酒店档案管理规定

第一章总则第一条为加强酒店文件及档案的管理工作，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，提高酒店管理水平和运营效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内部所有文件和档案的管理，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、合同文件、项目文件、客户资料等。

第三条文件及档案管理应遵循保密性、真实性、完整性、规范性和时效性的原则。

第二章管理职责第四条酒店设立文件及档案管理部门，负责制定文件及档案管理制度，组织实施文件及档案管理工作。

第五条文件及档案管理部门负责人负责以下职责：1. 组织制定文件及档案管理制度，并监督实施；2. 指导各部门文件及档案管理工作；3. 负责文件及档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；4. 定期对文件及档案进行清理、鉴定和统计。

第六条各部门负责人负责本部门文件及档案的管理工作，具体职责如下：1. 组织本部门人员遵守文件及档案管理制度；2. 负责本部门文件及档案的收集、整理和归档；3. 确保本部门文件及档案的安全和保密；4. 定期向文件及档案管理部门汇报本部门文件及档案管理工作情况。

第三章文件及档案的收集与整理第七条文件及档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集所有与酒店业务相关的文件及档案；2. 及时性：及时收集文件及档案，确保信息的时效性；3. 重要性：优先收集重要文件及档案，如合同、人事档案等。

1. 分类：根据文件及档案的性质、内容进行分类；2. 编号：对每份文件及档案进行编号，便于查找；3. 标题：每份文件及档案应标明清晰的标题；4. 摘要：对重要文件及档案进行摘要，便于快速了解内容。

第四章文件及档案的归档与保管第九条文件及档案的归档应遵循以下规定：1. 归档范围：包括所有应归档的文件及档案；2. 归档时间：按文件及档案的性质和重要性确定归档时间；3. 归档要求：归档文件及档案应完整、清洁、无破损。

第十条文件及档案的保管应遵循以下要求：1. 安全：确保文件及档案的安全，防止丢失、损坏和泄密；2. 环境：保持文件及档案存放环境的适宜，如温度、湿度等；3. 设备：使用合适的文件及档案保管设备，如档案柜、保险柜等。

第一章总则第一条为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高酒店管理水平和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有部门和员工，是酒店档案管理的规范和依据。

第三条酒店档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，便于利用；（三）规范操作，确保安全；（四）科学管理，提高效率。

第二章档案分类与归档第四条酒店档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）会计档案；（三）人事档案；（四）工程档案；（五）设备档案；（六）客户档案；（七）其他档案。

第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档文件应齐全、完整，不得随意抽撤、伪造或销毁；（二）归档文件应按照档案分类标准进行分类；（三）归档文件应按照档案编号顺序排列；（四）归档文件应进行编号、登记、分类、装订等整理工作；（五）归档文件应注明归档时间、归档人、归档部门等基本信息。

第三章档案保管与维护第六条酒店应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全和完好。

第七条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；（二）档案柜应保持清洁、整齐，档案摆放有序；（三）档案应定期进行消毒、防虫、防鼠等处理；（四）档案应定期进行检查、整理，确保档案的完整性和准确性；（五）档案应实行严格的安全保卫制度，防止档案丢失、损毁。

第八条档案维护应遵循以下要求：（一）档案应定期进行数字化处理，实现档案的电子化管理；（二）档案数字化应遵循国家相关标准和规范；（三）档案数字化应确保档案的准确性和完整性；（四）档案数字化应定期进行备份，防止数据丢失。

第四章档案利用与查询第九条酒店档案应实行开放利用制度，确保档案的利用效率。

第十条档案查询应遵循以下要求：（一）查询档案应填写查询申请，说明查询目的、范围和用途；（二）查询档案应经档案管理人员审核批准；（三）查询档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查询档案应确保档案的完整性和准确性。

第一章总则第一条为加强酒店员工管理，规范员工档案工作，提高档案管理水平，确保员工档案的完整、准确、安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店全体员工，包括正式员工、临时员工和实习生。

第三条员工档案是酒店人力资源管理工作的重要组成部分，是酒店员工信息的重要载体，对酒店的经营管理具有重要作用。

第二章档案管理职责第四条酒店人力资源部负责员工档案的管理工作，具体职责如下：1. 制定员工档案管理制度，并组织实施；2. 负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 对员工档案进行定期检查、清理和更新；4. 做好员工档案的保密工作，确保档案安全；5. 指导各部门做好员工档案管理工作。

第五条各部门负责人对本部门员工档案管理工作负直接责任，应配合人力资源部做好以下工作：1. 及时、准确地向人力资源部提供员工档案资料；2. 严格执行员工档案管理制度，确保档案完整、准确；3. 加强对员工档案的保密管理，防止档案丢失、损坏。

第三章档案收集与整理第六条员工档案的收集范围包括：1. 员工的身份证、学历证书、专业技术资格证书等证件；2. 员工的劳动合同、入职登记表、离职登记表等合同性文件；3. 员工的工资条、考勤记录、奖惩记录等劳动报酬和考勤记录；4. 员工的培训记录、考核记录、工作总结等个人成长记录；5. 其他与员工工作相关的资料。

第七条员工档案的整理要求：1. 按照档案分类、编号、归档等规定进行整理；2. 档案资料应齐全、准确、真实；3. 档案装订整齐，便于查阅；4. 档案存放有序，防止霉变、虫蛀。

第四章档案保管与利用第八条员工档案的保管要求：1. 专人负责，实行人走档留；2. 档案室应保持通风、干燥，防止档案霉变；3. 档案存放地点应安全、防火、防盗；4. 定期对档案进行清理、消毒。

第九条员工档案的利用要求：1. 严格按照档案利用规定，办理借阅手续；2. 不得擅自复制、摘抄档案内容；3. 严禁将档案借出酒店；4. 利用档案的单位和个人，应承担保密责任。

酒店档案管理规定1. 引言为了保障酒店的档案信息完整、准确、安全，并提高档案管理的效率，制定本酒店档案管理规定。

2. 适用范围本规定适用于酒店所有相关部门及员工，包括但不限于前台、客房部、人事部等。

3. 档案的定义档案是指酒店工作过程中产生的各类纸质或电子记录，包括合同、报表、人事档案等。

4. 档案管理的目标•维护酒店的资料完整性和准确性；•提高档案管理的效率；•保护档案的安全性和机密性；5. 档案管理的原则5.1. 完整性原则所有酒店档案应按照完整原件和副本的要求进行保存，并按照一定的分类和存储规则进行管理。

5.2. 准确性原则酒店档案管理人员应确保档案信息的真实、准确、完整。

5.3. 安全性原则酒店档案应妥善保管，防止遗失、损毁或非法获取。

5.4. 机密性原则酒店档案中的敏感信息应严格保密，仅限授权人员访问和使用。

6. 档案管理的流程6.1. 档案的收集酒店各部门应及时、准确地收集工作中所产生的相关档案，并交由专门的档案管理员进行管理。

6.2. 档案的分类和整理酒店档案应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的查询和利用。

6.3. 档案的存储和保管酒店档案应按照一定的存储规则进行保管，包括使用防护手段、防火防潮等。

6.4. 档案的利用和查询酒店员工在进行档案查询和利用时，应按照相关规定提出申请，并经过审批后方可进行操作。

6.5. 档案的销毁酒店档案的销毁应按照一定的规定进行，在销毁前需进行相关审核，并做好销毁记录。

7. 档案管理的责任7.1. 酒店所有部门负责人对本部门档案的管理负有直接责任。

7.2. 档案管理员负责对酒店档案进行管理、整理、存储、查询等工作，并保障档案的安全性。

7.3. 酒店员工应按照相关规定正确使用和保管档案，并及时将工作中产生的档案移交给档案管理员。

8. 档案管理的监督和评估8.1. 酒店应定期对档案管理进行监督和检查，发现问题及时纠正。

8.2. 酒店应对档案管理工作进行定期评估，确定改进措施并加以落实。

第一章总则第一条为了加强酒店销售部档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合酒店实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于酒店销售部所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和其他形式的档案。

第三条酒店销售部档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）完整、准确、安全原则；（三）方便利用原则；（四）信息化管理原则。

第二章档案分类与归档第四条酒店销售部档案分为以下类别：（一）销售合同类；（二）客户信息类；（三）市场调研类；（四）销售报表类；（五）销售政策类；（六）培训资料类；（七）其他相关档案。

第五条档案归档应当遵循以下要求：（一）归档档案应当是已经完成或者具有保存价值的文件、资料；（二）归档档案应当按类别、时间顺序排列；（三）归档档案应当使用规范的档案盒，注明档案名称、类别、归档时间等；（四）归档档案应当经过整理、鉴定、编号、编目等程序。

第三章档案保管与维护第六条档案保管应当遵循以下要求：（一）档案库房应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等要求；（二）档案柜架应当结实、稳定，能够保证档案安全存放；（三）档案应当分类存放，便于查找和利用；（四）档案管理人员应当定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。

第七条档案维护应当遵循以下要求：（一）档案管理人员应当定期对档案进行整理、清理，剔除无效档案；（二）对破损、褪色的档案应当进行修复、复制；（三）对电子档案应当定期进行备份，确保数据安全；（四）档案管理人员应当定期对档案库房进行清洁、消毒。

第四章档案利用与保密第八条档案利用应当遵循以下要求：（一）档案利用应当遵循合法、合理、高效的原则；（二）档案利用应当经过档案管理人员的审核，确保档案安全；（三）档案利用应当记录利用情况，包括利用时间、利用人、利用目的等；（四）档案管理人员应当对档案利用情况进行跟踪，确保档案不被滥用。

第九条档案保密应当遵循以下要求：（一）档案管理人员应当严格执行国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密；（二）档案管理人员应当对档案的查阅、复制、借阅等环节进行严格管理，防止泄密；（三）档案管理人员应当对涉及档案的秘密内容进行脱密处理，确保档案的合法利用。

酒店档案室规章制度一、总则为规范酒店档案室管理，提高档案工作效率和安全性，特制定本规章制度。

二、档案室管理职责1. 档案室管理人员要保证档案室内档案的完整性和安全性，保障档案的保密性和准确性；2. 档案室管理人员要负责对档案室内档案的管理、整理、借阅和归档工作；3. 档案室管理人员要负责对档案室内设备的维护和安全管理。

三、档案室工作流程1. 档案室的开放时间为每周一至周五，上午9:00至下午5:00；2. 档案室内档案的管理采取电子化管理和实物管理相结合的方式，建立档案管理系统；3. 档案室内的档案应按照日期、部门、内容等分类存放，并建立详细的档案目录；4. 档案室管理人员应及时更新档案目录，保证档案的可查性和追溯性；5. 档案室内的档案借阅要求应填写借阅申请表，经审批后方可借阅档案；6. 档案室内的档案借阅时间不得超过3个工作日，逾期需重新申请借阅；7. 档案室内的档案应定期清理，将无用档案进行销毁或归档处理。

四、档案室安全管理1. 档案室内禁止带入易燃、易爆、腐蚀物品；2. 档案室内禁止吸烟、饮食，保持环境清洁；3. 档案室内应定期进行消防检查，保证消防设备完好；4. 档案室内应安装监控设备，以确保档案室的安全；5. 档案室内的门窗应随时关闭，确保档案室的安全性。

五、档案室信息安全管理1. 档案室内的档案信息仅限工作需要的人员查阅，不得外传；2. 档案室内的电子档案要采取加密措施，防止信息泄露；3. 档案室管理人员要签订保密协议，保护档案信息的安全；4. 档案室内的档案信息如遇丢失或泄露，需立即向上级主管报告并进行处理。

六、档案室管理人员的职责1. 档案室管理人员要遵守本规章制度，严格执行档案室管理规定；2. 档案室管理人员要不定期进行档案管理培训，提高管理水平；3. 档案室管理人员要定期检查档案室内档案的存放情况，保证档案的整齐和可查性；4. 档案室管理人员要及时处理借阅、归还、调取等工作，保障工作效率；5. 档案室管理人员要保证档案室内设备的正常运转和安全使用。

第一章总则第一条为确保酒店文件及档案的完整、安全、高效管理，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内部所有文件及档案的管理工作。

第三条文件及档案管理应遵循真实性、完整性、时效性、保密性原则。

第二章管理职责第四条酒店设立文件档案管理办公室，负责文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条文件档案管理办公室设负责人一名，负责文件档案管理工作的全面协调和监督。

第六条各部门应指定专人负责本部门文件档案的管理工作，负责文件档案的收集、整理、归档等工作。

第三章文件档案的分类与归档第七条文件档案分为以下类别：（一）行政文件：包括公司章程、规章制度、会议纪要、请示报告等。

（二）财务文件：包括财务报表、凭证、审计报告等。

（三）人事文件：包括员工档案、招聘录用、培训、考核、奖惩等文件。

（四）业务文件：包括客房管理、餐饮管理、前厅管理、工程维修、安全管理等文件。

（五）合同文件：包括与酒店业务相关的各类合同。

第八条文件档案归档要求：（一）归档文件应真实、完整，内容清晰，格式规范。

（二）归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查找和利用。

（三）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。

第四章文件档案的保管与利用第九条文件档案的保管：（一）文件档案应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案室。

（二）档案室应配备必要的档案柜、档案架等设施。

（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第十条文件档案的利用：（一）查阅文件档案应提前预约，经批准后方可查阅。

（二）查阅者应遵守档案保管规定，不得擅自复制、涂改、损坏档案。

（三）查阅档案后，应将档案归还原处，并做好登记。

第五章文件档案的销毁第十一条文件档案的销毁应严格按照国家有关法律法规和酒店规定执行。

第十二条文件档案销毁前，应经文件档案管理办公室负责人审批。

第十三条文件档案销毁时，应采取安全、环保的方式，确保销毁彻底。

第六章附则第十四条本制度由酒店文件档案管理办公室负责解释。

酒店人事档案管理规定为了更好地管理酒店人力资源，规范酒店人事档案管理工作，完善人事档案建设机制，提高档案信息的利用效率，保证酒店人事档案的合法性、真实性、完整性和保密性，特制定本规定。

一、适用范围本规定适用于全体员工的人事档案管理。

二、人事档案的建立和归档1.建立酒店员工档案的时机酒店员工档案应在其报到前一天审核通过后及时建立，包括个人基本信息、学历证书、职业资格证书、健康证明、身份证明及其他有关材料。

其中身份证复印件、就业登记证、学位证书等不宜存于员工本人手中。

2.人事档案资料的保存期限酒店员工档案要妥善保管，档案资料原则上永久保存，但凡因年限或其他原因需要销毁或转移的，需在规定时间内按规定程序办理。

3.人事档案的分级管理和归档酒店员工档案分为一、二、三级管理，分别对应不同的保密等级和查阅权限。

一级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，对外不予开放，保密性极高。

二级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，需要经过一定程序才能查阅。

三级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，各部门经过授权可以进行查阅。

三、人事档案查询和使用员工本人不随意抽查、阅览、复制、泄露任何与自己无关的文件材料。

员工档案、档案转移、档案复制等必须有书面申请，经审批后方可查阅、使用。

资料中涉及法律、财务、纪检等方面文件材料必须在经过法律顾问、财务经理和纪检部门同意后，才能对外开放。

未经员工所知情书面同意，不得擅自向个人或单位提供个人档案内容。

四、人事档案的保密1.酒店员工档案应加强保密管理，确保档案信息的封存，不得随意泄露。

2.门卫、保洁员等工作人员在安全门岗位离岗前，必须关闭电脑并锁屏，离开岗位时酒店员工档案必须保持最高级别的密级。

如发现档案遗失或泄露，应立即报告人事部，并启动紧急保密预案。

五、违规处理1.如发现泄密或丢失行为，要及时上报有关主管部门，追查原因，做好身份审查，吸取教训，加强保密意识教育。

2.对于恶意泄露、盗用档案等违法行为，将移交公安机关处理。

酒店档案管理规定一、总则为规范酒店档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性和保密性，提高档案利用效率，制定本规定。

二、档案管理机构1. 酒店应设立档案管理机构，负责酒店档案的管理和维护工作。

档案管理机构的组织架构和职责由酒店依据实际情况自行确定，并报酒店管理层备案。

2. 档案管理机构应配备专业的档案管理人员，具备相关的档案管理知识和技能，并定期进行培训。

三、档案的归档与整理1. 酒店的各类档案按照文件形式进行归档，按照文件目录结构进行分类。

归档的标准和方法由档案管理机构制定并实施。

2. 酒店档案应按照归档时间和文件编号等进行整理，保证档案的有序性和可检索性。

3. 档案管理机构应定期对档案进行巡检和整理，确保档案的完整性和准确性。

四、档案的保管与利用1. 酒店档案应设立专门的档案库进行保管，确保档案的安全和完好无损。

2. 档案的利用需经过授权，并严格按照档案管理规定进行操作。

档案管理机构应制定档案利用流程和操作规程，并对档案利用人员进行培训和监督。

3. 档案管理机构应制定档案利用申请和审批制度，并建立利用档案的登记和统计制度。

4. 档案的外借需要经过酒店管理层的审批，并按照规定的借阅期限和借阅范围进行操作。

五、档案的检索与索引1. 酒店档案应进行索引和编目，建立档案检索系统。

检索系统应具备高效、准确和便捷的功能。

2. 档案管理机构应制定档案检索和索引的规则和标准，并对档案管理人员进行培训。

3. 档案检索应坚持“谁档案、谁负责”的原则，确保档案的安全和完整性。

六、档案的保密与销毁1. 酒店档案的保密工作应严格按照相关法律、法规和规定执行。

2. 档案管理机构应制定档案保密制度，并对档案管理人员进行保密教育和培训。

3. 档案管理机构应制定档案销毁的规则和标准，并按照规定的程序和时间进行销毁。

销毁的档案应做好记录和备份工作。

七、档案管理的监督与评估1. 酒店管理层对档案管理工作应加强监督，确保档案管理规定的执行。

酒店档案管理制度第一章总则第一条为加强酒店档案管理，确保档案资料的完整、准确、及时和安全，提高档案利用率，根据国家档案管理法律法规和酒店实际情况，制定本制度。

第二条酒店档案是指酒店在经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。

第三条酒店档案管理实行统一领导、分级负责、分类管理、安全保密的原则。

第四条酒店档案管理部门负责酒店档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条酒店全体员工应严格遵守档案管理制度，维护档案的完整与安全。

第二章档案的收集与整理第六条酒店各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

第七条档案收集范围包括：（一）酒店经营活动中形成的合同、协议、报告、总结、计划等文件；（二）酒店内部管理制度、会议纪要、通知等文件；（三）酒店员工档案、培训、考核、奖惩等人事资料；（四）酒店财务报表、审计报告、会计凭证等财务资料；（五）酒店客户资料、投诉处理、售后服务等客户服务资料；（六）酒店工程图纸、设备资料、维修记录等工程资料；（七）酒店营销活动、宣传材料、广告文案等市场营销资料；（八）酒店其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理应遵循以下原则：（一）分类清晰，便于检索；（二）文件齐全，内容完整；（三）顺序合理，便于查阅；（四）格式统一，便于管理。

第三章档案的归档与保管第九条酒店档案管理部门负责档案的归档工作，归档时间一般为每年12月底前。

第十条档案归档应遵循以下程序：（一）部门档案整理完成后，由部门负责人签字确认；（二）将档案移交档案管理部门；（三）档案管理部门对归档档案进行审核，确保档案齐全、完整、规范；（四）档案管理部门对审核通过的档案进行编号、登记，并按照档案分类和保管期限进行归档。

第十一条档案保管应遵循以下原则：（一）档案保管场所应安全、整洁、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案应按照保管期限分类存放，长期、短期、永久档案分开保管；（三）档案应按照编号顺序排列，便于查找；（四）档案应定期检查、维护，确保档案安全。