物业管理公司制度汇编之档案管理规定

一、目的与依据为规范物业管理档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业管理单位在物业管理活动中形成的各类文件、资料、图表、声像、实物等。

2. 物业管理单位的规章制度、合同、协议、规划、设计、施工、验收、维修、保养等文件。

3. 物业管理单位的财务、人事、设备、设施、环境、安全等档案。

4. 物业管理单位的会议记录、报告、通知、公告、请示、批复等文件。

5. 物业管理单位的客户资料、投诉、维修记录、巡查记录等。

三、档案管理职责1. 物业管理单位应设立档案室，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理员应具备档案管理专业知识和技能，负责档案的日常管理工作。

3. 物业管理单位各部门应积极配合档案管理员的工作，及时将各类档案送交档案室。

四、档案管理流程1. 档案收集：各部门在形成档案时，应按照档案管理范围及时收集齐全。

2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等工作。

3. 档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对档案进行安全存放、防潮、防虫、防火等工作。

4. 档案利用：档案管理员应按照档案利用规定，为各部门提供档案查阅、复制等服务。

5. 档案销毁：档案管理员应按照档案销毁规定，对过期、失效、无保存价值的档案进行销毁。

五、档案保密1. 物业管理档案属于企业秘密，档案管理员应严格执行保密制度，确保档案安全。

2. 档案查阅、复制、借阅等环节，应严格执行审批手续，确保档案信息不被泄露。

3. 档案管理员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改。

六、档案培训1. 物业管理单位应定期对档案管理员进行业务培训，提高档案管理水平。

2. 各部门应加强对档案管理知识的宣传，提高全体员工的档案意识。

七、监督检查1. 物业管理单位应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范、有序。

规章制度汇编——档案管理制度档案管理制度第一章总则第一条为了健全和规范档案管理工作，有效保护档案资料的完整性和安全性，提高档案的利用价值，制定本规章制度。

第二条本制度适用于本单位所有档案管理工作，所有工作人员必须严格遵守。

第三条本制度内容经过充分讨论和审查，由档案管理部门负责解释和修改。

第四条本制度的宗旨是：依法传承、科学管理、规范运用、实现有效保护和合理利用档案资料。

第二章档案的形成和归档第五条所有部门和个人在工作过程中形成的档案，按照事先确定的归档标准进行分类整理，并及时归档。

第六条归档时应按照文件分类、日期和重要性等因素进行分类，确保档案的完整性和可检索性。

第七条归档后的档案要设立专门的存储设施，进行合理安排和标记。

第八条对于出现需要修改或补充的档案，应在相应档案上注明修改或补充时间，避免误解或混乱。

第三章档案的保管第九条档案保管人员应履行保密义务，严格遵守保密规定，确保档案的安全性。

第十条档案保管人员应尽到防火、防水、防虫蛀等保管职责，定期检查档案文档的完整性和安全性。

第十一条档案保管人员应定期进行翻检，对于出现问题的档案及时进行修复和保养。

第十二条档案保管人员应妥善保管档案袋和档案盒等存储设施，确保档案的安全和完整。

第四章档案的利用第十三条档案利用申请必须符合档案管理部门的相关规定，并有档案管理部门的批准。

第十四条档案利用申请可以采用线上线下两种方式，但必须按照规定填写相应的申请表格。

第十五条档案利用申请经过审批后，档案管理部门应尽快提供需要的档案资料，并记录利用情况。

第十六条档案利用过程中，必须按照规定的方式进行查阅和复制，严禁私自拍照或拷贝档案。

第五章档案的整编和处理第十七条档案管理部门应根据需要对档案进行整编和归档号的调整，确保档案的有序性和规范性。

第十八条对于无用档案的处理，需要进行报废程序，严禁擅自销毁或转移档案。

第十九条对于借出档案的归还，应在规定时间内完成，归还后应进行验收和整理工作。

物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。

供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。

5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。

1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。

物业管理公司制度汇编之档案管理规定Ting Bao was revised on January 6, 20021某物业管理公司制度汇编之档案管理制度编制本手册主要目的是给予公司各级员工工作上之参考，尤其是指导公司办公文件及档案管理。

本手册内容基于公司环境条件不同，故实际施行细节可允许作部分变动，但由公司指示而定。

本手册内容主要为：一.公司档案管理制度二.公司档案保管一.档案管理规定1、公司各物业项目的档案资料规定由主管(包括代理主管)负责监督保管，由管理处文员专职文件存档、注记工作。

2、有关验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、档案在历任主管调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

6、档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将作适当处分。

9、档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对管理有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

二.管理保密规定1、管理处工作范围内所有的公司内部资料，业主、用户单元和管理处员工个人资料及其内所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2、业主、用户及员工资料统一存放在管理处办公室文件柜中，由管理处秘书专人负责备注、记录及存档等工作，由主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司作为管理多户物业的机构，其档案管理制度对于保障业主权益、提高工作效率至关重要。

本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类与整理、档案保密措施、档案管理的监督与评估等五个方面进行详细阐述。

一、档案管理的重要性1.1 保障业主权益：档案管理可以记录物业管理过程中的重要信息，确保业主权益不受侵犯。

1.2 提高工作效率：规范的档案管理制度可以提高工作效率，避免信息混乱和重复劳动。

1.3 法律合规：合理的档案管理可以确保物业管理公司在法律法规的框架下运作，避免违法行为。

二、档案管理制度的建立2.1 设立档案管理部门：物业管理公司应设立专门的档案管理部门负责档案管理工作。

2.2 制定档案管理规章制度：制定档案管理规章制度，明确档案管理的流程、责任人和权限。

2.3 培训员工：对员工进行档案管理培训，提高员工对档案管理的重视和专业水平。

三、档案分类与整理3.1 按照内容分类：将档案按照内容进行分类，如合同档案、维修档案、财务档案等。

3.2 按照时间分类：将档案按照时间顺序进行分类，方便查阅和管理。

3.3 定期整理：定期对档案进行整理和清理，保持档案的整洁和完整性。

四、档案保密措施4.1 设立权限管理制度：对档案的查阅和修改进行权限管理，确保档案的安全性。

4.2 数据加密：对电子档案进行加密处理，防止信息泄露。

4.3 定期备份：定期对档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。

五、档案管理的监督与评估5.1 定期检查：定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的执行情况。

5.2 建立评估机制：建立档案管理的评估机制，对档案管理工作进行评估和改进。

5.3 及时反馈：对评估结果进行及时反馈，及时纠正存在的问题，提高档案管理效率和质量。

结语：物业管理公司档案管理制度的建立和执行对于提高公司管理水平和服务质量至关重要。

只有建立完善的档案管理制度，才能更好地保障业主权益，提高工作效率，确保公司的合法合规运作。

物业管理处档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理处档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理处所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。

二、档案分类1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、合同协议档案等。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并建立相应的档案目录。

三、档案收集1. 物业管理处应指定专人负责档案的收集工作，确保所有相关文件、资料的完整性。

2. 收集的档案资料应包括但不限于：物业管理合同、业主资料、设备设施档案、维修记录、安全事故记录等。

四、档案整理与归档1. 档案整理应按照分类进行，确保每份文件资料的系统性和逻辑性。

2. 归档时应编制档案索引，便于检索和查阅。

五、档案保管1. 档案保管应选择干燥、通风、防潮、防火的环境，确保档案的安全。

2. 定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏或丢失。

六、档案利用1. 档案利用应遵循保密原则，未经授权不得随意查阅、复制或传播档案内容。

2. 需要查阅档案的人员应填写查阅申请表，并经物业管理处负责人批准后方可查阅。

七、档案更新与销毁1. 对于需要更新的档案，应及时进行更新，并做好更新记录。

2. 对于过时或无用的档案，应按照规定程序进行销毁，防止信息泄露。

八、档案责任1. 物业管理处负责人对档案管理工作负总责，确保档案管理工作的有效性。

2. 档案管理人员应对档案的收集、整理、保管等工作负责，确保档案的完整与安全。

九、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理处负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应由物业管理处提出，经批准后方可执行。

请根据实际情况调整上述内容，确保其符合具体物业管理处的需求和规定。

物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。

三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。

五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。

2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。

六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。

2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。

七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。

八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。

2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。

九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。

十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。

请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。

档案管理制度
一、管理部门
1、公司各部门负责对归属于本部门的文件进行归档保管。

2、公司档案目录及编号原则由总经办统一制定管理。

二、文件归档
1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应追查后归
档。

2、文件如有抽取保存者，应由该部门主管签字认可。

3、检查文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应交回相关部
门补办。

4、对已归档的每类档案，在卷首都应有标明档案内容的详细
目录。

三、档案分类
1、档案分类应视文件内容、业务项目等因素，按大类、小类
进行分类，再在同类中依序分为若干小类。

2、档案分类应力求切合实际。

四、档案名称及编号
1、档案各级分类应有一个简明扼要的名称，以充分表示档案
内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

2、各级分类、目次的编号均以十进阿拉伯数字表示。

3、档案分类各级名称及代表数字一经确定后，不得任意修改。

五、保存期限
1、相关文件依国家有关规定保存期限保存。

2、财务会计档案依财务会计档案管规定保存。

3、公司内部文件及其他文件视情况进行保存。

六、档案清理
1、负责管理档案的人员应随时维护档案的清洁，定期进行整
理。

2、凡保存期届满的文件档案，销毁前造册呈总物业经理核准
后予以销毁，必要时向主管机关备案。

七、其他规定
1、档案管理人员要增强档案安全保护意识，加强安全保护措
施。

2、严格档案借阅手续，确保档案的完整与安全。

第一章总则第一条为加强物业管理公司档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案资料完整、准确、安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司所有档案资料的管理。

第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性：确保档案资料齐全，不得遗失、损毁；2. 准确性：档案资料内容真实、准确；3. 安全性：确保档案资料安全，防止泄露、丢失；4. 便捷性：方便档案资料的查阅和利用。

第二章档案分类与归档第四条档案分类：1. 综合档案：包括公司组织机构、制度文件、会议记录、工作总结等；2. 业主档案：包括业主基本信息、合同、投诉、维修记录等；3. 物业档案：包括物业设施设备资料、维修保养记录、绿化养护记录等；4. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、审计报告等。

第五条归档范围：1. 公司内部形成的各类文件、资料；2. 业主提交的各类文件、资料；3. 物业管理活动产生的各类文件、资料；4. 财务活动产生的各类文件、资料。

第六条归档时间：1. 综合档案：每月归档一次；2. 业主档案：每季度归档一次；3. 物业档案：每半年归档一次；4. 财务档案：每年归档一次。

第三章档案整理与保管第七条档案整理：1. 按照档案分类、归档范围、归档时间进行整理；2. 对档案资料进行编号、编目、编制索引；3. 对重要档案资料进行备份。

第八条档案保管：1. 档案资料应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防盗的档案柜（室）内；2. 定期检查档案保管条件，确保档案资料安全；3. 档案资料不得擅自借阅、复制、泄露。

第四章档案利用第九条档案利用：1. 档案资料查阅：需填写查阅申请，经批准后方可查阅；2. 档案资料复制：需填写复制申请，经批准后方可复制；3. 档案资料借阅：需填写借阅申请，经批准后方可借阅。

第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

第十一条对违反档案管理制度，造成档案资料遗失、损毁、泄露等行为的，予以通报批评，并追究相关责任。

物业档案管理规章制度大全第一章总则为规范物业档案管理工作，提高物业档案管理工作的效率和质量，特制定本规章制度。

第二章物业档案管理的基本要求1. 物业档案管理的基本要求是要求物业管理公司在开展业务工作的同时对物业档案进行规范管理，确保档案的完整性、准确性和保密性。

2. 物业档案管理的责任主体为物业管理公司，具体承担管理工作的单位为物业管理部门。

第三章物业档案管理的内容1. 物业档案管理的内容包括但不限于对物业项目的建筑档案、业主档案、合同档案、财务档案、相关证件档案等进行管理。

2. 进行档案管理的具体工作为档案的登记、归档、整理、借阅和销毁等。

第四章物业档案管理的原则1. 物业档案管理的原则为依法管理、依规管理、依技术管理。

2. 依法管理是指物业档案管理要遵守国家相关法律法规和规章制度，确保管理工作的合法性。

3. 依规管理是指物业档案管理要遵守公司制定的管理规章制度，确保管理工作的规范性。

4. 依技术管理是指物业档案管理要应用科学技术手段，提高管理工作的效率和质量。

第五章物业档案管理的责任1. 物业档案管理的领导者要制定物业档案管理工作的制度和计划，督促各部门按照制度和计划执行。

2. 物业档案管理的部门要负责档案的登记、归档、整理、借阅和销毁等工作，并定期检查档案管理工作情况。

3. 物业档案管理的工作人员要严格遵守管理规章制度，认真履行管理职责，确保档案管理的有效性。

第六章物业档案管理的具体工作1. 档案的登记：物业档案管理部门要对收到的档案进行登记，并建立档案档号系统，确保档案的唯一性。

2. 档案的归档：物业档案管理部门要对登记的档案进行分类、整理，按照规定的存档期限进行归档。

3. 档案的整理：物业档案管理部门要定期对档案进行整理，清理无用档案，补充遗漏档案，确保档案的完整性。

4. 档案的借阅：物业档案管理部门要对需要借阅档案的人员进行审核，并在借阅期限内提供所需档案。

5. 档案的销毁：物业档案管理部门要对规定销毁的档案进行审查，确保档案管理工作的安全性。