文书档案归档整理操作方法

1 文书档案（归档文件）整理方法

一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。

※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。

※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订 2 一起。

二、质量要求

1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。

三、整理方法

1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。

（1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。

（2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容：

第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。

第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。 3 第三，超大纸张折叠。超过公文用纸幅面为国际标准A4型的纸张，需加以折叠。对于文件用纸小于A4幅面时，如不便装订，可以进行必要的托裱。

1 社区居委会文书档案的整理方法

一、归档目的

有利于规范社区档案管理，提高社区工作效率，保证文件材料的齐全与完整，更好地保管和利用档案。

二、归档原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，便于保管和利用。

三、归档要求

1、做好文件材料的收集，收集的范围按照《社区居委会文书档案归档范围及保管期限表》的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。

2、凡是永久保存的文件有生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用对纸张无损害的粘合剂（乳胶）将文件重新粘合。长期、短期保存的文件保持文件的原貌归档。

3、归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或裁剪，小于A4规格及破损的要托裱。如果整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。

四、归档整理方法

1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

2、“件”含义

（1）单份文件，一份文件为一件； 2 （2）正件与附件合为一件；

（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；

（4）会议记录每次为一件；

（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。

3、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。

4、分类

按年度——类别（党务工作、行政工作等）——保管期限（永久、长期、短期）由各线专职人员进行分类，整理归档，交社区居委会档案室集中统一管理。

5、编号

（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

档案章格式：

全宗名称

年度 件号

类别

保管期限 机构

（2）档案章的项目及填写内容：

文书档案归档整理方法

1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

2、“件”含义

（1）单份文件，一份文件为一件；

（2）正件与附件合为一件；

（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；

（4）会议记录、会议纪要成套性材料每次（期）为一件；

（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。

3、分类

按年度——保管期限（永久、30年、10年）进行分类整理归档。

4、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。

5、盖章编号

（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

档案章格式：

(年度) (件号)

(保管期限) （2）档案章的项目及填写内容：

件号：文件的顺序号。年度、保管期限（永久、30年、10年）编制1 个流水号，每年断号。

年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2013”

保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久”

注:在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

6、装盒及填写盒内备考表

（1）归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。盒号暂不要编。

（2）填写盒内备考表。

盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；

整理人：负责整理归档文件的人员姓名；

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；

日期：归档文件整理完毕的日期。

文书档案的立卷归档方法及要求

一、收集重点：

（一）本公司或本部门形成的文件材料；

（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。

二、收集范围：

文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。

三、整理原则：

文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

四、质量要求：

（一）归档的文件材料应为原件。因故无原件的应归档有效复印件。

（二）文件材料归档后不得更改。

（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。

（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。

（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。

（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。

（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。

五、整理方法：

（一）件的确定原则：

1、文件材料原则上每份自然件为一件。 2、正文（正本）与定稿为一件。

3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。

4、正文与文件承办单为一件。

5、转发文与被转发文为一件。

6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。

（二）文件材料归档年度的确定：

1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。

2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。

3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。

4、会议文件归入会议的开幕年度。

5、合同（协议）归入执行完结的年度。

（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。

1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。

2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。

（四）文件材料的排序：

1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。