供应商档案资料应包含的内容

供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中至关重要的一环。

一个规范的供应商档案管理系统能够帮助企业更好地管理供应商信息，提高采购效率，降低采购风险。

本文将详细介绍供应商档案管理的规范要求和具体实施方法。

一、建立供应商档案1.1 完整收集供应商信息在建立供应商档案时，必须完整收集供应商的基本信息，包括企业名称、注册地址、联系人、联系方式等。

同时，还应该收集供应商的资质证书、经营范围、生产能力等相关信息，以便对供应商进行综合评估和筛选。

1.2 设定供应商分类标准根据企业采购的需求和特点，可以将供应商分为不同的类别，如核心供应商、战略供应商、一般供应商等。

根据不同类别的供应商，可以制定不同的管理要求和评估标准，以便更好地管理和评估供应商的绩效。

1.3 建立供应商评估体系建立供应商评估体系是供应商档案管理的重要内容。

可以根据供应商的信用、质量、交货准时率等指标进行评估，并制定相应的评估标准和评估周期。

评估结果可以作为供应商绩效考核和合作决策的依据。

二、更新和维护供应商档案2.1 定期更新供应商信息供应商的信息是动态变化的，企业应定期更新供应商档案中的信息。

例如，供应商的营业执照到期、注册地址变更、联系人变更等情况都需要及时更新，以保证档案的准确性和完整性。

2.2 建立供应商变更管理流程当供应商的信息发生变更时，企业应建立相应的变更管理流程。

包括供应商信息变更的申请、审批和更新等环节，以确保变更过程的规范和有效性。

2.3 定期审查供应商绩效除了定期更新供应商信息外，企业还应定期审查供应商的绩效。

可以根据评估体系中设定的指标，对供应商的质量、交货准时率、售后服务等方面进行评估，并根据评估结果对供应商进行分类管理和合作决策。

三、保护供应商信息安全3.1 建立供应商信息保密制度供应商的信息属于企业的商业秘密，应建立相应的保密制度。

包括对供应商信息的访问权限控制、信息传输加密、信息备份等措施，以保证供应商信息的安全性。

供应商档案管理规范一、背景介绍供应商档案管理是企业采购管理中的重要环节，对于确保供应链的可靠性和稳定性具有重要意义。

通过建立规范的供应商档案管理制度，可以有效管理供应商信息，提高供应商的管理水平，降低采购风险，确保企业的采购活动顺利进行。

二、目的本文旨在规范供应商档案的管理，确保供应商信息的准确性、完整性和及时性，提高供应商管理的效率和质量。

三、适用范围适用于企业的供应商档案管理工作。

四、管理要求1. 档案建立a. 供应商档案应按照一定的分类标准进行建立，如供应商类型、产品类别等。

b. 档案信息应包括供应商基本信息、资质证书、产品质量信息、合作协议等。

c. 档案建立时应注明建档日期、建档人员等相关信息。

2. 档案归档a. 档案应按照一定的存档期限进行归档，如按年度进行归档。

b. 归档时应注明归档日期、归档人员等相关信息。

c. 归档后的档案应妥善保管，确保档案的安全性和完整性。

3. 档案更新a. 供应商档案应定期进行更新，确保档案信息的准确性和完整性。

b. 档案更新应记录更新日期、更新内容等相关信息。

4. 档案查询与检索a. 供应商档案应建立相应的查询与检索机制，方便用户快速查询和检索相关信息。

b. 档案查询与检索应确保信息的安全性和保密性。

5. 档案备份与恢复a. 供应商档案应定期进行备份，确保档案信息的安全性。

b. 档案备份应保存在安全可靠的介质中，备份数据应与原始数据保持一致。

c. 档案恢复时应确保数据的完整性和准确性。

6. 档案销毁a. 档案归档期满后，应按照一定的销毁程序进行销毁。

b. 档案销毁应记录销毁日期、销毁人员等相关信息。

五、责任与监督1. 企业应指定专人负责供应商档案管理工作，并明确其职责和权限。

2. 企业应建立相应的监督机制，对供应商档案管理工作进行监督和检查。

3. 违反供应商档案管理规范的行为将受到相应的纪律处分。

六、培训与沟通1. 企业应定期组织供应商档案管理培训，提高相关人员的管理水平和意识。

供应商档案管理规范一、背景介绍供应商是企业运营中不可或缺的重要组成部分，供应商档案管理的规范性对于企业的运营和管理具有重要意义。

本文将介绍供应商档案管理的相关要求和规范，以确保供应商档案的准确性、完整性和可靠性。

二、供应商档案管理的目的1. 确保供应商信息的准确性：及时更新供应商的基本信息，包括供应商名称、联系人、联系方式等，确保信息的真实可靠。

2. 确保供应商资质的合规性：对供应商的营业执照、资质证书等进行核实和管理，确保供应商的合法合规。

3. 优化供应商评估和选择流程：通过对供应商的评估和筛选，确保选择到具备良好信誉和稳定供货能力的供应商。

4. 提高供应链的管理效率：通过规范供应商档案管理，减少信息的重复录入和查询时间，提高供应链管理的效率。

三、供应商档案管理的要求和规范1. 供应商信息的收集和录入a. 收集供应商的基本信息，包括供应商名称、地址、联系人、联系方式等。

b. 对供应商的资质证书、营业执照等进行核实和录入。

c. 对供应商的信用评估结果进行记录和归档。

2. 供应商信息的更新和维护a. 定期对供应商的基本信息进行更新和维护，确保信息的准确性。

b. 对供应商的资质证书、营业执照等进行定期复核和更新。

c. 对供应商的信用评估结果进行跟踪和更新。

3. 供应商评估和筛选a. 设立供应商评估标准，包括供应商的信用状况、质量管理体系、交货能力等。

b. 对新供应商进行评估和筛选，确保选择到具备良好信誉和稳定供货能力的供应商。

c. 对现有供应商进行定期评估和绩效考核，确保供应商的稳定性和可靠性。

4. 供应商档案的归档和保管a. 对供应商档案进行分类和编号，确保档案的组织和管理的规范性。

b. 设立档案保管制度，确保供应商档案的安全性和机密性。

c. 对供应商档案进行定期归档和备份，以防止档案丢失或损坏。

5. 供应商档案的查询和利用a. 设立供应商档案查询的流程和权限，确保信息的安全和保密。

b. 提供供应商档案的查询和利用的便捷工具和系统，提高查询的效率和准确性。

供应商建档材料明细一、学校建供应商档案目的：1、为网上竞价系统作前期准备，网上竞价工作开展时通过审查的方可参与网上竞价，由设备科分配帐户及口令。

2、日常零星采购询价，通过审查并建档的供应商方可作为日常采购供应商。

3、通过审查的供应商方可作为批量大宗设备及大型精密设备招标的询价商。

二、建档原则：供应商资质可信、资金充裕、管理科学、服务周全、货真价实、信誉良好的进入建档范围。

建档后学校采购时优先考虑。

三、建档材料明细1、公司资质文件复印件，加盖公章。

（营业执照、经营范围、厂家授权销售证明等）2、公司业绩（业务内容、业务价格、公司业务甲需方联系人及联系电话等）3、公司经营设备的有关资料（设备名称、设备型号、设备技术规格、设备价格）每月一报或每季度一报）四、建档分工：进口设备供应商。

IT及家电类供应商国产分析测试类设备供应商供应商资质审核1、申请在学校设备科建档的供应商应当符合下列条件：（一）凡具有法人资格，能够独立承担民事责任，有生产或供应能力的国内企事业单位，在中国注册的外国独资或中外合资、合作企业，均可申请加入。

（二）遵纪守法，规范经营，财务状况良好，依法纳税；（三）具有良好的售后服务和完善的技术保障；（四）具有良好的履约能力和诚信记录；（五）具备上网条件。

2、供应商要向设备科提交以下书面材料的复印件，并加盖公章：（一）企业营业执照和企业组织机构代码证；（二）税务登记证；（三）上一年度财务报表；（四）相关的资质证书；（五）公司邮政地址、联系人、电话、电子邮件地址；（五）法人代表授权书（在中国海洋大学开展业务的授权）3、其他要求。

（一）供应商会员负责对本单位信息进行维护、更新，凡涉及工商、税务、银行帐户、业务资质、业务员更换）等重要事项的变更，应在变更之日起3个工作日内自行维护变更的信息，并向设备科提供有效的书面材料以备核实。

（二）供应商涉及可能影响履约能力的重大事项，包括经营范围变化，重大投资行为，主要资产抵押、出售，信用、信贷等级变化，重大合同纠纷，重大诉讼等，应及时书面通知设备科。

供应商档案管理规程目的：建立物料供应商档案管理制度，确保供应商的相关资质符合要求。

范围：适用于物料供应商的档案管理。

责任：质保部、生产部、供应部对本标准的实施负责。

内容：一、凡公司确定的原辅料供应厂家，均应对其设立档案管理。

二、档案的建立、保存，有关技术资料的收集，由质保部设专人负责管理。

三、质量档案内容包括（带*为必须归档内容）：1、供应厂家的概况、供货能力的简介；2、供应商的资质材料：*包括生产许可证、营业执照、GMP证书、药品注册证（药包材容器注册证）、质量标准、质量协议、法人授权委托书（带有销售人员的身份证复印件）；如从经营企业购进，还需对经营企业的营业执照、经营许可证、GSP证书。

注：上述资料应在有限期内，生产或经营的范围包括供货的物料。

3、企业的质量信誉等；4、所供物料的生产工艺流程及质量控制情况。

5、生产和检验所用仪器、仪表、设备情况。

6、首次样品检验数据（记录）和报告*7、每批次供应商的检验报告；*8、现场质量审计报告；*9、产品稳定性考察报告；*10、定期的质量回顾分析报告*四、质保部定期对收到的信息进行清理、存档，作为今后是否继续确定其为供应商的依据。

五、档案属公司机密文件，任何部门和个人借阅时不得带出公司。

六、附件：供应单位备案具体资料要求1、原辅料供应商备案资料目录（1）营业执照（2）药品生产许可证（3）组织机构代码证（4）税务登记证（5）注册证（或其它有效的生产批件）（6）GMP证书（7）质量保证体系情况（包括质量认证证书、质量管理网络图、质量管理人员情况等）（8）产品执行标准（9）检测设备情况一览表（10）生产设备情况一览表（11）上级单位出具的监督检查报告书（12）项目不能全检的必须附委托检验单位的检验报告（13）法人委托书及业务员身份证复印件2、内包材供应商备案资料目录（1）营业执照（2）组织机构代码证（3）税务登记证（4）药包材注册证（或其它有效的生产批件）（5）质量保证体系情况或质量认证证书或质量管理网络图（6）检测设备情况一览表（7）生产设备一览表（8）上级部门出具的洁净度检测报告（9）上级单位出具的产品检验报告（10）法人委托书及业务员身份证复印件3、外包材供应商备案资料目录（1）营业执照（2）组织机构代码证（3）税务登记证（4）印刷许可证（5）商标印刷许可证（6）条码印刷许可证（7）质量保证体系情况（包括质量认证证书、质量管理网络图、质量管理人员情况等）（8）防止印刷差错或混淆的管理制度（9）业务联系人身份证复印件4、辅料、原料药、内包材经营单位备案资料目录（1）营业执照（2）组织机构代码证（3）税务登记证（4）药品经营许可证（5）质量保证体系情况或质量认证证书或质量管理网络图（6）生产单位的授权委托书（7）业务联系人身份证复印。

供应商档案管理制度第1章总则第1条目的为了规范供应商资料和档案管理工作，特制定本制度，具体目的如下。

1. 确保各种资料、文件、记录的完整性。

2. 更好地了解供应商的制程能力和质量管理能力。

3. 更清楚地确认供应商是否有提供符合成本、交期、质量的产品的能力。

第2条适用范围本制度适用于采购部的供应商档案管理相关工作。

第3条管理职责1. 供应商管理专员负责各种工作资料的收集、整理、分类、移交等工作。

2. 档案管理人员负责各种供应商资料和档案的保管和提供利用等事项。

第2章供应商档案的建立第4条档案分类供应商管理专员需对档案进行分类，以便进行分类管理，具体的分类方法如下。

1. 按档案的时间序列可划分为:老供应商、新供应商、未来供应商。

新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2. 按交易过程可划分为:曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。

对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类供应商，需逐步充实和完善其档案内容;对于第三类供应商，档案管理的重点是全面收集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3. 按供应商性质可划分为:特殊公司、普通公司等。

因为供应商的性质、供应特点、供应方式、供应量存在不同，对它们所实施的档案管理的特点也不尽相同。

4. 按供应数量和市场地位可划分为:主要供应商、一般供应商。

供应商档案管理的重点应放在主要供应商上。

第5条建立权限为了便于管理，所有供应商资料必须归档，由档案管理人员专职管理供应商的档案资料。

第6条供应商档案资料的范围供应商的档案资料主要包括但不限于以下八项内容。

1. 供应商调查表。

2. 供应商产品价格登记表。

3. 供应商采购合同原件及复印件。

4. 供应商洽谈登记表原件及复印件。

5. 采购谈判与合同签订现场的影像资料。

6. 供应商销售业绩分析表。

7. 供应商考核评价表。

8. 供应商考核结果处理表。

第7条收集供应商资料1. 公司调查、选择和评价供应商后，应在一个月之内，由供应商管理专员将该供应商的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。

供应商档案管理规范标题：供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中至关重要的一环，规范的供应商档案管理可以有效提高采购效率，降低采购风险，保障企业利益。

本文将从供应商资质审核、档案建立、信息更新、档案保密和档案利用等五个方面详细介绍供应商档案管理的规范要求。

一、供应商资质审核1.1 确保供应商资质符合法律法规要求，具备合法经营资质。

1.2 定期对供应商进行资质审核，确保其生产能力和产品质量符合企业要求。

1.3 建立供应商资质档案，记录审核结果和相关证明文件，及时更新。

二、档案建立2.1 在与供应商签订合作协议前，建立完整的供应商档案，包括企业基本信息、产品质量、生产能力等内容。

2.2 档案建立应包括供应商的组织结构、人员构成、质量管理体系等信息，以便企业全面了解供应商情况。

2.3 档案建立应遵循规范的管理程序，确保信息准确完整，便于后续管理和查询。

三、信息更新3.1 定期对供应商档案进行更新，及时记录供应商变更的信息，如企业名称、地址、联系方式等。

3.2 对供应商的资质证明和相关文件进行定期复核，确保信息真实有效。

3.3 对供应商产品质量、价格等信息进行跟踪监控，及时更新档案内容。

四、档案保密4.1 供应商档案属于企业重要资料，应建立完善的保密制度，限制档案查阅权限。

4.2 禁止将供应商档案外传或泄露给未经授权的人员，确保信息安全。

4.3 定期对档案进行备份和存储，防止信息丢失或损坏。

五、档案利用5.1 供应商档案不仅是供应商管理的重要依据，也是企业决策的重要参考。

5.2 档案信息可以用于评估供应商绩效、制定采购计划和开展供应商谈判。

5.3 合理利用供应商档案，可以帮助企业优化采购流程，提高采购效率和降低成本。

结语：供应商档案管理规范是企业采购管理中不可或缺的一环，只有建立规范的档案管理制度，才能有效管理供应商关系，降低采购风险，提高企业竞争力。

企业应严格执行供应商档案管理规范，不断完善管理制度，确保供应商档案的准确性、完整性和保密性，为企业可持续发展提供有力支持。

供应商档案管理制度(优秀8篇)条供应商管理内容篇一1. 供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。

这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。

供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人；公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。

2. 供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

3. 业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

供应商管理制度篇二1、目的为规范供应商管理，建立安全、稳定的供应商队伍，确保本企业能得到及时、长期、稳定的高质量的物料和服务，防止外购原材料、零件、设备的原因影响产品的质量以及安全事故，特制定本制度。

2、范围本制度适用于长期向本企业提供原辅材料、零部件、设备以及配套服务的所有供应商。

3、职责3.1 采购部门负责对外原材料的采购、供应商资质鉴定、信用等级评价。

3.2 质量部负责采购产品的抽样检验工作，对供应商品质体系进行评估与定期稽核。

3.3 总经理负责批准《合格供应商名单》。

4、内容4.1 实施程序4.1.1 采购部门负责对供应商的管理，生产、质量、技术等部门予以协助。

4.1.2 采购部门进行初步调查，填写《供应商基本资料表》。

调查内容包括供应商的供货水平、产品质量状况、价格水平、生产技术水平、财务状况、信用状况和管理水平等。

4.2 样品需求与样品确认4.2.1 如企业有样品需求，由采购部门通知供应商送交样品，采购人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。

4.2.2 样品应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于两件。

4.2.3 样品在送达企业后，由企业的设计部门、质量部门完成对样品的外观、性能指标等质量方面的检验，并填写《样品确认表》。

供应商档案管理制度1. 引言供应商档案管理是一个组织机构必须进行的重要管理工作。

供应商档案管理制度旨在规范和优化供应商档案的建立、归档、检索与维护，为组织机构的供应商管理提供有力的支持和保障。

2. 目的和范围2.1 目的本管理制度的目的是确保供应商档案的准确性、完整性和可靠性，便于组织机构对供应商信息进行管理和评估，同时提高供应商管理的效率和质量，降低风险。

2.2 范围本管理制度适用于组织机构的供应商档案管理工作，包括供应商档案的建立、归档、检索和维护等环节。

3. 档案管理流程3.1 档案建立3.1.1 供应商信息采集组织机构应根据需要，采集供应商的基本信息，包括但不限于供应商名称、地址、联系人、联系方式等重要信息，并进行认证和验证。

3.1.2 档案编号分配每个供应商在建立档案时应分配一个唯一的档案编号，以便于后续的归档和检索工作。

3.1.3 信息录入和整理将采集到的供应商信息进行分类整理，并录入到相应的档案电子系统或纸质档案中，确保信息的准确性和完整性。

3.2 档案归档3.2.1 归档分类根据供应商的性质、经营范围或其他相关特征，将供应商档案进行分类归档，以提高检索效率。

3.2.2 归档存储采用合适的存储介质，对供应商档案进行合理存放和保管，防止损坏、遗失或泄露，确保档案的安全性和保密性。

3.2.3 归档记录在进行档案归档工作时，应制作归档记录，包括档案编号、归档日期、归档人员等信息，以便于后续的追溯和管理。

3.3 档案检索与利用3.3.1 检索方式建立供应商档案检索系统，提供简便的检索方式，包括按供应商名称、编号、关键词等进行检索，以满足组织机构各级人员的需要。

3.3.2 档案保密对于涉及商业机密或敏感信息的供应商档案，应加强保密措施，合理管理档案的访问权限，以防止信息泄露。

3.3.3 档案利用供应商档案不仅是供组织机构管理使用，还可以作为决策依据和供应商绩效评估的重要依据，应充分发挥档案的价值和作用。

供应商档案管理规范一、背景介绍为了更好地管理和监督供应商，确保供应链的稳定性和可靠性，公司制定了供应商档案管理规范。

该规范旨在建立一个完善的供应商档案管理体系，确保供应商档案的准确性、完整性和及时性，为公司的采购决策提供可靠的依据。

二、档案管理的目的和原则1. 目的：供应商档案管理的目的是为了记录和管理供应商的基本信息、合作情况和评估结果，以便及时了解供应商的能力和信誉，为合作决策提供依据。

2. 原则：(1) 准确性原则：档案信息必须真实、准确、完整，及时更新。

(2) 保密性原则：供应商档案信息必须严格保密，仅限授权人员查阅和使用。

(3) 一致性原则：档案信息的格式、内容和管理方式必须统一，便于查询和比较。

(4) 审核原则：定期对供应商档案进行审核，确保其有效性和可靠性。

三、档案管理的内容和要求1. 基本信息：(1) 供应商名称：记录供应商的全称或简称。

(2) 注册信息：包括供应商的注册地址、注册资本、法定代表人等。

(3) 联系方式：包括供应商的联系人、联系电话、邮箱等。

(4) 经营范围：记录供应商的主要经营范围和产品/服务类别。

2. 合作情况：(1) 合同信息：记录与供应商签订的合同的基本信息，包括合同编号、签订日期、有效期等。

(2) 交付情况：记录供应商的交付能力和交付情况，包括交付准时率、交付质量等。

(3) 服务情况：记录供应商的售后服务情况，包括服务响应时间、问题解决能力等。

3. 评估结果：(1) 质量评估：记录供应商的产品/服务质量评估结果，包括质量合格率、客户投诉率等。

(2) 供应能力评估：记录供应商的供应能力评估结果，包括供货能力、库存管理能力等。

(3) 信用评估：记录供应商的信用评估结果，包括付款能力、合作诚信度等。

4. 更新和存储：(1) 更新频率：供应商档案信息应定期更新，确保信息的准确性和及时性。

(2) 存储方式：供应商档案信息应妥善存储，可以采用电子档案管理系统或实物档案管理方式。

供应商档案管理规范一、背景介绍随着企业的发展，供应商档案管理变得越来越重要。

供应商档案是企业与供应商之间合作的基础，对于保证供应链的稳定性和质量的提升起着关键作用。

为了规范供应商档案管理，提高供应商管理效率和准确性，制定本规范。

二、目的本规范的目的是确保供应商档案的完整性、准确性和可靠性，提高供应商管理的规范性和效率，降低风险，并为企业的采购决策提供有力支持。

三、适合范围本规范适合于所有与企业有供应关系的供应商档案的管理，包括但不限于原材料、设备、服务等供应商。

四、档案管理流程1. 供应商登记a. 供应商需填写供应商登记表，包括公司名称、联系方式、注册资本、经营范围等基本信息。

b. 提供供应商的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证件的复印件。

c. 提供供应商的质量管理体系认证证书的复印件（如ISO9001等）。

d. 提供供应商的产品质量检测报告、合格证明等相关材料。

2. 档案建立a. 根据供应商登记表和提供的相关材料，建立供应商档案。

b. 档案包括供应商基本信息、证件复印件、质量管理体系认证证书、产品质量检测报告等。

3. 档案更新a. 定期对供应商档案进行更新，确保信息的准确性和及时性。

b. 当供应商有重大变动时，如公司名称、法定代表人、注册资本等，需及时更新档案。

4. 档案存储a. 档案应存储在专门的档案室或者电子档案管理系统中，确保档案的安全性和可检索性。

b. 档案存储应按照一定的分类和编号规则进行，方便管理和查找。

五、档案管理要求1. 完整性要求a. 档案应包括供应商的基本信息、证件复印件、质量管理体系认证证书、产品质量检测报告等。

b. 档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。

2. 准确性要求a. 档案中的信息应真实、准确、完整，不得有虚假信息。

b. 档案更新时，应核实相关信息的准确性。

3. 保密性要求a. 档案应妥善保管，确保供应商的商业秘密不被泄露。

b. 档案室应设有相应的安全措施，如防火、防水、防盗等。

供应商档案管理一、实行供应商档案管理的目的可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率二、供应商档案管理内容（1）档案基础知识档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件（2）供应商档案建立的必要性1.法规要求：《食品安全法》第三十九条食品经营者采购食品，应当查验供货者的许可证和食品合格的证明文件。

食品经营企业应当建立食品进货查验记录制度，如实记录食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。

食品进货查验记录应当真实，保存期限不得少于二年。

实行统一配送经营方式的食品经营企业，可以由企业总部统一查验供货者的许可证和食品合格的证明文件，进行食品进货查验记录。

2.对质量保证的必要性更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣（3）供应商档案的管理1.采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等2.对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码3.建立分门别类的供应商基本资料档案。

（1）供应商档案管理：a、基本情况：供应商代码/供应商名称/供方地址/开户银行/开户帐号/税号/联系人/电话/传真/手机b、资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期/质量体系证书/证书到期日期/ 3C认证3C认证到期日期/产品标识/行业检测报告及有效期/企业简介/配套主机情况/供方基本情况调查表c、合同类：供方质量保证协议/配套产品保用服务协议/合同及合同编号/技术协议d、产品类：物料编码/产品名称/图号/价格/企业行业标准/产品执行标准e、流程类：样品小批鉴定表/供方评价记录/供方批准表格（2）一般文件：往来传真等1.建立不同供应商的商品”台账”制度.为每种商品以及相应的供应商建立专门的台账,以明晰商品的存与销情况.”台账”内容包括供应商代码、商品代码、商品序号、商品名称、规格、进货量、计量单位、进价、售价、销售额、累计销售额和毛利率2.分门别类地管理采购合同三、供应商档案管理内容注意事项：1.1具有详细的联系地址，EMAIL，网址1.2合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单称呼1.3供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“润驰服饰公司”，正确合法的叫法应该是“广东润驰服饰有限公司”1.4详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼1.5供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电话和商用传真等1.6联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重大问题时联系用，且可随时控制供方业务跑单的操作可能性，以减少公司的采购风险1.7档案应含有供方的经营范围，应该具体详细供方的产品类型，档次，销售渠道等1.8档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等2.供应商档案保存要求2.1对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料输入到系统软件中，输入的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼2.2供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核过的供应商，应备注“资料已审核”字样2.3对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电脑，方便需要时用或进行开发以备用2.4若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保存2.5对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表2.6对于终止合作的供应商资料根据实际情况判定是否可再次起用，并做相关的备注说明3.档案的机密性3.1供应商档案资料严禁非采购部门人员未经采购部经理许可的情况下翻阅3.2存于电脑上的供应商资料文档应当设置相应安全码采购人员应该做好相关资料的机密性，不能将供应商相关信息随意透露给其他部门，更不可将相关信息透露给供应他供应商或是公司客户4.供应商档案是一系列动态档案，不是尘封的✓按照规定的位置存放——确保可检索✓定期整理——至少1个月1次✓过期资料打包——每年1次✓电子档案：标题明确——供应商、内容、日期✓保密——尊重对方。

第一章总则第一条为加强公司客户与供应商的管理，确保客户和供应商信息的准确、完整、安全，提高公司市场竞争力，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有客户与供应商档案的管理，包括客户信息、供应商信息、合作记录、评价反馈等。

第三条客户与供应商档案管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保档案内容全面、真实、准确；2. 及时性：档案更新要及时，反映客户和供应商的最新情况；3. 安全性：档案保密，防止泄露；4. 可追溯性：档案记录清晰，便于查询。

第二章档案内容第四条客户档案应包括以下内容：1. 客户基本信息：包括公司名称、法定代表人、注册资本、经营范围、联系方式等；2. 合作历史：包括合作项目、合作时间、合作内容、合作成果等；3. 评价反馈：包括客户满意度、产品质量、售后服务等方面的评价；4. 信用记录：包括客户信用等级、违约情况等。

第五条供应商档案应包括以下内容：1. 供应商基本信息：包括公司名称、法定代表人、注册资本、经营范围、联系方式等；2. 产品信息：包括产品名称、规格、型号、质量标准等；3. 供应历史：包括供应时间、供应数量、供应价格、供应质量等；4. 评价反馈：包括供应商信誉、产品质量、交货及时性等方面的评价；5. 信用记录：包括供应商信用等级、违约情况等。

第三章档案管理职责第六条公司设立客户供应商档案管理小组，负责档案的收集、整理、保管和更新工作。

第七条客户供应商档案管理小组成员职责：1. 负责档案的收集和整理，确保档案的完整性；2. 负责档案的保管，确保档案的安全性；3. 负责档案的更新，确保档案的及时性；4. 负责档案的查询和提供，确保档案的可追溯性。

第四章档案管理流程第八条档案收集：1. 对新客户和供应商，收集其基本信息、合作历史、评价反馈、信用记录等；2. 对现有客户和供应商，定期收集其最新信息。

第九条档案整理：1. 对收集到的档案资料进行分类、归档；2. 对档案资料进行编号，建立档案目录。

食品进货与供货商档案相对应制度是指企业在进行食品进货的过程中，建立与供货商相对应的档案管理制度。

具体内容包括：
1. 供货商基本信息档案：对每个供货商建立基本信息档案，包括供货商名称、联系方式、地址等信息。

2. 供货合同档案：将与供货商签订的供货合同及相关文件整理归档，便于查询和核查。

3. 供货商证照档案：建立供货商的证照档案，包括营业执照、食品经营许可证等证照副本。

4. 供货商质量及食品安全档案：记录供货商的质量管理体系、产品质量检测报告、食品安全管理要求等相关信息。

5. 供货商评价评估档案：对供货商进行定期评价和评估，记录评价结果和改进意见。

6. 供货商不良记录档案：记录供货商的重大质量问题、食品安全问题及相应的处理措施和结果。

7. 供货商价格及供货档案：记录供货商的价格变动情况和供货情况，以便进行成本分析和供应计划。

通过建立食品进货与供货商档案相对应的制度，可以加强与供货商的合作管理，提高食品进货的质量和安全性，保证产品的稳定供应和市场竞争力。

同时，档案的建立和管理也有助于企业遵守相关法规，便于监管部门的监督和检查。

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供应商档案管理制度第1章总则第1条目的为了规范供应商资料和档案管理工作，确保各种资料、文件、记录的完整性，特制定本制度。

第2条适用范围本制度适用于采购部的供应商档案管理相关工作。

第3条管理职责1．采购部供应商管理人员负责各种工作资料的收集、整理、分类、移交等工作。

2．采购部档案管理人员负责各种供应商资料和档案的保管和使用管理等事项。

第2章供应商档案的建立第4条建立权限为了便于管理，所有供应商资料必须归档，由档案管理人员专职管理供应商的档案资料。

第5条供应商档案资料的范围供应商的档案资料主要包括但不限于下列8项内容。

1．供应商调查表。

2．供应商产品价格登记表。

3．供应商采购合同原件及复印件。

4．供应商洽谈登记表原件及复印件。

1．采购谈判与合同签订现场的影像资料。

6．供应商销售业绩分析表。

7．供应商考核评价表。

8．供应商考核结果处理表。

第6条收集供应商资料1．公司调查、选择和评价供应商后，应在1个月之内由供应商管理专员将该供应商的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。

2．公司采购合同签订后，一般应在1个月内或采购事项结束之后1周内，由采购专员将该次采购的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。

2．因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，采购负责主管需要定期催办。

3．整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。

采购现场监控系统录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。

4．公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实和有效。

第7条其他入档资料供应商具有如下情形之一的，由供应商管理人员直接将其记入档案。

1．提供虚假材料参加采购活动谋求成交的。

2．开标后擅自撤销投标影响招标活动继续进行的。

3．采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。

4．与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。

1．成交后无正当理由拒绝签订采购合同的，或无正当理由拒绝履行合同的。

6．故意提供假冒伪劣产品或走私物品的。

供应商档案管理制度套装第一章总则第一条为规范供应商档案的管理，保障采购活动的合规性和稳定性，根据国家相关法律法规和公司采购管理制度，制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司所有的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。

第三条本制度的宗旨是：建立和完善公司供应商档案管理制度，加强对供应商的监督管理，提高采购活动的效率和质量，确保采购活动合规、透明、公正。

第二章供应商档案管理的基本要求第四条供应商档案管理应当遵循信息真实、准确、完整、及时的原则，确保档案材料完整、详实。

第五条供应商档案应当包括以下内容：供应商基本信息、资质证书、产品质量、信用状况、服务能力、历史合作情况等。

第六条供应商档案管理应当严格遵守法律法规和公司规章制度，保护供应商的信息安全和商业机密。

第七条公司应当建立完善供应商档案管理制度，明确供应商档案的管理责任部门及管理人员，保障供应商档案管理工作的连续性和稳定性。

第三章供应商档案管理流程第八条供应商基本信息的采集：公司采购部门应当对潜在供应商进行调查和评估，了解其基本情况，并填写供应商信息登记表。

第九条资质证书的审核：公司采购部门应当对供应商的营业执照、产品质量认证、行业资质等资质证书进行严格审核，确保其合法有效。

第十条信用状况评估：公司采购部门应当对供应商的信用状况进行定期评估，采取信用调查、征信报告、供应商赊账记录等方式获取信用信息，确保合作供应商信誉良好。

第十一条供应商档案存档：公司采购部门应当将供应商档案按照一定的分类和归档标准存放在专门的档案柜中，建立档案管理台账，确保档案的保密性和完整性。

第四章供应商档案管理的监督和考核第十二条公司采购部门应当定期对供应商档案进行检查和审核，发现问题及时整改，确保档案的真实性和准确性。

第十三条公司采购部门应当建立供应商档案考核制度，对合作供应商的综合表现进行定期考核，根据考核结果调整合作关系，提高供应商的服务质量和信用水平。

采购管理规范目录一、目的 (2)二、适用范围 (3)三、定义 (3)四、采购管理制度 (3)五、供应商选择标准 (3)六、供应商选择、评价和终止办法 (4)1、供应商档案管理要求 (4)2、供应商选择流程 ................................ 错误!未定义书签。

3、供应商选择考察表 (5)4、合格供应商名录 (6)5、供应商资料卡 .................................. 错误!未定义书签。

6、供应商考核办法及考核表 ........................ 错误!未定义书签。

7、终止供应商的报告 (9)七、采购流程 (10)1、采购原则 (10)2、常规采购 (10)3、小额应急采购 (11)八、货物检验 (12)1、抽货检验标准 (12)2、货物检验报告 (13)九、采购中心职责与绩效考核 (14)1、采购中心工作职责 (14)2、采购主管绩效考核标准 (14)十、采购报告必须具备要素及分析图表 (15)一、目的规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。

二、适用范围本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。

三、定义1、供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。

2、合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。

3、购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。

4、供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。

5、供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。

6、终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。

供应商档案管理制度1. 引言供应商是企业日常运营中不可或缺的一部分。

供应商档案管理是确保企业能够建立合理有效的供应商信息记录和管理体系的重要方面。

本文档旨在制定一套供应商档案管理制度，以确保对供应商数据的准确、完整、可靠和安全管理。

2. 目的本供应商档案管理制度的目的是：•建立供应商档案管理的基本原则和规范；•保证供应商档案的准确性、完整性和安全性；•提高供应商档案管理的效率和透明度。

3. 适用范围本制度适用于企业所有相关部门和人员，包括但不限于采购部门、财务部门和信息技术部门等。

4. 主要内容4.1 供应商档案建立与更新4.1.1 供应商档案包括但不限于供应商基本信息、合作协议、业务记录等。

供应商档案应在首次建立合作关系时创建，并随时更新。

4.1.2 建立供应商档案时，应收集供应商的基本信息：•供应商名称；•公司注册信息；•联系人信息；•质量认证情况；•信用等级。

4.1.3 对于已建立档案的供应商，应定期进行信息更新，确保档案信息的准确性和完整性。

4.2 供应商档案存储与保密4.2.1 供应商档案应存储在公司指定的档案管理系统中，禁止以纸质档案形式存储。

4.2.2 档案管理系统应有完善的权限控制机制，只有经过授权的人员才能访问和处理供应商档案。

4.2.3 供应商档案应根据保密级别进行分类，对于涉及商业秘密的信息，应加密处理并做好安全防护。

4.3 供应商档案备份与恢复4.3.1 供应商档案应定期进行备份，并存储在安全可靠的数据存储设备或系统中。

4.3.2 定期对供应商档案备份进行恢复测试，确保备份数据的可用性和完整性。

4.3.3 在发生意外情况或数据丢失时，应及时进行供应商档案的恢复，以确保相关信息的完整性和可靠性。

4.4 供应商档案查询与使用4.4.1 档案管理系统应具备方便快捷的查询功能，供相关人员随时查询和使用供应商档案。

4.4.2 使用供应商档案的人员应遵守数据安全和保密规定，不得将档案信息用于其他非授权用途。