北京市平谷区档案局(办法)

平谷区档案馆档案电子目录数据库布局一、平谷区档案馆案卷目录数据库布局表：说明：1、档案馆名称：保留档案的档案馆全称。

2、全宗号：档案馆赋予立档单元的代码。

由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。

3、目录号：全宗内案卷目录类此外代号。

由三位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。

4、案卷号：案卷目录内每一个案卷的代号。

由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。

5、案卷题名：揭示案卷档案的主要内容。

一般应照录原案卷题名；案卷没有题名或案卷题名不克不及揭示案卷主要内容过过于或过于成过于冗长，应从头拟写题名或加以点窜后在录入。

案卷题名是第二种语言文字的，须另著录其汉语题名。

6、卷内文件起始时间：案卷内档案文件的起始时间。

7、卷内文件终止时间：案卷内档案文件的终止时间。

8、页数：案卷内的总页数。

9、保管期限：案卷所划定的保管期限。

10、开放状态：案卷是否开放，填“是〞或“否〞。

二、平谷区档案馆文书档案文件目录数据库布局表：说明：1、档案馆名称：保留档案的档案馆全称。

2、全宗号：档案馆赋予立档单元的代码。

由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。

3、目录号：全宗内案卷目录类此外代号。

由三位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。

4、案卷〔盒〕号：案卷目录内每一个案卷的代号，立卷鼎新后著录案卷目录内一个归档盒的代号。

由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。

5、页〔件〕号：档案文件的首页号或件号。

由三位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。

6、责任者：团体责任者和个人责任者全称。

7、文件题名：题名应揭示卷内档案文件中心内容。

8、文号：原文件编号。

9、文件形成日期：用8位阿拉伯数字著录文件的形成日期，如：1973060810、保管期限：案卷所划定的保管期限。

11、开放状态：文件是否开放，填“是〞或“否〞。

12、密级：文件保密程度的等级。

13、备注：其它需要说明的事项，三、平谷区档案馆婚姻登记档案目录数据库布局表：说明：1、档案馆名称：保留档案的档案馆全称。

北京市平谷区档案局（办法）京平档…2008‟28号新农村建设文件材料收集办法第一章总则第一条为做好社会主义新农村建设文件材料的收集工作，确保归档文件材料的齐全与完整，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<档案法>办法》等法律、法规的规定，制定本办法。

第二条本办法所称的新农村建设文件材料，是指在新农村建设过程中涉及提高农村生产力水平、增加人民收入、提高农村生活质量、开展农村基础设施建设和加强民主管理等方面的文字、图表、声像、电子等不同载体、不同形式的历史记录。

第三条本办法适用范围包括各涉农主管部门及各行政村。

第二章保障措施第四条建立健全收集工作制度和组织保障体系一、成立以平谷区新农村建设领导小组办公室主任为组长，平谷区新农村建设领导小组办公室副主任、平谷区档案局局长为副组长，平谷区新农村建设领导小组办公室、平谷区档案局相关工作人员为成员的平谷区新农村建设文件材料收集工作领导小组。

二、新农村建设相关单位分别成立以主管档案工作的领导为组长，办公室主任为副组长，专、兼职档案员为组员的新农村建设文件材料收集工作小组。

三、各村新农村建设档案收集工作实行主要领导负责制，并在现有档案工作小组基础上，将新农村建设文件材料收集工作纳入相关人员职责范围，责任到人。

第五条建立新农村建设文件材料形成、移交、协调、责任追究等制度（见附件1），并认真落实，保证收集材料的规范、齐全、完整归档。

第三章工作职责第六条涉农部门及人员工作职责：一、平谷区新农村建设领导小组办公室主要负责新农村建设档案收集工作的组织与协调，并对所有参与新农村建设相关单位的档案收集工作进行监督检查；平谷区档案局主要负责制定新农村建设档案收集工作相关制度、办法、规定等文件。

二、新农村建设相关单位主要负责将本系统、本单位的文件材料形成规范，并做到归档档案齐全完整。

三、村级档案工作小组负责保证本村新农村建设文件材料形成规范，并做到归档档案齐全完整。

北京市档案局关于印发《北京市档案科学技术研究项目管理办法》的通知(2004年修订)文章属性•【制定机关】北京市档案局•【公布日期】2004.02.26•【字号】京档发[2004]3号•【施行日期】2004.02.26•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】基础研究与科研基地正文北京市档案局关于印发《北京市档案科学技术研究项目管理办法》的通知（京档发〔2004〕3号）各区、县档案局，市属各部、委、办、局、总公司（集团）、人民团体、高等院校档案部门：为加强档案科学技术研究项目的规范化和科学化管理，推动档案科学技术进步，促进我市档案事业的快速、健康、协调发展，根据国家和北京市有关规定，结合我市档案科研工作的实际，我局对1998年制发的《北京市档案科学技术研究项目管理办法》（京档局字〔1998〕27号）进行了修订。

现将该文件印发给你们，请遵照执行。

北京市档案局2004年2月26日北京市档案科学技术研究项目管理办法第一章总则第一条为加强对北京市档案科学技术研究项目（以下简称档案科技项目）的管理，实现档案科技项目管理的规范化和科学化，根据国家档案局及本市科技工作的有关规定，结合本市档案科技研究工作的实际，制定本办法。

第二条本办法适用于对市档案局科技计划项目，国家档案局和市哲学社会科学规划办公室等其他有关部门（以下简称国家和本市有关部门）委托市档案局管理的项目，以及本市计划外的其他档案科技项目的管理。

第三条市档案科技项目管理内容，包括项目研究选题指南的编制，项目的立项、审议、推荐和实施的管理，项目的结题、成果评价及推广等。

第四条市档案局负责全市档案科技项目的管理，科技项目的日常管理工作由市档案局科技管理部门负责。

第二章项目的研究范围第五条市档案局每年年初发布北京市档案科技项目选题指南，指导本市档案科技项目的立项工作。

第六条市档案科技项目的研究范围包括：（一）本市档案事业宏观发展战略、规划及行政管理决策科学化等方面的研究；（二）各种类型档案管理和信息开发的应用理论、原则和方法等方面的研究；（三）不同载体档案的保护技术、缩微技术、数字化处理技术、数据库设计与开发技术、计算机网络通讯技术及其安全保证技术等方面的研究；（四）国外档案工作先进方法、技术的借鉴及其应用研究；（五）档案与图书、情报、文物等相关信息资源的综合管理与开发利用理论、方法及技术等方面的研究。

加大档案执法检查力度的措施档案行政执法检查是指各级档案行政管理部门依法对管辖范围内的行政相对人是否遵守档案法律法规的规定所进行的查证、考核等行政行为。

目前，就区县档案局对基层单位开展档案执法检查来看，执法检查效果并不理想。

档案执法检查力度不大，直接影响了区县档案事业的发展速度。

要改变这一状况，区县档案局要从自身做起，加大档案执法检查力度。

一、档案宣传重点向档案执法监督检查工作转移，营造档案执法检查的有利环境多年来，区县档案局档案宣传的重点是《档案法》和《档案法实施办法》，缺少对档案法规的系统宣传，影响了档案执法检查的效果。

要想改变现状，加大档案执法检查力度，应在原有宣传的基础上，加强宣传《档案执法监督检查工作暂行规定》，对重点条款重点宣传，如《责令限期整改通知书》的情况以及针对执法检查人员进行执法检查的主要和具体形式、执法检查程序、出查要求等重点宣传。

这样的宣传既可以在平时展开，也可以在检查前或检查中重点宣传。

二、改进工作方法，采用新的档案执法检查形式区县档案执法检查按时间可分为日常检查和年终检查，日常检查多由区县档案局单独进行，年终检查多是联合同级法制部门或上级有关部门共同进行，比较而言年终执法检查力度要大于日常执法检查力度，这里主要就年终档案执法检查来谈执法检查新形式。

原区县级年终档案执法检查全部是区属人员即档案局执法人员、法制部门执法人员和区级有关领导参加，使监督基层单位档案工作的具体形式与档案评先结合，分组进行检查，集中几天时间检查完毕，原检查形式时间紧，检查比较粗糙，只检查结果不解决问题，没有引起基层档案员的重视，无法调动他们的积极性。

要解决以上问题，就要改进工作方法，采用新的执法检查形式，达到加大档案执法检查力度的目的。

执法检查新形式应让基层档案员参与进来，调动他们的积极性，引起他们对执法检查的重视；要保证执法检查时间宽裕，对基层档案工作查全查细；对检查中发现的问题当场提出建议，要求基层单位领导当场表态制定具体解决办法；针对档案工作存在问题多、问题严重的单位，应邀请上级档案行政管理部门和区县级领导共同对基层单位进行检查，引起基层单位领导和档案员的共同重视，促进档案工作进步。

平谷区档案馆档案电子目录数据库结构一、平谷区档案馆案卷目录数据库结构表：说明：1、档案馆名称：保存档案的档案馆全称。

2、全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。

由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

3、目录号：全宗内案卷目录类别的代号。

由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

4、案卷号：案卷目录内每一个案卷的代号。

由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

5、案卷题名：揭示案卷档案的主要内容。

一般应照录原案卷题名；案卷没有题名或案卷题名不能揭示案卷主要内容过过于或过于成过于冗长，应重新拟写题名或加以修改后在录入。

案卷题名是第二种语言文字的，须另著录其汉语题名。

6、卷内文件起始时间：案卷内档案文件的起始时间。

7、卷内文件终止时间：案卷内档案文件的终止时间。

8、页数：案卷内的总页数。

9、保管期限：案卷所划定的保管期限。

10、开放状态：案卷是否开放，填“是”或“否”。

二、平谷区档案馆文书档案文件目录数据库结构表：说明：1、档案馆名称：保存档案的档案馆全称。

2、全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。

由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

3、目录号：全宗内案卷目录类别的代号。

由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

4、案卷（盒）号：案卷目录内每一个案卷的代号，立卷改革后著录案卷目录内一个归档盒的代号。

由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

5、页（件）号：档案文件的首页号或件号。

由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

6、责任者：团体责任者和个人责任者全称。

7、文件题名：题名应揭示卷内档案文件中心内容。

8、文号：原文件编号。

9、文件形成日期：用8位阿拉伯数字著录文件的形成日期，如：1973060810、保管期限：案卷所划定的保管期限。

11、开放状态：文件是否开放，填“是”或“否”。

12、密级：文件保密程度的等级。

13、备注：其它需要说明的事项，三、平谷区档案馆婚姻登记档案目录数据库结构表：说明：1、档案馆名称：保存档案的档案馆全称。

《北京市区县档案馆馆藏档案开放工作管理办法》解读作者：钱海峰来源：《北京档案》2015年第05期2014年10月15日，《北京市区县档案馆馆藏档案开放工作管理办法》（京档发〔2014〕14号，以下简称《办法》）正式印发并从2015年1月1日起施行。

为使《办法》能够更好地得到理解和执行，现对《办法》进行一些解读。

第一部分《办法》的出台背景2010年北京市档案局印发的《关于加强区县档案馆馆藏档案开放鉴定工作的意见》（京档发〔2010〕2号，以下简称《意见》）已不能完全适用区县实际工作的需要，主要体现在：一是在档案开放鉴定工作程序上，原《意见》规定的程序不够严谨，将开放档案的公布及利用工作与档案开放鉴定的初审、复审、审批等工作程序混在一起；二是在档案开放鉴定标准上，由于标准太原则，致使各区县对标准理解不一致，造成各区县档案开放鉴定工作千差万别；三是在档案开放鉴定的组织上，原《意见》的有关规定内容，不具有可操作性；四是在拟延期开放档案的报审要求上，由于原《意见》对报审要求不够具体，致使各区县报送的拟延期开放档案的请示及目录等报批材料的载体形式和格式内容不统一，各式各样。

2013年以来，市档案局先后对全市16个区县档案馆进行了专题实地调研，并于2013年10月和11月，分别组织东城、海淀等12个区县及市档案馆整编处等相关人员召开座谈会。

同时，结合近几年我局在审批区县馆藏部分到期档案延期向社会开放工作过程中发现的问题和调研情况，分析了区县档案馆馆藏档案开放工作的现状和问题，对取得的经验进行了总结。

在此基础上，着手开始《意见》的初步工作，并于2014年5月完成对《办法》的起草。

通过调查研究、明确定位、搭建框架、组织起草、征求意见、修改完善等环节最终于2014年10月15日正式出台了《办法》，以此来规范档案开放工作，更好地监督指导区县档案馆履行开放档案职能。

第二部分《办法》的结构《办法》正文共包含6章，分别为总则、鉴定组织和职责、鉴定标准和要求、鉴定程序、公布和利用、附则，合计 18条。

北京市平谷区档案局(通报)京平档[2005]15号关于二00五年档案行政执法检查情况通报各乡、镇，各部、委、办、局、公司：为认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，促进我区档案法制化建设，区档案局与法制办牵头,成立联合执法检查组，于10月18日--20日，依据《北京市平谷区2005年度基层档案工作考核细则》突出档案的完整与安全，移交与开发利用重点内容，在上半年普查和各单位自查的基础上，对39个乡镇、局、公司进行抽查。

现将检查情况通报如下：一、领导重视程度普遍提高。

（一）被检查单位的主管领导亲自接待，亲自汇报，态度认真负责。

对检查组提出的不足，都诚恳地表示一定加强领导，尽快给予解决。

如人事局档案库房、阅览室紧张、经委库房内放微机等问题。

林业局、大华山镇领导亲自解决科室向档案室移交档案难问题。

（二）档案管理力度大，硬件设施上水平。

每个单位都能够做到：档案管理网络健全，领导定期研究档案工作，从人、财、物方面给予大力支持，及时解决存在的问题，全力支持档案工作的经费开支，保障档案工作正常开展。

经济比较困难的水产服务中心，在经济十分紧张的情况下还将档案木柜更换成铁皮柜，确保档案的安全。

（三）认真贯彻落实刘汉勤讲话精神，“三件一步走”成效显著。

多数单位都能够认真落实“三件一步走”的要求：“单位每年的计划总结件”、“班子的会议记录件”、“档案室的计划总结件”都有档案工作内容,“一步走”（不包括档案工作的日常推进和档案数量的增多）指在设备设施的投入上、在档案事业的发展上，迈出卓有成效的一步。

各单位对档案工作有计划、有检查、有总结、有记录、奖惩兑现。

如法院，将档案工作纳入全院各庭、处、室、队考核之中，考核不合格的取消评先资格；发改委，档案工作在百分考核中占3分，档案库房由原来的两间扩大为四间，安装了空调、更新了电脑、购买了打印机、碎纸机等现代化办公设备，更换了20套铁柜，共投入3万余元；人事局办公地址迁移后为库房安装了档案密集架。

平谷区档案馆档案数据整合与存储策略分析作者：见雪冬来源：《北京档案》2016年第04期摘要：本文以平谷区档案馆为例，对档案数据整合与存储提出策略分析，即通过从分散到集中、从异构到同构、从综合到专题、从独立到共享实现档案数据的整合；在档案数据的存储上，实现分布式集中存储策略。

关键词：档案数字化数据整合数据存储档案数据整合是指把原来通过各种渠道收集到的零散的档案数据，通过技术手段和方法，进行数据结构重构或数据结构匹配，以形成相对规范的档案数据。

档案数据存储则是把档案数据以某种格式记录在计算机内部或外部存储介质上。

档案数据的整合与存储主要是为了实现档案数据结构的合理配置及优化，通过对档案数据的整合，形成体系完整、内容丰富的档案数据。

目前，北京市平谷区档案馆保存着大量的档案数据，而且呈TB级增长，特别是档案数字化后，数据的整合和存储变得更为复杂。

基于此，笔者以平谷区档案馆的在相关方面的具体做法为例，对档案馆的数据整合与存储提出建议，以供探讨。

一、平谷区档案数据来源及其分类（一）案卷级、文件级电子目录1.从各立档单位接收的案卷级、文件级电子目录。

平谷区档案馆以每五年为一轮从各立档单位接收纸质档案，且每年都要接收案卷级电子目录和文件级电子目录。

比如1996～2005年期间，共接收电子目录26万条。

2.从各村接收的案卷级、文件级电子目录。

平谷区档案馆在新农村档案示范区的建设中，从各村收集了部分案卷级、文件级电子目录。

内容主要涉及10类村级重点档案，包括两委换届、林改档案、产改档案、养老保险、合作医疗、网格化管理、村集体经济管理、户口底册、计划生育、承包合同。

此外，村务管理档案、农村科技档案作为涉农档案的重要来源，其形成的档案数据量也很大。

（二）从各立档单位接收的电子文件自2005年至今，平谷区档案馆共接收电子文件11.6万件，数据总量73.5GB，包括文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件。

《北京市区档案馆档案利用工作管理办法》解读作者：钱海峰来源：《北京档案》2018年第05期2017年9月13日，《北京市区档案馆档案利用工作管理办法》（京档发〔2017〕14号，以下简称《办法》）正式印发并施行。

为使《办法》能够更好地得到理解和执行，现对《办法》进行解读。

一、《办法》出台的背景对全市16个区档案馆档案利用工作进行统一和规范，主要有两个原因。

一是各区档案馆档案利用工作普遍存在一些问题。

主要包括：同类档案的利用手续在不同区档案馆不统一；档案利用制度中涉及群众利益的，需控制使用的档案的利用手续、提供证明材料等条款缺乏法律依据等。

二是区档案馆出现的行政复议案等的要求。

近两年来，部分区档案馆在接待利用者查询控制使用的档案时，因利用者不能提供所需证明材料而拒绝提供利用相关档案，但由于这些档案馆要求的利用手续缺乏法律法规和相关政策支撑，不能使利用者信服，导致利用者信访、行政复议，甚至行政诉讼。

以上这些问题要求市档案局尽快制订相关文件，统一规范区档案局档案利用工作，并为其相关工作要求提供依据。

2016年以来，市档案局采取书面、电话、座谈交流等方式，对各区档案馆的利用工作进行调研，重点内容是调研利用婚姻档案、房产档案、宅基地档案等所需要提供的证明材料、利用手续等。

在全面调研的基础上，文件起草组于2016年12月完成对《办法》的起草，并于2017年3月组织东城、西城、朝阳、平谷等部分区档案馆召开研讨会，对《办法》的适用性进行研讨、修改，形成《办法》（征求意见稿）。

此后，文件起草组向市档案局（馆）利用处、法规处，各区档案馆，市国土资源局不动产查询中心及市档案局法律顾问征求意见，不断完善《办法》相关内容。

经市档案局（馆）局（馆）长办公会审议后，文件起草组又征求了国家档案局、市法制办及各区档案局（馆）意见，并于2017年9月13日正式出台了《办法》，为规范我市区档案馆档案利用工作，更好地为社会服务提供了制度保障。