职业学校学生档案管理存在的问题与对策

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2013·1/【摘要】职业学校相对高校来说层次较低，各项工作水平有待进一步提高。本文从职业学校档案工作的特点出发，揭示了职业学校档案服务存在的问题，并深刻剖析了职业学校档案服务存在问题的具体原因，以期能对提高职业学校档案服务水平有所启迪。【关键词】职业学校；档案服务；问题及原因职业学校是培养一线技术人才的学校。近年来,随着经济发展和产业升级的需要，各级政府已开始重视职业学校的发展，着力提升职业教育服务经济社会发展的能力和水平，职业学校迎来了新的发展契机。档案工作作为职业学校日常工作的重要组成部分，亟需提高服务水平以适应职业学校的发展。一、职业学校档案工作的特点档案是原始的历史记录，职业学校档案是学校在教学、管理、生产等各项活动中形成的对学校和国家、社会有保存价值的文字、图表、声像等各种载体和形式的原始记录。职业学校档案工作，是管理职业学校档案和提供档案信息，并为学校和社会服务的一项业务工作。职业学校档案工作具有其自身独特的特点：（一）职业学校档案收集内容有侧重与其他类学校相比，职业学校注重应用型、技能型人才的培养。因而在教学档案的收集上，除了收集与其他学校相同的如教学文书、教师业务、教学过程、教学改革、教学研究、教学质量等资料外，还要偏重收集实验实习实践教学资料，以及实习场所、实验室、实习实训设备、学生创业、毕业生推荐就业过程、毕业生跟踪调查、与用人单位联系、参加技能竞赛、与联办学校合作、学生实习等方面的资料，及教师自编教材与讲义等等的收集。（二）职业学校档案保管内容有多种职业学校的档案室保存着学校各种类型的档案，有文书档案、科技档案、电子档案、录音录像档案、照片档案、基建档案、人事档案、会计档案等等，并且不需进馆，具有相对全面性。（三）职业学校档案编研成果有特色在档案编研上，职业学校往往需要编写一些体现学校特色内容方面的档案资料，如技能竞赛资料、技能竞赛获奖汇编、历届优秀毕业生去向以及已毕业学生工作业绩汇编等等。这些汇编不同于高校档案馆和国家综合性档案馆，也不同于机关档案室、企业档案室，能更好地满足职业档案用户的需求。（四）职业学校档案用户层次低对于生活在这个社会中的人，每个人受教育程度、生活环境、个人接受知识能力等都不相同。职业学校相对高等学校层次较低，档案用户文化层次不高，因而在档案服务内容、服务方式上也存在较大不同。二、职业学校档案服务存在的问题随着职业学校的发展，档案工作也得到一定的发展，但档案服务现状不尽人意，存在一些问题，主要表现在以下几个方面。（一）档案信息资源不完善信息时代，信息资源成为最重要的社会资源。在档案服务过程中，档案信息资源成为用户信息需求得到满足的重要条件之一。而我国目前大多数职业学校室藏档案内容不丰富，结构不合理，种类不均匀，文书档案多，其他种类少，近期档案多，早期档案少，纸质档案多，数字化档案少，一次文献多，二、三次文献少。满足需要的档案信息资源极其匮乏。（二）档案人员缺乏人才，是档案工作的关键。离开人才，档案服务就成为一纸空谈。职业学校的档案人员大多是从别的岗位调过来的，有的甚至是因为年龄等原因没有合适的岗位才被安排到档案工作岗位。特别是专业毕业的档案人员很少，大多都是其他专业毕业的从事档案工作。档案专职人员少，一般都是兼职的，档案人员缺乏，亟需配备和培养。（三）档案管理现代化水平不高随着职业学校的发展，各项工作水平得到一定程度的提高。特别是互联网的普及和办公自动化的应用大大提高了工作效率，但大多数职业学校在档案现代化软硬件配置上不到位。没有齐全的硬件设备和适合的档案管理系统，档案信息化程度较低。（四）职业学校档案意识不强、规章制度不健全社会档案意识，指的是社会公众对档案这一客观事物和档案工作这一项事业的认识和重视程度，它是由档案和档officeopertions办公室业务·

职校学生电子档案管理现状与对策

【摘 要】中等职业教育学校也在朝着更高层次的发展，建立学生电子档案，全面记录学生的成长历程，是规范中职学校招生和办学行为，认真做好学生评价工作的重要手段，是帮助学生肯定成绩，发现不足，促进学生全面而有个性发展的重要措施，是落实高校招生自主权，促进职校招生多元化的基础工作，是为学生就业、升职提供的重要参考。学生档案的管理对于开展学生工作的意义重大。

【关键词】中职学生 档案管理 现状与对策

在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。

一、中职学生电子档案管理现状分析

（一）档案人员观念及专业素质滞后“重藏轻用”“为保管而保管”的传统观念仍然存在，长期形成的封闭、被动、单一等传统思维，影响了医院综合档案信息资源开发利用工作的深入开展；缺乏真正既懂档案业务、又能熟练掌握计算机技术的复合型人才。难以适应网络环境下档案信息的开发利用。

（二）学校电子档案管理混乱。电子文档管理的关键是标准化，标准化的标志是建设枢纽性的档案信息数据中心，并安装能够对接转换各部门档案数据的网络版管理软件。有些学校虽然已经使用办公自动化网络系统，但是由于种种原因，电子文档处于无序、放任和无人管理的状态，大量的电子文件积压散存在学生管理科或班主任的电脑里。实际上还没有建立一个对接各部门信息数据的档案信息数据中心，也没有安装网络版的档案管理软件。档案载体将以电子为主，每年将产生大量的电子文件，如果在电子文件的形成、收集、整理、归档、检索、传递、保护、利用等各个环节上缺乏一套统一的数据模式和档案管理软件，电子档案就不能相互转化，文档不能有效对接，直接影响电子政务的正常运转。

（三）是学校硬件投入严重不足，专业设施设备空白。搞档案信息化，需要有专用软件，配置计算机、服务器、高速扫描仪、缩微机，开通内部局域网，连接外部因特网，配套信息安全防护措施等，这是一个系统工程，需要一次性投入一笔资金，这些设施设备在有些职业学校是空白。从总体来看，学校对学生档案工作管理工作应给予大力支持和资金投入，如果没有上述设备，信息化建设只能是纸上谈兵。远距离传递频繁：由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。

第７卷第３期　２００８年９月　南通航运职业技术学院学报　ＪＯＵＲＮＡＬ　ＯＦ　ＮＡＮＴＯＮＧ　ＶＯＣＡＴＩＯＮＡＬ＆ＴＥＣＨＮＩＣＡＬ　ＳＨＩＰＰＩＮＧ　ＣＯＬＬＥＧＥ　Ｖｏ１．７　Ｎｏ．３　Ｓｅｐ．２００８　

高职院校学生档案管理中存在的问题及对策研究　

王晓丽　（南通航运职业技术学院　学生工作处，江苏　南通２２６０１０）　

摘要：文章针对当前高职院校学生档案管理工作的现状，分析了学生档案管理中存在的问题及其原因，并提出了相　应的改进措施。　关键词：高职院校；学生档案；问题；对策　中图分类号：Ｇ７１７＿３　文献标识码：Ａ　文章编号ｉ　１６７１—９８９１（２００８）０３－００９３－０３　

０引言　高职院校学生档案是学生在学习、实践、技能活动中形成的记述及反映高职院校学生独特的个人成长经　

历、表现，并以个体为单元按归档制度整理、保管，以备查考的信息载体。它较为全面地反映了学生在校期间　德、智、体、美、劳等方面的素质状况，以及学生社会关系、经济状况、家庭组成等多方面的情况。可以说，高职　

院校学生档案既是国家机关、企事业用人单位选拔录用人才的重要依据，也是学校考察、培养教育学生的第　

一手资料，更是每个学生由校园人转变为职业人的个人成长记录。【１】因此，本文从分析高职院校学生档案管　理的特殊性出发，就学生档案管理中存在的问题提出了解决的方法、途径，希冀为高职院校学生档案管理工　

作提供切实可行的借鉴。　１　高职院校学生档案管理的特点　

１．１　多样性　就江苏省高职院校的生源而言，主要来源于三类学生：一是普高生，即普通高中的毕业生。二是中职生，　即在高中教育阶段进行的职业教育，在对学生进行高中文化知识教育的同时，根据职业岗位的要求有针对性　

地实施职业知识教育和职业技能训练的学生。目前，我国有中等专业学校、技工学校、职业高级中学、成人中　

等专业学校四类中等职业学校。三是“３＋２”转入学生，是指部分重点职业高中的部分专业与专业对口的高　

浅谈中等职业学校档案管理存在的

[摘要]中等职业学校档案是教育教学、教科研和管理服务等诸方面工作业绩与经验教训的沉淀与积累。档案管理工作的科学化、标准化、高效化,能有效帮助学校管理者和教师提高教育教学和管理服务质量，提升学校办学水平，也是衡量学校管理水平的重要标志，不断提高档案管理的整体水平，有着极为重要的意义和作用。

[关键词]中等职业学校 档案管理 问题 对策

学校档案是学校历史延续的印记，是学校发展进程的见证，是学校历史的外在标识，是师生生活的真实缩影，它承载着学校发展的物化成果，它继承着办学的传统并不断丰富着学校的内涵。学校档案是反映学校发展历程的无言碑、记载历史的教科书，学校档案记录着学生的重要人生轨迹和教师的重要成长历程，同时为广大师生成长提供借鉴，为学校教书育人提供参考，为领导决策提供服务。全面提高中等职业学校档案管理的水平，是新形势下做好中等职业学校档案管理工作的客观需要，结合多年档案工作实践，就如何进一步提高中等职业学校档案管理的整体水平，略陈管见。

1 中等职业学校档案管理的重要意义

中等职业学校保存的档案是国家档案的重要组成部分，是国家的重要物质和精神财富，是学校教育活动的真实记录，是学校最基本职能活动的反映，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是学校

从事教学、管理、科研必不可少的原始资料。中等职业学校的建设和发展离不开档案管理工作，档案管理是学校管理工作的重要组成部分，中等职业学校的大量信息资源来自于档案，当我们试图研究和查找学校的发展历史、文化积淀、主要特色时，首要选择的信息来源必然是档案。因此，建立健全档案管理，有利于规范中等职业学校的教育教学秩序，提高教育教学质量，促进中等职业学校全面、协调、可持续发展。

2 当前中等职业学校档案管理存在的主要问题