中奥物业档案管理制度

档案管理制度第一条本办法所称“档案”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的合同、协议、资料等，包括但不限于以下文件：1、人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。

2、经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。

3、购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。

4、工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。

5、商户信息资料。

第二条职责行政印章管理员兼任档案管理员，负责日常档案管理工作。

具体如下：1、负责档案归档手续办理、更新《档案目录》。

2、负责档案查阅手续办理、维护《档案借阅登记表》。

3、负责档案存档、整理、核对、登记、交接等日常性工作。

4、工作变动时，应办妥移交手续。

5、对各部门的档案管理工作进行指导、监督和抽查。

6、其他档案管理事宜。

第三条归档1、档案加盖印章后，档案管理员应跟踪档案去向，监督经办人员提交存档的档案。

2、经办人员提交存档档案，档案管理员于《档案目录》进行更新录入，经办人员于《档案目录》签字确认。

档案管理员应于接收前对档案进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。

3、档案管理员将档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。

存放时，遵循档案的形成规律和特点，分门别类。

4、档案以原件或正本归档。

特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《档案目录》注明原件或正本所在。

第四条查阅5、需查阅档案的人员，应至档案管理员处领取《档案借阅登记表》，经所在部门负责人签批后，方可进行查阅。

查阅地点限于公司办公场所内。

6、档案不予外借、扫描，且查阅过程需由档案管理员陪同监督。

如有复印必要，经借阅部门分管副总审批同意后（在《档案借阅登记表》备注栏内签字，并注明同意复印）方可复印，并在复印件加注再次复印无效。

7、查阅或复印档案时，应确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。

物业服务中心档案资料管理规定
物业服务中心档案资料管理规定根据国家《档案法》和《档案管理规定》,为进一步提高服务中心文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:
一、服务中心档案管理员负责服务中心所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

二、保密级文件由档案管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

三、文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期检查存档文件,过期的文件资料,经服务中心领导批准后,做销毁处理。

五、服务中心购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

六、服务中心各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整
理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

七、政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

八、服务中心内部发文须由档案管理员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交项目/部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

九、文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由档案管理员负责完善借阅手续。

第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。

第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。

第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。

第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。

第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。

第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。

物业档案管理制度一、概述物业档案管理制度是为了规范物业档案的建立、归档、保管和利用，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理工作的效率和质量。

二、档案建立1. 物业档案的种类：包括建筑物档案、设备档案、合同档案、人事档案等。

2. 档案编制：根据物业管理的不同需求，对各类档案进行编制，并确保档案编号的唯一性。

3. 档案内容：档案应包含相关物业信息，如建筑物平面图、设备清单、合同文件、人员信息等。

4. 档案整理：对已建立的档案进行整理、分类和归档，确保档案的有序性和易查性。

三、档案归档1. 归档程序：档案归档应按照一定的程序进行，包括申请归档、审核归档、归档登记等步骤。

2. 归档要求：归档文件应按照相关规定进行装订和标识，确保档案的完整性和可读性。

3. 归档存储：归档文件应存放在专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和防火防潮。

四、档案保管1. 保管责任人：设立专门的档案保管人，负责档案的保管、借阅和维护工作。

2. 保管措施：采取有效措施确保档案的安全，如安装监控设备、设置密码锁等。

3. 保管期限：根据法律法规的规定，对不同类型的档案确定相应的保管期限，并及时进行档案的销毁或移交。

五、档案利用1. 档案借阅：对需要使用档案的人员，按照规定的程序进行借阅登记和管理，确保档案的安全和追溯性。

2. 档案查询：提供方便快捷的档案查询服务，减少查询时间，提高工作效率。

3. 档案复制：对需要复制的档案，按照规定的程序进行复制，并确保复制品的准确性和完整性。

六、档案管理评估定期对物业档案管理工作进行评估，包括档案的完整性、准确性、安全性等方面，及时发现问题并采取相应的改进措施。

七、档案管理培训定期组织档案管理培训，提高物业管理人员的档案管理意识和能力，确保档案管理工作的规范和高效。

八、附则1. 本制度自发布之日起生效，如有需要修改，应经相关部门批准。

2. 本制度解释权归物业管理部门所有。

以上为物业档案管理制度的内容，旨在规范物业档案的建立、归档、保管和利用，确保物业管理工作的高效性和质量。

物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。

三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。

五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。

2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。

六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。

2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。

七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。

八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。

2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。

九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。

十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。

请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。

物业档案管理制度
为了更好地为物业管理服务，加强物业档案的科学化、规范化和标准化管理，制定了物业档案管理制度，遵循《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规和规章。

公司应该将物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容，并设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，实行集中统一管理。

本单位本部门形成的物业档案及有关资料应按规定整理、保管，并做好提供利用。

归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

物业档案管理人员应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。

物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人、物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。

物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。

任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。

物业管理公司档案管理制度一、背景和目的物业管理公司作为一个专业化的管理机构，需要对其业务运营过程中产生的各类档案进行有效管理和保护。

档案管理制度的建立旨在规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整性、可靠性和安全性，提高工作效率和服务质量。

二、适合范围本制度适合于物业管理公司的各个部门和岗位，包括档案管理部门、行政部门、财务部门、人力资源部门等。

三、档案管理的基本原则1. 法律合规原则：遵守国家有关档案管理的法律、法规和规章制度，确保档案管理工作符合法律要求。

2. 完整性原则：确保档案的完整性和真实性，不得随意篡改、删除或者丢失档案。

3. 保密性原则：对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案要严格保密，防止泄露。

4. 便捷性原则：建立高效的档案管理流程和查询系统，方便员工随时查阅所需档案。

5. 安全性原则：采取必要的措施确保档案的安全，包括防火、防水、防盗等措施。

四、档案管理的组织架构1. 档案管理部门：负责公司档案管理工作的规划、组织、协调和监督，制定相关制度和流程。

2. 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档、借阅、销毁等。

五、档案管理的流程1. 档案的采集：各部门按照规定的要求将产生的档案及时交给档案管理部门，确保档案的及时归档。

2. 档案的整理：档案管理员对采集到的档案进行分类、整理和编号，确保档案的有序存放。

3. 档案的归档：按照档案分类和编号，将档案存放在指定的档案柜中，并制作档案目录。

4. 档案的借阅：员工需要借阅档案时，需填写借阅申请表，并经过审批后方可借阅，借阅期限普通不超过7天。

5. 档案的归还：员工借阅完档案后，需按时归还，并由档案管理员进行确认。

6. 档案的销毁：根据档案保管期限和法律规定，对档案进行定期销毁，销毁过程需有相关记录和证明。

六、档案管理的技术支持1. 档案管理系统：建立电子档案管理系统，实现档案的电子化存储和查询，提高档案管理的效率和准确性。

物业档案管理制度一、引言物业档案是指物业管理单位对所管理的建筑物、设施设备等相关资料的整理、归档和管理工作。

物业档案管理制度的建立和执行对于物业管理单位的日常运营和决策具有重要意义。

本文将介绍物业档案管理制度的基本要求、流程和责任分工，以确保物业档案的安全、完整和可靠。

二、管理要求1. 档案归档原则- 档案应按照建筑物或设施设备的属性进行分类归档，确保档案的有序性和易查性。

- 档案应按照时间顺序进行归档，确保档案的时效性和历史性。

- 档案应按照规定的格式和标准进行归档，确保档案的统一性和规范性。

2. 档案管理流程- 档案的收集和整理：物业管理单位应定期收集和整理与建筑物、设施设备相关的各类资料，包括合同、维修记录、巡检报告等。

- 档案的归档和存储：物业管理单位应将整理好的档案按照规定的分类和顺序进行归档，并采取适当的存储措施，如使用防火、防水、防虫等设备和材料。

- 档案的检索和利用：物业管理单位应建立档案检索系统，确保档案的快速检索和利用，以满足日常管理和决策的需求。

- 档案的保密和备份：物业管理单位应对档案进行保密处理，确保档案的安全性和机密性，并定期进行档案备份，以防止档案丢失或损坏。

3. 档案管理责任分工- 物业经理：负责制定和执行物业档案管理制度，监督档案管理工作的落实情况，并定期进行档案管理的评估和改进。

- 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索、利用、保密和备份等，确保档案的安全和完整。

- 相关部门：各部门应积极配合物业档案管理工作，如提供相关资料、参与档案的整理和归档等，确保档案管理的顺利进行。

三、数据和记录要求1. 合同档案- 合同编号、签订日期、合同期限、合同金额等基本信息。

- 合同正本、副本的存档位置和保管责任人。

- 合同履行情况的记录和跟踪。

2. 维修档案- 维修记录、维修费用、维修人员等基本信息。

- 维修前后的照片、维修报告和维修单据等相关资料。

一、总则1. 为了规范物业管理公司档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本细则。

2. 本细则适用于公司各物业项目的档案管理。

二、档案管理职责1. 公司主管负责档案管理工作的监督和指导，确保档案管理工作的顺利开展。

2. 文员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

三、档案收集与整理1. 档案收集（1）收集范围：公司各物业项目的验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等。

（2）收集要求：档案资料必须真实、完整、准确，符合国家有关档案管理的法律法规。

2. 档案整理（1）分类：根据档案的性质、内容、用途等进行分类，确保档案的有序性。

（2）编目：对档案进行编目，编制目录索引，方便查阅。

（3）归档：将整理好的档案按照类别、时间、编号等要求进行归档。

四、档案保管与利用1. 保管（1）档案资料应集中存放，使用专用文件柜，并上锁。

（2）档案资料应按照保管期限进行分类存放，确保档案的长期保存。

（3）档案资料应定期检查，防止虫蛀、霉变、丢失等情况。

2. 利用（1）档案资料借阅需经主管批准，填写借阅单，明确借阅目的、期限和归还时间。

（2）档案资料借阅后，应妥善保管，按时归还。

（3）档案资料利用过程中，应确保档案的完整性和保密性。

五、档案移交与销毁1. 移交（1）档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

（2）档案移交时，应确保档案的完整、准确、安全。

2. 销毁（1）档案资料保管期满后，经批准方可销毁。

（2）销毁档案资料前，应进行核对，确保档案的完整性和准确性。

（3）销毁档案资料时，应采取有效措施，防止档案资料泄露。

六、监督检查1. 公司定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。

2. 对不符合档案管理要求的，应责令改正，对责任人进行相应处理。

物业档案管理制度一、背景介绍物业档案管理是物业管理工作中的重要环节，通过建立健全的物业档案管理制度，可以有效提高物业管理的效率和质量。

本文将针对物业档案管理制度进行详细的介绍和规范，以确保物业档案的准确性、完整性和安全性。

二、目的和范围1. 目的：建立物业档案管理制度，规范物业档案的收集、整理、存储、利用和保护，确保物业档案的可靠性和安全性。

2. 范围：适用于所有物业管理单位的档案管理工作，包括住宅小区、商业综合体、办公楼宇等。

三、档案管理流程1. 档案收集：物业管理单位应按照相关规定，及时收集与物业管理工作相关的各类档案资料，包括合同、协议、业主信息、维修记录等。

2. 档案整理：对收集到的档案资料进行分类整理，建立档案目录和编号，确保档案的有序性和可检索性。

3. 档案存储：物业管理单位应建立专门的档案室或档案柜，对档案进行安全存放。

重要档案可以采用电子存储方式，确保数据的备份和安全性。

4. 档案利用：物业管理单位应根据需要，及时提供档案资料给相关部门或人员使用，确保信息的及时性和准确性。

5. 档案保护：物业管理单位应加强对档案的保密工作，确保档案资料不被非法获取和篡改。

同时，定期进行档案检查和整理，确保档案的完整性和可靠性。

四、档案管理要求1. 档案分类：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，建立相应的档案目录和编号，方便档案的管理和检索。

2. 档案登记：每份档案都应进行登记，包括档案名称、编号、责任人等信息，确保档案的可追溯性。

3. 档案借阅：对于需要借阅档案的人员，应进行登记和授权，并记录档案的借阅时间和归还时间，确保档案的安全性和及时性。

4. 档案备份：对于重要的档案资料，物业管理单位应进行定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。

5. 档案销毁：对于已经过期或无效的档案，应按照相关规定进行销毁处理，确保档案的整洁和安全。

五、档案管理责任1. 物业管理单位应设立专门的档案管理部门，负责物业档案的收集、整理、存储和利用工作。