公文处理格式及常见错误概述PPT课件

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《公文写作与处理》课件

05
公文写作实例分析
通知的写作实例
总结词
简洁明了，目的明确
详细描述
通知是一种告知性的公文，通常用于向特定对象传达重要信息或要求。在写作通知时，应尽量简洁明了地表达通知的内容和目的，避免冗长和复杂的表述。同时，要确保通知的对象明确，以便他们能够准确地理解和执行通知中的要求。
报告的写作实例
总结词
求是地传递信息。
公文写作的结构安排
标题醒目
主送机关明确
公文标题应简短明了，准确反映公文的主要内容，便于检索和查阅。
公文应根据需要明确标注主送机关，确保信息传递的针对性和准确性。
正文结构完整
附件齐全
正文应包括开头、主体和结尾三个部分，开头简明扼要地说明发文目的，主体阐述具体事项，结尾提出要求或发出号召。
04
公文常见问题与对策
公文语言不规范问题
总结词
语言不规范、表达不准确
详细描述
公文写作中，语言表述不规范、不准确，容易造成信息传递的歧义或误解。
总结词
语法错误、用词不当
详细描述
公文中的语法错误和用词不当，如错别字、词义混淆等，影响公文的严肃性和权威性。
口语化、随意性强
总结词
详细描述
公文写作中过度使用口语化表达或随意性强，不符合公文正式、严谨的文风要求。
严密、观点鲜明。
总分关系
在阐述总论点或总要求时，应分条列出具体内容或措施，使读者更好地理解和执行要求。
03
公文处理流程
公文的收发流程
接收公文
对收到的公文进行登记、编号和分类，确保公文完整无缺。
审核公文
对公文的格式、内容、文字等进行审核，确保公文符合规范要求。

公文写作课件ppt

行文不流畅
总结词
公文写作行文不流畅，会导致文章读起来不够通顺，影响阅读体验。
详细描述
公文写作需要注意文章的起承转合、衔接过渡，使文章读起来通顺流畅。可以使用一些过渡性词语和句子来帮助读者理解文章的逻辑关系。同时，需要注意句子的简洁性和流畅性，避免使用生僻词汇和复杂的句式。
04
公文写作案例分析
详细描述
报告的写作要遵循以下步骤：首先，明确报告的目的和受众；其次，客观准确地表述报告的内容；最后，确保报告的格式符合规范。
请示的写作案例分析
要点一
总结词
请示是一种用于向上级请求指示、批准、批复等的公文文种，具有请求、申请的特点。
要点二
详细描述
请示的写作要遵循以下步骤：首先，明确请示的目的和受众；其次，使用礼貌的语言表达请示的内容；最后，确保请示的格式符合规范。
加强逻辑思考和分析能力的提升
01
思维清晰、逻辑性强
02
分析问题深入
公文写作要求思维清晰、逻辑性强，因此在写作过程中要注意分析问题、理清思路，确保公文内容的逻辑性和连贯性。
公文写作要求分析问题深入、全面，因此需要掌握分析问题的方法和技巧，从多个角度分析问题，并提出合理的解决方案。
03
注重论证和说服力
语言表达准确、简明
公文写作要求语言表达准确、简明，避免使用歧义、含糊不清的词汇，同时要尽量使用简练的语言表达，避免冗长和复杂的句子结构。
文字功底扎实
公文写作要求文字表达清晰、流畅，因此需要注重文字功底的训练，包括语法、修辞、标点等方面的基本功。
语言得体、规范
公文写作要求使用得体、规范的语言，避免使用口语、俚语或非正式用语，同时要注重使用合适的措辞和语气，以体现公文的正式和严肃性。

公文格式规范及常见问题解析.ppt

8
正文层次格式
9
＊附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.xxxxxx”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件说明格式
10
＊发文机关署名、成文日期和印章加盖印章的公文，成文日期右空四字编排，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内（10mm之内）。成文日期用阿拉伯数字标注，例如：2013年7月24日。印章不得盖在空白页，当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应适当调整行距。
14
公文写作及公文格式常见问题解析
15
标题拟写问题
＊要素不全缺失“文种” ，如《关于××××的回复》；缺失“事由”关键词，又无“文种”，如《××××2013年工作计划》。标题由发文单位、事由和文种三要素组成，发文单位通常可省略。 “××××工作计划” 、“××××管理办法”等不能单独行文，应选择恰当文种予以印发。＊提炼不精上行文标题中出现“上报”、“呈报”等词，属于多余用词。标题与正文表达主旨不贴切。
公文格式规范及常见问题解析
2013年8月30日
1
公文格式标准规范
2
版面要求
＊幅面尺寸公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。＊版心尺寸与页边公文版心尺寸为156mm×225mm，用纸上白边37mm±1mm，左白边28mm±1mm。 Word页面设置：将页边距默认设置更改为上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。

公文格式常见错误案例剖析ppt课件

标题(3/3)
4
多层转发问题：可以省略中间层次，如《转发中国移动集团公司转发工业和信息化部<关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知>的通知的通知》《转发工业和信息化部关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知》
结构层次序数(1/3)
5
正文中的结构层次序数：第一层为“一、” 第二层为“（一）” 第三层为“1.” 第四层为“（1）” 注意其中第三层1后为Байду номын сангаас点“.”（不是
标注为“各市分公司/省公司各部门（除＊＊、＊＊外）”；发往12个以下的分公司、部门，应一一列出各分公司、部门的名称（仅限于省公司发文）规范三：请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄送下级机关规范四：标识主（抄）送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称（集团公司《关于在工作中使用公司称谓的意见》）
附件（1/4）附件格式
8
正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号
附件如有多个，序号使用阿拉伯数字且上下对齐（后用圆点，不用顿号（如：“附件： 1.××××”不写成“附件：1、××××”）
附件名称一般不加标点符号（如：“附件：中国移动××管理办法”不写成“附件：《中国移动 ××管理办法》”）
1
发文常见错误案例剖析
标题（1/3）
2
关于（对）
的
发文机关（作者）
内容（事由）
文种（名称）
（介词）
（助词）
转发
发文机关 + 批转 + 原文件标题 + 文种（的通知）
印发
标题：除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号（特殊情况：引号、顿号、括号）

公文处理常见问题解析(PPT 136页)

2.发文字号方面的问题。
（1）要素颠倒。《党政机关公文处理工作条例》明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份” 、“序号”三要素排列顺序。如：“〔2011〕冀高办35号”是错误的。规范化的用法应是“冀高办〔2011〕35号”。
（2）搭配虚字。如：“冀高办字〔2011〕第35号 ”，这里的 “第”和“字”是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“冀高办〔 2009〕35号”（即高管局2009年度发的第35号文件，局主办部室是办公室）。
4、电子公文报送时间安排
目前各单位报送公文（密件除外）必须通过高管局电子公文交换系统，报文时间为：上午8： 30—下午16：30，除了紧急重大情况，其余的一般事项公文16：30后电子公文系统将自动关闭报文通道。因此各单位一定要安排好每日的报文时间。另外：除了上报局的公文，抄报局的公文也必须通过公文交换系统报送。
（3）错用括号。如：“冀高办（2011） 35号”、“冀高办〈2011〉35号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”都是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕” ，如：“冀高办〔2011〕35号”。
（4）乱设虚位。发文字号中的“发文序号” 常常出现虚位，如“冀高办〔2011〕005号 ” ，这里的“005号”应改为“5号”。
2. 标题三要素
制发机关名称(作者)、公文主题内容(事由) 文种。
正确示例：河北省高速公路管理局关于开展2011年度执法检查工作的通知
（1）三要素中制发机关名称用单位全称在标题中制发机关名称一般用全称。
但是发文机关标志、主送机关、抄送机关可以使用全称或者规范化简称。例如：全称：河北省高速公路管理局简称：省高管局。

《公文的处理》课件

01
避免使用歧义和含糊不清的措辞，确保信息的准确传达。
03
02
详细描述
04
精简语言，避免冗长和重复的表述，突出重点内容。
使用规范的语言和术语，保持公文的专业性和正式性。
05
06
避免使用口语化和个人化的表达方式，保持公文的结构应完整、清晰，遵循固定的格式和顺序。
标题醒目
公文标题应简明扼要，能够清晰地反映公文的主要内容或目的。
结构清晰
公文应遵循一定的结构，包括开头、正文和结尾，其中正文部分应按照逻辑顺序进行分段。
段落分明
每个段落应有一个明确的主题，并保持段落之间的连贯性和逻辑性。
公文写作的逻辑要求
逻辑严谨
公文的内容应条理清晰，逻辑严谨，各部分之间应相互呼应和支
信息。
发文审核
对拟订的公文草稿进行审核，检查公文内容是否准确、规范，是否符
合行文规则。
发文签发
经审核无误后，由相关领导对公文进行签发，表明公文的正式性和权
威性。
发文归档
将已签发的公文进行归档，整理保存相关资料，以便日后查阅和使用
。
公文的归档管理
归档整理
将已办理完毕的公文进行整理，按照一定的顺序和规范进行
持。
层次分明
在阐述观点或描述事项时，应按照一定的逻辑层次进行组织，以使读者能够更好地理解和接受。
因果关系明确
在分析问题或提出解决方案时，应明确指出因果关系，以增强公文的说服力。
03
公文的收发与归档
公文的收文处理
01
02
03
04
收文登记
对收到的公文进行登记，记录公文的标题、发文单位、发文

公文格式及常见错误PPT

二、公文格式
公文的组成要素
18项要素及其在页面上的标注位置
纸张开本、规格、印刷、装订等文字、数字、外文字符、计量单位、标点符号使用规范
承载公文的介质
公文数据的表现形式
三、公文格式各要数及编排
版头
份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人
主体
标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注和附件
5.发文字号
机常见错误
括年份不用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“ [ ]”或圆括号“（）”
发文顺序号编虚位，或加“第”
位置标注不准确，距离红色分隔线过远或压线，上行文发文字号没有左空一字
6.签发人
上行文应当标注签发人姓名。由 “签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
由发文机关名称（全称或规范化简称）、事由和文种组成。一般用 2 号小标宋体字或华文中宋体字加粗，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；多行标题回行时做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列使用梯形或菱形，不适用沙漏形或矩形。
7.标题
标题中除全文引用的法规、规章名称应加书名号外，事由部分可根据需要使用引号、顿号、连接号、括号。联合行文，发文机关名称之间空一格。
4.发文机关标志
由发文机关全称或规范化简称加 “文件”二字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志，以醒目、美观、庄重为原则。

《公文常见错误点评》课件

内容扩充与优化
增加细节，提升公文内容的质量，同时确保言简意赅，不遗漏重要信息。
总结
回顾公文常见错误及解决方案，强调注意事项，帮助大家写出更准确、规范、丰富的公文。
参考书目
《公文写作》《公文写作规范》《中国公文写作标准》
END
2
段落缩进不一致
注意统一段落的缩进风格，使文稿看起来整齐美观。
内容过于简单或复杂
内容不丰富
通过添加更多细节和实例，使公文内容更加丰富有趣。
文字过长、句式复杂
改写长句，使用简洁的语言，使公文易于理解和消化。
解决方案
审查文稿
仔细审查公文文稿，确保词汇准确无误，句式简单明了。
注意格式与排版
遵循格式规范，合理设置字距、字号和段落长度，使公文排版整齐规范。
参考书目
推荐几本有用的书籍，如《公文写作》、《公文写作规范》和《中国公文写作标准》。
语言表达不准确
1 使用词语、词汇不当
避免使用模糊、含糊或错误的词语和词汇，确保表达准确。
2 表达含义模糊不清
确保句子和段落的含义清晰明确，避免给读者留下困惑。
格式排版不规范
1
文字过于密集
合理安排文字间距和行距，使文稿易于阅读，不令人感到拥挤。
《公文常见错误点评》 PPT课件
本PPT课件旨在介绍公文常见错误点评，以丰富、引人入胜的方式分享专业知识。
பைடு நூலகம் 介绍
错误点评
详细点评公文中常见的错误，如语言表达不准确、格式排版不规范以及内容过于简单或复杂。
解决方案
提供实用的解决方案，包括审查文稿、注意格式与排版以及内容扩充与优化。
总结
回顾公文常见错误，并总结解决方案，同时提醒注意事项。

《公文处理规范》PPT课件

文件名
文件字号
来文单位
处理结果
编号：上(2011)9号处理结果：已扫描存档、已发或者分发。是指在收到文件进行登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时准确地将收文分送给有关领导、部门和承办人员阅办。分送给领导阅批的文件，要先填写《文件处理笺》，并列于文件前随文运转。
发文第八步：用印（略）发文第九步：分发（检查是否缺页、倒页、错页。保密要求。）
有句谚语这样说: “我听到的会忘掉, 我看到的能记住, 我做过的才真正明白”.
谢谢！
文件签收单
序号文件名份数页数来文单位签收人签收日期
收文第二步：登记
在收文登记簿上编号并记载文件的来源、去向，保证文件的收受和处理。
如果收文数量少，可以按照收文日期进行登记。如果数量多，就要进行归类登记。目前收文登记一般采用簿册式。
XX分中心2011年收文登记簿
编日号期
第二讲公文处理
公文处理工作
• 围绕公文的撰写、印制、收发、办理与立卷归档等一系列管理工作，需要进行许多具体的文书工作，就称为公文处理工作，也称为文书工作。 • 公文处理主要包括收文处理和发文处理两个方面。
一、收文处理
• • • • • • 区中心的指令性和指导性公文下级请求性和询问性公文上级机关的批复性和答复性公文各部门、各分中心的调查性和陈述性公文内部刊物和“简报” 其他文书材料
文件处理笺
收文第四步：拟办
在区中心一般是由业务部门部长，分中心
一般由业务员或者内勤提出。
对文件的办理提出初步的处理意见。
意见应当写在相应栏目，并签注拟办人的
姓名与日期。紧急公文应当明确办理的时
限。

公文写作常见错误剖析PPT(共 45张)

6. 用词不当。
转发上级以及本级政府有关部门文件的，标题应写为“转发xxxxxx的通知”；根据本级政府领导批示用办公室名义下发文件的，标题应写为“印发xxxxxx的通知”。
7. 回行不当。
公文标题需回行时，要做好词意完整，不能把完整的词拆开。
例如：
关于惠州市2009年国民经报
因各级政府都不领导党的任何组织，应把 “加强对信用社党的领导”删去。
（2）不符合受权行文的有关规定。任务机关就职权范围以外的事项发文要体现受权。凡是根据政府领导批示由政府办公室下发的文件，一般要加上“经市人民政府同意”或“根据x x 政府领导意见”，如“现将市发展改革局《关于x x x x x 实施办法》转发给你们，请认真贯彻执行。”，违背了体现受权行文的原则，正确的写法应该是“市发展和改革局《关于x x x x x 实施办法》业经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”
4. 介词连用。在公文标题中最突出、最常见的介词
连用是“关于”和“对”。如《关于对部分港商投资电厂要求提高上网电价问题的复函（粤府函[2005]175号），“关于”和 “对”这两个介词中应删掉一个。
“关于”一词的使用方法:“关于”是一个介词，表示涉及的范围，它由组成的介词结构可以作状语或定语，联接动词或名词，在公文标题中使用比较广泛，但并不是公文标题的固定用词。
3. 错用文种。如《关于廉江市营仔港雷州市流沙港装卸点恢复口岸运作复函》（粤府函[2004]23号），这是以省政府名义答复湛江市政府和省口岸办的请示事项，只能用“批复”，不能用“复函”。如《转发国务院关于同意调整在佛山市的海关机构设置的复函》（粤府函[2004]108号），转发上级机关或其它机关的公文，文种应用通知，原文用了复函，不正确；批复是被转发的公文文种，也不是该文的文种，正确的写法应是《转发国务院关于同意调整在佛山的海关机构设置批复的通知》。

公文处理中的常见错误PPT32页

3、标注不规范签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。
种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“ 工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请” 等。
12
2、误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“×× 市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。
公文处理中的常见错误
51、没有哪个社会可以制订一部永远适用的宪法，甚至一条永远适用的法律。 ——杰斐逊 52、法律源于人的自卫本能。——英格索尔
53、人们通常会发现，法律就是这样一种的网，触犯法律的人，小的可以穿网而过，大的可以破网而出，只有中等的才会坠入网中。 ——申斯通 54、法律就是法律它是一座雄伟的大夏，庇护着我们大家；它的每一块砖石都垒在另一块砖石上。 ——高尔斯华绥 55、今天的法律未必明天仍是法律。 ——罗·伯顿
5、降格使用文种。应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。
三是版头使用中的常见错误
1、版头混用。将下行文版头用于上行文；使用“××文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。

公文格式与常见错误PPT课件

版心: 156mm×225mm
下白边： 35±1mm
❖ 排版规格
一般每页22行，每行28 字，正文用三号仿宋
第二页，编辑于星期四：十九点三十八分。
二、公文格式 (公文结构)
版
头
主体
版记
份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线
标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注
第五页，编辑于星期四：十九点三十八分。
三、公文格式(公文末页版式1)
单一机关行文时，成
文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内。
附注居左空2字，排在成文日期下一行。
(联系人：××××，电话：×××) (附件径送×××办公室)
❖ 正文：为了进一步做好XX工作，经上级研究决定，成立XX(仿宋、3号、首行
空两字符）
❖ 一、一级标题（黑体、3号） ❖ （一）二级标题（楷体、3号、不加粗） ❖ 1.三级标题（仿宋、3号、“.”） ❖ (1)XXXXXX ❖ (2)XXXXXX(所有阿拉伯数字格式为Times New Roman) ❖ 落款：单位署名加时间 ❖ 附件：正文下空一行左空2字 “附件”，全角冒号后，写附件名称，附件名称后
成文日期用
阿拉伯数字
版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首线、末线用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右
各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。
第六页，编辑于星期四：十九点三十八分。

公文处理常见错误PPT(1)

二、印发机关和印发时间。印发机关左空一
字，印发日期右空一字。但有的公文经常将二者左右顶格。
其他常见的错误
页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4 号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，常见的问题是页码一律居中，有的页码两侧没有一字线。文中对计量单位的写法，将平方米m2 写成M２， km写成KM，cm写成CM。如：今后新区建设绿化覆盖率不得少于40%，主干道两侧各50M、次干道两侧各30m修建绿化带。 5%-6%不要写成5-6%，50万-100万不要写成
50-100万。非本世纪的年代，应将所属世纪
写出。如20世纪90年代以来。
其他常见的错误
名称。文中第一次出现人名、标点符号。将间隔号“·”写为点号 “.” ，如“ 5 · 12”写为 “ 5.12”。还有的连接号使用不规范，如“2002年2月2-6 日”，连接号应占一字的位置，并上下居中。时间。避免使用交待不清楚的时间概念，如“去年”、“今天”等，应写明具体年、月、日。
学院学生会创业就业部的通知》
告”
主体部分
二、正文小标题第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句尾无标点）；第二层次为：“（一）……”（括号后不加顿号。
作为小标题时，句尾标点可有可无）；
第三层次为：“1.……”（无论是否为小标题时，句尾要有标点）；第四层次为:“（1）……”（括号后不加顿号。句尾必须有标点）。
市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。
错用文种
《关于××公司退休人员一次性缴纳医疗《关于使用社会保障卡有关问题的说明》《关于××省电力有
费分期缴费的具体操
作规定》《关于印发××公司

常见公文格式错误课件

02
按照公文的行文方向，可分为上行文、下行文和平行文等。
03
按照公文的紧急程度，可分为特急公文、急公文和普通公文等。
04
按照公文的机密程度，可分为绝密公文、机密公文和秘密公文等。
02
公文格式常见错误类型
标题错误
总结词
标题不准确、不完整或格式不规范。
详细描述
标题应准确反映公文的主旨，不能过于笼统或含糊不清；同时应按照规定的格式书写，包括字体、字号、加粗等。常见的错误包括使用不规范的字体、字号不统一、未加粗重要文字等。
正文错误
总结词
正文内容不完文应包括公文的核心内容，条理清晰、表述准确。常见的错误包括内容不完整、表述含糊不清、段落设置不规范、引用格式错误等。
结尾错误
总结词
结尾部分格式不规范或结束语不适当。
详细描述
结尾部分应按照规定的格式书写，包括署名、日期等。常见的错误包括未署名、日期格式错误、结束语使用不当等。
常见公文格式错误课件
目录
• 公文格式概述 • 公文格式常见错误类型 • 公文格式错误的纠正方法 • 公文格式错误案例分析
01
公文格式概述
公文格式的定义
公文格式是指公文文书的格式，包括公文的结构、内容和外观形式等。
公文格式是公文规范化的重要组成部分，是保证公文有效性和规范性的基础。
公文格式的制定和实施，有助于提高公文的效率和权威性，促进公文的规范化和标准化。
公文格式的重要性
公文格式是公文规范化的基础，有助于提高公文的规范性和可操
作性。
公文格式的统一和规范，有助于提高公文的效率和权威性，促进
公文的顺利传递和执行。
公文格式的标准化和规范化，有助于提高公文的透明度和公正性，促进公文的合法性和合规性。

公文格式规范及常见错误剖析幻灯片PPT

如右图:
117cm
4.公文机关标识
第二，联合行文时，主办机关排列在前，“文件〞两字居于发文机关名称右侧上下居中。第三，不管联合行文的机关多少，第一页必须留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。
5.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。机关代字一般由两个层次组成：第一个层次是发文机关代字;第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字，如“市府办〞是由“市政府〞和“办公室〞两局部的代字联合组成。发文字号尽量以简化为好。年份要用全称，不能简化，如“〔2021〕〞不能写成 “〔10〕〞。年份应用六角符号“〔〕〞，不能用中括号“［］〞、小括号“〔〕〞等。序号是发文的流水号，一般都是按文件的形式统一编号。如果是联合行文，只标主办机关的发文字号。发文字号的位置一般置于发文标识下空两行的地方，根据不同公文的特点，有居左“请示〞、居中“通知〞、居右“函〞、“批复〞、“报告〞、“议案〞、“复函〞三种特点。
一、机关的公文格式二、几种常用公文格式特点三、常见错误剖析〔重点介绍〕
一、机关的公文格式
公文〔包括电报〕，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准格式的文书，是依法行政和进展公务活动的重要工具。组成公文的要素分为:
(一) 眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;
(二) 主体置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体;
主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者标准化简称、统称。如“广东省开展和改革委员会〞简称为“省开展改革委〞，不能简称为“省发改委〞; “惠州市开展和改革局〞简称为“市开展改革局〞，不能简称为“市发改局〞;“惠州市平安生产监视管理局〞应简称为“市平安监管局〞，不能简称为“市安监局〞等。

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01 版头
份号、密级和保密期限、紧急程度。位数和字号， “一般用6位3号阿
拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”。党政机关公文的密级和保密期限、紧急程度标注位置统一为版心左上角。
发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也
可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文机关后面加括号标明文种组成的版式已取消，不再使用。
公文处理格式及常见错误概述PPT课件
公文处理格式及常见错误
公文处理格式及常见错误概述PPT课件
01 公文特点及作用 04 主体部分常见错误
02 公文格式编排规则图表
05 版记
03 公文格式注意事项 06 原因分析
目录 CONTENTS01公文来自特点和作用01 公文定义
公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。
2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），从2012年7月1日起施行。1996年5月3 日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000 年8 月24 日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1 日起正式实施。
02 公文特点和作用
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公文的特点
权威性和政策性针对性和指导性规范性和约束性程序性和严密性对应性和定向性
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公文的作用
指导工作，传达意图（通知）联系工作，交流情况（函）
请示工作，答复问题（请示、批复）总结工作，推广经验（通知、决定）
1. 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项.
8. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告
2. 决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位
知重要情况.
和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项. 9. 报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级
3. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项.
7. 通知。适于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周
知或者执行的事项，批转、转发公文.
题、请求批准和答复审批事项.
13. 纪要。适用于记载会议主要情况和决定事项.
03 版面要求
版面要求
• 公文用纸天头（上白边）为37 mm± 1 mm ，公文用纸订口（左白边）为 28mm± 1mm
正文。结构层次序数应执行“依次用
‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注”的规定，不宜无端跳级使用。字体应执行“第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注”的规定，不宜随意乱用。
发文机关署名、成文日期。不宜再沿用单一
行政机关行文不署名的做法。成文日期中的数字用阿拉伯数字（年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位），不宜再沿用行政机关用汉字标注的做法。加盖印章的公文，成文日期一般右空四个字编排。
02 主体
附注。附注用于标注公文印发传达范围等需要
说明的事项，居左空两个字加圆括号编排在成文日期下一行，不宜置于正文后、落款前或成文日期的右下方。请示在附注处注明联系人姓名和电话。
附件。附件应当另起一面编排，最好在版记之
01 公文定义
公文写作要求起草者懂得工作中许多微妙的关节，在具体起草中要有较好的文字语言工夫。
公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。
记载工作，积累史料 (各文种）
02
公文格式编排规则图表
01 公文要素
版头（6个要素）份号
密级和保密期限紧急程度
发文机关标志发文字号
主体（9个要素）标题
主送机关正文
附件说明发文机关署名
成文日期印章附注附件
版记（2个要素）抄送机关
印发机关和印发日期
版心外（1个要素）页码
02 公文种类
发文字号。发文字号中的括号应使用六角括号“〔〕”，而不宜错用成圆
括号“（）”、方括号“[ ]”或黑方头括号“【】”。上行文的发文字号应居左空一字标注，不宜和下行文混淆。
签发人。上行文（包括请示、报告和上行意见）应标注签发人。“签发人”
三个字用3号方正仿宋体，签发人姓名用3号方正楷体。有多个签发人时一般每行排两个姓名，不宜单列竖排。签发人姓名右空一个字。
单位的询问.
4. 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项.
10. 请示。适用于向上级单位请求指示、批准.
5. 通告。适用于在一定范围内公布适当遵守或者周知的事项. 11. 批复。适用于答复下级单位请示事项.
6. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法.
12. 函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问
• 版心尺寸为156 mm× 225 mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。
03 版头示例
03 版头示例
03 版头示例
03 版头示例
03 版头示例
03
公文格式注意事项
02 主体
标题。结构应尽量完整，做到“三要素”齐全，
不随意省略发文机关名称，更不能没有文种。标题回行时要词意完整，不将一个词拆开分作两行。上下行长短要适宜，宜使用梯形或菱形，不使用矩形和上下长中间短的沙漏形。
附件说明。在正文下空一行左空两个字编排
“附件” 二字，不应不空行或只标“附”字。附件顺序号用阿拉伯数字，上下对齐。附件名称不用标点符号，回行时与上一行的首字对齐。在批转、转发、印发性公文和报送类公文中，被批转、转发、印发的公文和报送件不应作为附件处理，文中不宜标注附件说明。