设计档案资料管理制度

一、目的为加强公司设计部档案管理工作，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案管理水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司设计部所有档案资料的管理工作。

三、档案管理职责1. 设计部经理负责组织、协调、监督档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全。

2. 设计部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

3. 设计部全体员工应积极配合档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全。

四、档案收集与整理1. 档案收集：设计部档案管理员应按照档案收集范围，及时收集设计项目过程中的各类档案资料，包括设计文件、图纸、报告、照片、录音、录像等。

2. 档案整理：档案资料收集齐全后，档案管理员应按照档案分类、编号、编目等要求，对档案资料进行整理。

3. 档案归档：整理好的档案资料应按照档案归档规定，及时归档。

五、档案保管1. 档案管理员应按照档案保管要求，定期对档案库房进行检查，确保档案资料安全。

2. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防盗、防火等，确保档案资料不受损害。

3. 档案资料应按照分类、编号、编目等要求进行排列，便于查找和使用。

六、档案借阅1. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经设计部经理批准后方可借阅。

2. 借阅档案时，需认真填写《档案借阅登记表》，并妥善保管档案资料。

3. 借阅期限一般不超过一周，如需延长，需重新办理借阅手续。

4. 借阅档案后，应及时归还，如有遗失或损坏，需照价赔偿。

七、档案销毁1. 档案资料达到销毁期限或因其他原因需销毁的，需经设计部经理批准。

2. 销毁档案前，应进行核对，确保档案资料完整无缺。

3. 销毁档案时，应由档案管理员和销毁人员共同监督，确保档案资料彻底销毁。

八、档案信息化管理1. 设计部应逐步实现档案信息化管理，提高档案管理水平。

2. 档案管理员应定期对档案资料进行数字化处理，确保档案资料的完整性、准确性。

3. 档案信息化管理系统应具备查询、检索、备份等功能，确保档案资料的安全。

设计院档案管理制度制度一、背景介绍随着设计院规模的不断扩大和项目数量的增加，设计院的档案管理变得越来越重要。

设计院的档案管理涉及到项目资料、合同文档、技术文件等重要信息的整理、归档、保管和使用。

为了提高档案管理的效率和准确性，设计院需要建立一个有效的档案管理制度。

二、目的和范围本制度的目的是规范设计院的档案管理工作，确保档案的安全可靠、便于查阅和利用。

适用于设计院内所有档案的管理工作，包括项目档案、合同档案、技术文件等。

三、档案管理流程1. 档案编制：对于每一个项目，设计院应指定责任人负责档案编制工作，确保项目档案的完整性和准确性。

档案编制包括汇总项目资料、合同文件、技术文件等，将其整理至统一的档案载体中。

2. 档案归档：完成档案编制后，档案应按照项目分类、逻辑顺序进行归档。

设计院可以根据实际情况建立档案分类系统，以便于档案的查找和使用。

3. 档案保管：设计院应建立专门的档案室或档案柜，确保档案的安全性和可靠性。

档案室应设有相应的防火、防水和防盗设备，并制定相关的安全管理制度。

4. 档案借阅：对于有需要查阅档案的人员，设计院应建立档案借阅制度。

借阅人员必须事先填写借阅申请表，并提供相关证明材料。

档案借阅时间一般不得超过一周，超过时间需再次申请。

5. 档案销毁：对于已经过期或不再需要保留的档案，设计院应定期进行销毁。

档案销毁应明确销毁的标准和程序，并记录销毁的档案清单。

四、档案管理责任1. 设计院领导负责档案管理工作的整体规划和监督，确保档案管理制度的落实。

2. 档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案编制、归档、保管、借阅等。

档案管理员应具备相关的档案管理知识和技能。

3. 项目负责人负责项目档案的编制工作，确保项目档案的准确性和完整性。

4. 档案使用人员应按照规定的程序进行档案的借阅和使用，并保证档案的安全和机密性。

五、档案管理制度的执行与监督1. 设计院应定期进行档案管理制度的宣传和培训，确保全体员工了解和遵守档案管理制度。

设计院档案管理制度制度一、制度目的为规范公司设计院档案管理工作，确保设计院档案管理的规范、高效、安全、便捷，提高档案利用率和管理效率，建立完整、准确、真实、有效的档案资料，特定制本制度。

二、制度适用范围本制度适用于公司设计院档案管理工作。

三、制度内容1. 档案管理组织机构公司内设立档案管理部，根据职责划分，下设一级部门，即档案管理科。

2. 档案管理原则（1）原则一：档案必须是真实、准确、完整的资料。

设计院档案的来源与内容各异，根据所处阶段和文件性质的不同，档案管理原则有所区别，但“严谨、准确、完整、真实”是常态。

（2）原则二：档案必须保密。

公司设计院档案中包含了商业机密，因此档案管理部门要确保设计院档案的保密性，对部门内的人员要层层把关，对需借阅的人员及其资格、审批、使用及归还方式均有严格规定。

（3）原则三：档案必须便于查找。

设计院档案的品级、种类、使用频率各异，因此在保证质量的前提下，采用分类、标签、数字化的方式便于查找。

（4）原则四：档案必须定期审核、鉴定。

设计院档案纪录了许多历史事件、工作经历等，不同档案的保存期不同，档案管理部门要对设计院档案定期审核、鉴定，将无需保留的档案妥善处理，保留的档案要按规定进行制备、维护、整理、保管。

3. 档案分类管理和档案制度建设（1）档案分类设计院档案根据文件工作性质、文件形式、文件处理程序和保存期限等因素，应按照规定进行分类，具体包括：公文、会议议题、年度工作总结、专业技术资料、项目资料、规划方案、技术报告、工作手册、外部来文来函、公司计划、公司规章制度等。

（2）档案制度建设为了规范档案管理制度，必须针对公司设计院档案建设一套完整的制度，按照标准流程进行档案管理，包括：档案存储、档案借阅、档案基本信息登记、档案保密管理、档案查询等。

4. 档案保管管理（1）档案柜的使用：档案柜应该整洁明亮，档案件面板精确，架子设备坚固牢固，打开柜门和某一层级进行存取方便。

一、目的为加强设计档案管理，确保设计档案的完整、准确、安全，提高设计档案的使用效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有设计档案的管理，包括设计图纸、设计文件、设计变更、技术资料等。

三、组织机构及职责1. 设立设计档案管理领导小组，负责制定设计档案管理制度，监督设计档案管理工作的实施。

2. 设立设计档案管理员，负责设计档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

3. 各部门负责人负责本部门设计档案的管理，确保设计档案的完整、准确、安全。

四、设计档案的收集与整理1. 设计档案的收集（1）设计项目完成后，各部门应及时将设计图纸、设计文件、设计变更、技术资料等收集齐全。

（2）设计档案收集过程中，应确保档案的完整性和准确性。

2. 设计档案的整理（1）设计档案整理应遵循以下原则：a. 分类整理，按项目、专业、类别进行分类。

b. 编号排序，方便查阅和管理。

c. 完整性，确保设计档案的完整。

（2）设计档案整理流程：a. 按类别分类，分别装入档案盒。

b. 编号排序，填写档案盒标签。

c. 按类别、编号排序，装入档案柜。

五、设计档案的保管与借阅1. 设计档案的保管（1）设计档案应存放在安全、干燥、通风的档案柜中。

（2）档案柜应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

（3）设计档案的保管期限应根据国家有关规定和企业实际情况确定。

2. 设计档案的借阅（1）借阅设计档案需填写借阅申请单，经批准后方可借阅。

（2）借阅人应妥善保管设计档案，不得擅自复制、涂改、损坏或丢失。

（3）借阅期限不得超过规定时间，如需延长，需重新办理借阅手续。

六、设计档案的销毁1. 设计档案的销毁应严格按照国家有关规定和企业实际情况执行。

2. 销毁设计档案前，应经设计档案管理领导小组批准。

3. 销毁设计档案时，应由专人监督，确保档案资料被彻底销毁。

七、奖惩措施1. 对认真执行本制度，在设计档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成设计档案损坏、丢失、泄露等后果的部门和个人，视情节轻重给予通报批评、经济处罚或纪律处分。

项目工程设计档案管理制度一、总则为了规范项目工程设计过程中的资料管理和档案保管工作，提高设计质量，确保设计文件的完整性和安全性，特制订本制度。

二、适用范围本着严格遵守相关法律法规的原则，适用于项目工程设计阶段的所有资料管理和档案保管工作，包括但不限于设计文件、勘察报告、设计说明、施工图纸等。

三、文件流转管理1.所有项目资料均应通过仿真网络平台进行流转，人员不得擅自外传或使用非授权的社交软件进行资料沟通。

2.每一份涉及项目的设计文件流转时，应有明确的传阅范围和传阅目的，并及时报告项目负责人备案。

3.传阅资料应设置传阅记录，记录传阅人员、时间和内容，确保信息的准确传达和保密性。

四、资料归档管理1.项目设计过程的所有文件应按照文件类别、项目名称和日期进行分类归档存储，并标注编号。

2.设计文件的归档应分为电子文件和纸质文件两种形式，确保备份和存档的安全性。

3.归档的文件必须经过项目负责人或相关部门的审核确认后方可移交至档案管理部门进行长期保管。

五、保密管理1.设计文件属于项目工程的重要资料，设计人员应当妥善保存，未经授权不得擅自外传或泄露。

2.设计文件的传阅和处理应注意保密，对于涉及商业秘密或专利技术的内容，应设置相应的权限控制。

3.严禁将设计文件带离公司办公室，如有特殊情况需要带出，应经相关领导批准并签字确认。

六、档案利用管理1.设计档案应定期进行利用评估，检查档案完整性和准确性，并对不需要保留的档案及时进行销毁处理。

2.设计档案的利用范围应限定在项目工程设计、审图和验收等相关工作中，禁止私自利用档案涉及非项目工作领域。

3.设计档案的利用应经过档案管理部门的书面申请，经过审核批准后方可提取档案进行使用，使用过程中应及时复印或扫描存档。

七、档案交接管理1.项目设计完成后，设计文件应按照相关规定移交至业主单位或相关部门，确保设计文件的安全存储和有效利用。

2.设计文件的交接应建立档案交接清单，包括档案名称、数量、交接人员等信息，并由双方进行签字确认。

工程设计技术档案管理制度一、总则为加强工程设计技术档案的管理，规范档案保存和利用工作，提高档案管理效率，保障工程设计技术档案的完整性、可信性和可用性，特制定本管理制度。

二、适用范围本管理制度适用于所有涉及工程设计技术档案的相关单位和人员，包括但不限于设计单位、施工单位、监理单位以及相关行政机构。

三、档案内容工程设计技术档案包括各类设计文件、技术资料和相关证明文件等。

具体内容包括但不限于项目可行性研究报告、初步设计方案、施工图纸、技术规范、验收报告、竣工图纸等。

四、档案管理责任1.设计单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理的各项职责，任命专人负责档案管理工作。

2.施工单位应按照设计单位的要求，做好施工阶段的档案管理工作，保证施工图纸的准确性和及时性。

3.监理单位应加强对工程设计技术档案的检查和监督，确保设计文件的合法性和完整性。

4.相关行政机构应加强对工程设计技术档案的管理和监督，确保档案的安全保存和合理利用。

五、档案管理流程1.设计单位在项目启动时，应根据项目要求编制项目档案管理计划，明确各类档案的保存期限和归档要求。

2.施工单位应按照设计单位的要求，及时提交施工图纸和相关技术资料，并保证施工过程中的记录准确完整。

3.监理单位应及时收集和整理工程设计技术档案，对设计文件进行审核和归档，确保档案的完整性和可追溯性。

4.相关行政机构应定期对工程设计技术档案进行检查和审核，发现问题及时纠正并提出整改意见。

六、档案保存和利用1.设计单位应按照国家有关规定，将项目的设计文件和技术资料保存至少30年以上，确保档案的完整性和可读性。

2.施工单位应将项目的施工图纸和相关技术资料保存至少20年以上，确保档案的安全性和可检索性。

3.监理单位应将项目的监理报告和验收报告保存至少10年以上，确保档案的可追溯性和可查找性。

4.相关行政机构应将项目的核准文件和相关证明材料保存至少5年以上，确保档案的合法性和可查证性。

七、档案管理安全1.设计单位应建立档案管理系统，强化档案管理安全意识，确保档案的保密性和完整性。

一、目的和意义为加强设计项目档案管理，确保设计项目档案的完整、准确、安全，提高设计项目档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有设计项目档案的管理，包括但不限于：1. 设计方案、施工图纸、设计变更等设计文件；2. 设计项目审批、验收、评审等相关文件；3. 设计项目合同、技术协议等商务文件；4. 设计项目涉及的相关法律法规、政策文件；5. 设计项目涉及的其他重要文件。

三、管理职责1. 公司档案管理部门负责设计项目档案的统一管理，制定设计项目档案管理制度，组织、指导、监督设计项目档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

2. 各部门负责人对本部门设计项目档案的管理负总责，负责组织本部门设计项目档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

3. 设计项目负责人负责设计项目档案的收集、整理、归档和保管工作，确保设计项目档案的完整、准确、安全。

四、档案收集1. 设计项目档案的收集应遵循“及时、准确、完整、安全”的原则。

2. 设计项目负责人在项目实施过程中，应及时收集以下档案资料：（1）设计方案、施工图纸、设计变更等设计文件；（2）设计项目审批、验收、评审等相关文件；（3）设计项目合同、技术协议等商务文件；（4）设计项目涉及的相关法律法规、政策文件；（5）设计项目涉及的其他重要文件。

3. 档案管理部门应定期对各部门设计项目档案收集情况进行检查，确保档案收集的及时性和完整性。

五、档案整理1. 设计项目档案的整理应遵循“分类、编目、编号、归档”的原则。

2. 档案管理部门应制定设计项目档案分类方案，对设计项目档案进行分类整理。

3. 设计项目负责人应按照档案分类方案，对设计项目档案进行编目、编号，并填写档案登记表。

4. 档案管理部门对设计项目档案进行归档，确保档案的完整性和安全性。

六、档案保管1. 设计项目档案的保管应遵循“安全、可靠、方便”的原则。

2. 档案管理部门应建立健全档案保管制度，对设计项目档案进行定期检查、清理和消毒。

一、前言为了确保设计资质的有效性和合法性，提高设计工作的质量和效率，规范设计档案的管理，根据国家有关法律法规和设计资质管理要求，特制定本档案管理制度。

二、制度目标1. 确保设计资质的合法性和有效性；2. 规范设计档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 提高设计工作效率和质量；4. 保障设计档案的安全、完整和准确。

三、制度内容1. 档案收集（1）设计单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的范围、内容和要求；（2）设计单位应按照国家有关法律法规和设计资质管理要求，对设计文件、图纸、资料等进行收集；（3）设计单位应确保档案收集的及时性、准确性和完整性。

2. 档案整理（1）设计单位应按照国家档案局规定的档案分类和编码标准，对收集到的档案进行分类、编目；（2）设计单位应建立健全档案目录、索引等检索工具，方便查阅；（3）设计单位应确保档案整理的科学性、系统性和规范性。

3. 档案归档（1）设计单位应按照国家档案局规定的归档范围和归档要求，对整理好的档案进行归档；（2）设计单位应建立健全档案归档制度，明确归档的时间、程序和责任人；（3）设计单位应确保档案归档的及时性、完整性和准确性。

4. 档案保管（1）设计单位应按照国家档案局规定的档案保管标准，对归档的档案进行保管；（2）设计单位应建立健全档案保管制度，明确保管责任、保管期限和保管要求；（3）设计单位应确保档案保管的安全、完整和准确。

5. 档案利用（1）设计单位应建立健全档案利用制度，明确档案查阅、复制、借阅等权限和程序；（2）设计单位应确保档案利用的合法、合规、有序；（3）设计单位应加强对档案利用的监督和管理。

6. 档案销毁（1）设计单位应按照国家档案局规定的档案销毁标准，对无保存价值的档案进行销毁；（2）设计单位应建立健全档案销毁制度，明确销毁程序、责任人和审批手续；（3）设计单位应确保档案销毁的合法、合规、有序。

四、责任与奖惩1. 设计单位负责人对本单位的档案管理工作全面负责；2. 设计单位应加强对档案管理人员的培训，提高其业务素质；3. 设计单位应建立健全档案管理考核制度，对档案管理人员进行考核；4. 对违反档案管理制度的单位和个人，设计单位应依法依规进行处理。

设计院档案管理制度一、总则为规范设计院的档案管理工作，保护档案的完整性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于设计院各部门和全体工作人员在档案管理工作中的活动。

三、档案管理的目的和原则（一）目的：保护和管理设计院的档案，保证档案的完整性、真实性、可追溯性和安全性，提高档案利用效率，为设计院的日常管理和决策提供参考依据。

（二）原则：1. 永久保存原则：对设计院的重要档案进行永久保存，确保其长期保存和无损坏。

2. 安全保密原则：严格遵守档案保密法规，做好档案保密工作，确保档案资料的安全。

3. 便捷利用原则：建立便捷的档案利用制度，方便工作人员查询、参考和利用档案。

4. 依法管理原则：严格遵守档案管理法规，依法管理和利用设计院的档案，不得擅自销毁、篡改和挪用档案。

四、档案管理的职责和权限（一）设计院领导班子对档案管理负有全面领导责任，指导并监督档案管理工作的开展。

（二）档案管理部门是设计院的档案管理主体，负责全院档案管理工作的组织、协调和监督。

（三）各部门应设立档案管理员，负责本部门档案管理工作的具体实施。

（四）设计院全体工作人员应加强档案管理意识，认真履行档案管理责任，不得随意篡改、丢失和泄露档案。

五、档案的获取、整理和管理（一）档案的获取：设计院各部门对文件、资料等相关档案要全部留存，并及时归档、编号整理、装订封存。

（二）档案的整理：档案管理员应按照规定对档案进行分类整理、鉴定、定档、封存和建档。

（三）档案的管理：建立档案目录和档案管理系统，确保档案信息的清晰可查，做到档案资料的便捷检索和利用。

六、档案的利用和借阅（一）档案的利用：设计院工作人员应根据工作需要积极利用档案，提高档案的使用效率和价值。

（二）档案的借阅：设计院工作人员可根据申请程序向档案管理部门提出借阅申请，经批准后方可借阅档案。

（三）借阅原则：借阅档案应按照规定的借阅期限进行，借阅后要妥善保管，不得随意涂写和毁坏档案。

一、总则为加强设计部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高设计部工作效率，根据国家档案法律法规和公司相关规定，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 设计部所有与设计工作相关的文件、图纸、资料、照片、录音、录像等。

2. 设计部内部管理制度、流程、规范等。

3. 设计部与外部单位签订的合同、协议、会议纪要等。

4. 设计部员工的人事档案、培训记录等。

三、档案管理职责1. 设计部经理：负责组织、领导、协调本部门的档案管理工作，确保档案管理的规范化和制度化。

2. 设计部档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

3. 设计部各部门负责人：负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案的完整性和准确性。

4. 设计部员工：负责保管好个人档案，按时向档案管理员提交个人档案。

四、档案管理制度1. 档案收集制度（1）设计部各部门负责人应及时收集本部门与设计工作相关的文件、图纸、资料等，确保档案的完整性。

（2）设计部档案管理员定期对各部门提交的档案进行审核，确保档案的准确性。

2. 档案整理制度（1）档案管理员根据档案的种类、时间、内容等进行分类整理，确保档案的系统化。

（2）档案整理应遵循“一事一档”的原则，确保档案的清晰、有序。

3. 档案归档制度（1）档案管理员根据档案的种类、时间、内容等进行分类，将档案归档至相应的档案柜。

（2）档案归档时应填写《档案归档登记表》，记录档案的名称、数量、时间等信息。

4. 档案保管制度（1）档案管理员应定期检查档案的保管情况，确保档案的安全。

（2）档案柜应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变。

（3）档案管理员应定期对档案进行消毒，防止档案受到污染。

5. 档案借阅制度（1）借阅档案需填写《档案借阅登记表》，记录借阅人、档案名称、时间等信息。

（2）借阅人需在规定时间内归还档案，如有特殊情况，需提前向档案管理员说明。

（3）档案管理员对借阅情况进行登记，确保档案的借阅记录完整。