《秘书实务与案例分析》课件 更多资讯中心 外语教学与研究出版社
- 格式：ppt
- 大小：676.00 KB
- 文档页数：16
下载文档原格式
合集下载
秘书实务 精品课件
（3）对待强求自信型 按照领导计划好的去做就行，但领导想法很多， 效率要求高，你的工作压力大，应有心理准备。 （4）对待性格粗犷型 领会这种领导的意图较容易，但秘书要比较细心， 做工作计划要详尽。 （5）对待作风细腻型领导 要长期观察，慢慢领会领导意图，最重要的方法 是观察。 （6）对待理想型领导 秘书做好本职工作即可。
秘 书 职 业 道 德
现 代 秘 书 实 务 的 规 律
秘 书 实 务 的 工 作 方 法
第三章 领会领导意图
一、了解你的领导 （一）了解你的领导的类型 1、不同管理风格的领导 （1）专制型领导 要求下级绝对服从和忠诚 （2）交易型领导 信奉公平原则，赏罚分明
（3）威慑型领导 “善用兵者，杀卒之半。”这种领导是残酷无情 的冷面杀手，很有权威。 （4）民主型领导 领导发动下级讨论，共同商议，集思广益，然 后决策。 （5）放任型领导 领导者撒手不管，下级想怎么干就怎么干，爱 干什么就干什么，完全自由。
案例阅读：
面试
某公司正在招聘新员工，面试只有一道题目，就是让每位参加面试的新人 谈谈自己对责任的理解。 对于这样一个问题，应聘者们都认为简单得不能再简单了。他们一个接一 个地出来，大家看上去都是胸有成竹的样子。 最后的结果终于出来了。但是出乎所有人的意料：谁都没有被录用，大家一起 落选了。 经理对前来查询的人说出了其中的原因：“其实，我们也很遗憾，我们很 欣赏各位的才华，你们对问题的分析是层层深入，语言简洁畅达，各位考官非 常满意。但是，我们的面试题不是一道，而是两道。遗憾的是，另外那道题你 们谁都没有回答。” 众人哗然：“还有一道题？什么题啊？” “对，还有一道题。你们看到躺在门边上的那个扫帚了吗？有人从上面跨过去， 有人甚至往旁边踢了一下，但就是没有一个人肯把它扶起来。” 经理最后说：“对责任的理解远不如做一件体现责任的小事，后者更能体现出 你的责任感。”
秘书实务案例分析
案例1：老总的隐私一、背景室，是不是知道一些这方面的情况？”事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。
我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。
取到东西后，你再帮我送一下。
”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。
于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于雪：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。
”于雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。
根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。
出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”总裁问的就是这件事。
面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。
b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！”c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。
”d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。
”e、“对马总我似乎不太了解。
”二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。
三、分析本题的最佳选择是c。
选a肯定是错误的。
的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。
但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。
选b与选a一样，甚至有过之而无不及。
选d也犯了秘书工作的大忌。
作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。
收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何直接证据的情况去推测人家是歌厅小姐。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义1.2 秘书实务的作用与意义1.3 秘书实务的基本原则与要求1.4 秘书实务的发展趋势第二章：秘书工作内容与流程2.1 秘书工作的主要内容2.2 秘书工作的基本流程2.3 秘书工作的时间管理2.4 秘书工作的沟通协调第三章：商务沟通与协调3.1 商务沟通的基本原则与技巧3.2 商务协调的基本方法与步骤3.3 商务会议的组织与安排3.4 商务洽谈的技巧与策略第四章：文书写作与处理4.1 文书写作的基本要求与规范4.2 公文的格式与结构4.3 文书的处理与管理4.4 电子邮件与电话沟通的技巧第五章：办公室管理与维护5.1 办公室环境布置与维护5.2 办公设备的使用与管理5.3 办公用品的采购与管理5.4 办公室安全与保密工作第六章：宴会与接待礼仪6.1 宴会礼仪的基本原则与程序6.2 接待礼仪的重要性与基本要求6.3 商务场合的着装与仪态6.4 跨文化交流中的礼仪注意事项第七章：商务旅行安排与管理7.1 商务旅行的基本准备工作7.2 机票与酒店预订技巧7.3 商务旅行中的交通与导航7.4 商务旅行安全与紧急情况处理第八章：信息收集与管理8.1 信息收集的重要性和方法8.2 信息处理的技巧与步骤8.3 数据库的使用与管理8.4 信息保密与分享的原则和技巧第九章：时间管理与个人效率提升9.1 时间管理的重要性与策略9.2 个人效率提升的方法与技巧9.3 任务优先级设定的原则9.4 个人职业发展规划与目标设定第十章：秘书职业规划与发展10.1 秘书职业发展的路径与前景10.2 秘书职业规划的制定与实施10.3 秘书职业素养的提升与修炼10.4 秘书在组织中的角色与职责重点和难点解析一、秘书实务概述：理解秘书实务的定义、作用与意义，以及其基本原则与要求，对于学生建立正确的秘书实务观念至关重要。
二、秘书工作内容与流程：掌握秘书工作的主要内容及其基本流程，是秘书工作顺利进行的基础。
秘书实务与案例分析
秘书实务与案例分析作为企业管理中的重要岗位之一，秘书在公司中起着极其重要的作用。
秘书并不仅仅是传达信息或做一些文秘工作的人，秘书是领导的得力助手，需要在公司日常管理中发挥积极的作用。
本文将结合实际案例，深入探讨秘书的实务技巧。
一、会议组织能力作为一名秘书，良好的会议组织能力是必须要具备的。
在会议组织中，秘书需要在会议前认真准备，了解会议议程、参会人员、时间等重要信息，以确保会议能够高效果地开展。
在会议期间，秘书需要严格控制时间，确保每个议程都能够在规定的时间内得到充分讨论，会议室要协调好，会议记录清楚详细。
此外，秘书需要在会后及时整理会议记录、合理安排会议后续工作。
实际案例：在一次公司高管会议上，秘书提前准备了详细的会议议程，并以图表形式呈现给与会人员；在会议期间，她认真记录每个人的发言，并在发言结束后，及时向参会人员提供记录，避免了信息丢失问题。
在会议结束后，秘书及时将会议记录整理成报告，并将下一步工作进行了完整的安排。
二、信息管理能力秘书在日常工作中会接收到大量信息，包括内外部沟通、文件管理等。
如何有效管理信息，尤其对于公司的管理决策、业务合作等决策具有重要的意义。
秘书需要时刻保持警觉，了解各种信息的价值，掌握及时传递的关键性，确保企业决策不会因信息不全而出错。
实际案例：一家公司收购了另一家公司的股份，秘书需要及时掌握收购信息，并发挥她的信息管理能力。
她在协助领导落实收购时，客观分析市场趋势、分析对方公司价值等多个方面，以逐步制定合理的收购策略，最终做出明智经营决策。
三、协调沟通能力秘书在企业中具有协调沟通的职责。
她需要与企业内外的各个部门和人员进行沟通和协调，以协调各方面的工作。
此外，秘书还需要在公司对外沟通中担当重要的角色，代表公司与其他组织、机构等进行有效的沟通交流，以增强公司的公信力和品牌形象。
实际案例：在一次公司招聘会上，秘书在协调沟通方面充分发挥了自己的作用。
她与招聘组织者沟通精细，了解了相关招聘信息，对于招聘人员的资格条件、劳动力市场信息和人才数量的需求进行了分析。
【精品课件】秘书实务教学课件
※取得的成果※
6、开展学术研究，整个课程教学团队的科研水平大 幅度提高。2006年，课程教学团队成功申报省级 立项课题2项：《高职教育与人的全面发展的关系 研究》（湖南教育科学院“十一五”规划题）， 《花瑶民俗文化研究》（湖南省社科院立项课 题）；公开发表论文25篇，其中，全国中文核心 期刊的5篇；《忧患与焦虑纠结的灵魂——论周作 人思想嬗变与文化价值观念的选择》，获2003年 省语文教学研究会论文评比一等奖。
※取得的成果※
4、加大教材建设力度。选用教育部高职高专“十 一五”规划教材，规范了课程理论教学与实践教 学内容，提高了课程教学效果。近五年来，课程 教学团队主编公开发行教材3部，副主编公开发 行教材2部，主编校本教材7部，其中《教师口语 教程》获教育部优秀教育资源奖。
※取得的成果※
5、2001年以来，学院逐年增大了教学投入，建立了 办公自动化实训室、形体实训室、礼仪实训室、小 型会议室、报告厅、速录实训室等，为文秘专业实 践教学的顺利开展提供了可靠保障，创办“商务秘 书事务所”，建立了三辰卡通集团有限公司、湖南 潇湘教育资源开发有限公司等稳定的校外实训基地， 为学生实际工作能力的提高搭建了良好的平台。
◎1998年，我院建立职业鉴定所，结合社会需要 和中级秘书职业技能鉴定要求，对课程教学内容微 调，加入了办公自动化的内容。
◎2001年我院升格，为适应高职文秘专业培养目 标和国家秘书职业技能鉴定的要求，将课程更名为 《秘书理论与实务》。
『人文与艺术系』
※（三）课程的校内沿革※
◎2003年以来我们在广泛调查研究的基础上， 吸收了目前秘书实务课程研究的最新成果，确定了 以现代公司制企业秘书职责要求为课程内容，课程 改名为《秘书实务》。
※（二）课程目标※
秘书实务PPT课件
总结词
组织管理能力是秘书的核心技能之一，有助于合理安排工作 、提高工作效率。
详细描述
秘书需要具备较强的组织管理能力，能够合理安排工作计划 、时间表和优先级，确保工作有序进行。同时，秘书还应具 备较强的管理能力，能够有效地管理文件、资料和信息，保 持工作场所整洁有序。
文字表达能力
总结词
文字表达能力是秘书的基本技能之一， 有助于撰写各类文档、提高工作效率。
决，保证工作的顺利进行。
学习进取
总结词
随着社会的不断发展和变化，秘书需要具备不断学习 和进取的精神，以适应新的工作环境和需求。
详细描述
秘书需要时刻关注行业动态和公司发展情况，不断学 习新知识、新技能和新理念，提升自己的综合素质和 能力水平。同时，秘书还需要保持积极进取的态度， 勇于接受挑战和尝试新事物，不断拓展自己的职业发 展空间。通过不断学习和进取，秘书能够更好地适应 社会和工作的变化，为公司的发展做出更大的贡献。
使用现代办公工具
秘书应熟练掌握现代办公工具和技术，如电子文档、电子邮件、即时 通讯等，提高工作效率。
保持工作热情和责任心
秘书应保持工作热情和责任心，积极主动地完成工作任务，提高工作 效率和质量。
THANKS
感谢观看
秘书实务ppt课件
• 秘书实务概述 • 秘书的基本技能 • 秘书的工作职责 • 秘书的职业素养 • 秘书实务案例分析
01
秘书实务概述
秘书的定义与角色
总结词
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员。
详细描述
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员，他们需要具备高度 的组织能力、协调能力、沟通能力以 及细致的服务意识。
秘书工作的特点与要求
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
志。
（三）用新标准要求自己
二、尽快成为标准的
早晨上班时对上司和同事说声“早上好”，下班 时说声“再见”。他们能感受到你的教养和工作热情， 感受到你对上级和同事的尊重和友好。 （三）朝气蓬勃
刚上班时，一定要带着微笑和热情。 （四）精神自立
所谓精神自立，就是当面对工作与生活中的问题时， 会理智地作出判断，想出解决问题的办法，并且自己 着手去解决问题。
二、工作体面又稳定
办公环境更舒适和优雅；与贵宾们接触的机 会多；工作规范，收入也相对稳定。
三、职业发展空间大
秘书职业的吸引力还在于秘书业务范围涉及面广， 工作富于变化。根据具体情况处理业务，能充分发挥自 己的主观能动性 。
第四节 助理、秘书与文员的区别
❖ 助理＝ a ＋ b ❖ 秘书＝ b ＋ c ❖ 文员＝ c ＋ d
秘书至少应对国内外政治、经济动向具有 敏锐的洞察力，具备与外国人打交道时必要的 知识和语言能力。
第二章 秘书工作基本要求
第一节 作好成为白领的精神准备
一、迎接新的生活方式 （一）树立责任感
自觉地意识到自己已经成为所在公司的一员。 （二）增强时间观念
无论是早上起床，还是在上班期间，都要 抓紧时间。可以说，树立起“时间就是效益” 的观念，是一个人由学生转变为白领的重要标
❖ 良好的硬环境，就是指领导人的办公室要整洁、 舒适，这就需要秘书为他们整理办公室、接转 电话、招待客人甚至处理一些私人事务。
❖ 所谓良好的软环境，就是指领导人在决策过程 中，要有充分、及时而又准确的决策信息，这 就需要秘书为他们收集和整理各种信息。
第二节 秘书工作的起源
一、我国古代秘书的起源
从秘书的职责是辅助领导的工作这个意义上来 说，早在原始部落时代，秘书就已经诞生了。可以 说，秘书是我们人类历史上最古老的职业之一。
（Management Information System） 决策支持系统 DSS （Decision Support System）
三、秘书工作的国际化
（一）全球化的时代 海外投资迅速增长，如今中国的工业产品
遍布全球，已成为“世界工厂”。 （二）提高外语水平
企业收接外文的传真、电子邮件、电话和 接待外国客商来访需要秘书在平时就要注意学 习外语，特别是学习英语。 （三）加强国际文化素养
❖ 由于性别特点，男女秘书在工作中各自具备优势： 男性秘书在知识结构、组织能力等方面占有一定 优势，并且还有方便陪同上司出差和应酬等优势； 女性秘书有工作细心、善于沟通等优势，这常常 让上司的工作受益匪浅。
第三节 秘书的职位优势
一、“打杂”含金量高
在现代职场上，白领要想在职业上实现加速发展， 有两种资源必不可少：一是信息，二是人脉。
二、现代意义秘书的诞生
❖ 作为一种正式的社会职业，现代意义上的秘书是在 打字机发明（1808 年由意大利人佩莱里尼·图里发 明）之后才正式形成的。
❖ 长期以来，速记和打字是秘书的两大基本技能。
❖ 欧美国家的女性秘书真正引起社会关注是在第一次 世界大战期间。
三、秘书的性别
❖ 在发达国家，女秘书的比例一般在 90％以上， 我国女秘书的比例也越来越高，这一点在快速成 长的民营企业中尤为明显。
第二节 作好从事秘书工作的准备
一、树立秘书工作的使命感
职业秘书的使命就是竭尽全力辅助上司的工作，不管 是遭到上司的责骂还是受到了同事的刁难，都要尽心尽力地 完成自己的本职工作。
二、学会使用职场语言
（一）改变学生腔 （二）避免使用流行语
三、注意工作时间
（一）及时请假 （二）不逃避加班
四、管理情绪
（一）心情舒畅 ❖ 在工作过程中放松神经，做到心平如镜、从容不迫。 （二）释放压力 ❖ 释放工作压力的最好方法是集中精力去做一些自己喜欢的事
三、经验丰富
一个有经验的秘书，在工作中会有以下特征： 先决定工作的优先顺序，再着手开始工作； 做好必要的准备工作后再开始工作；恰到好 处地整理好办公环境，以减少疲劳；文件存 放从不将就，按规定存放，一步到位，这样 查找文件时非常方便；在不是特别强调优先 顺序的情况下，工作从难到易；对于那些特 别花费时间的工作，在处理过程中向上司反 映，听取上司的指示。
四、身心健康
只有保持身心健康，才能在工作中具有 相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工 作，这是秘书最基本的条件。
第六节 秘书工作的发展趋势
一、秘书工作的综合化
由于企业经营活动日趋复杂和多样，上司对秘 书工作有了许多新要求，秘书工作开始呈现综合化 的趋势。
二、秘书工作的信息化
信息化进程的加快要求使用这些硬件的秘书本 身的“软件”也升级配套，即秘书一方面要有更好 的组织协调能力，另一方面要有更好的表达能力， 包括口头的和书面的。 知识补充：经营管理信息系统 MIS
秘书实务与案例分析
谭一平 编著 外语教学与研究出版社
第一章 秘书工作概述
第一节 秘书的定义及作用
一、秘书的定义
秘书是上司的助手？ 秘书是上司时间的管理者 ？ 秘书是上司的传声筒 ？ 秘书到底是什么？
秘书应该是为领导人创造最佳决策环境的 人。
二、秘书的作用
❖ 领导人所需的决策环境可分为硬环境和软环境， 或者可称之为有形环境和无形环境。
秘书工作“钻石图” 日本著名学者田中笃子 《秘书的理论与实践》
第五节 领导人选择秘书的标准
一、容貌端庄
主要是要求衣着打扮和言谈举止都非常得体， 有较好的气质。在第一印象中，除了容貌之外，还 包括说话的重音、音调和口齿是否清楚。
二、为人稳重
秘书经常会直接或间接地接触一些公司重大决 策的信息，甚至有可能参与对这些信息的处理，因 此，让上司感到放心是十分重要的。
情，从而解除疲劳，将烦心的事情完全遗忘。每个秘书都应 该有自己的业余爱好，比如运动、音乐等。 （三）调控情绪
说明：a 部分工作是指参与 企业经营决策、协调各方面 的关系和秘书部门管理等工 作；b 部分工作包括上司办 公室的管理、文件起草、信 息收集、日程安排、上司出 差准备等工作；c 部分工作 包括接打电话、接待客人、 收发邮件等工作；d 部分工 作主要是负责办公用品管理、 安检、卫生等行政后勤工作。
a b c d
（三）用新标准要求自己
二、尽快成为标准的
早晨上班时对上司和同事说声“早上好”，下班 时说声“再见”。他们能感受到你的教养和工作热情， 感受到你对上级和同事的尊重和友好。 （三）朝气蓬勃
刚上班时，一定要带着微笑和热情。 （四）精神自立
所谓精神自立，就是当面对工作与生活中的问题时， 会理智地作出判断，想出解决问题的办法，并且自己 着手去解决问题。
二、工作体面又稳定
办公环境更舒适和优雅；与贵宾们接触的机 会多；工作规范，收入也相对稳定。
三、职业发展空间大
秘书职业的吸引力还在于秘书业务范围涉及面广， 工作富于变化。根据具体情况处理业务，能充分发挥自 己的主观能动性 。
第四节 助理、秘书与文员的区别
❖ 助理＝ a ＋ b ❖ 秘书＝ b ＋ c ❖ 文员＝ c ＋ d
秘书至少应对国内外政治、经济动向具有 敏锐的洞察力，具备与外国人打交道时必要的 知识和语言能力。
第二章 秘书工作基本要求
第一节 作好成为白领的精神准备
一、迎接新的生活方式 （一）树立责任感
自觉地意识到自己已经成为所在公司的一员。 （二）增强时间观念
无论是早上起床，还是在上班期间，都要 抓紧时间。可以说，树立起“时间就是效益” 的观念，是一个人由学生转变为白领的重要标
❖ 良好的硬环境，就是指领导人的办公室要整洁、 舒适，这就需要秘书为他们整理办公室、接转 电话、招待客人甚至处理一些私人事务。
❖ 所谓良好的软环境，就是指领导人在决策过程 中，要有充分、及时而又准确的决策信息，这 就需要秘书为他们收集和整理各种信息。
第二节 秘书工作的起源
一、我国古代秘书的起源
从秘书的职责是辅助领导的工作这个意义上来 说，早在原始部落时代，秘书就已经诞生了。可以 说，秘书是我们人类历史上最古老的职业之一。
（Management Information System） 决策支持系统 DSS （Decision Support System）
三、秘书工作的国际化
（一）全球化的时代 海外投资迅速增长，如今中国的工业产品
遍布全球，已成为“世界工厂”。 （二）提高外语水平
企业收接外文的传真、电子邮件、电话和 接待外国客商来访需要秘书在平时就要注意学 习外语，特别是学习英语。 （三）加强国际文化素养
❖ 由于性别特点，男女秘书在工作中各自具备优势： 男性秘书在知识结构、组织能力等方面占有一定 优势，并且还有方便陪同上司出差和应酬等优势； 女性秘书有工作细心、善于沟通等优势，这常常 让上司的工作受益匪浅。
第三节 秘书的职位优势
一、“打杂”含金量高
在现代职场上，白领要想在职业上实现加速发展， 有两种资源必不可少：一是信息，二是人脉。
二、现代意义秘书的诞生
❖ 作为一种正式的社会职业，现代意义上的秘书是在 打字机发明（1808 年由意大利人佩莱里尼·图里发 明）之后才正式形成的。
❖ 长期以来，速记和打字是秘书的两大基本技能。
❖ 欧美国家的女性秘书真正引起社会关注是在第一次 世界大战期间。
三、秘书的性别
❖ 在发达国家，女秘书的比例一般在 90％以上， 我国女秘书的比例也越来越高，这一点在快速成 长的民营企业中尤为明显。
第二节 作好从事秘书工作的准备
一、树立秘书工作的使命感
职业秘书的使命就是竭尽全力辅助上司的工作，不管 是遭到上司的责骂还是受到了同事的刁难，都要尽心尽力地 完成自己的本职工作。
二、学会使用职场语言
（一）改变学生腔 （二）避免使用流行语
三、注意工作时间
（一）及时请假 （二）不逃避加班
四、管理情绪
（一）心情舒畅 ❖ 在工作过程中放松神经，做到心平如镜、从容不迫。 （二）释放压力 ❖ 释放工作压力的最好方法是集中精力去做一些自己喜欢的事
三、经验丰富
一个有经验的秘书，在工作中会有以下特征： 先决定工作的优先顺序，再着手开始工作； 做好必要的准备工作后再开始工作；恰到好 处地整理好办公环境，以减少疲劳；文件存 放从不将就，按规定存放，一步到位，这样 查找文件时非常方便；在不是特别强调优先 顺序的情况下，工作从难到易；对于那些特 别花费时间的工作，在处理过程中向上司反 映，听取上司的指示。
四、身心健康
只有保持身心健康，才能在工作中具有 相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工 作，这是秘书最基本的条件。
第六节 秘书工作的发展趋势
一、秘书工作的综合化
由于企业经营活动日趋复杂和多样，上司对秘 书工作有了许多新要求，秘书工作开始呈现综合化 的趋势。
二、秘书工作的信息化
信息化进程的加快要求使用这些硬件的秘书本 身的“软件”也升级配套，即秘书一方面要有更好 的组织协调能力，另一方面要有更好的表达能力， 包括口头的和书面的。 知识补充：经营管理信息系统 MIS
秘书实务与案例分析
谭一平 编著 外语教学与研究出版社
第一章 秘书工作概述
第一节 秘书的定义及作用
一、秘书的定义
秘书是上司的助手？ 秘书是上司时间的管理者 ？ 秘书是上司的传声筒 ？ 秘书到底是什么？
秘书应该是为领导人创造最佳决策环境的 人。
二、秘书的作用
❖ 领导人所需的决策环境可分为硬环境和软环境， 或者可称之为有形环境和无形环境。
秘书工作“钻石图” 日本著名学者田中笃子 《秘书的理论与实践》
第五节 领导人选择秘书的标准
一、容貌端庄
主要是要求衣着打扮和言谈举止都非常得体， 有较好的气质。在第一印象中，除了容貌之外，还 包括说话的重音、音调和口齿是否清楚。
二、为人稳重
秘书经常会直接或间接地接触一些公司重大决 策的信息，甚至有可能参与对这些信息的处理，因 此，让上司感到放心是十分重要的。
情，从而解除疲劳，将烦心的事情完全遗忘。每个秘书都应 该有自己的业余爱好，比如运动、音乐等。 （三）调控情绪
说明：a 部分工作是指参与 企业经营决策、协调各方面 的关系和秘书部门管理等工 作；b 部分工作包括上司办 公室的管理、文件起草、信 息收集、日程安排、上司出 差准备等工作；c 部分工作 包括接打电话、接待客人、 收发邮件等工作；d 部分工 作主要是负责办公用品管理、 安检、卫生等行政后勤工作。
a b c d