秘书的职业素养PPT课件

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秘书的职业素养修炼(ppt28页)

会说会写会做事会做人
案例分析与讨论
⑴ 从吕*在**公司应聘复试的过程中，分析公司需要怎样的秘书？ ⑵ 吕*具有怎样的职业素养？ ⑶ 谈谈你由此案例受到的启发。
会说会写会做事会做人
案例6
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他速记下回信大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那么，秘书应如何做呢？
“秘书呢，一旦表现得稍为高调，就会惹人瞩目，有可能被认为过分抢风头。”
会说会写会做事会做人
秘书“八戒”
一戒盲目遵从、缺少主见二戒作风浮躁、处事不稳三戒心胸狭窄、缺少气度四戒私欲膨胀、忘乎所以五戒妄自尊大、脱离群众六戒头脑空空、不学无术七戒假承意旨、越权办事八戒麻痹大意、失密泄密
会说会写会做事会做人
案例5
面试
吕*回答：“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌，从有关资料上反映，这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升级出现的暂时困难。经过这惊险的一跳，公司的综合素质和整体竞争实力将有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团队，这是我的荣幸。”
会说会写会做事会做人
案例5
面试
吕*到**股份有限公司应聘总经理秘书职位，初试以优异的卷面考试成绩通过，复试由总经理亲自主持，当面回答总经理提出的问题。
总经理问吕*：“吕小姐，从你的个人资料上看，你的毕业论文得过奖，大学生演讲比赛得过第一名，你的口头表达和书面表达的语言应用能力一定很过硬了。”
会说会写会做事会做人

秘书的素质修养(ppt29张)

第四件事，是一个更改时间的问题。既然是和兄弟单位的同志的一个约定，就完全可以更改时间，因为在一周前有约定，说明这个合作事项不是紧急事情，可以改在下午或其他时间。另外，这个时间既可以在上班时间，也可以在休息时间。但是，更改时间必须提前告诉对方。对于这一问题的回答，多数考生在回答的时候认为是可以更改时间的，但是没有一个人想到提前在今天晚上前告诉对方，让对方有所准备。第五件事，也是一个更改时间的问题。因为上级机关来人明天上午9点到并没有实质性任务，可以事先电话同来人联系，请来人推迟1小时到达，或直接到宾馆休息。但是要注意事先安排好宾馆，并请宾馆安排人负责接待。同时告诉来人住什么宾馆、谁接待，自己因为什么事情，只能在10点以后去接待，请给予谅解。这一切的安排都要在今天晚上9点前告诉对方，让对方知道。对于这一问题的回答，有考生认为，在自己参加起草的重要材料的讨论会时，在9点前向领导请假半个小时，去接待上级机关来人，安排到宾馆休息后再去参加会议，应当说也是可以的。但是，假如会议地点与接待地点很远，需要的时间很长，应当怎么办？所有这样回答的考生都没有想到。
一个秘书可以分成几个级别？九个级别。追求不一样，他们的收入也不一样。一段秘书：发通知，发电子邮件，等待开会；二段秘书：发通知，电话确认，确保通知到每个人；三段秘书：发通知，落实参会人，在会前30分钟提醒参会者参加会议，并落实有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人汇报总经理，保证总经理在会前知道缺席情况，也给总经理确定缺席人是否必须参加会议；四段秘书：发通知，落实参会人，会前通知，检测用到的投影、电脑等设备是否正常，并在会议室门口贴上：此会议室明天几点到几点有会议；
根据轻重缓急
做好时间安排
• 其实，要回答好这个问题并不难，那么，应该怎样回答才能在面试中得高分呢？那就是根据事情的轻重缓急，做好时间安排就行了。因为是明天上午的事，有的事情，今天就可以作好安排，并不一定要等到明天，即便白天不行，晚上也是可以的。 • 第一件事，就可以今天安排。为了尽孝道，在下午或晚上去医院同医护人员接触，做好该做的工作，并同母亲说明情况，然后委托妻子或家里其他人明天上午陪伴。待明天上午处理完公务，再去看望母亲。既不影响母亲开刀，又不影响工作和尽孝道。对于这一问题的回答，绝大多数考生在回答的时候比较好，只有很少考生回答的不完整。第二件事，是明天上午自己必须要参加的。因为是自己起草的重要材料讨论会，自己不去，就无法了解别人所反映的意见，更不便于修改。不仅要在8点前到达，还要事先准备好会场和材料的讨论稿。对于这一问题的回答，一部分考生认为是自己必须要参加的；一部分考生认为可以委托别人参加，只要做好记录就行了；还有人认为有领导者，可以“委托”领导，颠倒了主次和上下级之间的关系，应当说是非常错误的。

秘书的素养ppt课件

(礼貌)
responsiveness
etc.
good clothing
(诚实)
(着装得体)
etc.
good grooming
(化妆得体)
etc.
能让 a dependable secretary(一个可靠的秘书)
人信 silence about confidential matters(能够保守秘书)
(有亲和力的性格)+(语言上的交流沟通)+(非语言上的交流沟通)
能给 cheerfulness
good language
goo)
感的 modesty
communication ability good manners
秘书 (谦虚)
(说话简单明了)
.
16
第四节秘书的培训与考核
报名时需提交的材料：报名者本人近期同底黑白两寸照片六张，身份证和毕业证（在校学生提供学生证）复印件各一份、在校学生所在学校出具的普通生招生录取名册复印件（加盖公章）、在职人员所在单位出具的连续工作年限和从事秘书职业工作年限证明、国家机关事业单位在职人员个人工资级别审批表复印件（加盖公章）。填写《职业资格考核审批表》一式两份并经所在单位签署意见后，与上述材料一并提交给报名点，同时缴纳鉴定考试费用。一般在报名处都会有相关书籍卖。
D．整理办公室处理上司身边的杂务
秘书技能及基本素质信息管理、甄别等能力信息筛选处理的能力文章的表现力起草文件的能力计算机/打字机的操作技能等
计划组织能力口头表达能力计算能力计算机/打字机的操作技能非语言交流沟通的基本素质随机应变、细心等基本素质整理和整顿方面的能力处理好人际关系等方面的能力

第六章秘书素质共53页PPT资料

（六）较高的遵守纪律的自觉性
• 纪律 • 是我们事业成功的重要保证。 • 纪律 • 是推动一切工作正常运转的根本。 • 无规矩，不成方圆。
二、秘书提高政治素质的途径
• （一）勤于学习是重要基础
• 要勤于学习理论知识，增强超前意识。 • 要勤于学习先进榜样，明确追赶目标。 • 勤出成果。勤出聪慧。
•
秘书人员的工作经常涉及大量
的理论问题和政策问题，而做好秘
书工作，没有一定的理论水平和政
策水平是难以胜任的。
•
马克思列宁主义、毛泽东思想
和邓小平理论是无产阶级革命的科
学，是我们党制定一系列政策的理
论基础，也是一切行动的指南。因
此，学习这些理论知识，是提高秘
书人员各种素质的重要途径，特别
是提高政治理论素质有直接作用。
（二）勇于实践是最有效的办法
• 读万卷书，行万里路。
• 实践是最好的学习方法，任何理论的深化都是在进一步的实践的基础上完善的，没有时间的渗透，理论就只能沦为空洞与滞后。秘书工作是一件实践性很强的的工作，所以强调做好秘书工作意味着必须勇于实践。
案例
• 孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作，手头的事不多，我也在一旁跟着学。
机制、发挥社会主义市场经济建设
支柱作用的形势要求下，企业秘书
工作的责任更强，价值要求更高，
作用更大。在思想上树立廉洁勤政
的观念，在行动上，坚决贯彻中央
提出“五不准”，自觉抑制拜金主
义、自由主义和极端个人主义。
• 五不准是： • 1、领导干部及其亲属、身边工作
人员，不准违反规定插手“两烟” 及紧俏物资的经销； • 2、领导干部不准违反规定为自己和亲属、身边工作人员插手承包工程和开展经营活动施加影响； • 3、领导干部不准违反规定，干预自己及其亲属、身边工作人员的调动、升迁、出国、培训、奖惩； • 4、领导干部不准违反规定接受回扣、红包和下级送的礼金； • 5、领导干部不准违反科学的民主决策程序，个人批项目，批资金，批土地等。

秘书素养培训课件(PPT38张)

皮带的上缘。领带与西服的颜色要互相衬托，而不要完全相同。暗红色、红色和青色可以用作底色，主要的颜色和图案要精致，不抢眼。与西装和衬衫搭配时，应选择一种单色或有两种图案或两种单色和一种图案的领带。
4、女士的着装
西服套裙是传统的选择。颜色可以是深蓝、深灰、浅灰、咖啡色、驼色系列等。这些颜色传递给人的感觉是: 成熟、能干、自信、沉着。丝袜的颜色应接近肤色，黑色丝袜只能配黑色裙子。裙摆一定要遮住袜口。
对社会来说，礼仪是文化的积淀和道德风尚的反映，对个人来说，礼仪是文化修养和交际能力的体现。礼仪是神奇的东西，举手投足之间就能和别人建立沟通的桥梁。温文尔雅的待人接物会让你赢得好人缘，从容得体的应对会让你建立广泛的社交网络。有“礼”走遍天下，礼仪能让你左右逢源，让别人无法拒绝。礼仪不仅仅是一层华丽的包装，而是深入骨髓的风度和修养。礼仪需要学习，更需要修炼，让优雅贯穿于生活和工作的每一个细节中。当你修身养性，让自己的内心充满关爱和尊重之后，自然就会魅力四射，优雅从容。。
深色西服套装是标准的公务场合着装。 *白衬衣，黑领结，黑皮鞋。全身上下服装的颜色不宜超过三种。 *单排扣西服可以不系扣;如果系扣，两粒扣式的只系上扣，三粒扣式的只系中间的那粒。 *双排扣的西服不宜敞开穿。 *深色西服一定要配深色袜子及皮鞋.白色袜子不可与西服相配。
相关知识
领带的下端应长及皮带上下缘之间，或不短于
2.与会礼仪
会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
3.会议座次的安排
一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。方桌会议占主要，容易分主次。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。

秘书素质与职业道德培训讲义(61张)PPT

秘书的素质与职业道德
2.1 秘书的素质 2.2 秘书的心理修养 2.3 秘书的职业道德
教学目的
通过阐释秘书的职业道德和素质的正确理念，了解秘书职业的特殊性和秘书组织训练的重要性，掌握和理解秘书人员应具备的素质和职业道德。Βιβλιοθήκη 教学重点与难点1、教学重点：
秘书素质修养与道德修养的概念；秘书职业道德的具体要求。技能训练。
2.3 秘书的职业道德
2. 秘书职业道德的规范文明礼貌；爱岗敬业。诚实守信；办事公道。勤劳节俭；遵纪守法。团结互助；开拓创新。
2.3 秘书的职业道德
3.秘书的职业守则
谦虚谨慎，文明礼貌；办事公道，热情服务；实事求是，讲究实效；兢兢业业，甘当无名英雄；忠于职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工作各项技能；奉公守法，不假借上司名义以权谋私。
答案1）如果对上司的指示有疑问，则应该直接请教上司，而不应询问同事。
2.4 初级秘书基础问答
除此之外，秘书也经常会遇到下面这些问题。
1、指出并纠正上司的错误。
×
2、积极为上司的工作出谋划策。
×
3、转接某个以个人名义打进的电话时，询问对方与上
司的关系。
×
4、不能因为自己是秘书，就自觉有优越感。 √
1、秘书的心理修养
➢ 秘书心理健康的基本品质； ➢ 秘书心理的调适。（1）秘书的心理健康是指秘书个体能以
良好的心理状态适应职业活动的环境，它包括以下几个方面的基本品质：
2.2 秘书的心理修养
①忠诚 ②机敏（思维机敏、动作机敏） ③稳重（处世稳重、办事稳当、应急稳妥） ④坚毅 ⑤ 随和 ⑥ 幽默 ⑦ 自制
★朋友、关系 ★兴趣爱好 ★特长

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有效提高思维力的四条途径

——积极参加社会实践，不断丰富感性知识； ——着力加强思维训练，掌握各种思维方法； ——提倡独立思考，力求多谋善断； ——学习掌握思维科学知识，保持发散式思维与收敛式思维之间的必要“张力”。
c.记忆力：保持识记和个人经验再现
的心理过程。是智力活动的“储存器”
（一）知识结构的系统性
（二）知识结构的动态性
（三）知识结构的适应性
第三节、秘书的能力结构
• 一、能力和能力结构 • 能力通常指完成一定活动的本领，是一个人成功地完成某项活动所必需的主观条件 • 能力结构是指一个人所具备的能力类型及各类能力的有机组合
A.秘书的基本能力
五要素—— a.观察力； b.思维力； c.记忆力； d.注意力； e.想象力
秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料；
秘书工作的特殊性要求秘书: ——注意记忆的敏捷性（“快”） ——注意记忆的正确性（“准”）
加强的技巧：——增强信心，稳定情绪； ——活跃思维，勤于用脑（忌懒惰！） ——及时、反复，发挥联想； ——借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。
秘书心理障碍的调试
• 正确认识秘书职业，培养职业兴趣 • 提高自我心理调节能力，完善自己的心理品质 • 掌握人际交往的方法，建立良好的人际环境 • 寻求合适的途径，消除心理压力

秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。
B.秘书的职业能力结构
重要的五种能力
办事能力
信息处人际交理能力往能力
秘书的操作技能
当前和今后一个时期内现代化初、中级秘书人员需着重掌握的四种技能
（二）秘书必备的专业知识
1.秘书学知识 2.秘书写作知识 3.文书档案知识 4.调研、会务、信访、人际关系ຫໍສະໝຸດ 知识 5.所在单位业务涉及的专门知识
（三）与秘书工作直接相关的辅助知识
1.语言学 2.逻辑学 3.传播学 4.心理学 5.社交礼仪知识 6.领导科学 7.公共关系学 8.管理学
三、秘书合理知识结构的构建
秘书“八戒” 一戒盲目遵从、缺少主见二戒作风浮躁、处事不稳三戒心胸狭窄、缺少气度四戒私欲膨胀、忘乎所以五戒妄自尊大、脱离群众六戒头脑空空、不学无术七戒假承意旨、越权办事八戒麻痹大意、失密泄密
－－《秘书之友》1996年3期
第二节、秘书的知识结构
一、知识和知识结构
1.知识是人们在社会实践中积累起来的经验 2.知识结构，是指一个人掌握的全部知识的门类及其结合方式，它既反映一个人的知识总量、
现代化办公设备的操作技能书法和快速记录技术计算机及网络技术文案处理技能

秘书能力的培养 1、发现不足 2、弥补不足
第四节、秘书的个性心理
• 秘书的兴趣 • 秘书的情感 • 秘书的意志
秘书的性格
• • • • • 稳健乐观内敛豁达幽默
秘书常见的心理障碍
• • • • 压抑依赖厌倦自负
问题：
做秘书应具备怎样的素质，怎样才是
合格的秘书？
“为什么理想的秘书难找？不是没有人打字与速记的水准一流，一年一届秘书训练班中出
的人材就有不少，个个在秘书技巧上都成绩优
异，到头来能在大机构与大人物身边成为一个举足轻重，备受上司重视的秘书，少之又少。就为了一句话，只晓做事，不懂做人。而秘书偏偏就是最需要会做人的工作。
知识成分，又反映这些知识成分之间的关系，包
括知识的比例关系、相关程度，以及由此形成的整体功能
二、秘书知识结构的合理构成
• （一）基础知识 • （二）专业知识 • （三）辅助知识
（一）秘书必备的基础知识
1.哲学常识 2.政治、法律、社会学常识 3.文学、艺术常识 4.历史、地理常识 5.自然科学常识 6.数学知识 7.计算机知识
规”后移交司法机关，追究刑事责任。而跟
了这位副书记四年的秘书陈某一样有受贿嫌
疑，而且在书记与其情妇之间牵线搭桥，甚
至为其情妇造假文凭，并雇佣流氓地痞替书
记的情妇除掉心腹之患。最终这位重点大学
的毕业生，跟着书记一起入狱。
• 第一节、秘书的职业道德 • 所谓职业道德：是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和 • • • • • • 秘书人员的职业道德 1、忠诚守信 2、甘居幕后 3、廉洁自律 4、谦和谨慎 5、严守机密
－－梁凤仪《秘书必读》
问题：
什么才是优秀的秘书？
第四章秘书的职业素养
秘书的职业素养秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良的职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和
秘书人员应“政治上可靠，思想上
敏锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风
上严谨”。
－－邓颖超
案例：
2005年某省委副书记因贪污受贿被“双
d.注意力——集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证。
注意稳定注意分配注意转移
专心致志绝无旁骛
头绪繁多必须兼顾
紧随领导适时调整
提高的措施：①加强工作责任感； ②增强自控能力。
E.想象力——人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。
a.观察力——凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户
秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，眼观六路、耳听八方提高观察力的措施 ①培养观察兴趣形成观察习惯 ②多方接触开阔视野 ③ 态度客观操作细密
b.思维力——对客观事物间接和概括的反映能力是智力活动的核心
较强的思维力对于秘书至关重要：熟练运用分析综合等思维工具，正确地对事物进行抽象概括，准确地作出判断预测，恰如其分地提出意见建议，当好参谋助手。
思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上广度—— 思考幅度大思维面开阔见微知著洞察背景范围不狭窄思路有层次深度——
思考程度深刻从现象看本质追寻来龙去脉探索内在规律