《文件控制程序》

文件控制程序文件控制程序是一种软件工具，用于管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。

它提供了一种便捷的方式，使用户能够轻松地创建、编辑、复制、移动和删除文件。

通过文件控制程序，用户可以快速访问系统中的文件，并对其进行各种操作。

文件控制程序主要由以下几个功能组成：1. 文件创建和编辑：文件控制程序允许用户创建新文件并对其进行编辑。

用户可以选择不同的文件格式，并使用程序提供的编辑工具进行文本、图像、音频等内容的编辑。

2. 文件复制和移动：文件控制程序使用户能够复制和移动文件。

用户可以复制单个文件或整个文件夹，并将它们粘贴到指定的位置。

这样，用户就可以轻松地将文件从一个文件夹或磁盘驱动器复制到另一个文件夹或磁盘驱动器。

3. 文件删除和恢复：文件控制程序还提供了删除和恢复文件的功能。

用户可以选择要删除的文件，并将其从系统中永久删除，或者将其移动到回收站以便以后恢复。

如果用户意外地删除了一个文件，他们可以从回收站中恢复它。

4. 文件搜索和排序：文件控制程序允许用户搜索和排序文件。

用户可以通过关键字搜索文件，并根据文件名、大小、创建日期等属性对搜索结果进行排序。

这样，用户就可以更快地找到他们需要的文件。

5. 文件权限和保护：文件控制程序提供了文件权限和保护的设置选项。

用户可以设置文件的访问权限，限制其他用户对文件的访问和修改。

此外，用户还可以设置密码保护文件，确保文件内容的安全性。

6. 文件压缩和解压缩：文件控制程序允许用户对文件进行压缩和解压缩。

用户可以将多个文件压缩成一个压缩文件，以便更快地传输或存储。

而解压缩功能则允许用户将压缩文件恢复为原始文件。

文件控制程序在计算机系统中具有广泛的应用。

它为用户提供了方便快捷的文件管理方式，提高了工作效率。

无论是个人用户还是企业用户，文件控制程序都是必不可少的工具。

总结起来，在文件控制程序的帮助下，用户可以轻松地管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。

它提供了一系列功能，包括文件创建和编辑、文件复制和移动、文件删除和恢复、文件搜索和排序、文件权限和保护、文件压缩和解压缩等。

更改历史
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第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。

一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。

2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。

3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。

3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。

4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。

4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。

4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。

4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。

5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。

5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。

5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。

5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。

5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。

5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。

5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。

5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。

5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。

程序文件编号：NK/QSP-423-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的对与公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，以确保各相关部门均能使用到文件的有效版本。

2范围与公司质量管理体系有关的文件和资料。

3职责3.1总经理负责体系文件的批准发布，管理者代表负责体系文件的审核，各部门主管负责组织本部门人员对相关体系文件的编制。

3.2质量部负责对体系文件的保管、控制、发放，并组织对现行质量管理体系文件的定期评审。

3.3质量部负责收集与本企业相关的国际，国家、地方、行业标准以及有关的医疗器械法律法规和规范性文件的有效版本；销售部负责收集需引用的供方技术文件；质量部负责收集顾客提供的技术文件。

3.4各部门应妥善保管使用中的体系文件，并负责对与体系运行有关的文件和资料的收集、整理、归档。

4工作程序4.1“文件”的分类4.1.1管理文件本公司管理性文件包括：3）质量方针、目标；b）质量手册；c）程序文件（包括记录表单）d）三级管理文件（包括仓库管理制度等）5.1.2技术文件本公司产品技术文件包括:产品生产图纸、作业指导书、加工工艺、装配工艺、零件加工清单、零件明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等。

6.1.3外来文件a）客户提供的产品图纸、样品等。

b）与本公司生产有关的包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等。

4.2文件的编制和审批4.2.1质量方针、目标由总经理批准并颁布。

4.2.2质量手册由管理者代表组织编制和审核，由总经理批准颁布。

4.2.3程序文件由质量部组织相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准后发布。

4.2.4生产图纸、作业指导书、加工工艺、物料明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等技术文件由技术部负责人组织本部门人员编制，技术部负责人审核，总经理批准后发布。

4.2.5需引用的有关外来文件和资料（包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等）由管理者代表审核，总经理批准后实施发放。

1、目的对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2、范围适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。

3、职责3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。

3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。

3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。

3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。

3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。

4、程序4.1 文件分类及保管4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。

4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案；4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。

4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类：4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。

由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。

4.1.4.3其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等,由各部门负责分类、保存、使用。

4.2文件的编号4.2.1 质量管理和HACCP体系文件的编号a)手册：公司名称代号/版次。

例如：CJJT/QH，表示本公司管理手册。

b)程序文件：公司名称代号/CX-序号(编号)。

1. 目的对文件进行控制,以确保文件处于受控状态，确保正确有效的文件及时到达各使用场所，防止使用作废的文件，防止文件的遗失及泄密。

2. 适用范围适用于下列与质量管理体系有关文件的编制、审批、发放、更改、使用、作废等控制活动，不论是书面或电子版的文件：1)质量手册、程序文件；2)作业文件：图纸、标准、规范、规程、指导书、管理办法等；3)外来文件：采用的法律法规、外来图纸、技术要求和标准(非顾客提供)等；4)其它与质量管理体系有关的文件。

3. 职责3.1总经理负责本公司质量手册、质量方针、质量目标的批准及颁布。

3.2管理者代表(质量负责人)负责组织编制质量手册和程序文件，批准程序文件。

3.3质量部负责质量手册、程序文件的发放与控制。

3.4各部门负责工作范围内的作业文件的编制、发放与控制，并协助对日常使用的文件进行控制；作业文件由各部门负责人批准。

3.5外来文件由质量部进行控制。

3.6行政性文件由办公室负责管理（行政性文件不在本程序所控制之范围）。

4. 图示程序附录1 文件控制流程图5. 工作程序5.1 总则5.1.1 文件的编制到销毁的整个过程都必须实施有效控制。

5.1.2 本程序发布实施之日前产生的文件,如需继续使用,应重新进行审核、批准,确保其适用性并按本程序控制。

本程序发布实施之日前已在使用的标准、规范等外来文件应重新进行确认,确保其为最新有效。

5.1.3相关作业场所或人员应持有其工作必需的，作为作业与控制依据的质量手册、程序文件、标准、规范、图纸、作业指导书等文件。

5.1.4各部门或人员所持有的文件应受控、清晰、完整,发现文件的内容由于复制等原因而无法辨认,则应及时报请文件控制部门,并换发清晰的文件。

5.1.5文件上应有编号、修订状态等标识,以便于对文件的识别；文件受控标识包括：1）文件“受控”章2）文件编号3）修订状态4）分发号（电子版文件除外）5.1.6文件适用范围内的部门和相关人员，必须严格遵守文件的各项规定，任何部门和个人不得擅自更改文件，若需更改必须按程序进行更改。

1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。

2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。

3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。

3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。

4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。

4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。

引言概述：正文内容：一、文件访问控制1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。

2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。

这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。

二、文件备份与恢复1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。

这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。

2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。

此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。

三、文件版本管理1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。

这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。

2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。

这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。

四、文件变更控制1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。

这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。

2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。

这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。

五、文件追踪与审计1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。

这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。

2. 审计功能：文件控制程序可以生成审计报告，记录所有对文件进行的操作，包括访问、修改、删除等。

这对于合规性和安全性检查非常重要。

总结：文件控制程序(含记录)是一种重要的文件管理工具，它可以确保文件的安全性、可靠性和可访问性。

文件控制程序1 目的本程序规定了文件的批准、发放、更改和保管的控制要求及办法，以确保现场使用的文件都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件。

2 范围本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（包括与体系有关的外来文件）。

3 职责3.1 质量手册、程序文件由质保部部长组织人员编写，分管体系副总审核，总经理批准。

3.2 第三级文件由各部门编写，分管体系副总审批。

3.3 所有与质量管理体系有关的文件均由质保部负责统一发放。

3.4 各个部门指定专人负责本部门的质量管理体系文件和质量记录的保管、收集、整理、归档。

3.5 员工调离时，质量管理体系文件、质量记录等由本部门负责人指定专人进行交接。

4程序本公司的文件包括质量手册、程序文件和第三级文件。

4.1 文件编号规则a)质量手册JQM /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）质量手册文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）质量手册文件代号（见《文件编号规范》）b)程序文件JQ /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）程序文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）c)管理制度QG/SPR.XX XX A-YYMM发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字01、02、03......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）d)作业文件、验收准则、技术规范SPR/JS-XX XXX A.XXXX发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）部门编号（见《文件编号规范》）企业代号缩写（见《文件编号规范》）e)质量记录文件SPR / X- X. I- 001顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）版本号（用罗马数字I、II、III.....表示）子分类编号（见《文件编号规范》）总分类编号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）注：以上“X”和代号间无空格须连续书写。

1 目的对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2 范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3 术语和定义文件：信息及其承载媒体。

4 职责4.1总经理负责批准发布质量手册,方针，目标。

4.2管理者代表负责审核质量手册、批准程序文件.4。

3质量部经理负责审核程序文件。

4.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

4.5质量部负责组织对现有体系文件的分发与回收，负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

5 作业内容5.1文件的分类及保管5.1。

1质量手册、质量方针、质量目标、程序文件、作业指导书、质量记录等,由质量部归档保存。

5。

1.2本公司第三级质量管理体系文件分为两类:1)部门工作文件,作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等)；工作标准（岗位责任制等);技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）等。

此类文件由各相关部门自行保存，并报质量部存档；2）其他质量文件：可以是针对特定项目或合同编制的质量计划、或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

由各相应的业务部门保存使用。

5。

1。

3公司内管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由质量部登记、保存。

5。

2文件的编号5。

2。

1质量手册的编号：SP —上海铂砾耐材料科技有限公司代号QM —质量手册代号5。

2。

2程序文件的编号：SP —QP —#＃QP —代表程序书 ＃#—程序序号5.2.3作业指导书的编号:单位代码-QW —＃＃岗位和部门代码：5.2.4 质量记录的编号： 部门代码—QR-#＃QR —质量记录代号 ＃＃—记录序号5。

2.5 外来文件的编号：OD —＃#OD —外来文件代号 #＃-外来文件序号5.2。

6 管理文件编号：部门代码-MD-##MD —管理文件代号 ＃＃-管理文件序号文件发布年月最后两位数质量手册代码铂砾耐公司代码5。

文件控制程序简介文件控制程序是一种用于管理和控制文件系统中文件的程序。

它提供了一系列功能，包括创建、查看、编辑、复制、移动和删除文件，以及管理文件的权限和属性等。

文件控制程序广泛应用于操作系统和应用程序中，使用户可以方便地管理和操作文件。

功能文件控制程序通常具有以下功能：1. 创建文件文件控制程序允许用户创建新的文件。

用户可以指定文件的名称、路径和类型等属性，并在文件系统中创建相应的文件。

创建文件时，文件控制程序通常会检查文件名的合法性，并确保文件的唯一性。

2. 查看文件文件控制程序允许用户查看文件的内容。

用户可以选择浏览整个文件或指定查看文件的部分内容。

文件控制程序通常提供了多种查看方式，包括文本方式、图形方式等。

3. 编辑文件文件控制程序允许用户编辑文件的内容。

用户可以修改文件的文本、添加新的内容，或删除不需要的内容。

文件控制程序通常提供了常用的编辑功能，如剪切、复制、粘贴等。

4. 复制文件文件控制程序允许用户复制文件。

用户可以选择将文件复制到不同的位置，或在同一位置创建文件的副本。

复制文件时，文件控制程序通常会检查目标位置的合法性，并确保复制的文件唯一性。

5. 移动文件文件控制程序允许用户移动文件。

用户可以选择将文件移动到不同的位置，或修改文件的路径和名称等属性。

移动文件时，文件控制程序通常会检查目标位置的合法性，并确保文件的唯一性。

6. 删除文件文件控制程序允许用户删除文件。

用户可以选择删除文件，并将其从文件系统中永久删除。

删除文件时，文件控制程序通常会提示用户确认操作，并确保用户拥有相应的权限。

7. 管理文件权限和属性文件控制程序允许用户管理文件的权限和属性。

用户可以设置文件的访问权限，如读、写、执行等。

文件控制程序还可以管理文件的属性，如文件大小、创建时间、修改时间等。

应用实例文件控制程序应用广泛于各种操作系统和应用程序中，提供了方便的文件管理功能。

操作系统操作系统中的文件控制程序提供了对文件系统的管理和操作功能。

引言：文件控制程序是一种用于管理和控制计算机文件的软件程序。

它能够帮助用户有效地组织、存储、检索和保护文件，提高工作效率和数据安全性。

本文将详细介绍文件控制程序的全面性功能和优势。

概述：文件控制程序是一种综合性的软件工具，它提供了许多功能和特性，包括文件管理、权限控制、版本控制、文件备份和还原等。

通过这些功能，用户可以轻松地管理和操作文件，确保数据的完整性和可靠性。

正文内容：1.文件管理文件管理是文件控制程序的核心功能之一，它包括文件的创建、打开、读写、删除和重命名等操作。

文件控制程序提供了直观的用户界面和便捷的操作方式，使用户能够轻松地管理和查找文件。

文件控制程序还支持文件的分类和标签等功能，帮助用户更好地组织文件。

文件的读写和删除：文件控制程序允许用户对文件进行读写操作，确保用户能够随时查看和修改文件内容。

同时，用户还可以通过文件控制程序安全地删除文件，防止数据泄漏和误操作。

文件的重命名和复制：文件控制程序支持文件重命名和复制操作，用户可以通过简单的操作更改文件名或创建文件的副本，方便文件的管理和备份。

2.权限控制权限控制是文件控制程序的另一个重要功能，它可以保障文件的安全性，防止未经授权的用户访问和修改文件。

文件控制程序通过用户身份验证和权限分配，确保只有授权用户才能访问和操作文件。

用户身份验证：文件控制程序通常要求用户提供用户名和密码等身份识别信息进行登录认证，确保只有合法用户可以使用文件控制程序。

文件控制程序还支持多种身份验证方式，如指纹识别、面部识别等，增加登录安全性。

权限分配：文件控制程序允许管理员对用户进行权限分配，包括读取、写入、修改和删除等操作权限。

管理员可以根据用户的工作需求和职责，灵活地设置不同用户的权限，保护重要文件的安全性。

3.版本控制版本控制是文件控制程序的重要特性之一，它可以追踪和管理文件的不同版本，帮助用户更好地组织和跟踪文件的修改历史。

文件控制程序通过版本控制，可以进行版本比较、回滚和合并等操作，确保文件的完整性和可追溯性。

1 目的对与公司质量体系有关的文件，包括适当范围的外来文件，以及国家、省、市、行业的法律、法规、标准等进行控制，确保各相关场所的使用文件为有效版本。

2 适用范围适用于与质量体系有关的文件控制。

3 职责3.1 总经理负责批准发布质量手册，程序文件；3.2 管理者代表负责审核质量手册，程序文件；批准各部门工作手册；3.3 各部门负责各自业务范围内工作手册的编制、使用和保管；3.4办公室负责质量手册，程序文件及其他相关文件的编制，负责所有质量体系文件（包括外来的文件）的总体控制，包括分类、编号、更改、整理、发放和存档等工作。

3.5各部门文件管理人员负责本部门与质量体系有关的文件的发放、收集、更改、整理和归档。

4 程序4.1质量体系文件的制定、审核、批准4.1.1 文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。

文件的制定、审核、批准按下表规定执行：4.1.2文件经审核批准后，列入《受控文件清单》中，存入软盘的文件也由文件管理员进行归档登记。

4.1.3 质量体系文件编号办公室负责将文件按如下方式分类编号：A．质量手册(包括程序文件)：HW-ZS-1-2002注：HW为“东海物业”的拼音缩写、“ZS”为质量手册的拼音缩写、“1”为质量手册的版本号、“2002”为年代号。

B．工作手册（或作业指导书、管理制度等）：HW/管理处代号-工作手册类别-文件顺序号-年代号HW/JT—BA —01—2002表示：湖编物业公司笑哈哈管理处，保安工作手册第一个文件，2002年发布实施。

注：工作手册类别按下列规定：BA—保安 CG—车辆管理 BJ—保洁 LH—绿化XF—消防 ZG—综合管理 BG—办公室 GL—管理处WX—维修C．外来文件不单独编号，以原文件编号为标识。

D．质量记录表格a. 程序文件中质量记录编号QR-标准条款代号-顺序号QR-7.3-01表示设计和开发控制的第一个质量记录b. 工作手册中质量记录编号QR-类别代号-顺序号QR-XF-01表示消防管理的第一个质量记录4.2 文件的评审与更新必要时，办公室组织人员对文件进行评审，各部门结合平时使用情况，必要时予以更新与评审，经再次批准后发布实施。

文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。

这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。

2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。

它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。

3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。

它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。

4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。

例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。

5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。

它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。

记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。

它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。

记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。

它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。

2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。

它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。

3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。

它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。

4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。

例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。

1目的规定本公司环境管理体系文件的管制方法,对本公司环境管理体系中各类文件进行控制,确保各部门使用文件的正确性及有效性。

2范围凡本公司环境管理体系文件（含外来文件）的管理均适用。

3定义3.1受控文件是受更改控制的文件,这类文件应有标识,发放时应作登记和签收,原文的正本一旦发生更改,应收回旧文件,发放新文件,保证各个应用场所使用的是相应文件的现行有效版本。

4权责4.1文控中心负责环境管理体系文件的分发、回收、销毁与管理以及印章的管理。

5作业内容5.1文件的制定5.1.1环境管理手册由管理者代表制定。

5.1.2程序文件由各相关部门负责人制定。

5.1.3三阶文件由各相关部门制定。

5.2文件审核与批准5.2.1环境手册由管理者代表制定,总经理批准。

5.2.2程序文件由责任部门主管制定,管理代表审核,总经理批准．5.2.3各类作业指导书,管理制度类三阶文件由各相关部门主管审核,交管理者代表批准即可发行使用,特殊情况按相关程序文件规定进行审批。

5.3文件的修订5.3.1各部门在按文件执行过程中,若发现实际作业与文件不相符,按实际需要更改文件时,填写一份“文件修改/废止申请单”,由原文件制定单位更改,更改完成后,经相关部门评审确认和权限批准,批准后方可实施。

5.3.1.1若文件更换版本,则由文控填写新的“文件修改/废止申请单”,重新分发新版文件,收回原旧版文件。

5.3.1.2若文件页次修改,则由文控填写“文件修改/废止申请单”,分发新更改页,收回旧更改页。

5.3.2各相关部门接到更改后的新文件,即做资料更新,旧版文件由文控收回处理。

5.3.3各类文件的修订记录须在文件修订记录中填写。

5.4文件的编码规定5.4.1环境管理体系中文件类别代码:①M代表手册②P代表程序③W代表三级作业文件、作业指导书类5.4.2环境管理手册编码规定（一阶文件）E M制定年份代表文件类别代表环境管理体系中的文件5.4.3程序文件编码规定（二阶文件）E P -流水号代表ISO条款序号代表文件类别代表环境管理体系文件5.4.4一般三阶文件编码规定EI—XX代表作业指导书5.4.5文件总版本及页修订次之规定5.4.5.1文件总版本编号由大写英文字母表示, A版为第一版,当文件需换版时,A版变成B版,逐次变更为C、D……Z。