出口货物单证备案情况表

出口货物明细单填制说明
一、出货物明细单中有以下几点是必填项：
1、日期：填单日期。

2、经营单位：
3、提单托运人：与提单中的SHIPPER发货人保持一致，如国税有明确规定不能接受第三方提单将另行通知。

4、收货人、通知人：根据提单上的收货人和通知人填写。

5、运费：根据实际情况在“预付”或“到付”处打勾。

6、提单张数：按实际情况在“正本提单三份”或“电放”处打勾。

7、发票号：按照报关发票上的发票号填写。

8、金额：按报关金额填写。

9、收汇方式：按实际收汇方式填写（T/T、L/C、D/P）
10、货物性质：按实际情况在对应小括号内打勾。

11、贸易国别、出口口岸、目的港：按报关单和提单填写，与报关单和提单
保持一致。

12、装运期限：按实际填写，不早于提单出运日期。

13、标记唛码、货名规格及货号、箱数、体积、毛重、净重、价格：按提单、
报关发票、装箱单、报关单上的内容填写。

14、结汇单证：按提交给客人或银行（信用证方式下）的实际情况在各单证
名称下方的空格内打勾。

二、其它几点按实际填写，也可以不填写，根据具体情况由各代理公司自行决定。

外贸企业出口退税单证备案资料:（一）、备案资料。

1、出口企业须备案的资料：1）外贸企业购货合同和生产企业收购非自产货物出口的购货合同（包括补充购销合同）《购入购销合同和出口购销合同》原件或复印件2）出口货物INVOICE；3）出口货物装货单(装箱清单)4）出口货物发票(国税)复印件5）出口货物报关单复印件<象屿码头出品有(报关单备案清单)> 6）六联单(海运)7）空运单(空运)8）铁路运单(铁路运输)9）邮政运单(邮政运输)10）提单(大提单或小提单)注：以上资料不能造假2、上述资料是复印件的要填写“与原件相符”、“经办人签字”、“签字日期”和“加盖企业公章”。

3、备案内容中的备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口退税资料的内容要求一致；开具的时间、货物流转的程序要求合理；外贸企业出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容要求一致。

4、除上述五种资料外，其他资料不需要备案。

（二）、保管要求。

1、备案时间最迟应在退（免）税单证申报后的15天内备齐。

2、备案单证统一存放在出口企业财务部门（不得将备案单证交给其他部门、企业业务员或个人保存）。

3、备案单证须由财务部门专人负责整理保管和专柜保管。

（三）、装订要求。

按月用线装订成册。

并在《出口货物备案单证封面》上填写好出口企业名称和年月。

（四）、关于出口货物装货单。

装货单是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。

只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。

因此，实际业务中，装货单又称为“关单”。

备案的装货单必须要有海关签章。

1、装货单与装箱单的区别。

装箱单是集装箱运输的特有单证.是每一个出口集装箱在整个运输过程中必须具备的一份单证.它是根据已装入箱内的货物制作的,记载着集装箱内货物的具体资料、交付方式以及箱内货物自内向外的积载次序，同时它也记载这些货物载体集装箱和运输工具船舶的相关货运资料。

附件1
进出口业务情况表
企业名称：_______________________
企业编码：_______________________
填报日期：_______________________
填报期间：年月至年月
说明：1.除另有要求的项目外，本报表所填报业务均为半年期业务期间内进出口客观情况；2.除备注栏另有要求的以外，上述填报结果为“有（是）”的其他项目也应在备注栏说明具体情况。

需详细说明的，可另附情况报告；3.凡涉及变化或增减情况均以最近一次验证稽查情况或上一半年期报送情况为比较对象。

填报责任承诺：本单位保证此表填报内容真实、完整、准确，并存有相关文件备查。

自愿承担因填报不实而导致的相应法律责任。

填表人签字：（企业单位公章）法定代表人签字：年月日。

国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度的补充通知国税函〔2006〕904号成文日期：2006-09-30各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局：针对《国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知》（国税发〔2005〕199号，以下简称《通知》）下发后各地反映的一些问题，经研究，现补充通知如下：一、《通知》第一条所列应当备案的单证，主要是按《合同法》要求或出口贸易行业主管部门规定的单证。

考虑到有些企业备案单证名称等可能与《通知》规定的不尽一致，因此《通知》附件《出口货物退（免）税有关单证备案说明》描述了有关备案单证的含义、功能、作用等，各地可按此原则进行备案单证管理。

对于出口企业如确实无法提供与《通知》规定一致备案单证的，可以提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证，但出口企业在进行首次单证备案前，应向主管税务机关提出书面理由并提供有关单证的样式。

各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局也可根据本地区出口企业实际情况，按照《通知》的原则制定备案单证管理的具体规定。

二、《通知》附件《出口货物退（免）税有关单证备案说明》中对“出口货物装货单”的解释要求有海关签章。

但考虑到出口企业难以取得签章的“出口货物装货单”，在实际工作中只要出口企业备案的“出口货物装货单”是《通知》规定的含义，可不需要海关签章。

三、对于出口企业备案的单证是电子数据或无纸化的，可以采取以下两种方式其中之一进行备案：（一）对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。

对于其他单证的备案，如为国家有关行政部门采取了无纸化管理办法使出口企业无法取得纸质单证或企业自制电子单证等情况，出口企业可采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。

出口货物备案情况说明样本1. 出口货物证明怎样写我们也是货代公司，怎样可能没有场站收据呢？假如要是写说明也是货代来写。

不过本着处理问题，你可以这么写：敬重的XX:我公司XX代理XX公司于2009年X月X日在XX机场，出口一批XX货物。

运单号为：XXXXXXX. 由于XXX缘由我公司无法供应场站收据，所以导致XX公司无法退税。

现我公司特此供应说明，盼望贵处办理相关退税事宜。

在此给您带来的不便我司深表歉意。

忘贵处批准为盼。

此致敬礼XXXXX公司年月日总的来说就是把状况照实写好就可以了，有不合理的地方你再改改。

2. 出口退税单证备案需要填写什么表出口退税单证备案需要填写《出口货物备案单证名目》表。

此外国家税务总局要求备案的单证还有合同、出口货物明细表、提单、装货单（即下货纸）。

同时地方税务局还要求将报关单也复印一份进行备案，一并装订到备案单证中。

一般程序： 1、有关证件的送验及登记表的领取企业在取得有关部门批准其运营出口产品业务的文件和工商行政管理部门核发的工商登记证明后，应于30日内办理出口企业退税登记 2、退税登记的申报和受理企业领到"出口企业退税登记表"后，即按登记表及有关要求填写，加盖企业公章和有关人员印章后，连同出口产品运营权批准文件、工商登记证明等证明材料一起报送税务机关，税务机关经审核无误后，即受理登记。

3、填发出口退税登记证税务机关接到企业的正式申请，经审核无误并按规定的程序批准后，核发给企业"出口退税登记"； 4、出口退税登记的变更或登记当企业运营情况发生变化或某些退税政策发生变动时，应依据实际需要变更或登记退税登记。

扩展材料：出口退税条件（1）必需是增值税、消费税征收范围内的货物。

增值税、消费税的征收范围，包括除直接向农业生产者收购的免税农产品以外的全部增值税应税货物，以及烟、酒、化妆品等11类列举征收消费税的消费品。

之所以必需具备这一条件，是由于出口货物退（免）税只能对已经征收过增值税、消费税的货物退还或免征其已纳税额和应纳税额。

单证备案
一、备案资料：
（1）、出口货物备案单证目录（见附件）（2）、采购订单或合同(外贸企业包括购货合同及外销合同；生产企业自产货物仅提供外销合同，如收购非自产货物出口则还需提供购货合同，包括一笔购销合同下签定的补充合同等)（3）、出口货物报关单（无纸化后请自行电子口岸打印）（4）、装箱单发票（5）、装货单或通关无纸化查验/放行通知书（6）、出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据）
二、注意事项：1、备案单证按以上顺序（外贸企业按批次，生产企业按申报月份）装订成册，报关单顺序与当月申报资料一致。

（确保单证之间时间顺序、基本要素逻辑关系合理）
2、出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。

3、备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。

4、除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁。

保存期5年。

5、对于出口企业如确实无法提供与《通知》规定一致备案单证的，可以提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证，但出口企业在进行首次单证备案前，应向主管税务机关提出书面理由并提供有关单证的样式。

附件：
出口货物备案单证目录
退税批次(生产企业自行删除此项)：编号：
企业制表人（签字）：企业财务负责人（签字）：
制表日期：年月日
（企业公章）。

外贸企业出口退税单证备案资料:（一）、备案资料。

1、出口企业须备案的资料：1）外贸企业购货合同和生产企业收购非自产货物出口的购货合同（包括补充购销合同）《购入购销合同和出口购销合同》原件或复印件2）出口货物INVOICE；3）出口货物装货单(装箱清单)4）出口货物发票(国税)复印件5）出口货物报关单复印件<象屿码头出品有(报关单备案清单)>6）六联单(海运)7）空运单(空运)8）铁路运单(铁路运输)9）邮政运单(邮政运输)10）提单(大提单或小提单)注：以上资料不能造假2、上述资料是复印件的要填写“与原件相符”、“ 经办人签字”、“ 签字日期”和“加盖企业公章”。

3、备案内容中的备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口退税资料的内容要求一致；开具的时间、货物流转的程序要求合理；外贸企业出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容要求一致。

4、除上述五种资料外，其他资料不需要备案。

（二）、保管要求。

1、备案时间最迟应在退（免）税单证申报后的15天内备齐。

2、备案单证统一存放在出口企业财务部门（不得将备案单证交给其他部门、企业业务员或个人保存）。

3、备案单证须由财务部门专人负责整理保管和专柜保管。

（三）、装订要求。

按月用线装订成册。

并在《出口货物备案单证封面》上填写好出口企业名称和年月。

（四）、关于出口货物装货单。

装货单是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。

只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。

因此，实际业务中，装货单又称为“关单”。

备案的装货单必须要有海关签章。

1、装货单与装箱单的区别。

装箱单是集装箱运输的特有单证.是每一个出口集装箱在整个运输过程中必须具备的一份单证.它是根据已装入箱内的货物制作的,记载着集装箱内货物的具体资料、交付方式以及箱内货物自内向外的积载次序，同时它也记载这些货物载体集装箱和运输工具船舶的相关货运资料。

出口业务一般流程及单证备案出口业务是指企业将产品或服务销售到其他国家或地区的商务活动。

该业务需要经过一系列的流程和办理一系列的单证备案。

下面将详细介绍出口业务的一般流程及单证备案过程。

一、出口业务的一般流程1.市场调研和客户开发：首先，企业需要进行市场调研，确定有潜在需求的国家或地区。

然后，企业需要寻找潜在客户，与其进行商务洽谈和合作开发。

2.签订销售合同：一旦与客户达成商业协议，企业需要与客户签订销售合同，明确产品或服务、数量、价格、交货条件等细节。

4.订舱和海关申报：对于海运出口，企业需要进行订舱并向海关申报货物出口的信息，以便装船和通关。

5.运输和物流安排：根据合同的要求，企业需要选择合适的运输方式，如海运、空运或陆运，并与物流公司合作进行运输和相关安排。

6.缮制商业发票和出口货物清单：企业需要根据合同的约定，按照目标国家或地区的规定，准备商业发票和出口货物清单，以便通关和报关。

7.申请出口许可证或配额证：如果目标国家或地区有出口许可证或配额控制，企业需要向相关部门申请，并获得许可证或配额证，否则无法出口。

8.办理报关手续和支付关税：企业需要委托海关报关行或贸易代理公司办理报关手续，并支付相关关税和费用。

9.船舶或运输工具开船：根据合同的约定，船舶或运输工具将启程，将货物运往目的地国家或地区。

10.提供售后服务和付款收款：一旦货物到达目的地，企业需要提供售后服务，并向客户收取款项。

二、出口业务的单证备案1.商业合同：企业与客户签订的销售合同，是出口业务的重要单证，包括双方的权责、产品或服务的细节、价格和支付方式等。

2.商业发票和出口货物清单：企业需要依据合同的要求，按照目标国家或地区的规定，编制商业发票和出口货物清单，包括货物的数量、规格、价格、税收信息等。

3.报关单和报关手续：企业需要委托海关报关行办理报关手续，并准备相关资料，如出口货物清单、商业发票、合同和证书等，以完成报关手续。

4.出口许可证和配额证：如果目标国家或地区有出口许可证或配额控制，企业需要向相关部门申请，并提供相关资料，以获得许可证或配额证。

出口退税单证备案的规定出口退税单证备案的规定（一）、备案资料。

1、出口企业须备案的资料：第一张出口货物报关单复印件；第二张出口货物明细清单；第三张出口货物装货单（装货单又称为“关单”）。

第四张出口货物运输单据。

海运出具“海运提单”，航空运输、铁路运输和邮政运输出具“运单”。

第五张外贸企业购货合同和生产企业收购非自产货物出口的购货合同（包括补充购销合同），（注：以上资料不能造假）。

（以下简称五种资料）。

2、上述五种资料是复印件的要填写“与原件相符”、“ 经办人签字”、“ 签字日期”和“加盖企业公章”。

3、备案内容中的备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口退税资料的内容要求一致；开具的时间、货物流转的程序要求合理；外贸企业出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容要求一致。

4、除上述五种资料外，其他资料不需要备案。

（二）、保管要求。

1、备案时间最迟应在退（免）税单证申报后的15天内备齐。

2、备案单证统一存放在出口企业财务部门（不得将备案单证交给其他部门、企业业务员或个人保存）。

3、备案单证须由财务部门专人负责整理保管和专柜保管。

（三）、装订要求。

按月用线装订成册。

并在《出口货物备案单证封面》上填写好出口企业名称和年月。

（四）、关于出口货物装货单。

装货单是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。

只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。

因此，实际业务中，装货单又称为“关单”。

备案的装货单必须要有海关签章。

1、装货单与装箱单的区别。

装箱单是集装箱运输的特有单证.是每一个出口集装箱在整个运输过程中必须具备的一份单证.它是根据已装入箱内的货物制作的,记载着集装箱内货物的具体资料、交付方式以及箱内货物自内向外的积载次序，同时它也记载这些货物载体集装箱和运输工具船舶的相关货运资料。

出口会计进来帮忙国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知国税发[2005]199号各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局：إ为规范外贸出口经营秩序，加强出口货物退（免）税管理，防范骗取出口退税违法活动，国家税务总局决定对出口企业出口货物退（免）税有关单证实行备案管理制度。

现将有关事项通知如下：إ一、出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。

出口货物退（免）税有关单证备案说明详见附件1。

إ第二种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。

不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。

إ但对有下列情形之一的，自发生之日起2年内，出口企业申报出口货物退（免）2。

1。

纳税信用等级评定为C级或D级；إ税后，必须采取第一种方式备案单证：إ未在规定期限内办理出口退（免）税登记的；إ3。

财务会计制度不健全，日常申报出口货物退（免）税时多次出现错误或不准确情况的；إ4。

办理出口退（免）税登记不满1年的；إ5。

有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的；إ6。

有违反税收法律、法规及出口退（免）税管理规定其他行为的。

إ（二）备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。

إ对于第一条所述购销合同，属于一笔购销合同项下多次出口的货物，可在第一次出口货物时予以备案，其余出口的可在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”中注明第一次购销合同备案的地点。

إ（三）除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁。