(1)文件控制制程序

1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。

2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。

3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。

4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。

其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。

5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。

表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。

1 范围本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档，修订，作废，外来文件的控制，电子媒体文件的控制，适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。

2 引用文件《记录控制程序》3 职责办公室归口实施，其他各部门配合实施。

4 过程展开与控制4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括:a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标；b.质量和食品安全管理体系手册（包含程序文件）；c.程序文件；d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件（以下简称作业文件，如作业指导书、图纸、操作规程等）；e.外来文件，如国家的法律、法规，国家行业标准等；f.记录。

4.2 为使文件易于识别，本公司对各种文件予以标识：XX- XX - XX↓↓↓单位代号文件类别文件序号或章节号注：文件类别：M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书修订状态： X / X↓↓版本修订号注：版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”4.3 为了确保文件是充分与适宜的，文件应经审批后才能发布。

4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写，总经理批准。

4.3.2 程序文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。

4.3.3 作业文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。

4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室文件资料员编制清单，记录文件的修订、换版、作废动态。

受控文件清单由办公室主任批准。

4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件，本公司采取以下控制程序。

4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单，列出文件接受人和分发号（1人1号），经办公室主任审批后，按发放名单发放文件。

文件控制工作程序文件控制是现代办公中非常重要的工作程序之一。

为了提高文件管理的效率和准确性，许多组织都采用了文件控制工作程序。

文件控制工作程序是一套规范和步骤，用于组织和管理文件的创建、存储、传输、访问和销毁。

下面我将详细介绍一下文件控制工作程序的过程和实施方案。

文件控制工作程序主要包括以下几个步骤：文件创建、文件存储、文件传输、文件访问和文件销毁。

首先，文件创建是文件控制工作程序的第一步。

在文件创建过程中，要确定文件的类型、目的、格式和内容。

文件应该根据其类型进行分类，方便后续的文件存储和访问。

在文件创建过程中，应该遵循文件命名规范，以便于日后的文件管理。

并且，文件创建过程中应该记录文件的创作者和创建日期，以便于追溯和归档。

接下来是文件存储。

文件存储是将文件保存在恰当的位置，以便日后的文件检索和管理。

在文件存储之前，应该制定一个合理的文件存储方案。

这包括确定文件的存储介质（如硬盘、云端等）、存储位置以及存储权限。

存储位置应该是易于访问和维护的，可以按照文件类型和日期进行分类和存放。

同时，为了保护文件的安全性，应该设置文件的访问权限，确保只有经授权的人员可以访问和修改文件。

第三个步骤是文件传输。

文件传输是将文件从一处传递到另一处的过程。

文件传输可以通过网络、邮件、移动存储设备等多种方式进行。

在文件传输过程中，需要确保文件的完整性和安全性。

可以使用加密和压缩等方式来保护文件的安全性，并使用CRC等校验机制来验证文件的完整性。

此外，文件传输过程中应该记录文件的传输日期和传输方，以便于后续的追溯和沟通。

第四个步骤是文件访问。

文件访问是指根据需要随时查找、编辑和使用文件的过程。

为了提高文件的访问效率，应该建立一个可靠和方便的文件访问系统。

这包括建立一个文件索引和目录，以便于用户快速定位和检索文件。

此外，文件访问过程中应该设置合适的访问权限，确保只有经授权的人员可以访问和修改文件。

同时，为了保护文件的安全性，应该定期对文件进行备份，以防止文件丢失或损坏。

****市燃气有限公司LPG气瓶充装质量保证体系（第一册）版本编号：*燃—LPGA—2020受控编号：控-LPG-2020-01内容：质量手册、程序文件2020年9月1日发布2020年11月1日实施目录前言 (4)第一章、手册指南 (5)发布令 (5)任命书 (6)1.公司简介 (7)2.适用范围 (7)3.质量方针及质量目标 (7)3.1质量方针 (7)3.2质量目标 (7)3.3质量目标分解 (8)4. 质量管理体系分析与改进 (9)4.3公司组织机构图 (11)4.2LPG站组织机构图 (11)4.3LPG储配站质量管理体系图 (12)4.4工艺流程图 (13)第二章程序文件 (14)1.文件控制程序 (14)2.记录控制程序 (16)3.设备控制程序 (16)3.3设备状态控制 (18)3.4设备档案管理 (19)4.充装介质检测控制 (19)5人员管理 (20)6充装工作质量控制 (22)7.信息追踪与质量服务 (23)8执行特种设备许可制度 (24)前言随着公司的业务发展，燃气行业的迅速发展，以及燃气标准的技术水平不断提高，标准的数量也不断增多，迫切需要我们制订一套能适应新形势、新规范能够有效保障职工安全生产利益及企业发展要求的质量保障体系来规范操作人员的操作规程。

本质保体系共二册，第一册为质量手册及程序文件，第二册为作业性文件本质保体系的编写依据及主要引用文件如下：《特种设备安全法》《特种设备安全监察条例》《气瓶安全监察规定》《特种设备生产和充装单位许可规则》《气瓶安全技术监察规程》《气瓶充装站安全技术条件》《液化石油气钢瓶定期检验与评定》《特种设备作业人员考试规则》《特种设备使用安全管理规则》《气瓶附件安全技术监察规程》第一章、手册指南发布令液化石油气储配站作为一级防火重点单位，罐区和充装区是其中的要害部位。

对防火、防爆工作绝对不可忽视。

对可能发生的各种事故，应采取必要的措施，以避免人身事故和设备事故的发生。

文件控制程序1目的保证质量、环境和职业健康安全管理体系文件得到有效控制，并使使用它的岗位得到现行有效文件的版本。

2范围本程序适用于本公司质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料的控制管理。

3术语本程序引用XLD/SC—B--2012《质量、环境和职业健康安全管理手册》中的术语。

4职责4．1本程序的责任部门是行政办公室，负责对本公司使用的与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有文件和资料实施控制，并按本程序的要求对各部门的文件和资料的管理工作进行监督检查。

4．2本程序的相关部门是质量、环境和职业健康安全管理体系涉及的各部门。

各相关部门负责本部门文件和资料的制定、更改、修订和控制，确保本部门发出或使用的文件是有效版本。

4．3项目经理部负责对本单位使用的文件资料实施控制，并负责对相关方在项目上使用文件和资料的有效版本实施监督和检查。

5工作程序5．1 文件和资料的分类5．1．1 质量、环境和职业健康安全管理体系四个层次的文件1）管理手册2）程序文件3）国家及地方的法律法规和管理办法、管理制度、施工组织设计、项目管理计划、施工方案、工艺标准 4） 记录表格 5．2 文件和资料的编号5．2．1 质量、环境和职业健康安全管理体系四个层次文件的编号 a) 管理手册b) 程序文件c) 作业文件编号年号 序号作业文件代号 企业代号年代号版本号管理手册代号公司企业代号XLD / SC －× －××××d) 记录表格5．2．2部门代号表5．2．3 本着便于查找，便于控制的原因，对文件的编号实行以下办法： 1） 各部门文件按规定自行编号； 2）公司自发文件由行政办公室 编号； 3） 外来文件采用原编号。

5．3 文件的编写、审核与批准5．3．1 质量、环境和职业健康安全管理体系三个层次的文件1）管理手册由行政办公室组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准发布；2）程序文件由行政办公室组织编写，部门负责人及分管领导审核，管理者代表批准发布；3）作业文件(含管理计划)由各部门负责人编写，部门负责人及分管领导对其符合性、针对性和可操作性进行审核，管理者代表或分管领导批准发布。

1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2 适用范围适用于质量管理体系有关的文件控制。

3 职责3.1 质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。

3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

4工作程序4.1文件分类与编号4.1.1公司一级文件为管理手册（包含所有过程控制和程序文件）由质量管理部备案保存；4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。

4.1.3文件分为受控和非受控两大类，受控文件接受更改控制，非受控文件不接受更改控制。

4.1.4质量管理体系文件的编号a)一级文件管理手册：公司名称代号-QM-版本号，手册中各章以节号区分。

例如：JD-QM/DC001 A/0，表示公司管理手册第A版。

b)二级文件：例如：JD-QP/DC001 A/0，表示公司文件控制程序第A版c)三级文件：部门代号-文件顺序号-年号。

例如：LG-05-2003，表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。

部门识别代码：办公室：BG；综合管理部：ZG；管理策划部：GL；工程部：SC。

绿化清洁部：LQ;保安部：BA，采购部：CG, 质量管理部，LG, 财务部：CW。

b)质量记录表式；QR-GB/T19001:2000的条款号（通用记录替以TY）记录编号例如：QR—5.6—01，表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。

4.2 文件的编写与审批4.2.1 管理手册由管理者代表领导，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2 其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。

4.2.3 文件审批以在文件上签字的形式予以记录。

4.3 文件的发放与管理4.3.1 经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。

4.3.2 质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控”印章，在发放的文件和资料上注明分发号，按分发号发放，文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。