人事档案管理制度与相关表格

人事档案管理制度及相关表格各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。

2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。

（1）基本档案资料①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。

员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。

附件一
人事档案名册
附件二
移交档案通知书
:
现为我公司合同制员工，请将其档案移交我公司管理，并按如下要求处理:
(1）档案装订成册，标明目录;
（2）提供计生证明材料；
（3）档案密封。

名称:
地址：
邮编：
联系电话：
年月日
附件三
借用、查阅人事档案审批表
年月日
附件四
查阅（借阅）人事档案登记表
接收人事档案登记表年
--
附件七
接收人事档案材料登记表
--
第页
--
附件五
催要借出人事档案的通知
你单位于年月日借阅等名同志的人事档案材料,至今未还,请你们接此函后,速将其档案退还我部.
年月日
ﻬ附件六
干部档案转递通知单存根第
号
ﻬ附件九
催要转递人事档案回执的通知
我部于年月日转去人档字第号等名同志的人事档案材料,回执至今尚未退回,请你们接本通知后速将回执退我部（催要回执清单见后）。

年月日
ﻬ附件十
催要转递人事档案回执名单
ﻬ附件十一
人事档案目录。

XXx有限公司人事档案管理制度及相关表格关于XXXX人事档案治理的通知各公司：为规范XXXX人事档案治理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案治理1．电子信息录入：档案治理员必须在职员入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在职员入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。

2．电子信息更新：职员个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料治理（一）收集档案治理员在收集人事档案资料时，要认真核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为差不多档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中差不多档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是职员离职时需要办理的资料。

（1）差不多档案资料①治理人员差不多档案资料要紧包括：实习期资料（校园聘请大学生）、入职差不多资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；职员差不多档案资料要紧包括：入职差不多资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料①其他档案资料是指除了差不多资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会依照实际情形定期或不定期的更新。

②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

③治理人员其他档案资料（累积类）要紧包括：培训（学习）总结资料、治理干部履历表及干部直系家属工作情形登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）要紧包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。

职员其他档案资料（累积类）要紧包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）要紧包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。

员工人事档案管理制度（ISO9001-2015）1.0目的规定人事档案的编号、归档、保管、借阅、作废、销毁等管理要求，为规范人事档案管理。

2.0范围适用于公司所有员工人事档案的管理。

3.0定义无4.0职责公司企管部人事组负责所有员工人事档案管理。

5.0工作程序5.1人事档案包括：5.1.1员工入职资料：应聘人员登记表、面试记录表、入职承诺书、体检报告、原单位解除合同证明原件、毕业（学位）证书复印件、二代身份证复印件2张、工资卡复印件、一寸彩照6张、暂住证复印件（外地员工）、就业登记证原件等5.1.2员工月度跟踪表、员工转正（岗）考核表、续签考核、员工录用表、月度年度绩效评估记录；5.1.3劳动合同原件、保密协议、员工薪资确认单；5.1.4员工培训协议、奖惩记录、各类事故处理记录等；5.1.5 管理干部任命书复印件等；5.2人事档案的归档和查找5.2.1企管部人事档案管理员对每次形成的人事档案，负责整理立卷，每人建立一张《员工档案卡》，根据员工档案编号把涉及的相关资料放入档案，并建立电子台帐，由企管部人事组直接保管。

5.2.2人事档案根据员工档案编号进行管理和查找。

5.3人事档案的查阅5.3.1人事档案属于保密档案，一般人员不准查阅。

5.3.2人事档案的查阅必须填写查阅申请单，由查阅人直接领导审核，总经理批准方可查阅。

5.3.3 没有特别注明和理由，查阅档案仅限于员工基本人事资料、简历情况，原则上不得复印。

5.3.4 没有特别注明和理由，档案仅在企管部查阅。

如需将人事档案借出，必须列明档案清单并应在规定期限内归还。

属于绝密的人事档案一律不准借出。

5.3.5借出的档案，需妥善保管，不得损坏、涂改、抽页、复印和转借，归还时检查清点，如有损坏，必须追究责任。

5.4 涉外人事档案的处理5.4.1公司原则上要求在科室类管理和技术人员入职时，在其入职一个月内将个人的人事档案转移到公司所在地的区级人事档案托管部门（人才市场）。

（管理制度）人事档案管理制度及相关表格内部平急L O G O上海中技桩业股份有限公司文件XXXX【人】字（2012）第23号签发人：XXX关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。

2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。

（1）基本档案资料①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。

人事档案管理制度及相关表格(总35页)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除应聘评估请面试官根据应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打√，然后将总分相加，作为应聘者评价的主要依据。

002-管理人员入职申请表未婚已婚城镇农村其他城镇社会保险农村养老保险其他是否是否自我简述承诺：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。

并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。

填表人签名：填表日期： .录用情况（由人力资源部填写）部门岗位职级报到日期聘用形式专职兼职小时工试用期合同期限薪资试用期津贴公司规定津贴福利保险基数：公积金基数：.转正其他 .其他说明（其它福利补贴）：公司规定其他注：1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准，报总部行政中心；2、主管级（含主管）以下员工由事业部总经理批准，报区域行政人事部备案。

003-员工入职申请表(普工)员工编号：城镇农村其他004-员工背景调查表005-解除劳动关系说明书XXXX有限公司：本人在进入公司前，经过友好协商已与原单位 .依法解除劳动关系，工作交接完毕，不涉及行业竞业保密协议，允许自由择业。

如与原单位发生劳动、经济等纠纷，本人愿承担全部责任。

特此说明某某某二〇一二年某月某日006-入职培训记录表（管理人员）部门：姓名：职务 : 入职时间：007-入职培训记录表（普工人员）部门：姓名：职务 : 入职时间：008-劳动合同签收单劳动合同签收单劳动合同签收单劳动合同签收单009-劳动合同签收一览表010-员工转正审批表011-培训学分分录表012-外部培训申请表013-培训协议书甲方：乙方：甲方对乙方进行培训的相关事宜，就双方之间的权利与义务，经协商一致，双方本着平等、自愿的原则，签订如下协议：一、培训内容：二、培训期限：自年月日起至年月日止。

人事档案管理制度及相关表格38页2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

三、档案组卷、存放规定1．有条件的单位应当设立专用的档案室，条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。

档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。

3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。

4．档案盒内首页应当设置档案索引表。

5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。

档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。

6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。

申请人签名：日期：应聘评估请面试官根据应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打√，然后将总分相加，作为应聘者评价的主要依据。

应聘者姓名应聘岗位原岗位毕业院校学历专业年龄参加工作时间户口所在地项目5分4分3分2分1分学历匹配专业匹配专业技能匹配领导能力匹配管理能力匹配沟通能力语言表达能力承压能力个人要求与公司期望匹配程度应聘者总得分初试评价可入职日期家庭情况可能存在的问题及其它意见：应聘者综合评价：签字：（招聘负责人、行政人事部负责人意见、部门负责人意见）日期：面试结论根据应聘人员的情况，认为他适合担任□一职□暂不考虑002-管理人员入职申请表公司声明：这是我公司入职程序的一个重要组成部分，您所填写的详尽信息与可能形成的劳动关系事宜完全相关，请您如实、详细填报。

填表人签名：填表日期：.录用情况（由人力资源部填写）部门岗位职级报到日期聘用形式试用期合同期限薪资试用期津贴福利保险基数：公积金基数：.转正.其他公司规定其他说明（其它福利补贴）：行政人事部意见：用人部门意见：区域/事业部总经理意见：注：1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准，报总部行政中心；2、主管级（含主管）以下员工由事业部总经理批准，报区域行政人事部备案。

部门主管评定部门领导意见行政人事部意见区域/事业部总经理意见011-培训学分分录表姓名部门职务入职日期培训学分分录序号培训内容讲师授课方式培训时间学分备注本年度合计总学分：综合评价：文教部：012-外部培训申请表申请人部门职务培训机构培训地点培训课题培训时间申请原因讲师简介主要培训内容培训费用预算培训费交通费住宿费其它部门预算部门意见文教部意见区域/事业部总经理013-培训协议书甲方：乙方：甲方对乙方进行培训的相关事宜，就双方之间的权利与义务，经协商一致，双方本着平等、自愿的原则，签订如下协议：一、培训内容：二、培训期限：自年月日起至年月日止。

人事档案管理规定及相关表格IMB standardization office【IMB 5AB- IMBK 08- IMB 2C】内部平急L O G O上海中技桩业股份有限公司文件XXXX【人】字（2012）第23号签发人：XXX关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。

2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。

（1）基本档案资料①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。

人事档案管理制度及相关表格(非常实用).人事档案管理制度及相关表格一、制度背景分析随着时代的发展和社会的进步，社会经济、政治等领域的变化不断，法律法规不断更新，企业生产管理模式不断改进，人力资源管理制度也出现了新的变革和更新。

然而，无论发展如何迅猛，人力资源管理中的档案管理始终是关乎企业发展的重要环节，是人力资源管理中最基础的部分。

对于企业来说，档案管理制度与人员使用岗位具体和工资福利、晋升晋级、诚信调查等一系列工作息息相关，制度建设完善将有助于提升企业员工的工作效率和能力素质，增强企业的生产力和竞争力。

二、制度范围适用于本公司所有员工的人事档案管理，包括职工档案、人事档案、工资档案、考勤档案、证照档案等。

三、制度内容1.职工档案管理职工档案是企业管理的基础，为企业提供重要的信息资料。

职工档案建立的时间应同新聘用或录用的员工的到职日期相一致，当员工离职后，其职工档案应存放二十年左右，以留存档案资料和防止公司对员工做出的人身和财产上的侵害被员工追究法律责任。

2.人事档案管理人事档案是一种较为重要的档案类型，其中包括员工年龄、性别、婚姻状况、学历等基本信息以及公司内部文件、劳动合同等。

人事档案的管理流程包括：档案来源→档案建立→档案查询→档案利用→档案维护。

3.考勤档案管理考勤档案主要记录员工在公司的签到、签退时间以及请假、迟到等情况。

考勤档案管理的目的是为了加强对员工的管理，提高员工的出勤率。

4.工资档案管理工资档案是记录员工工资、奖金、福利等收入和扣除的档案，包括基本工资、绩效工资、津贴等。

它的管理既要做好数据的合法性和完整性，还要保障基本工资和奖金的发放完备准时等。

5.证照档案管理证照档案是企业员工的一系列证书、执照等证明文件，证照档案管理需要建立健全档案管理员制度。

四、相关表格1.档案单位基础编制表档案单位基础编制表是企业向管理的机构申报档案工作人员数量、岗位序列、职责范围、学历要求等内容的表格。

人事档案管理制度相关表格
1. 个人信息表：记录员工的基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯等个人身份相关信息。

2. 入职申请表：记录员工入职时的申请信息，包括申请职位、教育背景、工作经历等。

3. 面试评估表：记录员工面试过程中的评估结果，包括面试官的评价意见、面试得分等。

4. 聘用合同：记录员工与公司签订的聘用合同，包括职位、工资待遇、工作时间、福利等条款。

5. 培训记录表：记录员工参加的培训活动及培训结果，包括培训课程、培训时间、培训成绩等。

6. 绩效评估表：记录员工绩效考核的结果，包括各项考核指标的评分、绩效等级等。

7. 调动申请表：记录员工调动职位、部门或地点的申请信息，包括调动原因、调动后职责等。

8. 奖惩记录表：记录员工获得的奖励或受到的处罚，包括获奖原因、奖励金额、违纪行为等。

9. 离职申请表：记录员工离职的申请信息，包括离职原因、离职日期、离职手续等。

10. 个人评价表：记录员工个人自评以及主管对员工的评价，包括工作表现、能力水平、发展潜力等。

这些表格可以根据具体的公司需求进行调整和修改，以适应人事档案管理的要求。