下载文档原格式
商贸公司办公室管理制度第一章总则第一条为规范公司办公室管理行为，提高工作效率，保障公司正常运转，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有办公室及办公室工作人员，凡涉及办公室事务、管理、安全等相关工作均应严格执行。
第三条办公室工作人员应按照本制度规定的各项管理要求和工作程序，全面提高工作效率和服务质量。
第二章办公室职责第四条办公室是公司内部行政管理的核心部门，负责公司的日常事务处理、文件管理、档案维护等工作。
第五条办公室应按照公司要求，处理公司内外来往文件、资料，保障公司信息的安全和畅通。
第六条办公室应定期对公司档案资料进行整理、归档，并做好备份工作，确保重要信息不会遗失。
第三章工作流程第七条办公室工作人员应根据公司规定，严格执行工作流程，做到有序、高效地办公。
第八条公司内部文件的传送、处理应按照规定的程序进行，确保信息的准确传递和记录。
第九条对外交流时，办公室工作人员应严格按照公司要求进行沟通，确保外部信息的准确传递和处理。
第四章工作规范第十条办公室工作人员应遵守公司的相关规章制度，做到遵纪守法，廉洁奉公，严守工作纪律。
第十一条在工作中应有条不紊，规范文明，不得有违法违纪行为。
第十二条不得私自篡改、擅自销毁公司的重要文件和资料，不得向外泄露公司的商业机密和重要资料。
第五章办公室安全第十三条办公室工作人员应加强对办公室内部的安全管理，确保办公室安全。
第十四条对于公司资料、文件和财务等重要物品应加强保护措施，防止遭到盗窃或损坏。
第十五条办公室应安装必要的安全设施，如监控摄像等，确保办公室内部安全有序。
第六章处罚和奖励第十六条对于违反公司办公室管理制度的行为，公司将依据情节轻重对其进行处理。
第十七条公司将对办公室工作人员工作成绩进行评定，对于表现突出的个人将给予相应的奖励。
第十八条对办公室工作人员违反公司规章制度的行为，公司将按照公司人事管理规定给予相应处罚。
第七章附则第十九条本制度自颁布之日起执行。
商贸公司办公室管理制度
一、员工上班要自觉树立企业形象, 时常保持办公环境整洁, 办公台面文件摆放整齐。
不准躺或坐在办公台上;
二、上班前30分钟按《卫生轮流值日表》打扫办公区域内卫生，保持办公场所整洁、干净的工作环境;
三、上班要佩带工作卡，同事间要相互协作，相互支持，保持良好的工作态度和风貌; 外出办公事时要向领导或同事打招呼，说明去向;
四、员工必须服从上级管理人员领导，不得工作怠慢;工作期间遇到客户访问时，必
须主动、亲切的接待或提供咨询;
五、有来访电话时必须做好记录，包括：来电单位、内容摘要、来电时间、纪录人等重要信息;
六、不准使用公司办公电话打私人电话，也不可以用自己与亲友长时间电话聊天;
七、工作期间内不得窜岗、闲聊、不得利用电脑上网玩游戏、看电影、吃食物、听音乐等与工作无关的事情;
八、不得利用网络做自己个人的其它生意(如网店、网购等);不得向朋友透露公司商
业机密;
九、下班时必须关好门窗及设备电源，防止安全事故发生;各办公室、会议室没有人
工作时，应自觉做到人离熄灯，并关上空调(或风扇)等电源开关;关闭电脑电源、打印机、复印机等办公设施在一小时内不使用时要关闭电源;
十、爱护公物，节约物品;使用完卫生间后，要关闭水笼头等水源设施，杜绝浪费;。
商贸公司办公室管理制度一、引言商贸公司办公室是公司的核心部门之一，承担着日常办公、文件管理、人员协调等重要职责。
为了提高办公效率、规范办公行为，制定办公室管理制度对于公司的发展至关重要。
本文旨在规范商贸公司办公室的日常管理，提出一系列具体的管理规定。
二、办公室日常管理2.1 办公时间商贸公司办公室的工作时间为每周一至周五，每天8:30-17:30。
员工应严格按时到岗，并认真履行工作职责。
2.2 请假管理1.请假需提前至少一天向直接领导提出申请，说明请假原因和请假时间。
2.请假期间，应保持手机通畅，及时回应公司的紧急情况。
3.请假时长不得超过公司规定的最大假期天数，超过者需要提供充分的理由和解释。
2.3 工作任务分配1.上级领导有权将工作任务合理分配给员工，员工应按时完成任务，并保证质量。
2.员工应及时向上级领导汇报工作进展和问题，确保及时解决。
2.4 临时工作安排1.当出现临时工作任务时，办公室负责人有权根据工作紧急程度和员工能力合理安排相关人员进行临时工作。
2.员工应积极响应临时工作安排，合理安排自己的工作时间。
三、办公设备和资产管理3.1 办公设备使用1.员工应妥善使用办公设备，如电脑、打印机等，并确保设备的正常运行。
2.使用个人设备需获得上级领导的批准，并保证不影响工作效率和机密安全。
3.2 资产登记和借用1.办公室内的资产包括但不限于办公用品、设备等。
新进员工必须在入职时登记个人资产，包括编号、名称和规格等。
2.临时借用资产需填写借用单，并经领导批准，借用期限不得超过三天。
3.借用期限结束后，借用人应按时归还，并经确认。
3.3 资产维护和保养1.办公设备需定期维护和保养，员工应按时清洁设备表面，并注意避免灰尘和水份进入设备。
2.如果发现设备故障或异常，应及时向技术支持人员报告，不得私自拆卸和修理设备。
四、文件和资料管理4.1 文件的归档和保管1.文件归档应按照公司规定的命名和分类标准进行，确保文件的整理和查找的高效性。
公司办公室管理制度范本
第一条总则
公司办公室管理制度旨在规范公司办公室的工作流程、提高工作效率，为公司各部门提供高效、优质的行政服务。
本制度适用于公司全体员工。
第二条办公室的职责
1. 办公室的主要职责是负责公司的日常行政管理工作，包括文件管理、会议安排、信息保存等。
2. 办公室负责协助各部门完成日常事务，并与各部门保持良好的沟通和协调。
3. 办公室负责维护公司办公环境的整洁和安全，并负责相关设备的维修和更新。
第三条办公室的工作流程
1. 办公室接收并处理来自各部门的文件、资料、信函等，负责文件的分类、归档和保管。
2. 办公室负责安排和组织各类会议，包括提前通知与会人员、准备会议材料、记录会议内容等。
3. 办公室负责公司员工的考勤管理和假期管理，及时记录和报告员工的请假、迟到等情况。
4. 办公室负责公司的信息管理工作，包括对外信息的发布、文件的传递和保存等。
第四条管理制度
1. 办公室要按照公司的要求建立健全各项管理制度，并及时修订和完善。
2. 办公室要保守公司的机密信息，不得泄露给未经授权的人员。
3. 办公室要加强对办公用品和设备的管理，做到节约使用、养护维修。
第五条监督与评估
公司将定期对办公室的工作进行评估和监督，对工作不符合要求的人员将进行相应的处罚或调整。
第六条其他
公司有权根据需要对本制度进行调整和补充，并及时向员工发布通知。
以上为公司办公室管理制度的范本，具体内容可根据实际情况进行调整和完善。
第一章总则第一条为加强公司内部管理，提高工作效率，确保公司正常运营，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工及各部门。
第三条本制度遵循依法合规、公平公正、高效务实、便于操作的原则。
第二章办公室环境与设施第四条办公室应保持整洁、有序，不得乱堆乱放物品。
第五条办公桌、椅、电脑、打印机等办公设备应爱护使用，如有损坏应及时报告相关部门。
第六条办公室空调、饮水机等设施应按时开启、关闭，节约能源。
第七条办公室内不得吸烟、乱扔垃圾，保持室内空气质量。
第三章工作时间与考勤第八条公司实行标准工作时间，每日工作时间为8小时，每周工作5天。
第九条员工应按时上下班，不得迟到、早退。
第十条员工因特殊情况需请假，应提前向部门负责人请假，经批准后方可离岗。
第十一条员工请事假、病假、年假等，按照国家及公司相关规定执行。
第四章工作纪律与保密第十二条员工应遵守国家法律法规，不得从事违法活动。
第十三条员工应保守公司商业秘密，不得泄露公司内部信息。
第十四条员工在工作中应保持敬业精神，积极主动，认真负责。
第五章通信与网络使用第十五条员工应遵守国家网络安全法律法规，不得从事非法网络活动。
第十六条公司内部网络使用应遵循公平、公正、合理原则，不得滥用网络资源。
第十七条员工使用公司通信工具，应遵守相关规定，不得用于私人事务。
第六章会议室使用第十八条会议室为公司内部重要场所，员工需提前预约，按预约时间使用。
第十九条会议室使用期间，保持安静、整洁，不得影响他人。
第二十条会议室使用完毕后，应及时清理，关闭灯光、空调等设施。
第七章档案管理第二十一条公司档案应按照国家及公司相关规定进行分类、整理、归档。
第二十二条员工需使用档案，应向档案管理部门申请，经批准后方可查阅。
第二十三条档案管理部门应定期对档案进行检查、整理，确保档案安全、完整。
第八章附则第二十四条本制度由公司行政部门负责解释。
第二十五条本制度自发布之日起实施。
第二十六条本制度如有未尽事宜，由公司行政部门负责修订。
外贸公司的办公室管理制度外贸公司是从事国际贸易的企业，办公室管理制度对于提高工作效率和保障企业正常运作至关重要。
以下是一个关于外贸公司办公室管理制度的草案，供参考：一、办公室工作时间1.1办公室工作时间为每周一至周五，每天上午9点至下午6点，中午12点至下午1点为午休时间。
1.2办公室工作日历以本年度公司公布的假期和工作日为准，员工需要提前请假，并在假前获得上级审批。
二、员工岗位职责2.1每个员工都应明确自己的岗位职责，并在办公室内遵守公司相关的工作纪律。
2.2员工应按时、按质地完成上级交付的工作任务，并及时汇报工作进展和问题。
2.3员工应遵守保密协议，对公司业务和客户信息进行保密，不得泄露或擅自使用。
三、办公室资源利用3.1办公室设备和用品应妥善使用，经常检查设备和用品的工作状况，并及时报修或更换。
3.2员工应节约开关办公室的电源，当离开办公室时，应关掉电脑、打印机和其他设备。
3.3办公室中的共享资源应妥善使用，如会议室、复印机等，使用完毕后应及时清理和归还。
四、办公室卫生和环境维护4.1办公室内的卫生和环境由每个员工共同维护，每人每天应保持自己的工作区域干净整洁。
4.2办公室内严禁吸烟，员工可在指定区域外吸烟，吸烟后请清理垃圾并熄灭烟蒂。
4.3垃圾桶应随时清理，垃圾分类投放，员工应积极参与回收和环境保护工作。
五、办公室会议5.1办公室会议由相关部门负责召集和组织，员工应按时参加，并积极参与讨论和决策。
5.2会议开始前应提前通知与议题相关人员，并提供相关资料，以便员工做好准备。
5.3会议记录员应记录会议内容和决策结果，并及时向与会人员和相关部门发布会议纪要。
六、办公室安全6.1办公室安全由专门的安全人员负责，员工应遵守相关安全规定，确保办公室安全。
6.2员工应注意行李和个人物品的安全，如遇到可疑人员或物品，请及时向安全人员报告。
6.3灭火器和急救箱应位于易取得的位置，并由相关人员定期检查和维护。
商贸公司办公室管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范商贸公司办公室的管理，提高办公室工作效率、保障信息安全和维护公司形象，依据相关法律法规和公司实际情况订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于商贸公司各部门的办公室工作，包括文件管理、信息安全、设备管理、办公环境和办公行为规范等。
第三条重要职责商贸公司办公室的重要职责包括：1.负责文件的接收、分发和归档；2.维护办公设备的正常运行和维护和修理；3.管理办公用品的采购和库存；4.组织办公环境的乾净和卫生；5.督促员工遵守办公室行为规范；6.负责保障信息安全。
第二章文件管理第四条文件的分类和归档1.办公室应将文件依照文件分类标准进行分类，并建立相应的档案系统；2.文件应分为机密、一般和公开等级，依据机密程度实行相应的保密措施，并限制查阅权限；3.文件归档应依照公司的归档规定进行，确保文件的安全和易查阅。
第五条文件的接收与分发1.办公室应设立专门的接收窗口，适时接收、登记和分发文件；2.在分发文件时，应确保签收人对文件内容和处理要求有清楚的了解，并记录相关信息。
第六条电子文档管理1.商贸公司的电子文档应依照统一的命名规定进行命名和存储，并进行定期的备份；2.电子文档应明确责任人，规范权限和查阅范围，防止泄露和误操作。
第三章信息安全管理第七条信息安全责任商贸公司办公室应指定专门的信息安全责任人，负责订立、执行和监督信息安全管理制度，并组织相关培训。
第八条信息存储和传输1.商贸公司的信息存储应实行安全牢靠的方式，确保信息不丢失、泄露和被篡改；2.信息传输应实行加密等安全措施，防止信息在传输过程中被非法取得。
第九条员工的信息安全意识1.商贸公司办公室应定期组织员工参加信息安全培训，提高员工的信息安全意识；2.员工应遵守公司的信息安全规定，不得私自复制、传播或泄露公司的机密信息。
第四章设备管理第十条设备的购买和维护1.商贸公司办公室应依据工作需要合理购买办公设备，并确保设备的正常运行和维护；2.设备的维护和修理应依照统一的维护和修理流程进行，并保持维护和修理记录。
第一章总则第一条为加强公司办公室的管理，提高工作效率，保障公司各项工作的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工，各部门应严格执行。
第三条公司办公室管理制度遵循以下原则：1. 科学管理，规范运作；2. 公平公正，奖罚分明；3. 严谨细致，注重实效；4. 团结协作，共同进步。
第二章办公室基本要求第四条办公室应保持整洁、卫生、安全，员工应遵守以下规定：1. 严禁在办公室吸烟、喝酒、吃零食；2. 严禁随意堆放杂物，保持办公桌整洁；3. 严禁私拉乱接电源线，确保用电安全；4. 严禁擅自更改办公室设施布局。
第五条员工应遵守以下工作时间规定：1. 按时上下班，不得迟到、早退；2. 上班期间，不得随意离开工作岗位；3. 休息时间，不得影响他人工作。
第三章办公室用品管理第六条办公室用品由行政部门统一采购、分配、管理，各部门应合理使用，不得浪费。
第七条办公室用品领用规定：1. 部门负责人根据实际需求填写领用单，经行政部门审批后领取；2. 领用人员需签字确认，确保物品数量准确；3. 领用物品应在规定时间内使用完毕，如有剩余，应及时退回。
第四章文件管理第八条公司文件实行统一管理，各部门应按照以下规定执行：1. 文件收发、传阅、归档等工作由行政部门负责；2. 员工接收文件后，应及时阅读并按要求办理；3. 文件归档应按照规定时间、类别、顺序进行，确保档案完整、安全。
第五章会议管理第九条公司会议分为日常工作会议和专项会议，会议组织、安排及记录由行政部门负责。
第十条会议通知、签到、记录等工作由会议组织者负责，确保会议的顺利进行。
第十一条会议结束后，会议记录应及时整理、归档。
第六章奖惩制度第十二条对遵守本制度、工作表现突出的员工，给予表扬、奖励。
第十三条对违反本制度、工作不力、造成不良影响的员工，给予批评、处罚。
第十四条奖惩制度由行政部门负责具体实施。
第七章附则第十五条本制度由公司行政部门负责解释。
第十六条本制度自发布之日起实施。
商贸办公楼管理制度一、总则为了加强商贸办公楼的管理，维护正常的办公秩序，保障办公楼内人员的生命财产安全和办公环境的舒适整洁，特制定本管理制度。
二、办公楼的使用规定1、办公楼仅供合法注册的企业、机构和相关工作人员使用，不得转租、转借或用于非法活动。
2、入驻单位应在签订租赁合同后，按照规定的时间和流程办理入驻手续，并提供相关的企业资料和人员信息。
3、办公楼内的办公空间应按照租赁合同的约定使用，不得擅自改变用途或私自搭建、拆除隔断。
三、办公秩序管理1、各单位应遵守办公楼的作息时间，不得在非工作时间内大声喧哗或从事影响他人休息的活动。
2、保持办公楼内的安静，不得在楼道、电梯间等公共区域大声交谈、打闹。
3、严禁在办公楼内进行赌博、斗殴、酗酒等违法违规行为。
四、安全管理1、办公楼出入口设置安保人员，对进出人员进行登记和检查，确保安全。
2、入驻单位应加强内部安全管理，妥善保管重要文件和贵重物品，下班后关闭门窗、电器设备等。
3、严禁在办公楼内私拉乱接电线，使用大功率电器，确保用电安全。
4、定期组织消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急逃生能力。
5、配备完善的消防设施和器材，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。
五、环境卫生管理1、各单位应负责各自办公区域的卫生清洁工作，保持桌面、地面整洁，垃圾及时清理。
2、公共区域（如楼道、电梯、卫生间等）由物业管理公司负责定期清扫和消毒。
3、禁止在办公楼内随地吐痰、乱扔垃圾，保持环境整洁。
4、爱护公共设施和绿化植物，不得随意破坏或采摘。
六、设施设备管理1、办公楼内的电梯、空调、照明等设施设备由物业管理公司负责定期维护和保养，确保正常运行。
2、入驻单位发现设施设备故障应及时通知物业管理公司进行维修，不得私自拆卸或修理。
3、合理使用设施设备，避免过度损耗和浪费资源。
七、车辆管理1、办公楼设有专用停车场，车辆应按照规定的位置停放，不得随意停放堵塞通道。
2、停车场内严禁停放易燃、易爆、有毒等危险物品车辆。
办公管理制度为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
员工规章制度1. 员工守则:（1）遵守客户、公司制定的各项规章制度，服从公司安排、调动.(2）热爱工作,团结友爱，文明礼貌，实事求是,工作积极。
(3) 坚守岗位,忠于职守，按时上、下班，不拉帮结派，损公肥私；不得擅自离岗、脱岗、迟到、早退。
（4）上班时统一着装，保持良好的精神面貌，态度热情,服务周到。
（5）上班时统一说普通话,不准讲粗话、脏话、家乡话.（6）上班时不能随地吐痰、吃零食、吸烟，不得大声喧哗、聊天或看书、看报、做与本职工作无关的事情.（7）员工代表公司形象，在与你所服务的人员发生冲突时，不得顶撞，尽量保持克制，不得将个人情绪带到工作中去而有损公司形象。
（8) 在岗位上要认真工作，不得做与工作无关的事情,与同事和上司相互配合,努力做好上级安排所定任务，并按时保质保量完成工作失职或不安全因素，保持工作效率达标。
（9）不得盗窃公司、客户、同事的财物，一经发现，照价赔偿和承担全部处罚，扣除当月工资作抵押，并作开除处理,情节严重送公安机关处理,未经允许，不得向外泄漏公司和客户的机密.（10）工作时积极巡视自己的工作岗位,不同的情况要施以不同的清洁方法,对于不易清洁的要尽量想办法，如不能处理的要及时告知现场主管或领班，不得因故而推卸责任（11）如在检查卫生不合格者,分别给予批评教育、扣奖金、辞退处理。
（12）在工作时，如遇水灾或火警时要及时通知保安人员或现场主管,并积极协助处理好善后工作。
（13) 积极接受上级和客户考评,相互沟通、廉洁自律，增则节支，学习公司规章制度，进行精神文明建设，提高公司效益和企业形象,建立一支纪律严明，作风过硬的队伍。
2. 员工因清洁质量检查不合格的，作记过处理。
3. 员工出现下列情况,将作警告、记过罚款处理。
(1）员工上班工作服不整洁、不干净、皱折、破烂的。
公司办公室管理制度目录公司公文处理办法第一章公司文件收发规定第二章公司收文处理办法第三章公司发文处理办法公司传真、信函管理第一章传真机管理办法及收发程序第二章公司传真格式和使用方法第三章公司信函格式和管理办法印信管理第一章印章的刻制、保管、启用、停用第二章用印管理办法办公文档管理办法公司车辆管理第一章车辆管理办法第二章司机目标管理办法第三章专职司机岗位应聘条件第四章司机岗位职责第五章车辆核算办法第六章公司车辆标准核算价格公司接待工作管理第一章公司客户接待管理办法第二章公司工作用餐办法第三章公司招待费用报销标准的规定第四章外事接待工作（待定）公司通讯管理第一章办公电话管理办法第二章公司干部通讯工具报销办法（股筹办发字004号）公司劳保用品管理第一章公司劳保用品发放的规定第二章公司员工工作服和劳动保护用品发放的规定（待定）公司公文处理办法第一章公司文件收发规定第一条为了使公司文件收发管理制度化和程序化，增进文件处理效率和利用率，特拟定本规定。
第二条公司文件由拟稿人和部门负责起草，填写发文申请单（见附件一），公司办公室负责统一审核和编号，并将审核后稿件送总经理或主管副总经理签发。
各部门文件由部门负责起草，公司办公室统一编号和审核，部门签发或送总经理/主管副总经理签发。
第三条公司文件未经公司办公室审核，总经理/主管副总经理不予签发。
第四条文件签发后，公司文件或各部门拟稿文件软盘送公司办公室统一安排制发和分别用印。
第五条文件和原稿及发文申请单，由公司办公室分类归档，保存备查。
第六条凡属密级文件，核稿人应注明“秘级”字样，并确定报送范围，拟稿人也应注意保密。
秘密文件按保密规定，有专人印制、报送。
第七条文件统一由公司办公室负责发送，送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
秘密文件由专人负责报送。
第八条公司的外来文件由公司办公室专人负责签收，并分类登记编号，填写收文批阅单(见附件二)。
由文秘人员提出意见，送总经理或副总经理阅批，不得积压，信息及时反馈，属急件，应在接件后即时报送与跟踪落实、反馈。
传阅文件由公司办公室专人负责，切勿横传，对领导批示的文件，及时传达和落实。
第九条公司文件一律采用A4型纸张。
第二章公司收文处理办法第十条收文、分文：来自横向和纵向各类文件，包括由公司指派员工外出开会带回的文件一律由办公室负责签收与整理登记，并分别按文件内容传送。
有关的会议文件整理登记后存档，以备查阅。
第十一条传送、阅批：将文件按程序传递，并请领导阅批后，送回公司办公室，切勿横传或直接交各部门阅办，以防文件丢失。
第十二条催办：将领导阅批示的文件，分别送至承办部门或人员，跟踪阅办程序，负责催办与反馈领导和有关部门。
第十三条立卷、归档：将有必要的文件进行整理负责按文档管理办法归档。
第三章公司发文处理办法第十四条拟稿、审核：由部门人员负责按公司法规和国家法律及政策起草文件，将原稿交部门负责人审核签字并同时填写公司发文申请单，然后送公司办公室统一审核和编号。
第十五条签发（公司领导）：公司办公室将文件审核完毕，送请公司领导签发。
第十六条打印和制发：将签发后文件进行打字、校对、复印和用印及上报和下发。
第十七条催办、立卷、归档：根据文件管理要求进行催办、登记、立卷、归档。
第十八条销毁：文件的销毁按文档管理进行销毁。
第十九条本规定的解释权在公司办公室。
附件一：台州大昌贸易有限公司发文申请单附件二：台州大昌贸易有限公司收文批阅单附件一：台州大昌贸易有限公司发文申请单公司办公室制附件二：台州大昌贸易有限公司收文批阅单公司办公室制公司传真、信函管理第一章传真机管理办法及其收发程序第一条公司办公室的传真机面向公司各部门。
由专人负责管理维护、收发传真，进行定期的清洗、保养，及时换纸，且保持24小时处于自动接收状态，使其以最好的状态工作。
第二条在每年年初做出传真费用的预算，费用包括：传真机一年的传真/电话费、维护维修费、传真用纸的费用等。
在每年年终做费用决算。
第三条以公司名义外发的传真，需经公司有关领导签发。
公司一般不以职能部门名义对外发公文类传真，如特殊需要，需批手续同上。
公司办公室存传真稿原件或复印件。
各职能部门业务类传真，由职能部门部长签字方可办理，公司办公室不留传真稿。
第四条凡属收到传真，办公室设法尽快通知收件单位或收件人，并酌情留复印件保存待查。
一般业务类的传真，公司办公室传递给有关部门或人员，不再保存。
第五条传真的收、发程序收、发传真都要由经办人进行认真的登记。
1、收传真登记格式如下：收到——分解——传递——备查2、发传真登记格式如下：送审——登记——发出——备查第二章公司传真格式和使用办法第六条公司办公室统一制作传真格式标准模板软盘，其传真格式见附件一。
第七条公司各部门对外发传真一律采用标准格式，各部门到公司办公室办理领取一片标准模板软盘，使用计算机打印制发或打印成传真稿纸手写制发。
公司外发传真一律采用A4型纸张。
第八条为了强化标准化管理，树立公司对外形象，若不采用统一传真格式，一律不予制发。
第三章公司信函格式和管理办法第九条公司信函（信纸、信封等）采用统一格式（附件二）和市场可购买到的一般稿纸、公文袋（内部使用）等。
作为公司办公之用。
第十条信函统一由公司办公室管理制发和领用。
第十一条根据工作需要，各部门指定专人到公司办公室领取，其费用记入各部门办公费用中。
附件一：台州大昌贸易有限公司传真附件二：台州大昌贸易有限公司信纸公司印信管理第一章印章的刻制、保管、启用、停用第一条公司各类印章统一由公司办公室负责申报与刻制。
第二条公司印章分为行政印章、法人代表名章、合同章和财务章等，分别由有关部门保管，各负其责。
第三条各部门启用印章前，需要到公司办公室登记备案，方可使用。
第四条各部门停用印章时必须当日内交到办公室封存，否则由各部门主管领导承担全部责任和法律责任。
第五条公司办公室负责保管公司行政印章、法人代表名章、合同印章一枚和公司办公室印章。
第二章用印管理办法为了加强管理，规范印章使用，特规定如下：第六条为了保证公司正常工作和业务活动的开展与实施，公司已正式启用行政印章。
第七条公司职能部门代表公司管理的印章（如合同章、财务专用章等）要确定用印管理办法和确定监印人，公司批准后，行使使用和保管权。
第八条对外联系工作等，使用统一格式的介绍信或便函，均由各部门领导或公司领导签字，方可盖章。
第九条重大工程合同、协议等行文时，如需加盖公司行政印章，由主管部门领导签字后报请公司总经理、副经理批准签字后，到公司办公室备案用印。
第十条公司办公室设立专职监印人负责公司行政印章的用印和保管。
第十一条公司办公室合同印章一枚以备应急时使用，使用时一律须经总经理或副总经理签字。
第十二条有关合同章使用得其他规定，请继续按照《经营合同章使用的暂行规定》执行。
办公文档管理办法第一条凡经公司办公室收、发的各种文件、材料及属公司或办公室工作范围的文档材料，一律由办公室负责存档。
第二条文档由办公室文书专人保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。
未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人承担责任。
第三条文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。
文件应分类放置。
对需要办理的文件，按办理情况存放；已办理完毕的文件，按已拟定的立卷类目存放；未办理完毕的文件放于待办文件夹中。
存放文件应同时放置文件目录，便于使用时查找。
第四条对于承办件，应催促承办部门尽快按规定时限尽快办理，处理结果，及时反馈；办理完毕后及时将文件退公司办公室存档。
第五条文档分类采用主题分类和业务项目相结合的方法分类立卷，并按时间顺序排列，辅以数字排序的方式，以便于管理和迅速准确查找。
第六条文档的借阅，由保管人与借阅人当面查点所借文件的类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定的借阅期限过后，保管人应及时催促借阅人退还文件，以免丢失或影响他人使用。
对于有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在公司办公室查阅，不得带走，不得复印。
对办理完借阅手续的文件，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。
第七条办公室文档的保存年限：对于公司的重要文档，公司长期保存或保存10年以上（可在公司办保存两年后转档案室保存）；对于一般文档，保存期5年。
第八条文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。
对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。
第九条档案移交，对保存期已满两年以上的文件，除公司办公室确需继续保管外，可移交档案室存档，公司办公室仅保存归档移交文件的目录、归档时间、档案编号，以便查阅。
第十条办公室存档文件的范围：1、甲类：1）公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料2）公司董事会、股东组成人员（单位）名单及材料3）对上级领导机关的请示、报告文件，上级机关下达的文件、通知、批复4）公司历史性文字、影音、图片资料5）公司内部印发的管理制度、章程、管理办法、条例6）董事会、股东会、办公会议纪要7）公司发展规划，对外合作协议、文件8）公司机构设置、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、处罚文件材料9）重要领导人讲话、题词、照片、录像2、乙类：1）公司对外宣传册、广告、技术、产品介绍、展示会资料2）公司专项授权书、委托书3）会议、专项活动音像、图片资料第十一条存档文件的形式，对甲类资料要求存正式文本1～2份，对公司办公室打印董事长、总经理以公司名义对外签发的文件，除保存正文外还要保存底稿和签发手续。
第十二条公司内其他各单位，各职能部门对各自业务范围内的文档，各自负责整理、存档，按类别、内容、时间归类。
第十三条各部门凡需移交档案室长期保存的档案，由各事业部各职能部门清理后，登记造册，经各部门领导人签字批准，送交档案室保存。
同时交给公司办公室存档目录一份，以便公司办公室保留相应的档案目录。
第十四条公司技术档案、财务档案分别由管理规划部和财务金融部统一管理。
第十五条公司各部门均按办公文档管理办法执行。
公司车辆管理第一章车辆管理办法为了加强公司公务用车的管理，提高公司内部现有车辆的使用率，解决公务用车需要，降低消耗，减少开支。
特制定车辆管理办法。
第一条公司集中管理各事业部所有车辆和司机人员，实行统一任务目标管理办法，对公司各部门用车实行统一核算制，以解决公司公务用车需要。
第二条公司办公室负责公司车辆使用管理和协调工作。
第三条办公室统一调度车辆并负责车班的行政管理工作。
第四条公司办公室下设车班，负责司机的管理和安全教育，以及车辆服务和维修维护、保养。
并要求司机掌握专业技术知识和本领，确保安全行车和树立爱车、爱岗的敬业精神。
