项目中的沟通管理
项目管理中的沟通 ,并不等同于人际交往的沟通技巧 ,更多是对沟通的管
理。
如何消除团队成员之间、协之间、与利益相关者 （业主 ）之间的沟通障碍 ,防范沟
通危机 ,畅通沟通渠道 ,保证与项目相关的信息在每个成员中无误传递、及时反馈
是项目沟通管理中的重要工作。
、沟通管理在项目管理中的重要性
1、团队建设的需要。一个好的、成功的项目依赖于一个高效、协作的团
队。每个人的业务开展和工作开展 ,都离不开有效的沟通。团队中每个成员的知
识经验背景、文化背景 ,理解能力、性格习惯、行为方式等都不可能完全相同 ,或
多或少存在一些差异。如何在项目中消除这些差异 ,完善他们之间的沟通和协作 ,
对于工程来说是必不可少的 ,对于项目管理者来说是应该必须考虑的。除工作内
容沟通外 ,生活上的沟通 ,是管理者对成员深入了解的途径 ,增进情感的的方式 ,会
使成员提高归属感、认同感 ,从而稳定队伍。因此 ,从稳定队伍、
来说,经常的、有计划的沟通是管理者日常工作中的重要内
容。 2、做出优质工程、好项目的需要。一个工程首先要满足客户 不满足要求的工程再怎么也是不成功的。了解客户对功能的要求、 要达到的加强队伍的角度 （业主）的要
求,
使用环境、
目的等,项目开始之前、项目进行中、项目完成后都要与客户进行经常
的沟通。其次项目管理团队内部的沟通,是工期安排、资源调配、费用控制、质
量管理的重要参考依据。与协的沟通也是必不可少的,协的支持与帮助是完成项
目的条件之一,没有协的支持或造成工期延误、或形成资源短缺等不利于工程的
形势。加强与协的沟通,提供有关信息,在项目范围达成共识,取得支持,限制对项
目产生的任何干扰。在管理项目中,负责人既要了解各方面的需求,又要确定沟通
对象,制定沟通计划,建立沟通制度,畅通沟通渠道,明确沟通责任,通过沟通完善项
目规划。
二、项目中实现有效沟通的途径
1、加强团队培训,扫除沟通障碍。基于沟通管理的培训,主要是培训团队成员的沟通技巧、沟通方法,内部沟通制度、沟通方式、沟通责任,旨在提高团队成
员的沟通能力、协作精神,形成沟通习惯、沟通文化,消除沟通障碍、防范沟通危
机。促使每个成员在项目实施过程中能够与成员、与客户、协实现有效沟通,高
质量的完成所承担的工作任务。在项目进展过程中,持续了解组织中沟通的效
果、存在的问题,通过问题的反馈进行针对性的培训,在实践中不断提高沟通水平;
其次是项目背景以及相关信息的传递,使每个成员对项目有一个清晰完整的认识
统一思想,统一认识。只有对项目有清晰的认识的了解,团队成员目标一致,才
能避
免时间和资源的浪费,从而保证了工期、质量、资源等的有效控制。
2、制定沟通计划,明确沟通方法。沟通计划是沟通管理的一项重要工作,是
实现有效沟通的基础和依据。沟通计划也是项目整体计划的一部分。沟通计划要全面、清晰、内容要精简。沟通计划主要包括下面几方面的内容
(1) 区分沟通对象。由于沟通的需求不同,因此在制定沟通计划时首先要区分沟通对象,明确在项目过程中谁需要信息,需要什么样的信息,什么时候需要,怎样
获得。不同的沟通对象采取不同的沟通手段。如项目组织结构、政府相关部门、业主、采购供应商、利益相关者、协。所有这些人员各自需要什么信息、
在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好,都是需要细致
分析的。分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求,这样
建立起来的沟通体系才会全面、有效。
(2) 区分沟通方式。沟通管理计划中要分析不同的沟通对象,他们更容易接受哪种沟通方式,根据不同的沟通目的,采取不同的沟通手段。沟通方式一般分为书
面和口头。口头形式如例会、项目评审、电话交流、自由讨论等。这一方式简单有效,但是不象书面形式那样“白纸黑字”留下记录,因此不适用于类似确认这样的沟通。沟通中不理解的内容一定要表示出来,以求对方的进一步解释,直到达成
共识。书面形式如项目报告、年报、会议记录、会议纪要、备忘录、简报、电子邮件等。书面沟通大多用来进行通知、确认和要求等活动,一般在描述清楚事
情的前提下尽可能简洁,以免增加负担而流于形式。同时要考虑到沟通对象事前
约定的沟通的方式,尽量不去改变。
(3) 确定沟通内容。沟通计划要明确沟通的内容,缩小信息范围,减少不必要的信息交流。为减少分歧,应统一概念,区分不同的语境、环境。在工程的某一阶段
团队成员谁需要什么样的协助和支持,谁需要了解工程的进度、工程的质量、已
完工程的运行效果等。明确绩效报告应提供范围、进度计划、成本、质量、风险和采购哪一方面的内容,是单方面的还是综合的。不同的沟通对象,可能需要的
报告内容侧重点不一样。
(4) 确定沟通时间、频率。什么时间进行沟通,多长时间进行沟通,在工程进行到什么阶段进行沟通。
(5) 明确沟通责任。谁负责沟通,沟通的标准是什么,沟通的效果如何。如发生沟通问题,谁应该负责,怎样去补救。沟通信息由谁来发送、保存、归档,如何分类
利用,如何实现共享。
(6)建立沟通反馈。沟通包括已发送、已收到、已理解、已认可、已转化为
积极行为五个环节,为达到沟通的有效性,沟通管理中要注重沟通的反馈,建立有沟
通-反馈的模式;在制定沟通计划时要充分进行沟通障碍、困难分析。在此项沟通
中在哪一环节容易出现错误,如何加以避免。畅通反馈渠道、减少过滤、正确编
码解码。
