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技术文件控制程序Document No.文件编号：Release Date 发布日期：Effective Date生效日期：Control Mode 受控模式：Compiled by 编辑：Reviewed by 评审：Examined by 审核：Approved by 批准：1.目的为使本公司技术文件资料制订、分发、保存等作业达到管理成效，各相关场所使用有效版本文件，制订本程序。
2.适用范围本公司对内、外所发技术资料和顾客提供的技术资料均适用。
3.职责3.1 技术部负责FMEA、作业标准书、作业手顺书等文件的编制修改工作。
3.2 质量部负责管理计划书、检验基准书、检查作业标准书等文件的编制修改工作。
3.3项目部负责产品图样、产品标准/规范/法规/企业标准等文件的管理和文控工作。
4.定义4.1 技术文件:A、产品图样、产品标准/规范/法规/企业标准；B、作业指导书、检验指导书；C、操作规程、试验程序；D、材料规范；E、各种质量计划（包括控制计划、FMEA等）；F、经质量部确认的外来文件。
5.流程图见附件一6.工作程序6.1 文件编制6.1.1 新产品开发期间，各职能部门执行《产品质量先期策划控制程序》并编制相关的技术文件。
6.1.2 产品限度样件由质量部负责送客户进行认可（或接收顾客提供的样品或色板），供应商提供的限度样品由质量部送客户认可或由本公司质量人员进行确认。
6.1.3 技术文件编号规则为：XXX—WH —XXX—XX-XX-001 (图纸文件使用产品编号进行管理)说明图示：XXX—WH— XXX—XX — XX — 001①—②—③—④—⑤—⑥例如：XXX-WH-L42L-WI-05-001① XXX：XXX集团；② XX ：公司XX代码；③ XXX：产品车型代码(数位不限)；④XX：文件编码（管理计划书为CP；作业标准书(包括条件表)为WI；检验基准书为QJ；FMEA为FA）；⑤XX：部门代码，生产部为02，质量部为07，技术部为05，物流部为03，设备部为04。
1 目的对与质量体系有关的技术文件和资料进行有效管理，确保各场所使用的技术文件都是有效版本。
2 适用范围适用于对公司技术文件及外来技术文件的管理。
3 职责3.1 技术部为技术文件的归口管理部门，负责文件的接收、登记、发放、更改、存档、销毁，组织技术文件的编制和审核；3.2技术部负责新产品的过程设计及技术文件的编制、审核、批准和管理；3.3各部门负责职能范围内技术文件的管理。
4 内容和要求4.1 技术文件的分类：·产品的标准(国家标准、行业标准、企业标准)；·作业指导书；·检验指导书、检验规程；·图纸(客户提供的)；·FMEA、CP、PPAP等与产品相关的技术文件；·外来技术文件(客户提供的技术协议)。
4.2 技术文件的标识：4.2.1 标识的类别·试制：按规定分发范围发放且受更改影响，盖有蓝色“试制”印章和受控编号的有效文件；·受控：按规定分发范围发放且受更改影响，盖有蓝色“受控”印章和受控编号的有效文件；·非受控：批准分发范围外借用的，不受更改影响，过期失效无须收回的文件，无受控印章的有效文件；·作废：已公布失效或废止的文件，作参考用途的可盖“作废留用”印章，归档保留备用，无用的盖有“作废”印章；·如存在文件合订本或汇编，标识应加盖于文件的封面上。
4.3 技术文件的编号见文件控制程序。
4.4技术文件的制定、审核、批准和发布4.4.1设计开发新产品的技术文件由技术部负责制定、审核,技术部经理或总监批准。
4.4.2其它产品的技术文件由技术部负责制定，技术经理审批，相关部门会签。
4.4.3文件管理员负责顾客提供文件的接收管理，当涉及顾客工程标准/规范或更改（产品图纸和技术资料），应提交技术部按照ECN流程进行评估，接收部门需在五个工作日内完成评审（或按顾客要求），并作好相应的记录。
4.4.4技术文件归档部门应编制《文件一览表》，并标识储存。
1.目的：
对规范技术性文件的管理，确保技术性文件得到有效控制，保证其正确性、有效性、统一性。
2.范围：
本管理规范适用于本公司所有技术性文件的管理。
3.职责：
3.1技术部是公司技术性文件的归口管理部门；负责编制文件，负责对公司内各单位保存和使用
的技术性文件进行监督、检查和考核。
3.2技术部负责外来技术性文件的接收，并保证所接收的技术性文件的正确性、有效性、完整性。
3.3各单位负责编制文件并对其保存和使用的技术性文件的有效性、统一性、正确性负责。
4.有关术语和定义：
4.1技术性文件：指产品图样、工艺文件、产品规范、工艺装备图样、技术性文件更改通知单、
技术标准及技术通知、平面布置图和机床基础图等文件。
4.2技术性文件可以分类为：
(1) 外来技术性文件：指公司采用的国家标准、法律法规以及顾客提供的技术性文件。
(2) 公司技术性文件：指本公司设计、编制的技术性文件。
5.技术文件控制工作流程及工作流程说明：
5.1工作流程(见图表)
5.2 文件控制工作流程标准
表1：
表2：
6.相关文件/数据
7.质量记录表单。
一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。
四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一文件编码规则◆质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…）质量管理手册◆管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：十：附件二知识分类表。
文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。
2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。
3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。
4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。
4．1．2第二级文件：程序文件。
4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。
4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。
4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。
4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。
4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。
其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。
4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。
4.3.3技术负责组织化学分析室编写和审核技术类程序文件，实验室主任批准。
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
文件控制程序（IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001）1.0目的1.1为了规范公司的文件管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文件或资料的符合性、适宜性和有效性，防止作废文件或资料的非预期使用，特拟制本程序。
2.0适用范围2.1 公司所有与产品或服务有关的管理体系文件、资料、图纸、电子文档等，包括外来文件。
3.0定义3.1 一级文件：手册类文件。
该类文件是针对某项管理而制订的纲领性、根本性文件。
3.2 二级文件：程序类文件。
该类文件是针对某项管理和作业而规定的工作过程和顺序，它是对手册类文件的支持。
3.3三级文件：分技术文件、管理规定、外来文件三类。
技术文件含工位作业指导书、工艺参数、检验标准、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文件引出的作业指引、各部门制订的规章、规定、制度类。
外来文件含各类公司批准采用的国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客户或供应商提供的文件等。
3.4 四级文件：记录、表格、联络单等。
3.5外发文件：指公司向客户、供应商或者其他单位发放的公司内部使用的文件。
4.0主要职责与权限4.1 总经理：负责质量手册的审核和批准。
4.2 管理者代表：负责手册编制、程序文件、外来文件和外发管理类文件的批准。
4.3 行政部：负责公司文件的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文件管理工作进行稽核与监督。
4.4各职能部门：负责各部门程序文件的编制，及三级、四级文件的编制和审批。
4.5各部门文员负责本部门的文件管理，文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期整理和归档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。
5.0作业流程图（参考附件）序号 文件控制运作流程责任部门流程说明相关记录总经办； 相关部门；一级文件总经办编写，二、三级文件相关部门编写。
《文件、表格发放/修改申》文件编写模板总经理 总经办 相关部门一级文件总经理审核，二级文件管理者代表审核，三级文件部门主管副审核。
技术资料发放控制程序
一. 目的：严格控制公司技术文件的发放、使用和回收，控制资料的
正确、有效、使用；保护技术资料的所有权。
二. 适用范围：本公司及技术文件使用本门。
三. 技术文件的内容范围：包括产品、零部件图纸、工艺文件、工装
图纸、检验规程、试验指导书以及外来（顾客）图纸、技术标准等。
四. 职责
1.技术部是技术文件的归口管理部门，负责相应技术文件的编制并控
制文件的收发和更改及外来文件的识别和控制。
2.各文件使用部门负责技术文件的使用和保管。
3.对外职能部门（外协、采购、业务）负责发往外单位技术文件的发
放、回收、更改等管理。
4.所有文件持有部门均不得为个人利益向其他人部门提供本公司技术
文件。
五编制与审批
1.技术文件由技术部负责编制
2.技术文件经编制者编制完成后，须经技术部其他人员审核、校对无
误签字后，由技术部长签字批准（图纸资料必须有设计、绘图、审核校对、批准人签字和版本号），方可发放。
六技术文件的归档、发放。
