档案编码规则

档案编号规则范文
1.全局唯一性：每个档案都需要有一个唯一的编号。

这可以通过不同的规则来实现，例如基于时间顺序、基于主题分类、基于所属单位等。

2.可读性：档案编号应该易于理解和识别，以方便用户进行档案的查询和使用。

一般来说，使用数字、字母等字符的组合进行编码能够提高可读性。

3.分类归档：档案编号规则应该考虑到档案的分类和归档规则，以方便按照不同的主题和目的对档案进行分类和归档。

例如，可以使用前缀或者特定的编码规则表示不同的类别或者主题，如A001表示文书档案，
B001表示人事档案等。

4.可扩展性：档案编号规则需要考虑到档案的扩展性，即能够应对新的档案的增加和变动。

例如，可以使用多级编号规则，其中的每一级可以表示不同的类别、主题、时间段等，以应对档案的不断增加和变动。

5.档案编目信息：档案编号除了能够表示档案的唯一性，还应该能够提供一定的编目信息，以方便用户了解档案的基本情况。

例如，可以在档案编号中添加档案名称、所属单位、创建时间等信息。

根据以上原则，一个具体的档案编号规则可以如下：
1.使用数字和字母的组合进行编码，例如A001、B002等。

2.使用特定的前缀表示不同的类别或者主题，例如A表示文书档案，B表示人事档案等。

5.根据需要，可以使用多级编号规则，以方便按照不同的类别、主题和时间段进行档案的分类和归档。

需要注意的是，不同的机构和组织可能会有不同的档案编号规则，具
体规则的制定需要结合实际情况和需要进行相应的调整和优化。

总体来说，档案编号规则应该简洁、易于操作和维护，并能够满足档案管理的需要。

档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。

保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。

例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。

档案管理编码规则
编码形式：
□□ □□□ □ □□□□□□ □□□ □□□
采用18编码：2
位公司简称，3位部门编码，1位档案级别，6位归档日期，3位员工姓名的第一个大写拼音字母，二个字的情况下，第三个用数字8代替，（公司档案的情况下，以“888”代替），3位归档序号。

1、公司简称 BW ：江苏巴威 SF ：上海巴威 SW ：上海巴威管理 AT ：江苏爱伊替 ST ：上海爱伊替 ZQ ：镇江清源 2、部门及类目编号
3、档案级别
档案分以下3个级别：
A：机密级别：需何总批示方可查阅的文件。

B：重要级别：需部门总监批示方可查阅的文件。

C：一般级别：查本部门资料无需批示，查其他部门资料需要部门总监批示。

4、归档日期
各部门档案管理员收到需归档文件时的日期为归档日期，以日期后六位为编码。

5、归档编号
由001开始的3位数字依次排序，不得重复。

例：BWD01A111024888001此编码表示：
BW D01 A 111024 888 001：江苏巴威资料关于采购合同机密文件，归档日期为2011年10月24日第一个文件。

人事档案管理的档案编目与编码人事档案是组织管理中至关重要的一环，它记录了员工的个人信息、职业发展轨迹以及各类人事变动情况。

为了更加高效地管理这些档案，档案编目与编码是不可或缺的步骤。

本文将介绍人事档案管理中档案编目与编码的重要性，并探讨一些常用的方法和策略。

一、档案编目的重要性档案编目是对人事档案进行分类和标识的过程。

它的主要目的是方便对档案进行查找和管理，提高工作的效率和准确性。

通过合理的档案编目，可以将大量的档案信息进行有序整理和归类，使之易于检索和利用。

二、档案编码的基本原则1.一致性原则：同一类别的档案应采用相同的编码规则和方法，以确保编码的一致性和可比性。

2.简明性原则：编码应简明明了，易于理解和应用。

3.代表性原则：编码应能够代表档案的基本属性和内容，便于筛选和检索。

4.可扩展性原则：编码规则应具备一定的扩展空间，方便后续信息的添加和调整。

三、常用的编码方法1.数字编码法：通过将档案划分为不同的类别，为每个类别分配一个唯一的数字编码，如员工基本信息档案为1001，薪酬与福利档案为2001等。

这种编码方法简单直观，容易实施。

2.字母编码法：根据档案的关键词首字母进行编码，如员工基本信息档案编码为YGBX，薪酬与福利档案编码为XCFL。

这种编码方法易于记忆和应用，但对于较多的档案类别可能存在字母用完的问题。

3.混合编码法：将数字和字母结合使用，根据档案类别和属性进行编码，如员工基本信息档案编码为1001-YGBX，薪酬与福利档案编码为2001-XCFL。

这种编码方法既保留了数字编码的简洁性，又兼顾了字母编码的直观性。

四、档案编目的实施步骤1.确定编码规则：根据组织的需求和档案种类，制定适合的编码规则，确保编码的一致性和易用性。

2.制定编目清单：明确每个档案类别的名称和属性，建立档案编目清单，包括档案类别、编码规则和描述等信息。

3.分配编码：按照编码规则，为每个档案类别分配唯一的编码，并进行记录和管理。

档案归档编号方法1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。

2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。

序号档案范围文件编号方式卷宗编号方式1公司对内发文（决定、规章制度及流程等）NAPC-NW -2011-001(公司缩写-内文-年份-序号)NAPC-NW-20112公司对外发文（申请与政府机关批复、报告和说明等）大西洋字[2011]1号(公司缩写-类别-年份-序号)NAPC-WW-20113公司接收的外部文件（行业标准、流程或法规性文件）（没有自带编号的）NAPC-SW -2011-001(公司缩写-外文-年份-序号)NAPC-SW-20114部门发文（联系函、通知、申请与批复等）NAPC-YYF-001-110101(公司缩写-部门缩写.发文-序号-年月日)NAPC-YYS-001-110101(公司缩写-部门缩写.收文-序号-年月日)部门缩写：技术部-JS项目部-XM采购部-CG财务部-CW预算部-YS行政人事部-XR例如：技术部发文NAPC-JSF-001-110101NAPC-YYF-W-2011NAPC-YYS-W-2011签订的合同或协议DXYG2011001DXYC2011001DXYZ2011001(公司缩写、合同类别、年份、序号)G-工程合同，C-采购合同Z-综合合同NAPC-HT-20116会议纪要、记录大西洋纪要[2011]1大西洋纪要[2011]7部门会议纪要大西洋部门纪要[2011]1大西洋部门纪要[2011]8工程技术资料、计划、总结或预决算文件NAPC-GSZL-001-110630(公司缩写、公司资料、序号、年月日) NAPC-YYZLF-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日) NAPC-YYZLS-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日)NAPC-GSZLNAPC-YYZLFNAPC-YYZLS9图纸接收、发放NAPC-JSST-00001(公司缩写、技术收图、序号)NAPC-JSFT-00001(公司缩写、技术发图、序号)NAPC-JSCT-00001(公司缩写、技术出图、序号)NAPC-JSSTNAPC-JSFTNAPC-JSCT10公司购买的各类软件或电子文件NAPC-YY-R-2011-001(公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号)NAPC-YY-R-201111重大公司活动或招待活动的文书、音像资料、荣誉奖项和题赠性资料NAPC-YY-Z-2011-001(公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号)NAPC-YY-Z-201112公司采购的各类资产的使用说明书及维修保养资料NAPC-ZC -2011-001(公司缩写、资产、年份、序号)NAPC-ZC-201113图书资料NAPCTS2011-001(公司缩写、图书缩写、年份、序号)NAPC-TS-201114公司各类证照、资质证书或许可证等自带编号"公司证照"或"项目"15人事档案"姓名"或"工号""在职"和"离职"16财务档案"档案类别""公司"和"年度"1. 技术服务合同编号方法：1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。

人事档案编号规则1. 简介人事档案编号规则是指在企业或组织中管理和归档员工的个人信息和相关文件时，为每个员工设立一个独特的编号。

该编号用于标识和检索员工的档案信息，确保档案的准确性、完整性和可追溯性。

2. 目的人事档案编号规则的主要目的是简化人事管理过程，提高文件检索效率，并保护员工个人隐私。

通过统一的编号规则，可以快速定位和访问需要的档案信息，并确保档案数据的安全性。

3. 编号规则原则在制定人事档案编号规则时，应遵循以下原则：3.1 唯一性每个员工应有唯一的编号，不同员工之间不能重复。

这样可以避免混淆和错误，并方便快速查找。

3.2 可读性员工及相关部门应能够根据编号快速判断其含义。

因此，建议采用易读且有意义的编码方式，如结合部门、职位等信息进行编码。

3.3 可扩展性由于企业或组织可能会不断扩大或调整组织架构，编号规则应具有一定的可扩展性，以适应未来的变化。

3.4 保密性人事档案中包含员工的个人隐私信息，编号规则应确保员工信息的保密性，避免泄露和滥用。

4. 编号规则示例以下是一个示例的人事档案编号规则：AA-BBB-CCCCAA: 部门代码（2位）- 标识员工所属部门的代码。

例如：HR（人力资源部）、IT（信息技术部）等。

BBB: 职位代码（3位）- 标识员工所担任职位的代码。

例如：MGR（经理）、ENG（工程师）等。

CCCC: 序列号（4位）- 标识员工在同一部门和职位下的唯一序列号。

根据入职顺序或其他标准进行分配。

例如，某公司人力资源部经理的编号为：HR-MGR-00015. 使用与管理5.1 新员工入职当新员工入职时，人事部门根据编号规则为其分配一个唯一的编号，并将其个人信息与档案进行关联。

5.2 档案管理使用电子或纸质档案管理系统，将每个员工的档案信息与对应的编号关联起来，并建立索引以便快速检索。

5.3 档案更新当员工的个人信息发生变化时，如职位晋升、调动等，人事部门应及时更新档案信息，并保持编号的一致性。

基础档案编码规则面料、里料编码：采用七位编码，第一位为大类，区分面料、里料、辅料饰品类，二三位为类别代码，后四位为序列号。

结构图：大类：M 面料 L 里料 F 辅料 P 配饰类面料类别：01-毛呢料 02-皮类 03-牛仔 04-棉布 05-化纤 06-针织 07-雪纺 08-毛织 09-麻料10-真丝 11-皮草 12-罗纹 13-填充 14-人造毛 序列号：0001-9999辅料编码：采用六位编码，第一位为大类，区分面料、里料、辅料、饰品类，第二位为类别代码，后四位为序列号。

结构图：大类：M 面料 L 里料 F 辅料 S 饰品类 辅料类别：D-垫料：服装垫料是指在服装的特定部位，利用制成的用以支撑或铺衬的物品，使该特定部位能够按设计要求加高、加厚、平整、修饰等，为了保证服装造型要求并修饰人体的垫物，以使服装穿着达到合体挺拔、美观、加固等的效果。

（1）按使用材料分：棉及棉布垫 泡沫塑料垫 羊毛与化纤下脚针刺垫 （2）按使用部位分：肩垫 胸垫 领垫C-衬料：包括衬与衬垫两种，在服装衣领、袖口、袋口、裙裤腰、衣边及西装胸部加巾的衬料为衬布，一般含有胶粒，通常粘合衬，有有纺衬布（梭织与针织）与无纺衬布两大类。

在肩部为了体现肩部造型使用的垫肩及胸部为增加服装挺皓饱满风格使用的胸衬均属衬垫材料，一般没有胶。

衬料是服装的骨骼，能够增强服装的强力，并使服装饱满美观；另外衬布的使用还可以增强服装的可缝纫性能，易于缝纫操作。

K-扣类：虽指把衣服等纺织品扣起来的小形片状物或球状物，一般带孔眼，有明、暗眼之另，也有无眼上下按全的四件敲扣、子母纽扣、四合扣、工字扣等。

按材料分有不锈钢、铜、电化铝等金属纽扣，胶纽、电玉扣、苯塑（聚苯乙烯）、珠光有机玻璃、尼龙、聚酯、环氧树脂、人造骨扣等塑料纽扣，此外还有贝壳纽扣、竹木扣、骨角扣、皮革扣、玻璃扣为材料制成的纽扣，以及与面料匹配，用手工制作的包布扣、盘花编结纽扣等。

其中聚酯纽扣和人造骨纽扣用于高档服装。

学生档案编号规则1. 规则目的学生档案编号的规则是为了确保学生档案管理的准确性和便捷性。

每个学生都会被分配一个独特的档案编号，用于识别和检索其相关档案信息。

2. 编号结构学生档案编号由以下几个部分组成：2.1 学校代码学校代码是一个唯一标识学校的数字或字母组合。

每个学校都有自己的特定代码。

例如，ABC学校的代码可以是ABC。

2.2 入学年份入学年份是一个四位数，表示学生的入学年份。

例如，2022年入学的学生的入学年份部分为2022。

2.3 班级代码班级代码是一个数字或字母组合，用于标识学生所在的班级。

例如，一年级一班的班级代码可以是1A。

2.4 流水号流水号是一个数字序列，从0001开始逐步递增，用于区分同一班级内的不同学生。

每个学生在班级内应有一个唯一的流水号。

例如，1A班的第一个学生的流水号可以是0001，第二个学生的流水号可以是0002，依此类推。

3. 示例以下是一个示例学生档案编号的结构：- 学校代码：ABC- 入学年份：2022- 班级代码：1A- 流水号：0001那么，该学生的学生档案编号为ABC-2022-1A-0001。

4. 使用和管理学生档案编号应在学生入学时进行分配，并在学生档案管理系统中进行记录。

每当有新的学生入学时，应根据规则生成新的学生档案编号，并将其与学生的个人信息关联起来。

在查询、存档或修改学生档案时，可以通过学生档案编号快速准确地定位到该学生的相关信息。

5. 结论学生档案编号规则的实施可以提高学生档案管理的准确性和便捷性，有助于学校更好地管理学生档案。

通过遵守规则并妥善管理学生档案编码系统，可以有效地维护学生档案的完整性和可追溯性。

公司档案编码管理制度一、总则为规范公司档案编码管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门和岗位的档案管理工作。

三、档案编码原则1. 档案编码应当简单、规范、便于辨认和记忆。

2. 档案编码应当按照一定的分类和顺序规则进行，以利于档案的整理和检索。

3. 档案编码应当包括档案所属部门、档案类型、档案年份等信息，以便清晰表明档案的归属和属性。

四、档案编码规则1. 档案编码由数字和字母组成，数字表示档案所属部门和档案年份，字母表示档案类型。

2. 档案所属部门采用公司的部门编码，如人事部为01，财务部为02，市场部为03等。

3. 档案年份采用四位数字表示，如2022年为2022。

4. 档案类型采用字母表示，如合同类档案为C，财务类档案为F，人事类档案为P等。

5. 档案编码示例：人事部2022年合同类档案编码为012022C。

五、档案编码管理1. 档案编码由公司档案管理员负责制定和管理，确保档案编码的准确性和规范性。

2. 档案编码应当在档案建立时进行，由档案管理员记录和归档。

3. 档案编码可根据需要进行修改和调整，但应当及时通知相关人员。

4. 档案编码应当在档案管理系统中进行记录和查询，以便随时查阅和审阅。

5. 档案编码应当定期进行审查和整理，确保档案编码的统一和连续性。

六、违规处理对档案编码违规的个人和部门，公司将进行相应的纪律处分，情节严重者将给予停职或开除处理。

七、附则本制度自发布之日起正式实施，如有需要修改或完善，应当经过档案管理部门的审核和批准。

公司档案编码管理制度将有助于规范公司档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用。

希望全体员工能够严格遵守制度规定，共同维护公司档案管理工作的正常秩序。

工程档案编码规则在工程档案管理中，编码规则是至关重要的一环。

为了确保档案的唯一性、可读性、兼容性、可扩展性、简化性、易记性以及科学性，以下制定了一套编码规则。

1. 唯一性原则编码的唯一性是确保档案分类和管理准确性的关键。

为此，我们采用一物一码的原则，为每个档案分配一个唯一的编码，以确保在所有情况下都能准确识别该档案。

2. 可读性原则编码应当使用易于阅读的格式，方便管理人员快速准确地理解档案内容。

我们建议使用简短明了的编码格式，以减小阅读难度，提高工作效率。

3. 兼容性原则为了与现有系统兼容，避免历史档案管理的混乱，新的编码系统应尽量沿用旧有的编码规则，以便于历史档案的管理与继承。

4. 可扩展性原则考虑到未来可能新增的档案类型和管理员，编码应当具备可扩展性，以便于系统能够轻松地扩展。

为此，我们采用模块化的编码方式，为每个档案类型和管理员预留一定的扩展空间。

5. 简化性原则编码应使用简单的格式，避免过多的细节和冗余信息，以提高编码的效率。

同时，简单的编码格式也有助于减小阅读难度，便于快速准确地使用。

6. 易记性原则为了方便快速和准确地使用编码，编码应当容易记住和识别。

我们建议采用有一定规律的编码格式，以方便记忆和查找。

7. 科学性原则编码应当基于科学的理论，避免主观性和猜测，以确保编码的可信度和准确性。

在制定编码规则时，我们需要充分考虑档案管理学的理论和实践经验，以确保编码的科学性和实用性。

总之，工程档案编码规则的制定应当充分考虑以上原则，以提高档案管理工作的效率和质量。

同时，我们应当根据实际情况灵活调整编码规则，以满足不同工程项目的需求。