档案管理中的纸质照片整理的步骤辅导讲义ppt

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照片档案整理规范PPT幻灯片课件

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对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
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谢谢大家
及内容作出补充。
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• 册内备考表
• ⑴册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。
• ⑵本册情况说明：填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。
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• 2、照片档案的编号 • 照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的
一组字符 • 格式：全宗号-册号-张号 46-1-23 • 3、底片的编号与照片的编号相同
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• 5、单张照片说明的填写 • （1）说明格式 • 题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、
文字说明、 • （2）说明的内容 • 题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地
照片档案的整理规则
业务科：
第一部分
一、照片档案整理
• 照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式，有保存价值的历史记录。
• 照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。
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• （一）照片档案归档范围 • 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 • 2、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动照片 • 3、本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片 • 4、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现

档案的整理与保管基本培训PPT课件

f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分，要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档案信息资源的重要基础。

照片档案整理方法课件

历史久远的照片可以划为永久保管，
现行机关形成的照片，可与保管的纸质档案保管期限相一致。
（2）密级
密级是指照片、底片保密程序的等级。密级的划定按照《中华人
民共和国保守国家秘密法》、《
中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB／T 7156
3、底片的整理
分类底片号的登录编目底片袋的标注入册 (放置) 底片册的排列
案一起向有关档案馆移交。
（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家
和社会具有保存价值的照片
第二部分
照片的整理
鉴定、整理、编目、保管
1、整理原则
照片档案的整理，应遵循有利于保持
照片档案的有机联系、有利于保管、有利于保管。
建议使用纸质装具。
2、照片、底片的鉴定（1）保管期限、密级划定保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期．短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。
每个年度形成照片数量少的单位可以将这种
分类法简化成:保管期限—年度，例: 永久-2001年、永久-2002年、永久-2003年……
长期-2001年、长期-2002年、
长期-2003……
31-D-6、31-D-7…2003……
（3）底片号的登录
宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶
片乳剂面片边处
（4）底片袋的标注
底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底
片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底
片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应
在底片袋的左上方标明“K”字样。
（5）底片的入册底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。芯页的插袋上应标明相同的底片号。

纸质档案管理教材(PPT 74页)

三、文书档案整理方法
（二）归档文件整理的方法
1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。 ⑦装盒区分不同保管年度，将归档文件按照档案室室编件号的顺序，依次装入档案盒，再填写档案盒封面、盒脊和备考表。 ⑧入库排架整理完毕的档案，按照本单位分类方案排列上架。
三、文书档案整理方法（二）归档文件整理的方法
二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作
2、归档文件材料的范围凡是本单位工作活动中形成的、反映主要职能活动和历史真实面貌的文件材料，均属于档案室的收集范围。此外，还应收集与本单位的档案有关的资料和证据。
二、档案收集工作及其内容
（一）档案收集工作
归档文件材料的范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 ①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； ②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； ③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； ④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
任务一办公文书档案管理任务二企业档案工作任务三任务四会计档案管理
任务一办公文书档案管理
1、文书档案管理程序
（1）收集（2）整理（3）保管（4）统计
2、操作流程
（1）档案收集
档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。
各单位综合部门或业务部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统整理编目后，才算完成了文件处理工作。

照片档案整理规范 ppt课件

注：从2009年开始，按省档案局最新规定，照片形成较多的市直单位照片档案最少分为二类：机关活动类、业务活动类；照片的保管期限按照国家档案局第8 号令规定，分为永久、30年、10年。目前，市（县）直单位一般分为永久
ppt课件
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2、照片的排列
照片应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列，即同一类别的照片先按照不同问题（活动）形成的先后顺序，再按同一组（同一问题、活动）照片重要程度排列，归入照片册，装满为止。
1、分类
声像档案是档案的7大门类之一，其种（门）类号用“S”表示。而照片档案是声像档案的一个
类别，其分类号对应为：Sz
注：Sz要区分大小写；照片档案分类方案、收集归档范围和保管期限要纳入本单位档案管理的“三合一”制度。
ppt课件
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一般单位照片应在全宗内按保管期限-问题进行分类。照片形成较多的单位可分为：业务活动类、机关活动类、会议类、领导视察类等。分类方案应保持前后一致，不得随意变动。照片形成较少的单位可不分类。
ppt课件
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二、照片档案的收集
（一）收集范围
1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片;
2、上级领导和著名人物视察、指导本单位、本地区工作的照片；
3、本单位组织或参加重要外事活动的照片；
4、记录本单位、本地区重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害及其重要情况和现象的照片
5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、风俗民情和著名人物的照片；
照片号
题名
时间页号底片号备注
13-Sz02Y1-11
国家档案局经科司司长王晓明调研咸宁市档案馆科技档案管理工作

照片档案的管理(PPT57页)

•
17、儿童是中心，教育的措施便围绕他们而组织起来。上午12时1 分47秒上午12 时1分0 0:01:47 21.7.11
• 2、Our destiny offers not only the cup of despair, but the chalice of opportunity. (Richard Nixon, American President )命运给予我们的不是失望之酒，而是机会之杯。二〇二一年六月十七日2021年6月17日星期四
•
15、一年之计，莫如树谷；十年之计，莫如树木；终身之计，莫如树人。2021 年7月上午12时 1分21. 7.1100:01July 11, 2021
•
16、提出一个问题往往比解决一个更重要。因为解决问题也许仅是一个数学上或实验上的技能而已，而提出新的问题，却需要有创造性的想像力，而且标志着科学的真正进步。2021 年7月11 日星期日12时 1分47 秒00:01:4711 July 2021
• 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
• 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案目录清册。
全宗号
目录号
案卷号
1
卷内照片流水起止号
1-50
底片的整理 1、底片可不分类。 2、底片的组卷。 3、底片按时间先后排列编号。 4、底片芯页。
大张照片、底片的整理
大张照片、底片与其他照片、底片一同整理，单独存放。(一般卷放)

照片档案整理方法共41页PPT

照片档案整理方法
56、死去何所道，托体同山阿。 57、春秋多佳日，登高赋新诗。 58、种豆南山下，草盛豆苗稀。晨兴理荒秽，带月荷锄归。道狭草木长，夕露沾我衣。衣沾不足惜，但使愿无违。 59、相见无杂言，但道桑麻长。 60、迢迢新秋夕，亭亭月将圆。
谢谢你的阅读
❖ 知识就是财富 ❖ 丰富你的人生
71、既然我已经踏上这条道路，那么，任何东西都不应妨碍我沿着这条路走下去。——康德 72、家庭成为快乐的种子在外也不致成为障碍物但在旅行之际却是夜间的伴侣。——西塞罗 73、坚持意志伟大的事业需要始终不渝的精神。——伏尔泰 74、路漫漫其修道远，吾将上下而求索。——屈原 75、内外相应，言

照片档案整理方法ppt课件

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第一步、收集
▪ 收集要求：应按照规定向本单位档案室或档案工作人员
归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有；归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保
存（封存保管、供查阅利用、异地保存）。 ▪ 收集时间： ▪ 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应
及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并尽量不跨年度）。
照片档案整理方法
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照片档案整理流程
▪ 收集—挑选照片—排列—编号—拟写说明—张贴—编页码—著录—打印目录—贴侧标签
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第一步、收集
收集范围:记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
*领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片；
*本单位组织或参加的重要外事活动； *记录本单位重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的照片; *其他具有保存价值的照片。
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第二步、挑选照片
对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
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区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
主题不鲜明，可不
归档。
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区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
构图重复，可选其一。
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区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
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照片
1999年 2000年 2001年 2002年 ……
企业概况产品、商标宣传营销企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问题分开。
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1999年
2000年
2001年
……
第第第
123 册册册
第第
45 册册

档案整理培训课件(PPT 82页)

行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目录。
25
文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书档
且能反映文件内容的（正案
题名），填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的，整
正题名能反映文件内容的，理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与

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（五）照片说明的编写
一般要求问题提示常见错误
说明的编写
• 1、为什么要编写说明。照片必须填写文字说明，否则是“瞎照片”，不便于利用。
• 2、照片说明的种类。按《规范》要求，照
（五）照片说明的编写
一般要求问题提示常见错误
摄影者:
题名:
照片号: 底片号: 参见号: 时间: 文字说明:
摄影者:
入册
一般要求
问题提示
常见错误
纸质照片的入册
1、照片入册应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。当一本照片册装不完时，再将照片装入另
2、对于照片册放置不下的大幅照片，一般不应将照片卷起，而应平放。可将大幅照片放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。照片以竖直放置在档案袋或档案盒中为宜，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放人袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm
档案管理中的纸质照片整理的步骤辅导讲义
2019年8月
编制目录填写封面
排架
填写说明
拟归档
分类
入册排列
编号
(一)分类
一般要求问题提示常见错误
纸质照片的分类
• 通常，照片在同一全宗内按“保管期限— —年度——问题”进行分类，即将照片分为永久、30年、10年三类，每年度照片分到相应保管期限中，同一年度的照片再按问题分类。
2.照片不分册的大流水号编号法
• 照片特别少的单位可采用此法编号，其格式为：全宗号——保管期限代码——张号。如：36-30年-156，表示36号全宗30年保管期限的第156张照片（不知在哪册）。
排列后的编号
一般要求问题提示常见错误
纸质照片的编号
• 1、分册编小流水号的优点是照片的张号在册内自成一体，符合习惯，便于插入新的照片。这里的全宗号指档案馆给立档单位编制的代号。
• 4、不分册编累计张号的方法的特点是张号不分册，从第1册开始连续编张号。例如，第1册照片号从3—Y—1到3—Y—90，第2册从3—Y—91开始编号。
• 5、采用大流水号编号法的单位，在立档单位照片、底片均齐全情况下，可采用照片、底片合一的编号法(影像相符的照片、底片编号相同)，例如，照片号：3Y-234，表示3号全宗永久保存的第234张照片，底片号：3-Y-234。也可采用照片、底片分别编号法，例如，照片号：3-Y234，底片号：3-Y-190（有的照片无底
纸质照片的排列
照片排列中的问题提示
• 1、对于会议、工程项目、案件等问题形成的多张照片，按时间先后顺序排列。
• 2、对于本单位主要职能活动、领导视察、外事活动等问题形成的多张照片，可按重要程度顺序排列。
• 3、为便于提供利用，不同保密等级的照片应相对集中排列。
纸质照片分类后的排列
一般要求问题提示常见错误
• 因饶处长已讲，此页后可跳。
纸质照片的分类
一般要求问题提示常见错误
纸质照片的分类
• 1、为什么将保管期限放在分类方案的第一层？
• 2、问题类目的设置。
• “问题”在一般单位指“活动”，如视察、检查、会议、演出、考察等活动；
• 在照片档案较多的单位要设置固定的问题类目，如某报社照片的问题类目是：领导活动类、重要会议类、名人活动类、外事活动类、社会政治类、行业建设类、
排列后的编号
一般要求问题提示常见错误
纸质照片的编号
常见错误
• 1、编组号，不编张号。原规定可编组号，同组照片内再编副号。现在规定应对每一张照片编张号。
• 2、跳号。 • 3、与数码照片的底片编号一致。
（四）照片的入册
一般要求问题提示常见错误
纸质照片的入册
一般方法
• 照片的入册，又称照片的上卷或者案卷组合，是指按照片编号顺序将照片放入照片册的过程。照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以 30页左右为宜，有活页式和定页式两种。芯页格式见下页。
• 3、跨年度且不可分的照片（如积存照片），可按保管期限——问题分类。当这些难以区分年度的照片与能区分年度的照片一起整理时，可将难以区分年度的照片归入正在整理的年度，并在照片册的册内说明和整理说明中说明。
一般要求问题提示常见错误
纸质照片的分类
常见错误
• 1、按专题分组成一卷。
纸质照片的排列
• 1、不同年度、不同问题的照片混排。
• 2、照片漏排或错排。
（三）编号
一般要求问题提示常见错误
纸质照片的编号
编号
编小流水号（同一册内照片编一个流水号）
编大流水号（多册照片编一个流水号）
1.照片分册的小流水号编号法
• 一般单位应用此方法编号，其编号格式为：全宗号——保管期限代码——册号——张号。如：36-y-3-5，表示36号全宗永久期限的第3册第5张照片。
照片册芯页格式(一)
文字说明:
文字说明:
参见号: 时间: 摄影者:
题名: 照片号: 底片号:
题名: 照片号:
底片号:
参见号: 时间: 摄影者:
文字说明:
文字说明:
照片册芯页格式(二)
题名:
照片号: 底片号: 参见号: 时间: 文字说明:
摄影者:
题名:
照片号: 底片号: 参见号: 时间: 文字说明:
2、保管期限代码用“永、30年、10年”或 “Y、30、10”代表永久、30年、10年保管期限。册号指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。
3、分册编张号的“张号”是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。如：1-永 (或Y)-2-3，指1号全宗永久保存的第2册中的第3张照片；3-30年-4-19，指3号全宗30 年期限的第4册中的第19张照片；永(或Y)2-5，指某个没有全宗号的单位永久保存的第2册第5张照片。
• 2、按年度——活动分类。这种方法的主要错误是没有区分保管期限。
（二）排列
一般要求问题提示常见错误
纸质照片的排列
照片分类后的排列方法
• 不同照片册内照片按问题的时间先后排列。
• 同一本照片册内照片按 “问题—时间”、“问题—重要程度”等方法进行排列。
纸质照片分类后的排列
一般要求问题提示常见错误