关于档案及文字材料的格式要求

机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。

⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。

三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。

四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。

2、制订本单位的归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。

各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。

各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。

（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。

确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。

（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。

制成材料要耐久规范。

字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。

B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。

C、⽂电合⼀。

D、底稿随印件⼀起收集。

若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。

档案目录格式规范新文书档案目录格式归档文件目录：年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004件号：03-1、03-2、03-3文号：大唐国际计[2008]XX号责任者文件材料题名：1.关于下达XXX2008年第一批小型基建计划的通知2.关于下达XXX2008年第二批小型基建计划的通知3.关于下达XXX2008年第三批小型基建计划的通知日期：XXX2008.01.12、2008.04.12、2008.10.22页数：3备注：一般来说，纵向目录式表格应距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

表格字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

表格至顶端纸边距离应为35mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

目录式表格表标题部分应使用小二号宋体加粗，字段部分应全部使用四号仿宋体加粗，条目部分应使用五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

目录中“备注”项应填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。

全引目录式样：0-5大类档案全引目录索引年度：2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号存放柜号文件所在页号党群工作长期永久 1-18 001-050 25短期 1-5 001-150 30行政管理长期永久 6-7 001-090 38短期 8-10 001-120 39经济管理长期永久 1-2 001-198 25短期 3-6 001-100 31备注：索引表格应距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

表格字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

2.一般情况下，索引表格应该位于纸张顶部边缘40mm处。

表格的首行字段应该有20mm的高度，其余部分应该按照18行*10mm的分布。

索引表的标题部分应该是小二号的宋体加粗，字段部分应该是小四号的仿宋加粗，条目部分应该是五号或小五号的仿宋体（具体大小取决于字符数量）。

档案归档方法档案归档方法1、总的方法：顺其自然，单件归档，档案归档方法。

即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

2、“件”含义(1)单份文件，一份文件为一件;(2)正件与附件合为一件;(3)来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;(4)会议记录、会议纪要成套性材料每次(期)为一件;(5)各种报表、名册、图册等，一册(本)为一件。

3、分类按年度保管期限(永久、长期、短期)进展分类整理归档。

4、编制页码：原那么上保存归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。

归档文件整理方法5、盖章编号(1)归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

档案章格式：(2)档案章的工程及填写内容：件号：文件的顺序号。

年度、保管期限(永久、长期、短期)编制1 个流水号，每年断号。

年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。

如：“2000”保管期限：归档文件保管期限的名称。

如：“永久” 注:在每年归档工作完毕后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

6、装盒及填写盒内备考表(1)归档文件编号后。

按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。

盒号暂不要编。

(2)填写盒内备考表。

盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写; 整理人：负责整理归档文件的人员姓名;检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名; 日期：归档文件整理完毕的日期。

7、填写归档文件目录：(见图a1归档文件目录式样)图a1 归档文件目录(1)件号：编制的流水号;(2)责任者：文件的署名者或发文机关;(3)文号：文件的发文字号(没有文号的不用填写)(4)题名：即文件的标题，一般应照实抄录。

机关档案管理制度一、档案材料前期控制（一）严格按照国家和省、市规定的公文制发程序，把好拟稿、核稿、登记编号、呈批、注发、印刷、分装、送出等环节，做到行文规范、结构规范、格式规范。

（二）党组会议、主席会议、常委会议、行政办公会议以及党委、各党支部、各委室召开会议，均应有完整的会议记录。

（三）拟稿、核稿、呈批、签发各类文件，必须使用符合规范的标准纸张，按格式用碳素墨水或蓝黑墨水认真书写，严禁使用不符合存档规定的红墨水、纯兰墨水、铅笔、园珠笔书写、修改、签批文件材料。

（四）各委室形成的所有文件材料，凡打印或印刷的，应在发放之前，将底稿和二份正本交办公室秘书科存档；不打印的，应保存好底稿和抄件，定期交办公室秘书科存档。

（五）收文处理应把好收文、启封、登记、分送、拟办、批办、注办、清退、归档各道环节，防止文件运转使用中丢失、损坏。

（六）凡外出参观、考察、开会者，返回机关后应及时将全____文件材料送交办公室秘书科，并办好交接手续。

（七）凡用公款购买、订阅的公用图书资料，均应交办公室秘书科统一管理，使用者按规定办理借阅手续。

（八）凡在归档范围内的照片、录音、录像资料，应收集齐全，排列整齐，并配以文字说明，将时间、地点、人物、事件等表述清楚，于活动结束后及时移交办公室秘书科。

二、文件归档（一）文件归档要坚持真实反映本机关活动和主要工作情况，有利于保管、查找和利用的基本原则，做到及时、完整、齐全。

（二）凡是本机关在工作活动中形成和办理完毕且有参考价值的文件、材料、图纸、照片（底片）、录音（像）等，均属归档范围。

（三）各委室每年初应将该归档的上年度文件材料收集齐全，交办公室秘书科，档案管理人员要按照归档原则、要求和方法，按时完成上一年度的档案归档工作。

（四）凡向市____局移交的档案，应附有案卷目录，移交档案时，应履行严格的交接签字手续。

三、档案管理、利用（一）档案室要及时接收和保管好本单位形成的文书、基建、财会档案，保证这些档案的系统和完整。