采购作业程序(20210118010204)

采购作业标准程序1.常备材料：生产管理部门。

2.预备材料：物料管理部门。

3.非常备材料：(1)订货生产用料：生产管理部门；(2)其他用料：使用部门或物料管理部门。

第四条特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”、“备注”栏注明原因，以急件递送。

第五条庶务用品由物管部门按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。

第六条以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，例如：招待用品、书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。

第七条请购权限。

1．内购(1)原料：请购金额预估在1万元以下者，由科长核决。

请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。

(2)财产支出：请购金额预估在2，000元以下者，由主管核决。

请购金额预估在2，000元至2万元者，由经理核决。

请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。

(3)总务性用品：请购金额预估在1，000元以下者，由主管核决。

请购金额预估在1，000元至1万元者，由经理核决。

请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。

2.外购：(1)请购金额预估在10万元(含)以下者，由经理核决。

(2)请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。

第八条请购案件的撤销1.请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单(内购)”或“请购单(外购)”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

2.采购部门办妥撤销后，依以下规定办理：(1)采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。

(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。

(3)原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

第二章采购购定第九条采购部门的划分。

1.内购：由国内采购部门负责办理。

2.外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。

第十条采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。

采购作业流程图采购作业管制程序1、目的:为有效监控采购过程,降低采购成本。

并满足公司生产经营活动,特制订如下操作管理办法。

2、适用范围:2. 1、适用于本公司 A 、 B 类(生产主料物料采购过程。

3.职责3. 1采购主管a 负责供方的审核;b 负责组织供货业绩的考核与评估。

3.2 采购部a 负责调查、初选,参与评价供方,提交合格供方的报告;b 负责确定采购物质的采购要求;制定物质的采购计划 /订单,跟催交货;c 负责供方供货业绩的考核和评估。

3.3 产品开发部a 负责提供所有产品的原材料、主要辅助材料、外协外购件的规格和技术要求;b 对供方评价时协助采购部评估其技术能力。

c 协助采购对特殊材料的鉴定与评估工作。

3.4 物控部a 依据生产计划、物料库存状况、安全库存量等资料负责编制原材料、辅助材料的需求计划;b 负责采购物质数量的验收、入库、储存与发放。

3.5 品管部a 负责采购物资的检验和试验,参与对供方的评价;b 负责向采购部传递供货的质量信息,参与业绩评估。

3.6 财务部负责采购资金的预算、结算。

4. 工作程序:4.1 供方的选择、评价和合格供方的监控(只限 A 、 B 类生产物料的供应商 :4.1.1 择选的供方应具备的基本条件如下:a 供方应合法登记,注册、相关证件齐全。

b 供方应具备基本的生产设备、检测设备及良好的信誉等。

c 供方应具备生产、交付和服务能力,有足够的生产提前期,确保按时运送的能力。

d 供方的质量管理体系运行状况,其质量控制和保证能力。

e 其他方面,如与履约能力有关的财务状况和价格方面的优势等。

f 供方在所供产品数量、交货期与规格发生变化时的应变能力。

g 供方的地理位置,对其他买方的依赖程度,是否存在优先满足其他买方需求的风险。

4.1.2 采购部负责采取相应的措施如现场调查、问卷调查等形式,对供方的能力进行调查,填写《供方能力调查表》 ,向供方了解上述情况,并经采购主管审批,确定初选合格的候选供方。

采购作业的基本流程综述采购作业的起点是拟定采购订单说明书，详细描述企业的要求，接着是按订单说明书的要求来选择供货商，与供货商就采购合同进行谈判，达成协议后，发出订购单，一项采购作业基本完成。

一、拟定订单说明书⑴功能规格说明功能规格说明即物料必须满足企业需求。

使用功能规格说明的优点如下：*潜在的供应商不会被埋没；*新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。

*最主要的是可以以此创建一个标准，所有的概念都将以它为标准进行评价。

⑵详尽的技术规范指物料的技术性能与特征。

通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的行动计划中。

为避免规范过细导致说明太多，操作起来困难而效率低下，我建议你采用有如下内容的订单说明书：①质量标准：描述物料如何交付（是否有质量证书）和物料要满足什么技术规范和标准。

②物流标准：说明需要的数量和交货时间。

③维修要求：描述物料如何由供应商进行维修和服务，将来是否需要供应备件。

④法律和环境要求：决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。

⑤目标预算：说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决方案。

总之，通过拟定订单说明书，目的在于：*确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。

*防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明——保持在供应商选择的可能性上的开放。

*将被核准的规格的改变，用明确的程序记录在案。

*确定一个明确的样品检查程序。

*确定一个明确的方法使得买卖双方能够检查产品质量。

*（如果可能）确定一个总成本分析或计算方法，用于评估。

二、选择供应商步骤如下：*决定外购的方法。

*供应商资格认定和确定投标人名单。

*为报价申请和收到的标书分析做准备。

*评价供应商。

以订单说明书为基础，总结提出报价的供应商应该满足的资格预审要求。

将那些显示可能从事此项报价的供应商列入初始竞标者名单。

确认三~五个向其询价。

收到报价单后，采购部门应该出具供应商选择建议书，它包括：A 选择某一供应商的决定；B 优先的评级方案；C 优先被考虑的报价单等。

完整的采购流程及分工步骤《完整的采购流程及分工步骤》一、基本动作要领1. 需求确认这可是采购的第一步，非常关键。

就像你要盖房子，得先知道自己需要多少砖、多少水泥一样。

各个部门把自己的需求整理好，然后报给采购部门。

记住了，这个动作很重要，需求不清楚后续就会出大问题。

我之前就做错过，有部门只说要办公用品，但没说具体要啥，搞的我买回来一些他们不需要的东西，白费功夫。

所以需求要具体，包括物品的规格、数量、质量要求等。

2. 寻找供应商这时候就开始找能提供你所需物品的卖家了。

我们可以通过网络搜索、同行推荐、参加展会等方式去找。

找到之后呢，要列个清单，把供应商的名字、联系方式、大概价格范围都记下来。

这就像我们去菜市场买菜，得多看看几家摊位的价格和菜的新鲜度，才能选出最合适的。

3. 询价、比价、议价联系这些供应商，问问他们产品的具体价格，这就是询价。

然后把得到的价格对比下，看看哪家最便宜、性价比最高。

这里一定要小心哦，有些供应商给的报价可能包含一些隐藏费用，比如说运费、包装费啥的。

在比价过程中要把这些都考虑进去。

议价就更有技巧了，你可以跟供应商说你们量很大啊（哪怕没那么大，先这么说压价），或者说长期合作啊。

我试过好多次这种方法，有时候能砍下不少钱呢。

4. 下单和签订合同选定供应商后就下单了。

下单的时候要注明清楚产品的各项信息，包括前面提到的规格、数量等，还有交货日期、交货地点等等。

然后要签订合同，合同里把双方的权利和义务写清楚。

这就像咱们结婚要签结婚证一样，保障双方的利益。

5. 订单跟进下了单可不是就等着收货了哦，要时刻关注订单的进度。

经常打电话或者发邮件问问供应商生产或者发货的情况。

我就有一次，没怎么跟进，结果到交货日期了货物还没发出来，差点耽误大事。

6. 货物验收货物到了可不能稀里糊涂就签收了。

要按照之前的要求验收，看看数量对不对，质量有没有问题。

要是有问题，赶紧拍照留证据，联系供应商解决。

7. 付款验收合格后，就该付款了。

采购作业流程采购作业指导书本作业指导书只适用于五金采购部的采购作业操作，采购员必须遵循此指导书进行规范操作，以获取最佳工作效率。

一、供应商的开发、选择1、采购员应将自己负责的采购业务详细分类，对每一类型的采购业务开发相应的供应商，每一类型的采购业务必须有两家以上成熟的合格供应商，特殊产品或采购量极小的产品可以只有一家合格的供应商，但必须有后备目标供应商；2、采购员要不断拓宽开发供应商的渠道，可网上搜索、同行介绍、其它部门推荐等方式搜集供应商信息，需要收集的供应商信息资料包括工人数量、场地情况、机器设备检验设备等装备情况、生产能力评估、曾经和现在的主力产品、给哪些公司供货、合作意愿等等，把这些信息记录在案，表格参照附件1《候选供应商信息及评定表》，对比筛选后确定候选供应商；3、候选供应商经五金采购部经理--五金/卫浴设计开发部经理--生产副总审批签署后，进入可用供应商名录，必要时可先为其开通系统代码；4、可用供应商经过试制样品--小批量供货--大量供货均合格后，可评为合格供应商，填写合格供应商评定表，附件2《供方评价和选择表》，评为合格供应商的客户，能按正常程序获得订单；二、供应商管理1、与合格供应商签订框架协议，协议一般为一年一签。

每批订货下达固定格式的订货单，订货单要标注框架协议号。

附件3《框架合同》；2、到货管理：2.1供应商必须在规定的交货期内送货到达我方指定仓库，延期交货又没有可接受的理由的，按框架协议规定，每批扣除货款的3%。

因此，必须引导供应商重视及时交货，预期不能按时交货的，需要填写《延期交货通知单》附件4，延期交货通知单必须在交货期前三天传真到我方才能视为有效，延期交货理由被我方接受后，可按新确定的交货期交货，并可免予扣款；2.2建立采购计划完成台帐，参照附件5《采购台帐》，每月统计供应商的及时到货率，以此作为对供应商评级的依据；3、质量管理：3.1到货后由检验部门对货物进行检验，并出具合格或不合格检验书。

采购作业流程流程图内容描述 责任部门 相关表单 需求部门开具《请购单》，内容描述清楚、完整，经部门负责人审批后提交至采购部 申购部门 请购单采购员审核《请购单》，如发现有品号、品名错误或数量不合理的，应立即退回申购部门并对其登记且于每周四下午汇总给采购部经理，作为采购员的月绩。

之后，还需在仓储部发来的最新《库存呆滞料清单》中查找是否有品号相符或相近的物品，有相同品号的需扣除呆料，并在申购单上注明“扣呆料不采购”的字样，同时知会申购部门及时领用采购部 请购单、库存呆滞料清单 如有品号相似或相近，而采购员不能自已判断是否可用时则需请教研发部相关工程师是否可以改用，如能改用的需叫其出《内联单》（如相关工程师没有及时出《内联单》则需及时汇报给采购经理处理），若改造成功，采购员做好记录每月汇报给采购经理作为采购员的月绩采购部、研发部 内联单 审核无误后，采购员从合格供应商名录中货比三家、询价、谈判、确定交货期，最终开《采购单》经审核后发给合适的供应商。

若交货期经谈判并咨询其他供应商后仍达不到要求，采购员应反馈给申购部门确认采购部 采购单 采购员对自已所管辖的采购单或合同，必须对其签订的交货期及单价负责，并全程跟踪，有问题及时反馈采购经理 采购部 供应商将我司所需外购件、外协件随附我司《采购单》送达仓库，并根据我司物料名称规范提供《送货单》给仓库和采购部 采购部 采购单、送货单 仓管员根据《送货单》和《采购单》核点到货数量，并要求将物料卸在指定区域待检，做好标识并报检仓储部 送货单、采购单 检验员根据检验标准对来料进行检验，检验不合格的详见《不合格品处理流程》，如退换货会影响到出货时间的，采购员还需汇报给采购经理 质检部/品管科、采购部检验合格的，仓储部开出《外购入库单》经检验员签字确认后，根据公司物料名称规范要求办理入库手续，日清日结；采购部核对无误后销《请购单》 仓储部、采购部外购入库单注：1.采购员须严格遵守《采购部工作规定》。

1.目的：建立完整的采购管制系统，确保采购的产品适时、适量、适价、适质、适地地供应所需求的部门。

2.范围2.1.适用原料、辅料、生产设备、办公用品及服务类项目的采购作业。

3.定义3.1.A类物质：原料、助剂、原材料、辅料物资3.2.B类物质：生产设备、办公用品、其它服务类项目。

3.2.1.特急商品：商品的到否直接影响当天的生产和订单交期的。

3.2.2.紧急商品：商品的到否直接影响近期（一周内）的生产和订单交期或正常办公的。

3.2.3.一般商品：一般性的办公用品或备用设备，不影响近期生产与办公的。

4.权责采购：供应商管理考核；《物料需求计划表》、《请购单》数量、交期的确认；来货安排、品质跟踪；货款跟踪；退货联系。

4.2.采购经理：负责审批《物料需求计划表》、《请购单》.4.3.PMC：负责生产原料、辅料的购进拟定，来、退货的数量确认。

4.4.品质：负责生产原料、辅料的来、退货品质的确认。

4.5.行政、生产等其它请购部门：负责制定B类物资的采购计划、来货数量、质量的确认、签收。

5.采购流程5.1.请购申请：5.1.1.请购单由申请部门申请人填写经部门负责人审核，非原材料请购还须由副总级审核后呈送采购部门文员。

5.1.2.请购单应注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项等。

紧急采购：接到以电话联络的紧急采购案件，经理应立即指定采购人员询价、议价、待接到请购单后，按正常程序优先办理。

紧急请购时，由请购部门于请购单的（备注栏）中注明急采购。

5.2.请购申请审批及汇总编制采购计划采购部文员：接到请购单后，呈交部门经理审批，并于每日14点前汇总编制当日采购计划，经部门经理审批后，分发给相关采购员，并将采购需求传达给资讯人员。

5.3询价、议价、比价：资讯人员：收到采购文员的采购需求信息后，应即时将该物料的目前价格提供给采购员，用书面方式提出参考价。

并将目前的上、下流产业链的资讯（包括相关期货、期指等）及市场行情反馈给采购人员及部门经理。

流程图
米购作业流程
责任人相关表单说明
需求人申购单
需求人根据：部门需求、临时需求、女全库存、生
产情况、实际库存等情况填写“申购单”
采购部/采购员申购单至少有三家或以上报价进行对比
采购部/采购员/ 采
购经理
合格供应商名
录
取价格、品质、服务、售后、结款条件优越的厂家
下单
采购部/采购员
采购管理程序/
合同
采购员拟采购合同
采购部/经理/财务/
法务
采购合同采购合同依流程审核
公司指定人员采购合同采购合同交公司指定人员复核（或法务）
采购部/采购员采购合同采购员将已审核的采购合同交总经理审批总经理室订购单
总经理室审批后交给采购员，若有问题未批准，退
回采购部
采购部/采购员采购合同采购员采购合同跟供应商签约
采购部/采购员/供应商交货期跟进
仓库/供应商交货时按“入库流程”执行仓库/IQC
材料检测管理
制度
对供应商提供的物料按“材料检测管理制度” 进行
检测
仓库/公司指定人
员
原材料入库作
业程序
经IQC检验合格的原材料按“入库流程”执行作业采购部/仓库/财务/仓库、财务、采购将采购信息输入ERP
采购部/采购员/
若原材料价格有变化，由采购员更新ERP系统
中供应商报价记录（须在采购单前更新，否则无法
下单）。

采购部/采购员/月底采购汇总当月采购信息与供应商对帐
采购部/采购员/采购员将各类采购资料分类存档，登记台账。