，智能会议室已经成为了现代企业办公的标配，它不仅提高了会议效率，还为企业带来了更多的便利和智能化体验。
智能会议室整体解决方案是指通过智能化技术，为企业打造一个高效、智能、便捷的会议环境，提升会议效率和体验，满足企业日常办公的需求。
首先，智能会议室整体解决方案包括智能化会议设备的选配和布局。
在会议室内，我们可以选择高清晰度投影仪、智能白板、高保真音响系统、视频会议设备等，这些设备可以满足不同类型的会议需求，让会议更加高效和便捷。
同时，合理的设备布局也是至关重要的，可以根据会议室的大小和形状，合理布置设备，确保每个与会人员都能够清晰地看到和听到会议内容，提升会议效果。
其次，智能会议室整体解决方案还包括智能化会议管理系统的建设。
通过智能化的会议管理系统，可以实现会议室预约、设备管理、会议记录、会议纪要等功能。
员工可以通过手机或电脑轻松预约会议室和设备，避免了传统的手工预约和管理方式带来的不便和繁琐，提高了会议室的利用率和管理效率。
此外，智能化的会议记录和纪要功能也可以帮助企业更好地管理和归档会议内容，方便日后查阅和回顾。
再者，智能会议室整体解决方案还可以整合智能化的环境控制系统。
通过智能化的灯光、空调、窗帘等设备，可以实现会议室环境的智能调节和控制。
例如，可以根据会议开始和结束的时间自动调节灯光亮度和空调温度，为与会人员营造一个舒适的会议环境。
这样不仅提升了会议的舒适度，还节约了能源成本，实现了环保和节能的目的。
最后，智能会议室整体解决方案还可以整合智能化的安全监控系统。
通过安装智能化的监控摄像头和安全门禁系统，可以保障会议室内外的安全。
员工可以通过刷卡或人脸识别等方式进入会议室，确保会议的安全性和保密性。
同时，监控摄像头也可以实时监控会议室内外的情况，保障会议的安全和秩序。
总的来说，智能会议室整体解决方案是一个涵盖了智能化会议设备、会议管理系统、环境控制系统和安全监控系统等内容的综合解决方案，它可以为企业打造一个高效、智能、便捷的会议环境，提升会议效率和体验，满足企业日常办公的需求。
会议管理系统解决方案2017年目录1.项目概述1.1.现状概述会议是企业日常工作的重要组成部分。
随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支机构部署地域越广泛，传统的集中式会议（高昂的会议成本、低下的会议效率等）已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。
如何有效地利用现有的办公网和工作电脑，将会议交流实现信息化，减少会议成本，是目前亟待解决的一个问题。
近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。
软件会议系统在这个大趋势下应运而生，软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会，瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策，具有各种不可比拟的通讯优势，并能充分利用原有网络及设备，灵活部署“远程会议通讯平台”，搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等应用。
1.1.1.企业直接经济成本效益分析我们举个例子来说明一下这个情况，比如某个企业主要由集团控股、参股、分公司及办事处等组成，其特征为分布广、数量大，控股、参股企业员工数万人。
集团与各子公司，子公司企业间，子公司与其下属企业或机构业务合作、工作汇报、经验交流，会议需求巨大。
传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本，而且占用大量时间成本。
以集团三个会议室的使用数据统计，平均每个月需召开20次人数在30人以上会议（最保守数量，同时仅设定为省内企业），每次会议的直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费，其会议成本估算如下表：按照上表计算，则每年集团因会议支出的直接经济成本在万元，若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费，则每年会议成本会达到150万元以上。
建设会议系统后，仅从直接经济成本上，每年就可为集团节约大量费用。
同时，会议系统的建设，也加速了企业内部的信息流通，降低企业经营成本的同时，迅速提高企业的运行效率。
1.1.2.企业效率提升效益分析会议系统不仅能节约会议成本，而且通过高清音视频交互的基础，加上系统具有强大的数据交互能力，完全满足日常信息沟通需求，为员工节约沟通时间，提升企业运行效率。
传统模式下，下属企业如果需要提交一个报表，一般采用发送电子邮件的发方式。
如果有疑问，简单的可采用电话沟通，复杂的，则需要到集团总部进行沟通、或者下属企业之间也需要派人当面沟通。
这种沟通方式，不仅浪费了大量的经济成本，而且占用员工大量工作时间，无形之中降低了企业的工作效率。
采用视频会议的方式，则可以方便的进行面对面的沟通，而且通过数据协同办公，可以快速的实现办公数据的交流，节约了时间成本、提升了企业工作效率。
1.1.3.企业文化普及效益分析随着企业规模的扩大，下属企业之间沟通日益减少。
集团企业文化及精神传达只能依靠传统文件下发的方式，不仅不利于企业文化的普及，而且无法在第一时间向下属企业全面传达集团会议精神。
采用会议系统，可以在集团有重要会议时，下属企业远程参加集团会议，利用多级级联功能，还可使下属企业的二级分公司也能分享集团视频会议。
使集团会议精神在第一时间传达到基层。
简单、直接、高效。
1.1.4.企业整体管理效益分析会议系统不仅对提高办公效率、降低办公成本起到了积极作用，同时也为企业信息化建设打下了良好的基础。
通过会议系统，可以简化集团企业运营管理成本，使集团信息下达、业务反馈、数据交流快速便捷，利用会议系统的培训功能，还可企业管理培训实现质的飞越：由传统面授模式直接跃升为移动互联网培训模式。
通过视频会议系统，可以使集团管理更加便捷、高效1.2.需求分析●会议系统应对企业发展需求应支持用户扩展、组织架构细化、跨地域分布的特征；●系统功能可以满足多样的会议应用模式和场景；●系统支持多网合一、多屏合一；●充分利用传输网络实现会议系统的联网；●具备终端分辨率自适应调节功能，节省网络带宽；●支持移动终端功能（支持ios/安卓手机、iPad平板电脑等）；●系统具备高安全性，保障交互数据安全。
●音频效果好，具有自动唇音同步，声源可跟踪，清晰无杂音，可实现多方实时讨论、交流；●通过视频会议终端，实现点对点、点对多点的高清晰视频会议召开的功能；●通过所建设的会议系统，可同时满足实时远程培训、远程会议、远程招聘等需求；●实时同步、图像效果好，可以保证多方进行实时会议、培训的图像效果高清流畅；●具有可扩展性，各级设备都可通过简单升级和改进，保证设备使用的连续性和节约性；支持多级级联功能，支持大户量并发，以便未来扩容需要；1.3.建设意义●节约会议的经费、时间企业需要不定期地与各区域的分公司进行视频会议，沟通工作情况等等。
如果长期往返集中于同一固定会议室开会，会议的经济成本和时间成本将会很高。
通过会议系统，参会者无需到指定的统一会议室开会，只需配置一定的设备、通过互联网即可远程参会，避免往返途中的舟车劳顿，节省会议成本。
●提高开会的效率由于召开远程会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会代表节省时间，提高效率。
由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。
●适应某些特殊情况对于某些交通状况不好的城市，会议系统将带来较大的方便。
在一些特殊的项目紧急场合，可通过会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用金钱来衡量。
●增加参会人员会议系统可以实现单点对单点，单点对多点的实时会议。
可以随时增加会议代表甚至召开全体会议，总部决策可即时传达到相关单位员工。
●提升整体工作效率通过会议系统，进行虚拟的远程可视互动式会议，便可实现日常工作任务的完成。
使用部门只需对网络、视频会议设备进行管理，大大的减少了召开会议和下达文件的工作量。
在投资上，只需在完成第一次投资后，日后均可实现轻松的扩展。
1.4.建设目标通过贵单位项目相关人员的沟通，充分了解应用场景和需求后，我们通过产品部署和模块开发的方式，提供了适合贵单位日常会议应用的会议系统，这套系统能充分利用行业现有网络软、硬件设备及环境，有效丰富管理手段，依托互联网，建设互联网行业新型管理模式，把信息化应用落实到实处。
这套会议系统以其卓越的音视频质量，强大完善的数据同步协作功能、可靠的系统性能、高效的大容量设计、开放的可扩展架构为各种应用场景和模式搭建了一个全方位、多层次、高效率的网络多媒体通讯平台。
从而满足各行各业对会议系统的各类需求：●常规会议应用（集团企业会议、跨国视频会议、商务谈判会议、企业日常会议、移动会议、远程招聘等）；●远程培训应用（企业内部培训、各类考试培训、课外辅导培训、专业技能培训、金融工具培训等）；●远程医疗应用（健康咨询、远程监护、远程诊断、专家会诊、教学直播等）；●互动娱乐应用（电视网络互动、在线直播互动、视频聊天室互动等）；●远程监控应用（生产过程把控、应急调度指挥、安全监管等）；●协同办公应用（OA、即时通讯、企业原有办公系统的无缝对接融合）。
2.方案设计2.1.设计原则根据本项目的要求和我们的理解，并结合我方在会议系统行业的多年经验，提出以下设计原则：1)先进性支持国际标准和国内外有关的规范要求，符合计算机、网络通讯技术和视频会议技术的发展潮流，并且是应用成熟的系统；2)实用性系统操作应用灵活方便，易于掌握；针对实际应用的特点，具有多种管理方式；系统的各种功能贴近应用，便于实际常规应用。
3)集成性高度集成，简易安装使用，便于工程连接；在高度集成前提下，具有多种功能，便于相关设备接入；各设备的功能，在系统集成后能充分发挥，能一体化协作。
4)可扩展性考虑今后的发展，留有充分的扩充余地，便于融入随新技术的发展带来的新功能；5)灵活性提供符合国际标准的软件、硬件、通讯、网络、操作系统和数据管理系统等方面的接口和工具，使系统具有良好的灵活性、兼容性；6)可靠性具备在规定条件和时间内完成用户所要求的功能的能力，能长期稳定的工作。
7)安全性视频会议系统要保障各类会议内容，机密资料等不被泄露，在数据传输过程中，防止数据被窃取。
8)经济性综合考虑系统的性能和价格，性价比在同类系统和条件下具有较高的优势。
2.2.设计标准ITU-T标准本方案中的设计依据和技术标准是根据以下ITU－T或ISO相关建议及信息产业部有关规定来制定的。
ITU-T协议ITU-T ：基于分组网络的多媒体通信系统呼叫信令与媒体流传输协议；ITU-T ：视听系统的帧同步控制和指示信号C&I；ITU-T ：用于2Mbit/s以下数字信道的视听系统多点控制单元；ITU-T ：用于定义媒体流的加密规程，采用AES；ITU-T ：用于数据应用双流协议的技术标准；ITU-T ：关于建立使用2Mbit/s以下数字信道的视听终端间的通信系统；ITU-T ：利用2Mbit/s信道在2～3个以上的视听终端建立通信的方法；ITU-T ：多媒体通信控制协议；ITU-T ：支持H系列协议的多媒体终端之间的交互；ITU-T ：关于P X 64Kbit/s视听业务的视频编解码器；ITU-T ：关于低码率通信的视频编解码；ITU-T ：关于低码率通信的视频编解码；ITU-T ：在视频会议中应用的远端摄像机控制（FECC）规程；ITU-T ：远端设备控制逻辑通道传输；ITU-T ：多媒体应用的远端设备控制协议；ITU-T ：窄带电视电话系统和终端设备；ITU-T ：基于IP包交换网络中多媒体业务的框架协议；ITU-T 关于视频会议系统单向接收的通讯规程；ITU－T 数字系列接口的物理/电气特性；ITU－T 用于一次群和二次群等级的同步帧结构；ITU－T 工作在2Mbit/s并提供同步384Kbit/s数字接入和/或同步的64Kbit/s数字接入基群复用设备的特性；ITU－T 话音频率的PCM脉冲编码调制；ITU－T 语音双速率编解码标准；ITU－T 低时延码本激励线性预测编码；ITU－T 自适应差分脉冲编码调制（APPCM）的语音编码标准；ITU－T 用24或32kbps传输7Khz的声音；ITU－T Annex C,用24或48kbps传输14Khz的声音,宽带音频编码标准；IETFRTP 实时传输协议；RTCP 实时控制协议；SIP 多媒体交互会话控制协议；国内标准GB7611-87 脉冲编码调制通信系统网络数字接口参数；GB/T15839-1995 64~1920kb/s会议电视系统进网技术要求(暂行规定)；TZ020-95 64~1920kb/s会议电视网路技术体制(暂行规定)；YD5032-97 会议电视系统工程设计规范；YD5033-97 会议电视系统工程验收规范；YD/T822-1996 P×64Kbit/s会议电视编码方式；YD/T927-1997 用于音像和视频会议业务的多点通信服务；YD/T936-1997 音像和视频会议业务的多点通信服务协议；YD/T948-1998 多媒体会议业务的通用应用模板；YD/T970-1998 通用的会议控制；YD/T971-1998 多媒体会议的特定网络的数据协议栈；YD/T995-1998 多媒体会议业务的数据协议；YDN090-1998 多媒体会议型业务技术要求(窄带会议型业务)；2.3.系统拓扑图笔记本电脑、IOS手机端、安卓手机端、PAD移动端安装相应的会议客户端软件即可实现会议应用。
