行政公文处理办法

行政公文处理办法1 目的为使公司行政公文（以下简称公文）处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》，结合公司实际，制定本办法。

2 适用范围适用于公司行政公文的草拟、签发、收文等。

3 术语和定义公文是传达贯彻党和国家的方针政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

各单位必须认真做好公文处理工作。

4 职责行政部是公司行政公文的归口管理部门，负责办理公文的收发、登记、拟办、传递、审稿、编号、印制、用印、分发、立卷、归档和销毁。

5 程序5.1公文办理必须做到及时、准确、安全、保密。

必须严格执行国家保密制度，确保公司秘密。

5.2公文种类5.2.1公司行政公文种类主要有下列十一种：5.2.1.1决定：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关人员，用“决定”。

5.2.1.2公告：向国内外宣布重要事项，用“公告”。

5.2.1.3通告：公布应当普遍遵守或周知的事项，用“通告”。

5.2.1.4通知：发布规章制度，下达生产计划，转发上级部门和不相隶属的部门及地方政府的公文，批转各部门、场站、办事处、办公室需要周知或共同执行事项，任免和聘用人员，用“通知”。

5.2.1.5通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。

5.2.1.6报告：向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议而不需要答复，答复上级部门的询问，用“报告”。

5.2.1.7请示：向上级部门请求指示、批准，用“请示”。

5.2.1.8批复：答复直属单位、子（分）公司请示事项，用“批复”。

5.2.1.9意见：对重要问题、事项提出见解和处理办法，用“意见”。

5.2.1.10函：与外单位商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准，用“函”。

5.2.1.11会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。

5.2.2若采用第五条之外的其他公文种类，其应用范围和要求按照《国家行政机关公文处理办法》的规定执行。

5.3公文格式5.3.1公文由眉首、主体、版记3个部分组成。

5.3.2眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等组成，并用横隔线与正文分开。

5.3.2.1公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

秘级文件需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。

5.3.2.2密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”3种，视文件内容标注在文件名称的左上角，无密级文件可不标注。

秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

5.3.2.3紧急公文应根据实际情况分别标明“特急”、“急件”。

用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，如需同时标识秘级和保密期限，则标识在第2行。

5.3.2.4发文机关标识由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成。

以公司名义行文的文件名称为“公司文件”（“函”只需发文单位名称，文种在名称后括号内注明）。

5.3.2.5发文字号由发文机关代字、标于六角括号内的年份、序号组成，标注在发文机关标识之下、横隔线之上正中位置；机关代字用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

以公司名义行文的行政公文发文字号为“xxxx[xxxx] x号”。

“函”只需在“公司”后加“函”字即可。

5.3.2.6上行文应当注明签发人姓名。

5.3.3公文的主体部分一般包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等。

5.3.3.1公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。

5.3.3.2除“公告”、“通告”外，公文应标明主送单位。

主送单位名称应当用全称或规范化简称、统称。

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。

在集团公司内部运行的以集团公司名义行文的文件主送单位标注为“各直属及相关单位”。

“决定”、“会议纪要”等文种，主送单位置于文尾主题词之下，发送栏内抄送单位的上方为“主送：……”。

5.3.3.3正文是表达公文的内容。

正文需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。

5.3.3.4公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”。

如有两个以上附件，则应注明附件顺序。

5.3.3.5成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人签发日期为准；经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。

用汉字将年、月、日标识在公文落款处，右空4字。

5.3.3.6公文除会议纪要外，都应加盖发文单位印章。

联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

印章一般盖在成文日期处，上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间。

会议通过的“决定”、“决议”日期可注于标题之下，印章可盖在正文末尾落款处。

5.3.3.7公文如有附注（需要说明的其他事项），应当居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

5.3.4公文的版记包括主题词、发送机关、印发单位与印发日期等。

主题词、发送机关、印发机关与印发日期分别加反线隔开。

5.3.4.1主题词按公文要求和《国务院公文主题词表》，依次以类别词、类属词和文种标注于文尾部分主送栏之上。

“主题词”用黑体3号字，居左顶格标识，后标冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

5.3.4.2发送机关位于主题词之下、印发单位与印发日期栏之上，正文中已标明主送机关的，发送栏只标明抄送单位。

一般对上级部门用“抄报”，对不相隶属的地方政府、同级单位用“抄送”。

5.3.4.3印发机关与印发日期栏位于发送栏之下，左边标注印发单位名称，右边标注印发日期。

集团公司文件统一由行政部负责印刷，标注为“云天化行政部”字样。

印发日期为文件打印完成的日期，标注为“ХХХХ年Х月Х日印发”。

5.3.4.4文件印刷份数标注在印发单位与印发日期之下右边，标注为“（共印Х份）”。

5.3.5公文文字从左至右横写、横排。

公文用纸幅面规格一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

“公告”、“通告”用纸大小可视实际需要确定。

5.4行文规则5.4.1印发公文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

5.4.2公司各部门可根据工作需要，自行发文，但需制定相应的公文管理办法。

5.4.3各部门行文由部门主要领导签发，必要时报分管公司领导审核。

5.4.4各职能管理部门发文字号规定如下行政部发、财务管理部发、信息管理部部发、市场管理部发、操作管理部发、安宁集装箱场站发、天湖集装箱场站发、防城港办事处发。

5.4.5以部门名义行文用公司文件头，落款处加部门署名，分管领导签发。

5.5符合下列情况之一，可用公司名义发文：5.5.1向国务院和国家有关部委办局报告、请示工作。

5.5.2向省委、省政府及省有关委办厅局报告、请示工作。

5.5.3转发国务院和国家有关部委办局、省政府和省有关委办厅局以及有关政府部门的重要文件。

5.5.4印发公司的重要规章制度、重要决定。

5.5.5向公司各部门下达重要决定、通知。

5.5.6调整公司行政管理机构，任免、聘用公司中层管理人员，通报表彰先进模范，员工辞职、解除劳动合同或受到行政处理和处分。

5.5.7向外单位商洽重要事项，联系重要工作，向无隶属关系的有关上管部门、地方政府请求批准。

5.5.8其他需要以集团公司名义发文的情况。

5.6草拟公文必须符合下列要求5.6.1符合法律、法规、规章、政策和公司规章制度。

如变更或提出新的规定，应加以说明。

5.6.2情况要确实、观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要简短。

要实事求是，开门见山，摒弃套话、空话。

5.6.3人名、地名、单位名称、数字、引文要准确。

单位名称第一次出现必须用全称。

文中若有涉及含有公司生产、经营等方面数据应与相关单位核实准确。

时间应写具体的年、月、日。

年份应写全，如：“2001年”或“二OO一年”不能简写为“01年”和“O一”年。

5.6.4公文中的数字除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字用阿拉伯数字书写。

同一公文中，数字的使用前后要一致。

计量单位统一所有法定计量单位。

5.6.5向上级请示问题，应当一文一事，不得用“报告”或其他文种的公文请示问题，不应当在非请示公文中夹带请示事项。

请示公文一般只写一个主送单位，请示事项若需要两个以上单位协调解决的，也需将另一个单位列为抄报单位。

请示事项若涉及到集团公司内部几个管理部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后再上报。

5.7收文程序5.7.1上级和外单位寄到集团公司的外来公文由行政部统一处理。

5.7.1.1行政部收到用信函寄来的外来公文后，由综合管理部负责登记。

5.7.1.1各部门收到的上级对口部门或外单位寄来的公文应到行政部登记。

5.7.2行政部相关人员应在收到的公文空白处加盖公司“收文专用章”，注明收文日期，按来文时间顺序编号登记，贴附“文件处理笺”，并在“文件处理笺”上填写编号、来文机关、来文号、份数、文件标题。

5.7.3行政部应根据来文内容的轻重缓急及时将公文交行政部负责人签署拟办意见，并根据拟办意见分送公司各部门、场站、办事处、办公室传阅。

5.7.3.1急件、特急件及重要公文必须即收即办。

5.7.3.2有时间要求和需要集团公司领导和及时阅批的公文，必须在收文当日内办理。

5.7.3.3其他传阅文件应在收文后两日内办理。

5.7.4公司领导已阅批的公文，行政部相关人员应在阅批完的当日交承办单位办理。

传阅文件由传阅人阅后签署姓名、日期后，及时将文件交回行政部。

5.7.5承办单位收到公文后应根据领导批示意见及时办理。

并将办理情况简要填入“文件处理笺”中，交回行政部。

5.7.6行政部负责公文办理过程中的督办、催办、查办。

对积压不办、延误办理以及未按领导批示和文件要求办理的单位或个人有权进行考核。

5.7.8经鉴别没有存档价值的公文，经公司有关领导批准，造册销毁。

销毁密级公文必须严格履行登记手续，有专人监督，防止泄密、丢失、漏销。

个人不得擅自销毁公文。

5.8本办法由行政部负责解释。

5.9本办法自颁布之日起实施。