文书档案管理制度

文书档案管理制度

文书档案治理制度1

1、文书立卷

每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。

①分年度。将文件按其形成的年度分开。

②分级别。将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。

在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；

撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

2、档案治理

将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和把握档案爱护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

3、档案利用

预备检索工具。编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

4、档案统计

建立档案收进、移出登记簿。精确编制档案工作状况统计年报，准时上报有关部门。

5、档案鉴定

依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年

的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。

文书档案治理制度2

一、医院全部文件、信函、简报及其它资料等，统一由办公室专人实行归档标准治理。

二、医院收文程序是：各科室在接收到相关文件（含外出开会）时必需先交办公室，由办公室负责统一登记、编号，呈送医院领导阅批，不得遗漏、延误和丧失。文件传阅完毕后，统一由办公室保存，相关科室保存复印件。

三、医院发文程序是：各承办科室依据院领导批示意见起草文件，文件起草后，按报批程序报分管领导、院长签发。拟文科室必需根据领导签发稿仔细校对后交办公室把关，并统一编号，统一印制。凡未经分管领导或院长签发的文件，办公室不予编号；文件印制必需标准、清楚、干净，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。

四、拟文科室要注意提高公文质量，格式标准，字迹工整，确保公文的权威性和严厉性。各科室的文件要妥当保管，不得随便丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应由相关负责科室准时销毁。

五、办公室要对全部文件、档案及各种资料在年底时分类登记、整理装订、入档保存。外出开会或从上级机关带回的文件，准时交办公室专人进展登记入档保存。未经办领导允许，各股室不得擅自复印、摘印涉密文

件和资料。

六、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围及用途，经院长或分管领导批准前方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，要通过办公室查阅，阅后准时归档。

七、严格遵守保密纪律。各种隐秘文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等，都由办公室专人负责治理，保守隐秘。需销毁的文件资料，要进展清理登记，通过肯定方式彻底销毁。

八、对违反保密纪律，丧失文件档案造成失密、泄密的人员，赐予批判教育。情节严峻的，建议赐予党纪、政纪处分，有意泄密造成严峻后果的，要追究其法律责任。

文书档案治理制度3

(一) 文件治理制度

第一条 治理要点

1、 为使文件治理工作制度化、标准化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、 文件治理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、 制度类文件根据公司文档统一格式进展编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文局部写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞标准，表达无歧义。

4、 依据文件属性、类别，对全部文件进展编号，依据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

其次条 制度标准

1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进展分类治理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准前方可借阅。

7、 办公室治理人员对文件借阅状况进展登记，做好借阅记录并限期清退。

8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进展整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、 依据存档时间及存档的必要性对文件进展销毁，需上报行政人事主管签字批准，根据文件治理制度进展处理。

第三条 文件治理流程设计

1、 内部文件治理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、 外部文件治理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

(二) 文书治理制度

第一条 治理要点

1、 为确保文书制发、处理、治理工作顺当进展，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织治理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、 文书治理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必需标有页眉页脚，文本内容可依据文书详细内容进展调整。

4、 依据文书性质进展编号整理，定期对文书进展归档整理，保持纸

质文档与电子文档的同步更新。

其次条 制度标准

1、 依据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、 根据文书治理范围，行政人事部的发文依据需要填写《发文簿》，全部文书原稿均由行政人事局部类存档备查。

3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需仔细学习并签名备注。

4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平常归档与年终归档相结合，对比编号列出整理清单。

5、 依据文书的时效性和保存的价值性，对文书进展整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。

6、 办公室负责人为第一责任人，若发觉文书丧失，办公室人员必需查明缘由，照实向主管部门报告，若未查明缘由，则由办公室负责担当。

7、 违反以上规定者根据相关规定予以惩办。

第三条 流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新名目(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

(三) 档案治理制度

第一条 治理要点

1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案治理更科学、更专业，准时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案治理质量与效率。

2、 档案治理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、 依据文书整理和文件整理编号，对对应资料进展相应的归档、整理、备注，并存入特地的档案文件柜保管。

其次条 制度标准

1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、 全部归档文书材料经过初步整理，依据时间先后挨次再按同一工程文书材料集中整理，并贴上标签。

3、 坚持平常归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对比编目，列出清单。

4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过前方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、 档案治理人员必需遵守保密规定，履行保密手续，特殊是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、 档案接收、移交，必需依据档案治理制度严格做好记录。

第三条 流程设计

依据文件、文书名目整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存

档→借阅→清退

文书档案治理制度4

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，准时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后准时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后准时送还。

2、公司领导及有关部门准时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丧失。

3、外出参与会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。