浅析电子档案管理中存在问题及探究

浅析电子档案管理中存在问题及探究

引言

随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，档案管理的信息化建设已经成一个备受关注的热点。当今档案管理已经进入了电子化、网络化的新阶段。企业，学校，政府单位等都需要对档案进行信息化管理，来适应现代社会的信息化、网络化发展趋势。计算机的普及应用、电子文件的大量产生、信息技术的快速发展，缩小了电子档案保存空间。在加速信息交流,做好信息服务,实现信息共享,带来极大的方便同时,也给电子档案工作带来了一系列的新情况、新问题。档案管理信息化，就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术，将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案,建立档案目录数据库,通过计算机网络设备的传输，实现信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率。电子档案管理系统，是指把当前的档案信息录入电脑，在电脑中构建档案数据库，并把各种档案信息在电脑页面中显示，以方便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理，为用户提供高效率的档案利用服务。电子档案管理软件具备可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长等特点。电子档案也称作数字档案,对电子文件进行有效的归档处理,即形成了电子档案。这里所提到的电子文件,是在数字设备及环境中生成的,并以数码形式存储于U盘和光盘等载体中,以通信网络主要传递形式的文件,在网络环境下,电子档案面临着信息暴露或丢失、数据完整性遭到破坏造成病毒传播等问题,因此加强电子档案的科学化管理是当前档案管理的一项重要课题。

1、电子档案概述

1.1电子档案的内涵

所谓电子档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。电子档案是以一定的代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通过网络上传输的文件。是按照档案管理规范有目的地保存起来具有参考价值，采用一定的形式封装起来的电子文件。从它的定义可以看出电子档案不同于一般的电子文件,它对各行各业档案管理和社会发展具有十分重要的意义。

1.2电子档案的特点

①电子档案需要利用现代办公设备才能阅读使用,不再是单一直观的纸质形式;②电子档案的信息可以共享,不受距离和时间的影响；③电子档案可以在计算机内被使用、处理和传输；④电子档案受环境的温湿度、磁场的影响很大,对其他环境条件没有过高要求。

1.3电子档案的存储和管理

电子档案独有的特点使其保存和管理的时候也与纸质档案有所不同。电子档案的保存主要是指对于硬件载体的安全保管,电子档案的安全管理不仅要求对档案的操作合理规范,而且需要国家加大投入力度,制定相应的法律法规进一步确保电子档案的安全。

2、加强电子档案管理的重要性

2.1加强电子档案管理权限

电子档案的安全不仅要求保存安全，管理安全也非常重要。电子档案的特点决定了它容易被拷贝和修改,因此在档案生成的时候就必须保证电子档案的真实性,形成签暑认证,做到层层把关、责任分明。对于归档的电子档案应做保护处理,使之处于只读状态。此外,还可以利用加密技术,签署技术和防火墙进一步保证电子档案的安全性。在电子档案的使用过程中要严格审核使用人员的权限,对于电子档案的使用要按相应的程序进行。

2.2做好电子档案系统防护 电子档案非常容易受到黑客和病毒的侵犯,导致信息被篡改和窃取及丢失。而且病毒种类繁多,更新速度很快,因此必须时刻防护,确保电子档案运行环境的安全。防止黑客和病毒的侵犯。

2.3推行档案电子化管理质量和效果

建立电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容。定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管避免因机构改革、人员岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整；建立电子档案应用共享平台。共享平台按级次设置查访权限，以供各机构自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。

3 、当前电子档案存在的问题

3.1管理思想落后,管理方式陈旧

少数部门档案管理人员对电子档案的管理思想落后,管理方式陈旧。没有意识到电子档案管理与传统档案管理在工作环境和工作对象上的区别,在对电子档案管理时仍采用传统电子档案管理方法,不重视电子档案管理的电子化和网络化,对计算机等先进的使用设备不熟悉,甚至有抗拒新事物的心理,使电子档案管理电子化、信息化建设受阻。

3.2电子档案信息安全问题

电子文件储存在计算机中,它的不固定性、载体的可变性及信息的开放性使得电子档案很容易被删改、窃取和销毁,且不易被发现。当今社会电脑病毒和黑客对电子档案也存在极大的威胁,一旦计算机感染病毒或遭遇黑客侵入,就可能造成信息的丢失,若原件保存不当,重建整个档案系统将是个繁重的工作。

3.3电子档案的原始性、真实性

档案文件在被制作成电子文件时,不再存在如纸质文件一样的特定字迹、亲笔签名,甚至连文件盖章都是电子编写形成的,这就无法证明其真实性和权威性。而且,电子档案在存档的过程中,要定期进行复制和转换载体,以防信息的损失,所以电子文件的原始性无法判断。

3.4电子档案的长期可读性问题

电子档案是保存在磁性材料和光盘载体上,人们必须使用一定的技术和设备才能识別它的信息,这就决定了电子档案对技术和设备的依赖性,阅读电子档案必须借助计算机将信息和载体结合在一起。而计算机的日新月异使得其硬件环境对某些较为落后的载体具有不可兼容性,造成电子档案信息的不可读,这对需要长期保存的文件来说是一个重要问题,可能多年后,就难以找到能与之载体相配的电子设备了。

4、解决电子档案管理问题的措施

4.1更新思想观念,提高对电子档案管理工作中重要性的认识

电子档案的出现也就是近些年的事情,对大多数人来说还是一件新事物,对这样的新鲜事物只有通过传播和开发利用,才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度,强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合,齐抓共管,才能做好电子文件的及时归档和电子档案的安全管理。

4.2建立健全电子档案管理制度

管理电子档案的主要任务是对各类电子文件进行分类、编目并制作备份,方便查询和使用。在整理电子文件的同时,还应根据本单位的实际情况,自身特点，建立健全电子档案管理制度,加强和规范电子档案管理。加强工作流程管理,提高对电子档案的动态管理,电子文件法律、法规,标准的制定与电子文件管理实践的发展是互为因果,互相影响的。通过法律法规确立我国的电子文件管理国家战略,确认全程管理体制,赋予档案机构全程管理和前端控制的职权。电子文件管理实践需要立法给予支持,立法也要以电子文件管理实践问题的逐步解决为前提条件,包括:科学、合理的电子档案管理体系和管理制度;足以说明电子文件形成过程的信息记录;电子文件载体和信息的稳定性提高:电子文件加密、认证、签署等信息安全技术的提高和普及应用等。

4.3注重学习教育,加强对电子档案管理人员的业务培训

在电子文件日益发展的今天,培养和造就一批通晓电子技术、懂得档案管理的人员是当务之急,档案部门应重视和加强对档案管理人员的培训。一方面,要多渠道引进专业的技术和管理人员,尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做电子档案工作。另一方面,要对现有的档案人员进行专业培训,特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展,对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求,档案工作的现代化,不仅取决于工作人员原有的知识水平,更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此,档案管理部门应尽快改变保管型人员过多结构单一的档案队伍现状,建立一支具有较高素质、结构合理,适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

4.4 加强信息保护，确保档案信息绝对安全 信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。对电子档案信息的保护要从入口、传输、使用三方面入手。签署技术、加密技术、身份验证、设置防火墙、安装杀毒软件等都是常用的保护信息安全的技术方法,在确保电子文件的真实性和权威性、保证电子文件在保存、传输中的安全和防止对电子文件的恶意篡改起到了关键的作用,不断改进信息安全技术,是加强信息保护的重要描施。除了在信息技术上对电子文件进行保护外,还要多途径、多方式地做好电子文档的安全和存储工作。例如一些社会保障部门在做好电子档案管理的同时,还会建立纸质档案,采取电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”,为档案文件的安全提供“双保险”。研制开发适应档案管理现代化的软件, 做到标准统一、互相兼容。

5、结语

新形势下的电子档案管理工作是一项巨大的挑战。电子档案的管理几乎覆盖了社会的各行各业，近几年我国的电子档案管理技术已经取得了很大的进步,但是档案管理是一项长期艰巨的任务。我们要建立相应的制度和标准,培养高水平的管理人才,从开发使用到保管利用都要严格遵守相应的规定。从人力，物力，财力等要素下功夫，解决电子档案管理中的问题，加强电子档案管理适应时代的需求,从而为广大用户提供更优质的服务，使电子档案最大限度发挥作用。