收文登记簿模板编号：日期：起草单位：收文单位：收文文号：文件题名：附件：备注：收文时间：答复时间：登记人：一、定义本收文登记簿（以下简称“登记簿”）是收发文时进行文件收发登记记录的媒介，用来保存公文（以下简称“文件”）的每次登记信息，以及查询已收文档的登记情况。
二、结构登记簿包括如下文件元素：（1）编号：对每份文件进行编号，以防重复登记。
（2）日期：收文登记的日期，由收文人实际收文的年、月、日填写。
（3）起草单位：将发文单位填写在起草单位一栏。
（4）收文单位：将收文单位填写在收文单位一栏。
（5）发文文号：将文件发文文号填写在发文文号一栏。
（6）发文日期：将文件发文日期填写在发文日期一栏。
（7）文件题名：将文件的题名填写在文件题名一栏。
（8）附件：将文件以及附件情况填写在附件一栏。
（9）备注：此栏可以填写文件的接收情况以及答复的情况。
（10）收文人：将收文人的姓名填写在收文人一栏。
（11）收文时间：将收文人实际收文的时间填写在收文时间一栏。
（12）答复时间：将答复文件的时间填写在答复时间一栏。
（13）登记人：将收发文登记的人名填写在登记人一栏。
三、使用（1）当收文时，收文人须填写以上表格，填写完毕后上交给责任处室的负责人进行登记；（2）每份文件只能登记一次；（3）已收文文件可在登记簿中查询；（4）答复文件，收发文人员须在登记簿中填写答复时间；（5）每季度将登记簿交回财务处审核管理。
四、特别说明若文件附件情况发生变化，应同时修改登记簿；若文件内容有改动，则不可覆盖登记簿。
