电子文件单套制ppt课件

对电子文件“单套制”归档管理趋势的分析摘要：在互联网和信息技术普遍应用的大环境下，数字资料查阅和利用的便捷性和灵活性表现越来越强，电子文件的数量普遍增多。

为了方便电子文件的利用，针对电子文件的管理与分析持续性深入，且有关电子文件“单套制”归档管理的具体模式受到了普遍性关注。

对这种管理趋势进行分析，明确趋势发展的重要意义等内容，这对于档案管理工作的开展有显著的价值。

本文对电子文件“单套制”归档管理趋势进行分析。

关键词：电子文件；单套制；归档管理引言：文档管理对文档的具体利用至关重要，因此对文档管理工作进行分析与讨论有突出的价值。

随着互联网和信息技术的普遍应用，电子文件的产出数量显著增加，针对电子文件管理展开讨论便有了突出的现实意义。

就目前的电子文件管理而言出现了“单套制”管理模式和“双套制”管理模式，不同的管理模式有不同的优势，其在实践中的具体利用价值也有显著差异。

现阶段，电子文件“单套制”归档管理趋势在逐渐加强，本文的分析与讨论旨在为实践提供帮助与指导。

一、电子文件“单套制”归档管理要在电子文件归档管理实践中对“单套制”归档管理趋势进行具体分析，首先需要明确什么是“单套制”归档管理。

就概念而言，“单套制”具体指的是电子设备生成的档案仅以电子方式进行保存。

分析研究“单套制”归档管理发现其优势显著：一是实现了管理便捷。

和纸质档案管理进行比较，电子档案的管理更具便捷性，而且在管理实践中，专业性、统一性等更容易实现，所以在电子档案管理过程中强调“单套制”归档管理符合当前的管理要求和目标。

二是对于管理资源的充分利用有积极的意义。

基于电子文件的管理有“单套制”和“双套制”两种，但是“双套制”要求同时管理纸质文件和电子文件，所以需要利用的管理资源比较多，且存在着一定程度的重复，这种情况会造成资源的浪费。

“单套制”归档管理避免了此种情况，实现了档案资源的充分利用。

二、电子文件“单套制”归档管理趋势分析电子文件的“单套制”归档管理趋势表现越来越突出，对这种管理趋势的产生与发展做出分析，便于进一步的认知此种管理方式有积极的意义。

电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考一、本文概述随着信息技术的快速发展和广泛应用，电子文件已经成为现代社会中不可或缺的信息载体。

与此电子文件的管理问题也日益凸显，其中，“单套制”管理作为一种新型的文件管理方式，正逐渐受到人们的关注。

本文旨在辨析电子文件“单套制”管理的相关概念，探讨其理论基础和实践应用，以期为我国电子文件管理提供有益的参考和启示。

本文将首先明确电子文件“单套制”管理的定义和内涵，阐述其与传统文件管理的区别与联系。

接着，文章将分析电子文件“单套制”管理的理论基础，包括信息生命周期理论、电子文件真实性保障理论等，以揭示其科学依据和实践价值。

在此基础上，本文将深入探讨电子文件“单套制”管理的实践应用，包括其在各个领域的应用案例、优势与挑战等，以期为我国电子文件管理的实践提供借鉴和指导。

文章将总结电子文件“单套制”管理的未来发展趋势，展望其在未来电子文件管理领域的应用前景。

通过本文的阐述和分析，我们期望能够为读者提供一个全面、深入的了解电子文件“单套制”管理的视角，为我国电子文件管理的理论研究和实践应用提供有益的参考和启示。

二、电子文件与“单套制”管理概念辨析随着信息技术的飞速发展，电子文件作为一种新型的信息记录方式，已经在各个领域中得到了广泛的应用。

而“单套制”管理作为一种新型的档案管理模式，也逐渐受到了人们的关注。

那么，电子文件与“单套制”管理之间又存在怎样的联系与区别呢？我们需要明确电子文件的概念。

电子文件，是指通过计算机等电子设备生成、处理、存储和传输的数字信息记录。

它具有信息存储的高密度性、处理的高效性、传输的便捷性等优势，但同时也面临着易修改、易丢失等风险。

因此，对于电子文件的管理，需要采取更为严谨、科学的方法。

而“单套制”管理，则是指在一个组织或系统中，只保留一份电子文件作为正式档案，取消纸质档案或其他形式的副本。

这种管理模式可以有效地减少存储空间、降低管理成本、提高工作效率，但同时也对电子文件的安全性、完整性、真实性提出了更高的要求。

《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92-2022）1 范围本文件确立了电子档案单套管理的基本原则，规定了实现单套管理需要在制度建设、系统建设、资源建设与管理、安全管理等方面达到的要求，提出了可行性评估的方式、方法。

本文件适用于机关、团体、企事业单位和其他组织对电子档案单套管理，以及对本单位实行电子档案单套管理的可行性评价。

2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。

其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 8567 计算机软件文档编制规范GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 22240—2020 信息安全技术网络安全等级保护定级指南GB/T 26163.1—2010 信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则GB/T 29194—2012 电子文件管理系统通用功能要求GB/T 33190—2016 电子文件存储与交换格式版式文档GB/T 33476（所有部分）党政机关电子公文格式规范GB/T 33480—2016 党政机关电子公文元数据规范DA/T 22—2015 归档文件整理规则DA/T 46—2009 文书类电子文件元数据方案DA/T 54—2014 照片类电子档案元数据方案DA/T 63—2017 录音录像类电子档案元数据方案DA/T 70—2018 文书类电子档案检测一般要求3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。

3.1电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构和背景信息组成。

［来源：GB/T 18894—2016，3.1］3.2电子档案electronic record；archival electronic record具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件（3.1）。

办公自动化杂志客体是指与主体相对的存在，可感知或可想象到的任何事物。

客体既包括客观存在并可以主观感知的事物，也包括思维开拓的事物。

哲学上指主体以外的客观事物，是主体认识和实践的对象。

电子文件单双套（轨）制研究的客体，是指在电子文件单双套（轨）制研究中涉及到的双轨制、双套制、单轨制、单套制等电子文件管理模式。

一、电子文件单双套（轨）制研究全文关键词年度分布情况我们以知网为样本来源，以全文为检索项，分别以电子文件+双轨制、电子文件+双套制、电子文件+单轨制、电子文件+单套制进行检索得到表1和图1。

检索条件：（全文=电子文件并且全文=单轨制）或者（全文=电子文件并且全文=单套制）或者（全文=电子文件并且全文=双轨制）或者（全文=电子文件并且全文=双套制）（模糊匹配）。

从表1看，电子文件单双套（轨）制研究中，双套（轨）制起步早、时间长、总量大，单套（轨）制起步晚、时间短、增速快。

套制起步晚于轨制，但总量大于轨制。

从图1看，2015年前，单套（轨）制一直是电子文件单双套（轨）制研究中的配角，直到2015年后，才开始发力，2019年接近双套（轨）制研究的规模，2020年开始达到或者超过了双套（轨）制研究的规模。

二、不同时期电子文件单双套（轨）制研究主题关键词分布从图1中，我们可以将1996~2020电子文件单双套（轨）制研究分为双套（轨）制主导期（1996~2000）、单套（轨）制出现期（2001~2007）、单双套（轨）制并行期（2008~2016）、单套（轨）制发力转变期（2017~2020）4个阶段。

表2是4个阶段主题关键词双轨制、双套制、单轨制、电子文件单双套（轨）制研究客体变化（1996~2020）马海燕（河南省商丘市中心血站商丘476100）摘要：电子文件单双套（轨）制研究的客体，是指在电子文件单双套（轨）制研究中涉及到的双轨制、双套制、单轨制、单套制等电子文件管理模式。

双套（轨）制起步早、时间长、总量大，单套（轨）制起步晚、时间短、增速快。

132020年 第16期兰台内外科学管理实践创新电子文件“单套制”归档及管理概述文/崔　强摘　要：电子文件“单套制”改革的深入推进，开拓了档案管理领域。

本文从电子文件“单套制”归档及管理改革的必要性、可行性探讨入手，提出了新时期电子文件“单套制”归档及管理的对策建议，为做好电子文件归档、管理提供理论参考，具有积极的现实指导意义。

关键词：电子文件；单套制；归档；管理概述电子文件“单套制”是对于由电子设备生成的电子文件而言的一种管理模式，是在进行归档时只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档和管理制度。

2015年上海自贸试验区保税区管理局首次开展电子文件“单套制”试点成功。

随后，国家发银行、珠海、青岛等部门或地区陆续推行电子档案“单套制”试点。

2016年，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出“有条件的部门开展电子档案‘单套制’管理试点”。

紧接着，《档案法》修订征求意见稿规定“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力”，这也为电子档案的合法性、有效性提供有力法律保障。

随着计算机信息技术、网络技术，以及办公OA系统在日常办文中的应用，深刻地改变了传统的档案管理模式，电子文件“单套制”归档及管理改革要立足现实工作需要，把握电子文件“单套制”的规律和要求，了解改革的现实需要性，把握改革的现实可行性，结合新时期电子文件的特点和规律，切实推动电子文件的归档、管理和利用，为进一步做好电子文件的归档、管理提供理论参考，具有积极的理论指导意义和现实应用价值。

一、电子文件“单套制”内涵及提出背景1.内涵相对于“双套制”而言，电子文件“单套制”是指经由计算机等电子设备而生成的档案，且仅以电子文件模式予以保存。

电子文件“单套制”突破了传统纸质档案收集、整理、归档的管理模式，利用计算机信息技术将电子文件管理嵌入至电子文件形成、办理、收集、管理、利用的全生命周期。

ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ信息化建设目前，我国企业档案管理实践中仍普遍采用“双套制”归档管理模式。

随着数字转型的不断深化，电子文件“单套制”归档管理自2013年以来已被业界学术领域普遍认同，也是数字档案馆下一阶段转型发展的目标之一。

分析“单套制”可行性之前，我们先梳理一下相关的概念定义。

在学术研究和实践中存在很多概念表述混乱、定位混淆或者没有明确的适用场景等现象，导致电子文件归档和电子档案管理不规范，档案工作者不能深刻理解“单套制”的管理内涵。

一、概念辨析电子文件“单套制”“单轨制”都是相对于“双套制”“双轨制”而言的。

首先我们要明确什么叫“轨”，轨分为模拟轨和数字轨，模拟轨简单地说就是能够记录数据的纸质或者缩微胶片；数字轨是记录数据的光盘、磁盘、磁带、U盘等。

原则上两者可以互相转换，但是有些记录在数字轨上的文件无法转换到模拟轨上，比如视频文件。

因此我们讲的单轨是指数字单轨，数字转型也是从模拟轨向数字轨转型。

“套”的概念也就是我们常说的载体类型，其实如果确定了单轨，如果是模拟轨，其对应的就是纸质或者缩微胶片的载体存储类型。

如果是数字轨，对应的就是磁盘、光盘、磁带等载体形式。

“单轨制”是指仅以电子文件的形式在业务系统中流转、办理然后进行归档。

但是这里强调的单轨不是指所有文件的原生状态都是电子形式，可以是纸质生成然后数字化后进入系统流转，这里的单轨强调的是尊重文件的原生状态。

“单套制”的概念主要探讨的是关注后端档案的保存阶段。

电子档案“单套制”是指文件仅以电子形式进行鉴定、整理、保存的一种管理模式。

因此，企业电子文件“单套制”归档和电子档案“单套制”管理的主要内容就是：企业在内部电子文件管理中，仅以电子文件形式进行归档、保存的管理模式。

二、必要性分析(一)军工企业传统档案管理面临的困境目前在企业内部因采取“双套制”归档模式，随着企业业务的扩张，档案归档量呈现暴涨趋势，档案库房胀库现象严重，给企业档案管理带来很大压力；“双套制”管理模式，档案管理人员需要在系统上管理电子档案，也要管理对应的纸质档案，工作量大且效率低下，容易降低电子档案的凭证性，抵消了档案信息化发展的优势。

2022年·第09期81航天工业管理General Management综合管理伴随科技飞速发展，电子文件和电子档案日益成为信息记录、传递、交换和利用的主要方式，也成为航天档案重要的组成部分。

由于电子文件容易被篡改且高度依赖读写设备，其安全性、完整性、真实性和可用性与传统纸质档案相比风险较高。

因此，为了保证安全利用，重要电子文件一般会转存为纸质文件，进行纸质、电子同时归档，双套管理。

双套制是电子档案管理初期技术不成熟下的权宜之举，同样的档案进行纸质电子双套管理，浪费了管理时间和成本，降低了工作效率。

因此，推动电子档案以原生电子形态归档、航天科研生产电子文件单套制管理李翼翔、董志梅、秦冰玥、任晓斐、杨驰 /北京航天长征飞行器研究所存储和利用成为档案管理势必要解决的问题。

随着办公自动化的不断深入，国家电子文件各种法律法规的不断丰富完善，电子档案单套制管理的时机已不断成熟。

2021年1月1日正式施行的《中华人民共和国档案法》提出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求，为电子档案单套制管理提供了法律层面的依据和要求。

笔者立足北京航天长征飞行器研究所科研生产实际情况，结合电子文件及单套制管理理论，提出适合航天科研生产实际的电子文件管理模式。

2022年·第09期82航天工业管理General Management综合管理一、管理实践1．全面策划对电子文件归档的理论和实际工作进行探究，为单套制的发展和全面实施奠定基础。

利用电子文件单套制管理思想，指导电子文件管理新方法。

从管理角度结合实际工作情况进行分析，统一部署，分级部署，总结出具有操作指导意义的企业电子文件单轨制研究实施规范，解决研究所电子文件归档和管理规范空白的问题，创造企业电子文件单套制规范管理新成果。

2．流程贯通通过电子文件单套制理论研究，结合实际情况提出有效方法，把电子文件档案单套制管理理念贯通于档案管理之中。

ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ信息化建设一、引言在当今数字化转型的大环境下，电子文件“单套制”的研究在档案学界引起热潮，并在实际工作中进行了试点运行。

然而，文件并不就是档案，电子文件和电子档案也并非同一事物。

本文通过探究档案与文件、电子档案与电子文件的关系，分析了日渐兴起的“单套制”模式究竟能否应用于电子档案的管理中，现有条件是否有利于“单套制”的实施，以期为后续相关的理论和实践研究提供某种思路。

二、相关概念分析在目前档案学界的相关研究成果中，除了“单套制”“单轨制”外，相应的“双套制”“双轨制”等概念也频频出现。

笔者认为厘清这些概念十分必要，能够在后续的研究中确立清晰的认识。

此外，正确区分文件和档案及电子文件和电子档案这两对概念，有利于研究的推进。

不论是“单套(轨)制”还是“双套(轨)制”，最早都是基于电子文件的管理提出的，因此概念的论述对象都是电子文件。

对于“单套(轨)制”，有学者认为：“在文件归档前，伴随业务进程流转的只有一种文件载体形式(纸质或电子)便是“单轨制”；在文件归档后，只将一种文件载体形式(纸质或电子)进行存储便于利用便是单套制。

”[1]而关于“双套(轨)制”，冯惠玲教授最早对其进行了定义，她认为：“双套制是同一份文件的电子和纸质版本共同处于储存和可利用状态，双轨制是指两种版本文件同步随业务流程运转。

”[2]其与前述“单套(轨)制”概念有所呼应。

对于电子文件和电子档案，我国档案学界在很长一段时间内并未加以分辨，直到近年相关规范标准出台后，才给予二者明确的定义。

在《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)中，电子文件是指“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录”，而电子档案是指“具有查考、凭证和保存价值并被归档保存的电子文件。

”[3]由此可以看出，电子档案是特殊的电子文件但并非所有的电子文件都能够成为电子档案。

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“单轨制”“单套制”的异同
随着社会信息化和政府信息化的日益完善，以及数字政府和数字经济的迅速发展，国家在社会数字转型的大趋势影响下，开始对“单轨制”和“单套制”的探索。

在我看来，“单轨制”和“单套制”都是为了管理档案文件，并且都只有一种文件形式。

而他们两个的不同点，我认为首先是“轨”和“套”的区别。

“轨”强调文件的运行状态，即针对文件运行流程的管理，在管理流程上实现数字连续性，涵盖文件生命周期全过程；而“套”则特指文件保存状态，即归档文件的载体类型。

除此之外，“轨”有两种类型，分为模拟轨与数字轨，模拟轨指在纸张或者缩微胶片上进行记录，数字轨指在记录在光盘、磁盘、U盘上的。

“套”是归档文件的载体类型，要根据轨的类型，“套”对应的文件载体类型也会相应地分为模拟与数字两类。

其次，“单轨制”和“单套制”还有运行状态不同和时间针对不同的区别。

“单轨制”是文件归档前，只有一种文件形式（纸质或电子）伴随业务进程流转；“单套制”是文件归档后，只有一种文件形式（纸质或电子）处于存储和利用状态。

一个是文件归档前，另一个是在文件归档后；一个伴随文件档案整个生命周期进程，另一个是专指文件在归档后的状态和类型。

我认为这是两者最大的区别。

而现在，在数字化迅速发展的时代，纸质文件“单轨制”和纸质文件“单套制”已经不符合时代发展趋势了。

现在取而代之的，是电子文件“单轨制”与电子文件“单套制”相结合的文件管理模式，其充分体现了大数据时代下的特点，运用电子数据进行资料整理，使其更加规范和有序，也更有利于国家和政府保存整理档案，推动了档案事业管理的进步发展。

摘要：《电子档案单套管理一般要求》（征求意见稿）是国家档案局为规范电子档案单套管理工作而即将发布实施的档案行业重要标准，本文对该标准的制订背景、主要特点、重要内容、特色亮点进行解读，并就存在的不足提出改进和提升建议。

关键词：电子档案单套管理基本原则一般要求2020年11月20日，国家档案局发布了《电子档案单套管理一般要求》（征求意见稿）（以下简称“意见稿”），广泛征求各方面的意见和建议。

意见稿是我国档案行业首个针对电子档案单套管理而制订的标准，它的即将发布实施，是国家信息化发展战略、档案信息化建设、档案数据赋能、档案管理提质增效等要素共同作用的产物，具有必要性、可行性、紧迫性。

一、制订背景与主要特点意见稿是国家档案局即将发布实施的、针对电子档案单套管理一般要求的档案行业标准，它面向当前全球数字转型的实际，尤其是我国国民经济和社会信息化建设的客观现实，为机关、团体、企事业单位和其他社会组织开展电子档案单套制管理提供规范、指导、评估。

意见稿可以更好地保障电子档案在数字环境中“单轨制”运行和对单套电子档案数字对象进行连续性管控，进一步降低电子档案资源采集、管理、利用成本，提升电子档案资源效益，实现数字环境下档案工作“为党管档、为国守史、为民服务”宗旨，提供明确的规范和指引。

意见稿的制订体现出十分鲜明的时代特色、具有深刻的社会背景和技术背景，其内容和结构也体现出体系性、规范性等主要特点。

（一）制订背景意见稿的制订具有很强的时代特色和社会背景，在当前全面依法治国深入开展，“依法治档”已成为我国档案事业持续、稳定、健康发展的重要保障，要全面贯彻党的依法治国方略、深入贯彻落实“依法治档”举措，持续开展以法律制度为中心、为基础的标准制度建设，不断贯彻科学发展观和新发展理念，已成为“新常态”下法治和制度建设理念、思维落地生根的重要形式。

在以数字信息技术为主要驱动力的背景下，“技术赋能”不断影响和改变档案、档案工作理念和模式，并驱动档案和档案工作引入新方法，不断降低档案管理成本、更加注重档案工作全面效益。

《电子档案单套管理一般要求》解读
丁德胜;宁鹏飞
【期刊名称】《中国档案》
【年(卷),期】2023()2
【摘要】为进一步提高电子文件归档和电子档案管理水平,加快推进档案数字化转型,国家档案局于2022年4月发布《电子档案单套管理一般要求》(DA/T 92—2022),推动规范开展电子档案单套管理工作。

制定背景随着信息技术的迅猛发展,电子档案日益成为信息记录、传输、交换、利用与共享的重要载体,在国家档案资源中的比重稳步上升。

由于制度、技术限制和安全性原因,一段时间以来要求将具有永久保存价值或其他重要价值的电子档案转换为纸质形式或者缩微胶卷,实行双套管理。

【总页数】2页(P34-35)
【作者】丁德胜;宁鹏飞
【作者单位】国家档案局
【正文语种】中文
【中图分类】F42
【相关文献】
1.大型军工企业实施电子文件
"单套制"归档与电子档案"单套制"管理的可行性研究2.瓶颈与途径:高校电子档案从双套制到单套制管理的嬗变3.云南税务:电子文件单套归档电子档案单套管理
4.“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理研究
5.三维电子文件单套归档和电子档案单套管理
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