工程档案案卷封面、目录、备考表与移交书

附件二
案卷封面、卷内文件目录、备考表式样
一、案卷封面式样
（一）案卷封面式样（文件）
说明：
1．全宗名称：填写档案保管单位的全称，由档案保管单位填写。

2．立卷单位：填写立卷单位的全称，由立卷单位填写；单独立卷的填写单独的名称，联合立卷的填写所有单位名称。

3．案卷题名：填写能反映本案卷主要内容的标题，由立卷单位填写。

4．全宗号、目录号、案卷号：由档案保管单位填写，其中，全宗号是全宗名称对应的代码，由档案行政管理部门确定；目录号对应每一条行政区域界线（每个交会点），同一全宗号下的目录号不得重复；案卷号是案卷排列的顺序号，每条行政区域界线（每个交会点）从第1份勘界档案开始分别从1开始编号。

5．其他内容：由立卷单位填写。

（二）案卷封面式样（图纸）
说明：填写方法同案卷封面式样（文件）。

二、卷内文件目录式样
说明：卷内文件是图纸的，卷内文件目录用接图表代替。

三、备考表式样
说明：备考表由立卷单位逐项填写。

档案保管单位填写需要说明的其他事项，应当注明时间并签字。

工程档案整理工作方案一、档案整理程序如下：1、逐件整理文件材料，剔除重份及无归档价值的文件，补充缺页，保证每卷内容的完整性。

2、按照技术文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，将归档的文件材料按《分类规则》进行合理的分类、组卷、排列并编制档号。

1)卷内文件排列。

管理性文件资料排列，批复在前请示在后，正文在前附件在后，汇总表在前原始表在后，文字材料在前图表在后，结论性材料在前依据性文件在后；科技材料按原形成规律排列。

2)工程图纸排列。

按原设计图纸排列。

3)每个案卷内的文字材料、图纸，应在每份（件）资料、图纸的右下角盖档号章。

具体方法见能源部（1991）231号文中的编制说明。

4)案卷内容排列。

案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。

5)案卷排列。

视案卷情况，可按二级类目编制案卷流水号，也可按三级类目编制案卷流水号，但分类要尽量分到四级类目。

案卷号必须是一卷一号，不能有重号。

6)分卷。

同类材料数量较多的，可分成多个案卷，每卷要分别拟写案卷封面，填写卷内目录，备考表。

在案卷题名上注明第几分册。

编制流水案卷号，不能有重复的档号。

7)装订。

所有归档材料要拆除金属物用线装订成册或单份装订。

成册的案卷编制页号，每个案卷内凡是有文字的文件材料都编制页码，正面编在右下角，空白页不编，顺序均从“1”开始，依次编制流水号。

单份的文件材料依次编制件号。

8)档号的编制。

严格按照规定编制相应的档号。

9)保管期限的划分。

结合规定，制定符合本单位实际的保管期限表。

二、索引目录的编制工程项目的竣工档案需编制索引目录。

索引目录由编制说明、分类目录及卷内目录三部分组成，工程项目档案按如下内容编制总结。

1、工程项目概况。

包括项目的批准单位，时间、文号；项目总投资和概算；项目筹建、开工、竣工时间；项目建设、设计、施工（包分包单位）和监理单位；项目的单位工程总数，工程范围和主要工程量。

2、工程竣工档案概况。

包括项目档案整理的依据性文件、文号，项目档案的分类原则和分类包括的主要内容；项目档案的总卷数和各类档案卷数；项目档案套数以及各套档案的保存单位；项目档案档号的组成及其代字代号的说明；档案编制人员名单。

附表附表A 封面、目录、备考与移交书案卷封面式样卷内目录式样卷内备考表式样城市建设档案移交书向城市建设档案馆移交档案共计卷。

其中：图样材料卷，文字材料卷，其它材料张（）。

附：建设工程项目档案移交清单一式三份，共（）张。

移交单位：接收单位：单位负责人：单位负责人：移交人：移交人：移交日期：年月日建设工程项目档案移交清单编号（）号：你单位工程档案，共计卷，已移交我馆，特此证明。

业务接收科业务接收人接收日期档案移交目录本表一式三份，建设单位、城建档案馆、移交单位各一份建设工程竣工档案验收意见书编号：（）本表一式三份：建设单位、备案机构、城建档案馆各一份附表B 湖北省建筑工程施工资料统一用表（上册）目次A类工程管理资料 (151)B类工程技术资料 (164)C类工程测量记录 (170)D类工程施工记录 (176)E类工程试验检验记录 (211)F类工程物资资料 (281)G类施工质量验收资料 (381)工程竣工验收资料···················（见下册）（安装部分、建筑节能质量验收用表、工程竣工验收资料见下册）A类工程管理资料1、工程概况表（表A1） (152)2、施工现场质量管理检查记录（表A2） (153)3、工程开工报告（表A3） (154)4、工程竣工报告（表A4） (155)5、工程停工报告（表A5） (156)6、工程复工报告（表A6） (157)7、施工进度计划表（表A7） (158)8、项目大事记（表A8） (159)9、施工日志（表A9） (160)10、不合格项处置记录（表A10） (161)11、建设工程质量事故调（勘）查记录（表A11-1） (162)12、建设工程质量事故报告书（表A11-2） (163)工程概况表表A1 编号：附：建筑总平面图、建筑立面图、建筑剖面图本表由施工单位填写，城建档案馆和施工单位各保存一份。

配网工程档案资料收集整理要求目录一、收集（一）收集的原则（二）收集的要求（三）收集的范围二、整理（一）整理要求（二）立卷的原则及要求（三）档号的编制（四）文件材料的排列及质量要求（五）案卷编目（六）装订（七）入盒三、移交（一）移交要求（二）移交份数及时间一、收集（一）收集的原则：归档文件材料必须能准确反映项目建设各阶段活动的真实记录。

（二）收集的要求：1.归档文件材料应以原件归档，不得使用复印件（立项批复文件及不能粘贴的设备、材料合格证的复印件等除外），文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸。

2.文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批。

3.归档的竣工图必须是设计单位重出的竣工图。

竣工图的要求：．．．．．．．a.竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况；b.设计单位必须加盖出图专用章（出图专用章内容包括：单位名称、业务范围、资质证书编号、有效期）；c.设计单位必须加盖设计院竣工图章；d.竣工图出图日期应为竣工日期后一个月内；e.工程名称栏必须填写对应工程的名称，不能空置,也不能填写其他工程名称，通用图必须注明适用范围；f.竣工图必须采用竣工图标，“设计阶段”栏为“竣工图设计”，图纸编号按原施工图图号，其中设计阶段代字“S”改为“Z”；g.图标各级责任人应签署完备,不能空置；h.图纸目录内容必须与该册图线一一对应；i.图纸不能模糊不清，不能出现图章复印现象；j.设计说明书必须注明该工程所有图纸卷册名称；k.必须编制竣工图总说明及各分册的竣工图编制说明，叙述竣工图编制原则、各分册竣工图修改情况；l.竣工图图幅应按GB/T10609.3《技术制图复制图的折叠方法》要求统一折叠；m.设计单位编制的竣工图必须经施工及监理单位审核，并在全套竣工图图纸上加盖施工单位、监理单位签署的竣工图章；n.设计单位必须在收到手改竣工图后一个月内向建设单位移交设计重出竣工图（含CAD文件）。

工程监理档案资料治理方法1目的为使建设项目（工程）监理档案完整、准确、平安保管并有效利用，依照《科学技术档案案卷组成的一样要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理标准》（DA/T28-2002），结合公司工程监理档案资料的实际情形，制定本方法。

2适用范围监理档案是指从工程中标后开始至监理工作终止全进程中形成的按规定应当归档保留的文件资料。

包括各类具有查证、参考和保留价值的各类形式的原始记录、文函、会议记要、签证资料、材料和设备证明、图纸、声像材料等。

电网工程依照《国家电网公司三个标准化项目部》手册执行。

3职责公司的监理档案工作实行公司技术负责人负责制；运营治理处负责对档案资料形成进程进行指导；事业部负责对所属监理部档案资料搜集整理情形进行监督检查。

各项目监理部的监理档案工作由总监负责，总监办公室具体治理，设专人专岗开展此项工作，各专业应踊跃配归并明确责任人；工程完工后监理部负责资料的归档工作，并在完工1个月内向公司档案室移交归档资料。

向建设单位移交归档资料的工作，具体要求按建设单位的规定执行。

4资料保留、归档范围及保管期限规定《监理工程资料保留、归档范围及保管期限规定》的说明本规定是以华联监表（A、B、C）为例进行编写的，因各事业部和各工程的建设单位要求不同，执行的资料治理标准不一，但资料的大体内容相同，因此如不执行华联监表的工程，参照本规定要求执行。

本规定题目栏归档保留单位栏目中：监理部保留资料为施工进程中监理部保留的进程资料，公司档案室保留资料为工程完工后移交公司档案室的工程档案。

建设单位保留资料为工程完工后移交建设单位的档案，此栏目仅为参考，具体移交内容以建设单位要求为准。

需要移交电子文件的资料，资料的编审批页和盖章页需扫描成JPG格式图片文件。

电子文件夹名称以附件1中资料名称为准。

一个文件夹内含两类或多类文件时，文件夹内再别离按文件类别成立子文件夹。

工程资料、城建档案封面与目录填写范例一、工程资料封面与目录填写样例工程资料名称：××工程案卷题名：园林建筑及附属设施工程C3施工物资资料编制单位：××公司技术主管：×××编制日期：自××年×月×日起至××年×月×日止保管期限：密级：保存档号：共册第册工程资料卷内目录工程名称××工程序号工程资料名称原编字号编制单位编制日期页次备注1 钢筋质量证明及试验报告××××××××年×月×日 12 水泥质量证明及试验报告××××××××年×月×日323 砂试验报告××××××××年×月×日564 防水卷材质量证明及试验报告××××××××年×月×日57～76分项目录（一）工程名称××工程物资类别水泥序号资料名称厂名品种、型号、规格数量使用部位页次备注1 水泥出厂检验报告及28d强度补报单×××P．O42.5 100t 基础 12 水泥厂家资质证书×××3 53 水泥试验报告×××P．O42.5100t 基础94 水泥出厂检验报告及28d强度补报单×××P．O32.587t 园林小品145 水泥试验报告×××P．O32.587t 园林小品16分项目录（二）工程名称××工程物资类别绿化种植工程序号施工部位（内容摘要）日期页次备注1 广场西侧银杏种植位置测量记录××年×月×日 12 广场南侧圆柏种植位置测量记录××年×月×日 23 地块一绿化用地处理记录××年×月×日 34 地块一土壤改良施工记录××年×月×日 45 广场周边病虫害防治检查记录××年×月×日 5工程资料卷内备考表本案卷已编号的文件材料共230张，其中：文字材料206张，图样材料20张，照片4张。

工程竣工档案移交要求一、验收及移交程序移交时间期限：竣工后六个月内验收及移交程序：由建设单位提出验收及移交，按项目验收及移交。

由建设单位先对各单位工程档案进行验收及审查，满足档案归档要求后向档案主管部门提出验收及移交申请。

二、城建档案归档和移交进馆范围（一)城建档案归档范围建设工程文件的归档范围主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、工程声像档案等六个部分。

1、工程准备阶段文件主要包括：立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标及合同文件；开工审批文件；工程概预算等财务文件；建设、施工、监理单位机构设置、资质及人员任命文件等。

2、监理文件主要包括：监理规划及实施细则；工程质量、进度、安全、造价控制文件；监理定期报告及专题报告等。

3、施工文件主要包括：施工技术准备文件；施工现场准备文件；设计变更、工程洽商及施工联系文件；工程事故处理记录；施工原始记录及汇总；隐蔽工程验收记录和阶段性工程验收记录；施工试验记录及汇总；施工过程性观测记录；功能性试验记录；施工原材料、构配件、设备质量证明文件及抽样检测报告；竣工测量资料；工程质量检验评定文件等。

4、竣工图：包括项目建设工程全套纸质竣工图及相应的CAD电子文件。

国标或部委发布的通用图集不归档。

经批准，部分行业工程和特种工程可提交PDF格式竣工图电子文件。

5、竣工验收文件：包括工程竣工总结及评估报告、工程验收记录、工程交工验收报告、工程竣工验收报告及验收证书、决算和审计文件等。

6、工程声像档案：记录工程项目规划征地、勘探、设计、奠基、施工、竣工验收等方面的照片、录像带等音像材料。

(二)城建档案移交进馆范围1、房建工程和市政基础设施工程产生和形成的档案，移交进馆范围依据市档案局发布的《建筑工程A类工程档案卷内目录》、《建筑工程B类工程档案卷内目录》、《市政基础设施工程档案卷内目录》执行。

2、对于行业工程和特种工程，建设单位应在项目开工初期组织监理、施工等单位根据本行业行政主管部门的要求和相关的标准规范，制定本工程项目的归档细则，明确项目建设各阶段和各专业工程或分部分项（单元）工程应形成的工程文件材料以及使用的施工用表。

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案卷题名：用工程施工xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
工报告及大事记电10KV供电专用线路施
合同工程：工对外交通程
1.5~2cm
中点单位工程：
分部工程：
分项工程：
单元工程：
体楷小四总页数20 页
中其.
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页20 文字
张纸图体楷一号张片照
体楷二号为立卷单位
xxxxxxxxx有限公司XXXX年XX 月XX日至XXXX年XX月XX日
5cm
为卷内文件的起止时间.
：3 附件.
2号仿宋卷内备考表黑体小三华文新魏小三参见号：号：档事记告及大线电专用路施工报工案卷题名：xxxxxxxxx工程施用电10KV供
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附件4：卷内目录格式仿宋24号～11号9 12仿宋号仿宋Excel用制作
.
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附件５：竣工图章式样见下图
xxxxxxxx工程竣工图.。

填写案卷封皮及备考表
填写案卷封皮及备考表是一项重要的档案管理工作，以下是填写时需要注意的几个方面：
1. 案卷封皮：
案卷封皮是档案的外部包装，应当包含以下内容：
- 全宗名称：即档案馆的名称，一般填写在封皮正中间。

- 类目名称：即案卷所属的类别，如人事、财务、合同等，应填写在封皮左上角。

- 案卷题名：即案卷的主题，应简明扼要地概括案卷内容，填写在封皮右上角。

- 卷内文件起止日期：即案卷内文件的起止时间，应填写在封皮右下角。

- 保管期限：根据国家有关规定，填写案卷的保管期限，如永久、长期、短期等。

- 件(页)数：填写案卷内文件的页数或件数，应与实际数量相符。

- 归档号：即案卷在档案馆中的编号，应填写在封皮底部。

- 档号：即档案馆对案卷的编号，由档案馆工作人员填写。

2. 案卷备考表：
案卷备考表是案卷内文件的说明和记录，应包含以下内容：
- 本卷情况说明：说明案卷的立卷时间、立卷人、检查人等信息，应填写在备考表的顶部。

- 立卷人：即案卷的立卷人，应填写在备考表的左侧。

- 检查人：即案卷的检查人，应填写在备考表的右侧。

- 立卷时间：即案卷的立卷时间，应填写在备考表的底部。

在填写案卷封皮和备考表时，应确保信息准确无误，以便于档案的查找和管理。

同时，也要遵守档案馆的相关规定，保证档案的质量和安全。

惠州市建设工程档案整理规范案卷封面、卷内目录、正文、卷内备考表一、建设工程文件的归档范围市城建档案馆接收范围的建设工程为本城市规划区内的各项建设工程。

对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

惠州市建筑工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A, 惠州市市政工程文件的具体归档范围应符合本规定附录B, 惠州市地下管线工程文件的具体归档范围应符合本规定附录C。

二、建设工程档案归档的质量要求1．归档的工程文件应为原件。

2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3．工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4．工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6．工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm），图纸应采用国家标准图幅。

7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

8．所有竣工图均应加竣工图章。

竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图尺寸为：50mm×80mm。

竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

竣工图示例如下：9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

10．不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GB/10609.3---89）。