新形势下电子档案管理存在的问题及解决对策

新形势下档案管理工作要与时俱进-新形势下如何做好档案管理工作

如何在新形势下加强档案管理工作，与时俱进的为社会进展服务，是档案管理工作面对的新情况，新任务，也是各级档案工作部门务必研究与解决的课题，应该高度重视，认真加以解决。

一、认清形势，明确任务

新形势下，档案管理工作要与时俱进，不能落伍，因循守旧。特别是边远地区与基层单位，工作条件较差的档案工作部门，更要克服为难情绪，努力学习，迎难而上，改变传统的工作习惯，破除陈旧观念。我们应该看到，档案是国家的宝贵财富，作为档案工作者，都应当树立科学的管理理念，运用现代化技术做好档案管理工作。不能认为当地人员少，档案工作不重要，是可有可无的，把档案工作者当成普通“保管员”等错误办法。要学习先进的管理理念，应该看到随着档案利用者对信息内容需求越来越广泛，档案工作越来越重要，在信息社会里，任何事业的进展都离不开档案的信息服务。档案部门保管的丰富资料，具备多种功能，能够提供信息服务、交流协作、上网宣传、资政当代、教育后人，利用价值十分巨大，社会效益也十分显著。另一方面，我们要与时俱进，务必认清形势，随着档案载体形式也不断提高与变化，各级档案工作者，务必结合自身情况与特点，提高认识，明确任务，应对档案工作面临的新的挑战。要树立服务意识，真

正把档案当成宝贵的无形资产，切实加强管理工作。要有的放矢，找出问题，认真加以解决，习惯形势进展的需要。实际上，档案工作者要率先做到管理思想现代化，更新观念，才能做好档案工作管理科学化、现代化。因此，要在思想上提高对档案管理工作现代化的认识，还要积极争取领导与各个方面的支持。

二、运用科学管理方法与手段

首先，要建立科学方法，不断完善档案资料管理制度。要在档案工作部门里，建立健全不一致岗位、不一致级别人员的岗位责任制，把工作任务落实到人，实行工作目标管理，年终进行年度考核。规章制度要从工作实际出发，严密科学，建立不一致环节的档案工作制度，真正使档案管理工作走上科学化、制度化、规范化的轨道。第二，要做好有关电子文件的管理与归档工作。电子版文件不一致于纸质文件，具有许多无可比拟的优越性与特点，改变了传统的办公模式与方法，特别是文件的起草、修改、保管、收发与传递，都提高了办公效率与质量。因此，新情况下，电子文件能否正确归档，能否做好科学保管与使用，是档案管理部门在新形势下务必解决的新课题。电子文件在归档之前，要注意进行认真鉴定，然后认真科学分类，编排科目，分门别类的进行保管与管理。电子文件大部分为磁盘、磁带与光盘等等，客观上抵抗外界不利因素能力较差，容易出现问题，因此要定期检测，及时进行拷贝与保护。第三，要不断创新与进展档案管理工作。

理论前沿２０１３年第１０期　

新形势下机关档案管理工作存在的问题和建议　

冯　华　

（吉林省高速公路管理局梅河管理分局，吉林长春１３００２２）　

摘要］　档案是机关事业单位公务活动的真实记录。重视档案工作，对于规范机关管理，提高机关工作效率，具有重要的意义。　

本文从档案管理工作的重要性入手，分析了目前机关档案管理存在的主要问题，并提出相应的对策。　

键词］　档案；管理；问题；对策　

【中图分类号】Ｄ　６３１１　【文献标识码】Ａ　

一、档案管理工作的重要意义和特殊作用　档案来自于人们的社会活动。具体地说，就是在各机关团　

体企事业单位的工作中，以及个人在私人活动中产生出来的．　

它包括两个方面：其一是国家机关和社会组织在履行其职能，　完成其工作任务中，产生了大量的文件。档案就是由其中有价　

值的文件中转化形成。其二是著名人物、著名家庭和家族，在　

他的一生活动中，形成的许多的日记、私人信函等．作为有价　

值的历史记录保存下来的就是档案。　

档案，除了具有机关工作的有效工具、经济建设的重要依　

据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件、宣传教育的　

生动素材等一般功能之外，还有其特殊功能。档案的特殊功能　

主要指档案的凭证作用和参考作用。　

凭证作用：档案是历史的真赁实据。具有一定的法律效　

用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是　

由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是　自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的　

客观性，档案是令人信服的历史证据。　

参考作用：档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用．　

同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实地记录　

和反映了人偿社会实践活动的浓度。而且．也反映了实践活动　的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经　

验。“察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作了高度的概　括。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。　

二、机关档案管理面临的问题和挑战　（一）机关档案管理面临的问题。机关档案室分散设置。机　

新形势下的档案信息化管理的措施

随着信息技术的发展和应用，档案信息化管理已经成为现代化管理的重要手段。在新形势下，档案管理机构需要紧跟时代发展潮流，加强档案信息化建设，提高档案管理水平。本文将从档案信息化管理的必要性、现状及存在问题，以及措施三个方面来阐述新形势下的档案信息化管理措施。

一、档案信息化管理的必要性

1.信息时代的发展要求：信息时代的到来，对信息化的管理提出了更高的要求。档案信息化建设能够利用信息化手段，提高档案管理的效率和质量，推进信息资源共享和利用，适应信息时代对档案工作的要求和挑战。

2.提高档案工作效率：传统的手工管理方式存在许多问题，如信息查询和检索效率低下，档案管理成本高昂等。信息化管理方式能够有效地解决这些问题，缩短了信息检索的时间，提高了工作效率。并能够有效整理、分类、保存和利用档案信息，实现管理精细化的目标，提高档案管理效能。

3.推进档案信息资源化：档案管理机构应该借助信息化技术建设档案信息资源库，有效促进档案管理的信息化、数字化、网络化，推动档案信息资源向管理、服务、科研、教育等方向的深度发展，以利于各领域信息需求的满足。

二、档案信息化管理的现状及存在问题

1.现状：目前，在档案编研、存储、利用等方面的信息化建设取得了一定进展，档案管理软件、硬件和系统得到广泛应用。档案信息化水平有所提高，对社会开放服务的能力不断提升。但问题仍然存在，信息共享、下载、上传等环节还存在较大差距，与各行各业之间的信息流通不畅还有许多问题需要解决。

2.存在的问题：

（1）缺乏统一规划和标准化的档案信息网络平台。

（2）档案信息共享、安全保障机制不完善，档案信息泄露的风险增大。

（3）档案管理的信息化技术水平参差不齐，系统完善度不高。

（4）传统档案管理机构信息技术人才缺乏。

（5）档案工作和现代信息技术的结合还需跟上时代的步伐，例如人工智能和区块链等方面的应用。

档案管理工作存在 的问题与解决策略

摘要：企业档案作为企业宝贵的无形资产，在企业发展经营过程中起到了不可替代的作用。本文首先对档案管理工作中存在的问题进行了分析，提出了一些解决措施。

关键词：档案管理；问题；措施

1档案管理工作存在的问题解析

1.1不重视档案管理工作

很多企业在实际发展的过程中，只是注重对自身经济效益的提升，而忽略了档案管理工作的重要意义。档案管理工作是对一个企业发展历程的记录和总结，一个优秀的领导者会根据之前的发展趋势来进行企业发展经验的总结，将一些雷区有效地避免开。但是大部分企业领导人认为发展的眼光应该是向前的，这样使得经济利益和眼前利益作为重要关注点，就造成了对企业档案管理工作的忽视。一旦企业在前进的过程中出现问题，无法在第一时间启动应急预案，会带来较大的经济损失。

1.2企业档案管理工作的制度不完善

由于企业档案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽视，这样对于其工作步骤的控制往往也会出错。一般来说，大部分企业并没有建立一套完善的企业管理工作制度，对于档案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落实缺乏一定的系统性和科学性。有的甚至会在资料整理的过程中造成档案的丢失，也有很多工作人员由于自身工作的失误，对于档案的收集不全面，这些现象的发生都表明了我国大部分企业的档案管理工作制度并不完善，是一个亟待解决的严重问题。

1.3没有专门的档案管理部门

对于一些小企业来说，一般都不怎么重视在经营过程中形成的档案资料保存。甚至有的小企业认为档案资料可有可无。这一方面是由于管理人员的管理思想淡薄，管理理念松懈。另一方面是由于这些小企业的信息化程度不高，规模不大，还有就是资金有限设备不完善。在小规模企业中，对管理工作的投入力度有限，不能够通过现代化的方式来进行管理，只能通过“手工+电脑”或“手工+人力”，但是在信息化高度发达的今天，仅仅依靠手工很难全面的完成档案资源管理。而一些有专业的管理部门的小企业更是少之又少，导致它们在保存、整理档案等方面也很难达到要求。