文书档案归档整理操作方法

文书档案归档整理操作方法

档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设施仪器、产品） 、会计档案、干部员工档案（人事档案） 、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不一样种类，不一样载体的档案有不一样的整理方法和要求。但整理原则是相同。

即“依照文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不一样价值，便于保留和利用”。

一、基本要求：

要整理好文书档案就一定学习领悟中华人民共和国档案行业标准《 归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实行细则 》。

二、基本观点：

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完成应作为文书档案保留的纸质文件资料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、摆列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录） 、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转变的标记，是文书办理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、集体或其余的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，建立全宗的主要资格是立档单位拥有独立的法人资格，能够独立履行职权，并能主要以自己的名义独自对外行文。一般来说，一个立档单位的所有档案就是一全宗。

（四）全宗号： 是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法：

（一）采集：采集是归档整理的前提、根本，没有采集齐备完好的文件资料，归档整理就不可以很好地反应立档单位的历史相貌和工作状况。所以，采集应归档的

文件资料一定保证齐备完好；采集范围是本单位的 收文、发文、内部 文件。一定采纳以下相应举措：

1. 立档单位要成立健全收发文登记制度，有完好的 收文登记本、发文登记本 、印章登记本 、依照归档范围，采集所登记的“红头文件”的归档。

2. 检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”资料能否采集归档。如①会议资料：本单位年度工作会议资料（ 总结、计划）、表彰资料，专业会议资料，代表讲话资料；本单位在上司工作会议上讲话、报告、经验资料、典型资料、沟通或发

表论文、观察报告。②综合资料： 会议记录本 （党委、党组会议，行政、办公会议）等；各种花名册、登记簿（干部员工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工 作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各样统计报表 ）；各样介绍信存根 （党

团组织关系、干部调换、行政事务等） 、协议、合同 。

以上采集到的“红头文件”和“白头文件”资料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应采集的文件资料。

（二）归档判断 ：立档单位将采集到的资料，依照《 机关文件资料归档范围和文书档案保留限期规定 》（国家档案局令第 8 号）的归档范围和不归档范围 ，剔除

不归档的文件资料，剩下的就是立档单位应归档的文件资料，一定进行归档。 不归档的文件资料 主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重

份文件。②普发性文件。主要指上司、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件资料，任免、奖赏非本机关工作人员的文件资料，供工作参照的抄件等。③未奏效文件。如本单位代上司机关草拟的未成为正式文件的底稿等。

（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一同即单“件” 装订，便于保留利用。

1. 整理单位：确立以件为归档文件的整理单位。一般以 每份文件为一件 ，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文

为一件，重要文件的正本与历次改正稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导改正手迹、批改而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以必定的单位组合，可装订在一同的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议资料各为一件，正文与文件办理单为一件 。

2. 文件的装订： 归档文件按件装订详细要求： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复

在后；汉文在前， 少量民族文字在后； 不一样文字的文本，无特别规定的， 中文在前，外文在后；有文件办理的，文件办理单在前，正文在后。

3. 装订的部位与对齐方式及注意事项： 文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用 。 装订时，应将保留限期为 永远的归档文件中去掉不切合保留要求的一般订书钉，采纳不锈钢订书钉装订 （注意：采纳不锈钢订书钉装订的档案不可以用微波设施进行消毒， 不然可能会惹起火灾）。或较厚的文件采纳 “三孔一线” 的线装方法装订。 （四）分类： 归档文件 采纳年度——保留限期分类法 进行分类。同全宗应保持分类方案的稳 定。

1 . 区分年度

①年度以落款日期为准。 如 2009 年形成的《2008 年工作总结》应纳入 2009 年。

②跨年度的文件放入办结的年度。如 2008 年形成的《 2009-2010 年工作规划》

应纳入 2008 年度 ; 某单位 2007 年立案、 2008 年了案的某信访案件， 其文件资料统

一在了案年度归档，即纳入 2008 年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前方的文件日期为准。 详细地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。⑤文件没有标明日期时，需要剖析该文件内容，制成资料、格式、字体以及各

种表记，经过比较等手段来考据和推测文件的正确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

2. 区分保留限期

将每年的归档文件按永远、按期分开，按期一般分为 30 年、 10 年。

永远保留档案的确实定： 属于归档范围的文件， 哪些需要永远保留呢？ 《规定》第七条列出了八款，《文书档案保留管理限期表》中列出了 41 款文件资料，约占整个限期表的一半。能够归纳为以下四个方面：

①反应机关主要历史相貌的文件资料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件资料。

②反应机关行政管理、行政执法活动的重要文件资料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审察、批准等文件资料；房产、地产、固定财产、行政审批、行政允许、合同、协议、国有财产管理等文件资料。

③反应机关主要职能活动的重要文件资料。 如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议资料，上司机关、上司领导视察本机关工作文

件资料；本机关拟订的目标政策性法例文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反应机关人事管理活动的文件资料。如人事任免、奖赏资料与处罚资料，录取、转正、聘用、调资、定级、停薪留职、离职、离退休、死亡、抚恤资料；人事查核、职称评审、员工调换、员工名册、党团员名册、党团资料等这些文件资料在反应本机关的历史相貌，主要职能活动，保护国家、机关和员工权益等方面拥有长久的利用价值和凭据价值，是各机关形成文件的要点和中心。

正确理解保留期价值的判定是归档文件整理工作的难点。 《规定》把保留限期区分为永远、按期两种，在详细区分文书档案保留限期时，突出以本机关文件为主

（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上司、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上司机关文件： 针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永远保留。好像级

党委、政府对于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上司机关对本机关或人员的表彰文件；上司机关对主管业务工作的规划、建议、批复等。其余需要

贯彻履行或查考的保留 10 年。

本机关文件： 反应本机关主要职能活动的永远保留；一般的保留 30年或 10年

（表中界定详细清楚）

同 机关文件： 非本机关主管 但要 行的文件资料保留 10 年。

下 机关文件： 送的重要的 、 告保留 30 年，一般的保留 10 年。

（五）摆列

1. 把同一年度、同一保留限期的文件分开排在一同。 即立档 位每年只 永远、

30 年、 10 年三条流水号分开摆列。不一样年度、不一样保留限期的文件不可以摆列在一同。

2. 在同一保留限期内，把同一机构（或 、文号）有内在 系（好像一次活 、同一

工作，同一个会 ）的文件排在一同，即同一事由的有关文件 当摆列在一同。是“依照文件的形成 律，保持文件之 的有机 系”整理原 的体 。摆列 序 保持相 固定。

3. 最后在同一保留限期、 同一机构、 或文号内按成文 的生后 序摆列。（六） 号 档文件 号是指将 档文件在全宗中的地点 符号， 并以 档章的形式

在 档文件上注明。 号是 目工作的起点和基 ，其目的是反应分 、摆列 些系 工作的成就。通 号，使 档文件在全宗中的地点得以确立，并 后 的 目工作以及未来 找利用 的 体存取供给了条件。件号即文件的摆列 序号，它是反应 档文件在全宗中的地点和固定 档文件的摆列先后 序的重要 。

档文件 依分 方案和摆列 序逐件 号，在文件首 上端的空白地点加盖 档章并填写有关内容。文件 理 伴同 档的， 档章盖在文件 理 上，以保 文件正本的原貌。 档章

置全宗号、年度、保留限期、件号等必 目。

1. 全宗号：档案 立档 位 制的代号。档案室如没有全宗号可 不填。 2. 年度：文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字 注公元 年，如 2008。 3. 保留限期： 档文件保留限期的填写 永远、 30 年、 10 年。

4. 件号： 档文件的摆列 序号。以年度 界，每年必 从 1 起，不可以跨年

度 号，各限期分 流失号（即每年分限期共 三条流水号） 。

件号包含室 件号和 件，分 在 档文件整理和档案移交后 制。室 件

号的 制方法 ： 在分 方案的最低一 目内； 按文件摆列 序从 “1”开始 注，

每种保留限期各 一个流水 序号，如 2007 年永远件号： 1、 2、 3⋯⋯ 82

30 年件号： 1、2、3⋯⋯ 73

10 年件号： 1、2、3⋯⋯ 243 件号待档案移交 档案 后，由档案 依据需要填写。

（七） 目

档文件 依照分 方案和室 件号 序 制 档文件目 。

档文件 逐件 目。来文与复文 一件 ，只 复文 行 目。通 复文来 相 来文的 找。

档文件目 包含件号、 任者、文号、 名、日期、 数和 注等 目。