中职学校学生档案管理工作存在的问题及建议

officeopertions办公室业务·管理与实践经纬64办公室业务2012·10文/淄博市卫生人才交流服务中心魏飞档案管理工作存在的问题与建议

【摘要】人事档案是个人信息的重要载体，对个人的工作生活起着举足轻重的作用，如何管好用好人事档案，对人力资源开发起着

重要作用。本文着重探讨人事档案管理工作中存在的问题与对策。【关键词】档案；管理；问题；建议

从事人事档案工作多年来，人事档

案管理工作的重要性日益体现，人事档

案对个人的工作生活都起着举足轻重的

作用。因此，对人事档案的科学管理是

我一直比较关注的问题，也是目前所从

事的工作，下面就档案管理工作中存在

的问题及对策谈几点想法。

一、目前在档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理工作重视程度不够

多年来，由于档案工作一直默默无

闻，不是一件政绩性很强的工作，因此不

少部门单位对档案管理工作较为忽视，

认为只要把档案存管好，应付好检查、查

阅即可，存在一些认识上的误区，虽然口

头上强调档案管理的重要性，但思想上

根本重视不起来。正是这种普遍存在的

不正确的认识，使不少部门单位放松了

对人事档案的管理工作，表现出档案工

作规划性不强，经常是仓促应付检查，平

时工作中，办公地点、管理经费、管理人

员得不到起码的保障。

（二）管档过程的投入上重视不够

不难发现，在很多部门单位存在这

样的情况：档案库房设备破旧不堪，必须

有的设施设备没有配备，更谈不上一些

诸如红外监控、温湿度控制等现代化设

施设备。还有不少部门单位在其他工作

中舍得大投入，但就是不愿为档案库房

添置新设备，导致档案库原有设备老化、

破损、甚至报废。在个别部门单位甚至

没有专门档案库房，或者出现档案库房

就是仓库的现象。这种管档是极不科学

的，容易引起档案材料的丢失、变质、鼠

咬、虫蛀等现象的发生，对档案的原始材

料是无法弥补的损失，档案管理的硬件

投入是非常重要的。

（三）档案管理人员业务能力不够

很多部门单位在档案管理中没有配

备专职的管档人员，或者管档人员没有经过专业的培训就上岗，由于这部分管

中职学校学生学籍档案管理问题及应对策略研究

随着我国中职教育的不断发展，中职学校已成为培养技能型人才的重要渠道。而学生学籍档案作为中职教育管理的重要组成部分，对于学生的入学、学业、毕业等环节都有着至关重要的作用。然而，目前中职学校学生学籍档案管理中仍存在着一些问题。为此，本文从中职学校学生学籍档案管理的角度出发，探讨了现存问题及应对策略。

一、现存问题

1.学籍档案管理存在疏漏。学籍档案管理面对学生数量庞大，因此需要大量的人力物力投入，然而，由于中职学校管理团队的稀缺，导致学籍档案管理工作存在疏漏，如学生处于休学状态时未及时存档或相关部门未及时更新。

2.档案档次有待提高。中职学校的学籍档案管理工作存在着档案档次不高的问题。学校中存在着不少学生档案管理不规范，内容粗略，信息上没有做到及时更新等问题，这对于学生的学业发展以及毕业后的人才评价都有着较大的影响。

3.安全性有待加强。学籍档案保密性是关乎学生个人信息安全的重要因素，但是当前部分中职学校在学籍档案管理中依旧存在信息泄露的情况。比如，管理人员未严格履行保密条款，造成学生信息外泄，影响学生的学业发展和个人形象。

二、应对策略

1.加强管理，强化人力物力投入。为了保障学生学籍档案管理工作的顺利进行，学校应该及时注重学籍档案管理工作，建立学籍档案管理制度，规范管理流程，加强团队建设，以确保学籍档案管理工作的高效运转。

2.提高档案档次，做好内容更新。中职学校应切实加强学生学籍档案管理，并严格按照有关规定建档档案。同时，学校应定期检查档案内容，及时更新学生的学业信息和奖惩记录，确保档案数据的完整性、准确性和及时性。

3.加强保密性，完善保密机制。为了保护学生的个人隐私，中职学校应该建立健全的保密制度，加强信息技术安全保障工作，加强档案室、网络存档服务器等重要场所的保安力量，升级安防设备，完善学校的保密机制，确保学籍档案的安全性。

・探索．【新课程研究】　中职学校档案管理中存在的问题与对策　学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直　接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记　录。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校　教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估学校全面建设　的重要内容。本文以广东省梅州市中职学校档案管理现状为例，　谈谈学校档案管理中存在的问题与对策。　一、中职学校档案管理中存在的问题　我市中职学校档案管理工作，在领导和档案员努力下均能　尽心尽职地建立和完善各类档案资料，为促进学校发展作出应　有的贡献。但从形势发展需要看，在档案管理工作中也存在不足　之处，主要问题是：　１．重视档案管理程度还有差距　有部分学校领导对档案管理工作的认识较为简单，要用资　料时十分重视，不用时往往忽视，对加强档案管理的重要性认识　还存在一定差距；认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没　必要也不可能要求得那么严格。长期以来，由于人们对档案管理　意识不强，认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，　这是档案管理中重视程度存在差距的一个重要原因　２．档案管理人员缺乏且素质偏低　专业的档案管理人员缺乏和现有的档案管理人员业务水平　偏低是中职学校普遍存在的问题。有的中职学校档案管理人员　只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是　档案专业毕业的或者没有经过培训就上岗，不具备最基本的档　案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员　缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等业　务知识未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。　３．档案信息载体结构单一　目前中职学校档案馆（室）的管理手段较为陈旧落后，有些　还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还要对其进行加　工，如调整与编目。机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、　时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。致使档　案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发　利用，查阅档案也因管理手段落后、案卷调动频繁而造成磨损严　重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。　４．档案收集资料不够完整　学校档案主要积累教育、教学、科研和党政管理等资料较　多，但资料收集不够完整。如外出参加会议的人员不会主动把会　议文件交给有关档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参　加会议的情况又不了解，往往造成了会议文件未能归档或不及　时。有些教师对教学档案的归档还持抵触态度，认为教案、自编　讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若　经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，再　借用时手续烦琐，还是自己保管放心、方便。　５．档案硬件设施未能达标　有的学校还不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防　盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管　设备不齐全，学校大部分档案保管箱是上世纪七八十年代购置　的，个别学校个别部门仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。　励６４『２０１１．１０１　广东梅州●李文利　二、中职学校加强档案管理中的对策　要求在做好档案收集、整理、归档工作的同时，做到档案管　理方法科学化，管理手段高效化，管理工作标准化；建立档案管　理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，不断促进学校各项　事业的发展。采取的主要措施是：　１．领导重视，完善档案管理工作体系　学校领导应高度重视档案管理工作，可成立以校长为组长、　各科室负责同志和专职档案人员参与的档案工作领导小组；建　立完善的档案管理《综合档案室工作职责》《档案管理工作规定》　《档案利用制度》等工作制度；以形成档案管理体系机制，积极推　进学校档案管理工作发展。　２．专员管理，强化档案管理工作基础　档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人　员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须　要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，　服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设。一方面积极参加　培训学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络。选拔　年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档　案管理员；运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水　平，使档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教育、教学、科研和　其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案　工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。　３．全民参与，增强档案管理工作意识　通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案　法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，来增强教职工的档案意　识，促使各科室人员都能重视并支持学校档案管理工作。各科室　设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的　收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。　４．硬件支柱，保证档案管理工作质量。　硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质　量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，　分类存放、编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、　防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。　５．多点开花，丰富档案管理工作内容　档案工作是一项积累性工作，档案工作者在日常工作中要　注重学校各类材料的收集和整理，全方位收集相关档案资料；倡　导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的教育教学、科研和　其他有关资料；要努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如　收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。另　外，在学校学年教育教学过程中会产生很多资料，每完成一项活　动或比赛，应及时分类别归档资料。学期结束，各部门把资料移　交学校综合档案室；发现资料不齐全应及时补足，有些资料不及　时收集，过时就难以补回，如开会、比赛过程的照片、声像等。　６．管理现代化，积极拓宽档案服务领域　随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时　期档案事业发展的重要方向。一方面利用现代化高科技手段提　高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的　

办公室业务·

文/苏继凤

当前中职学校档案管理存在的问题及对策

【摘要】档案在中职学校发展中发挥的作用越来越重要，然而目前中职学

校档案管理存在着领导不够重视，档案

收集不全，档案使用保护意识差等问

题。加强中职学校档案管理，要做到严

把档案质量关，增强全校师生档案意

识，提升档案管理工作地位，提高档案

管理工作人员素质等。

【关键词】中职学校；档案管理；存在问题；对策

国家档案局局长杨冬权说过，“档

案是人类活动的真实记录，是人们认识

和把握客观规律的重要依据”。中职学

校档案是中职学校在办学过程中直接形

成的具有保存价值的文字、声像、实物

等不同载体的材料。这些在学校办学、

发展过程中形成的原始档案材料，真

实记录了学校的发展历程，反映了学

校的办学特色及工作成就，客观地再

现了学校各项工作的原貌。作为中职

学校发展的历史凭证，中职学校档案

在中职学校的发展中发挥的作用越来

越重要，然而，目前中职学校档案管

理中存在诸多问题，笔者就如何加强

中职学校的档案管理提出肤浅的见解，

请同行斧正。

一、当前中职学校档案管理中存在

的问题

档案在中职学校发展中发挥的作用

越来越重要，但是目前中职学校档案管

理中存在诸多问题，归纳起来主要有以

下几个方面。

（一）领导重视不够。随着招生规模的不断扩大，建设项目、重要会议、

重要活动和科研项目的日益增多等，中

职学校档案管理面临许多问题和挑战。

然而，一些中职学校领导对档案管理重视不够，或者是“说起来重要，做起来

次要，忙起来不要”，主要体现在以下

几个方面：1.档案工作没有受到应有的

重视，没有设置与学校发展规模相适应

的档案工作管理部门，档案经费投入不

足，严重影响了档案工作的顺利开展。

2.随着学校的不断发展、壮大，一些中职学校的档案管理工作量增加了好

几倍，档案管理人员、待遇却没有相

应的提高。3.没有建立健全档案管理考

核机制。

（二）档案收集不全。档案管理的关键在于六个字：收全、管好、用活。

收全是前提，用活是重点。但由于学校

教职员工档案意识薄弱，不注重原始资