档案管理实务项目档案编研-精品
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第十章档案的编研（第一至二部分）
第十章档案的编研（第一至二部分）幻灯片1第十章档案的编研一、档案编研工作的内容、特点和意义二、档案编研成果的分类三、常见的档案编研成果及其编制方法幻灯片2一、编研工作的内容、特点和意义（一）档案编研工作的内容1、档案编研工作的含义★档案编研工作：是以馆藏档案为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容满足社会需要为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、选择、加工，使之转化为各种形式的编研成果的一种专业工作。
幻灯片3基本含义有四个方面：（1）档案编研工作的物质对象----档案文件（2）档案编研工作的内容实质----对档案文件的内容进行研究、加工和整理。
（3）编研工作的主要目的----满足社会对档案信息的利用需求。
幻灯片42、档案编研工作的内容（1）编研题目的选定，即选题；（2）编研素材的查选，即选材；（3）档案材料的考订、加工与编排（4）编研成果中辅助材料的编写；（5）编研成果的审核；（6）档案编研成果的出版和传播。
幻灯片5●（二）档案编研工作的性质、特点●1、性质：●（1）研究性：编研工作是一项科学研究活动研究性贯穿于编研工作的全过程，有的编研成果本身就是科学著作。
●（2）政治性：这项工作一般是掌握在统治阶级的手中，并成为维护其统治利益的工具。
现代的编研工作应符合党的政策。
●（3）条件性：受各种条件的制约，要以客观需要为依据，以所存档案材料为基础。
幻灯片62、档案编研工作的特点档案编研工作是开发利用档案信息资源的一种方式，和其他开发利用档案信息资源的方式比较，有以下特点：（1）工作过程的创造性；（2）提供信息的选择性；（3）服务方式的主动性；（4）发挥作用的广泛性。
幻灯片7（三）编研工作的意义1、它是开发利用档案信息资源的有效方式；2、是提高档案工作水平的一个重要途径；3、是保护档案原件，并使档案内容长远流传的有效措施。
幻灯片8二、档案编研成果的分类★由于人们对档案信息需求和编研形式的多样性，编研成果必然有多种类型，常见的分类角度有以下六种：（一）根据表达方式分为三种类型文字式图表式声像式幻灯片91、文字式编研成果以文字叙述为主要方式揭示档案信息的编研成果。
档案管理实务项目十
（5）根据工资需要有计划地布置填写干部履历 表、做鉴定、写自传等，及时充实干部档案内 容。
档案管理实务项目十
二、人事档案的整理
整理方法： 集中整理、经常性整理和补充性整理。整
理要求：按照《干部档案整理工作细则》 的要求，人事档案整理工作应做到“认真 鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、 装订整齐”，“通过整理使每个档案达到 完整、真实、精练、实用”。
任务一 人事档案管理
知识目标：
能力目标：
1、掌握人事档 案管理工作的内 涵。 2、明确人事档 案管理的任务及 要求。
1、能够明确人 事档案归档材料范 围、管理方法等；
2、能够根据人 事档案管理要求规 范地进行人事档案 的管理。
档案管理实务项目十
案例导入
丢失职工人事档案 赔偿损失6万元
王先生原是北京市某建筑工程公司的正式 职工，1985年1月被劳动教养，单位随之与 他解除了劳动关系。2002年，王先生在办 理求职证时，发现原工作单位并没有按规 定把他的人事档案转移到他的户口所在地。 王先生找到原单位，被告知他的人事档案 找不到了。由于没有人事档案，2003年9月 30日，社保部门停止了王先生社会养老保
档案管理实务项目十
人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、 享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在 以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被 告北京市某建筑工程公司将王先生开除并与其解 除劳动关系后，未将其人事档案按照国家政策规 定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了王先 生今后就业及享受相关待遇，给其取得相关利益 造成了可预见的损失，将王先生人事档案丢失的 北京市某建筑工程公司应当依法承担赔偿责任。
（1）保管干部档案，为国家积累档案史料。 （2）收集、鉴别和整理干部档案材料。 （3）办理干部档案的查阅、借阅和转递。 （4）登记干部职务、工资的变动情况。 （5）为有关部门提供干部的情况。 （6）做好干部档案的安全、保密、保护工作。 （7）调查研究干部档案工作情况，制定规章制
档案管理实务项目十
二、人事档案的整理
整理方法： 集中整理、经常性整理和补充性整理。整
理要求：按照《干部档案整理工作细则》 的要求，人事档案整理工作应做到“认真 鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、 装订整齐”，“通过整理使每个档案达到 完整、真实、精练、实用”。
任务一 人事档案管理
知识目标：
能力目标：
1、掌握人事档 案管理工作的内 涵。 2、明确人事档 案管理的任务及 要求。
1、能够明确人 事档案归档材料范 围、管理方法等；
2、能够根据人 事档案管理要求规 范地进行人事档案 的管理。
档案管理实务项目十
案例导入
丢失职工人事档案 赔偿损失6万元
王先生原是北京市某建筑工程公司的正式 职工，1985年1月被劳动教养，单位随之与 他解除了劳动关系。2002年，王先生在办 理求职证时，发现原工作单位并没有按规 定把他的人事档案转移到他的户口所在地。 王先生找到原单位，被告知他的人事档案 找不到了。由于没有人事档案，2003年9月 30日，社保部门停止了王先生社会养老保
档案管理实务项目十
人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、 享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在 以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被 告北京市某建筑工程公司将王先生开除并与其解 除劳动关系后，未将其人事档案按照国家政策规 定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了王先 生今后就业及享受相关待遇，给其取得相关利益 造成了可预见的损失，将王先生人事档案丢失的 北京市某建筑工程公司应当依法承担赔偿责任。
（1）保管干部档案，为国家积累档案史料。 （2）收集、鉴别和整理干部档案材料。 （3）办理干部档案的查阅、借阅和转递。 （4）登记干部职务、工资的变动情况。 （5）为有关部门提供干部的情况。 （6）做好干部档案的安全、保密、保护工作。 （7）调查研究干部档案工作情况，制定规章制
档案管理实务习题答案
档案管理实务习题答案档案管理实务习题答案项目一认识档案与档案机构【思考与练习】一、选择题C D C B D B二、多项选择题1、ABCDE2、ABE3、BCE4、AE5、AC 三、技能题答案要点:失职，违反档案工作者的基本职责。
由于档案工作具有特殊的性质，所以要求档案员一定要在政治上可靠，有较强的责任心，对待工作严肃认真。
如果不负责任，管理松驰，则是容易出事的。
杨朝阳同志的教训就是前车之鉴。
项目二档案收集归档【思考与练习】一、选择题B B DC C D二、多选题1、BC2、AB3、ABC4、ABCDE5、BCDE 三、技能题参考答案:(1)第1、4文件必须归档，因这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能;(2)第2、3文件不必归档，因这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关，并不反映省妇联的历史发展面貌。
四、案例分析参考答案:不符合，因为《档案法实施办法》第十二条规定:“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
”小陈在文件归档工作中的职责主要是督促和指导单位的档案收集工作，以保证归档案卷的质量。
项目三档案整理立卷【思考与练习】一、选择题A C A A D A C D 二、技能题1(参考答案:(1)将1、2、3、6组成一卷，案卷标题是:××市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知(2)将4、5组成一卷，案卷标题是:××市卫生局、市中心医院关于对余××所犯错误的处分决定、通知(3)将7、8、9、10组成一卷，案卷标题是:中共××市委、市人民政府、市卫生局关于刘×、王×、李×、钟×等同志职务任免的决定、通知 2、参考答案:(1)第一个文件应归入2004年;(2)第二个文件应归入2004年;(3)第三个文件应归入2002年;(4)第四个文件应归入2004年;(5)第五个文件应归入2005年。
《档案工作实务》 第3章《档案信息资源开发利用》第3节 档案编研(含答案)
第三章档案信息资源的开发利用第三节档案编研一、单项选择题1.下列哪项编研工作是对档案内容的加工（C）。
A.汇编档案文集B.编写介绍档案材料的工具书C.编写档案参考材料D.撰写专著2.《全国教育人事记》中1966年6月27日的一个条目，高等教育部发出通知：因“文化大革命运动”，1966年、1967年研究生招生工作暂停。
自本年起，全国研究生停止招生工作，达12年之久。
这一条目采用的编写体例是（C）。
A.编年体式B.纪事本末体式C.编年纪事本末体式D.纪事编年体式3.大事记的类型很多，按其性质来分，《中共浙江省委大事记》属于（A）。
A.机关大事记B.地区大事记C.专题大事记D.综合大事记4.我国档案部门开展编研工作的最基本形式是（A）。
A.汇编档案文献B.编写档案参考资料C.举办档案展览D.开展爱国主义教育基地建设5.地方年鉴常用的编写体例是（A）。
A.栏目式B.篇目式C.条目式D.资料汇总式6.档案编研工作的首要环节是（A）。
A.选题B.选材C.加工D.辅文编写7.现行文件汇编，选材时应特别注意文件的（C）。
A.政策性B.机密性C.时效性D.指导性8.要求做到“从宽防漏”原则的是选材的（A）。
A.初选B.复选C.定选D.贯彻始终9.在加工过程中必须忠于原文，注意维护档案内容的历史真实性，保存档案文献的原文原意，切不可妄行增删改易，这是（B）的要求。
A.求实原则B.存真原则C.慎改原则D.规范原则10.我国档案部门开展编研工作的最基本形式是（A）。
A.档案文献汇编B.编写评价或介绍档案材料的工具书C.档案参考材料D.编史修志11.档案文献汇编一般由汇编题名、编辑说明、目录和正文等构成，而正文以（A）为主，按一定体例进行编排。
A.全录式转录B.节录式转录C.综合提炼D.问答式摘录12.《浙江省改革开放三十年大事记》属于（B）。
A.机关大事记B.地区大事记C.专题大事记D.个人大事记13.会议简介的主体部分是（C）。
档案管理工作实务大全
档案管理工作实务大全一、档案与档案工作概述作为一个档案工作者必须首先弄清两个最基本的概念——档案与档案工作。
一、档案“档案”在现代文明社会已经不是什么神秘的东西了，人们在自己的工作、生活、学习中，越来越清楚地感受到档案就在身边，人人都要和它打交道。
国家与国家的关系，机关工作，科研、基建、生产活动，医疗、诉讼、财会工作，甚至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录，成为凭据性或参考性历史资料，保存起来就是档案。
对档案的概念仅有感性的认识是不够的，我们还要进一步了解档案一词的来源，并从理论上探究它的内涵和外延，这样才会对档案有一个较深刻的认识，才能更自觉地珍爱档案，积极地利用档案。
（一）档案的词源档案从起源到今天已经有几千年历史了，但是“档案”一词使用和有明确解释的历史，却并不久远。
这里主要介绍一下中国档案的词源。
中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“簿书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”等等。
至于“档案”一词，可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。
1．“档案”一词的最早出现。
其文字材料见于现存清代档案康熙十九年（1680年）《起居注册》的记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。
’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。
2．“档案”一词的最早解释。
其文字记载是约成书于康熙四十六年（17 07年）的杨宾的《柳边纪略》。
该书说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。
然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
档案管理实务项目九 档案利用服务与编研工作
（3）阅览室是档案部门联系利用者的纽带， 档案部门可以通过阅览室直接了解利用者对档案的 需求，与用户建立良好的互动关系。
13
2.档案阅览室的设置 为了保证阅览室为用户提供良好服务的同时， 便于阅览馆（室）的管理，在阅览室的设置上我们
（1）选址适当。档案阅览室的地址应选择在接 近库房、环境安静、开间宽敞、光线明亮的地点， （2）分区合理。 档案阅览室内部应有利于管 理、方便利用为原则，合理划分服务、检索工具、 资料、阅读、视听、休息等不同功能区，使其布局
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3.专题大事记 按照一定专题记载国家或一定地区或一机关在 一定时期内某一方面的重大事件，如《浙江省 1949—1963年行政区大事记》 4.个人生平大事记 记载著名人物的生平及重要活动，也称为“年 谱”，如《周恩来年谱（1898—1949）》
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1.大事记的体例
2.大事记的结构内容 （1）大事时间。大事时间的记载必须是准确 的年、月、日。 （2）大事记述。通过大事记述，能充分反映 历史发展的概貌和规律，它是大事记的核心部分。
项目九 档案利用服务与编研工作
学习目标
掌握档案利用服务工作的基本概念和常用方 熟悉档案利用服务工作以及常用参考资料的
1
能够结合主题进行档案展览的设计与布展工 作。
2
任务一
所谓档案的利用服务，就是档案馆（室）以馆 藏档案资料为基础，根据单位和社会的需求，通过 一定的渠道和方法，向用户提供各种形式和内容的
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任务二
组织沿革是系统记载一个单位、专业系统或地 区的体制、组织机构和人员编制等方面变化情况的
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1.组织沿革的种类 （1）机关组织沿革，主要记载一个单位及其 内部机构和人员的演变情况，如《××图书出版发 行总公司组织沿革》 （2）地区组织沿革，主要记载一定行政区域 或行政区域内所属党政群各级组织的设置和演变情 况，如《顺德市行政区域历史沿革》 （3）专业系统组织沿革，主要记载一定专业 系统所属组织的设置和演变情况，如《全国水利水 电系统组织机构沿革》
档案管理实务项目十
人事档案整理工作的步骤： 分类——复制——技术加工——排 序编号——编制卷内目录——打孔 与装订——书写卷名——检查验收 。
三、人事档案的鉴别
具体地讲人事档案鉴别工作的内容： 一是判定文件是否属于人事档案。 二是判定是否属于同一对象的人事档案。 三是判断材料是否真实、准确。 四是审核文件是否手续完备。 五是核实归档文件的质量：
六、人事档案的保管 七、人事档案材料的销毁
任务二
知识目标：
会计档案的管理
能力目标：
1、掌握会计档 案管理工作的内 涵。 2、明确会计档 案管理的任务及 要求。
1、能够明确人事 会计归档材料范围、 管理方法等； 2、能够根据会计 档案管理要求规范 地进行会计档案的 管理。
案例导入
新旺食品公司在财会工作日常的出纳、记帐、核算等业务工作做 得很规范，但是却不太重视会计档案的管理。他们认为，一个会 计年度终了后，只要年度财务会计报告编制完成，会计档案的作 用就不大了，于是对于会计档案的管理就很松懈。比如：会计档 案归档立卷不规范，会计凭证粘贴和装订不牢固；会计档案保管 设施不完善等。该公司会计档案的这种情况使得查帐时需要花费 很大的人力从无序的账册中寻找查阅对象，有时即找到也会发现 材料不全，给工作带来困难。 单位在对于经费的使用、资金的流转、物资和设备的购置等进行 报账、登记和管理过程中会形成凭证、帐薄和报表等会计档案， 他们是单位财务活动的客观记录和凭证，能够直接反映单位经济 运行的状况，是财务会计工作正常进行的工具。同时也是对于财 务工作进行监督、检查的依据。因此，会计档案的管理工作是会 计档案功能实现的重要保证。
留材料或分批转递；装订完毕的档案，要严密包封 ，并加盖密封章。 转递档案必须详细填写《干部档案转递通知单》， 严密包封，并在包缝加盖档案管理单位印章。收到 档案的单位应认真核对档案，在回执上签名盖章立 即退回；凡属误转的档案，应写明情况，尽快退回 转出单位；凡转出档案1个月后未收到回执的，应 向接受单位催问，以防丢失。干部调配、任免部门 应与干部档案管理单位加强沟通和联系，及时通报 有关干部的调动、任免情况，以做到“档随人走” 。
档案管理实务项目五
❖ 1．档案装具的种类
❖ 常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和档案 资料架等。另外有为保存特殊载体的档案装具：如防磁橱 、底图柜和照片档案橱等。具体用何种装具可根据具体实 际情况而定。
❖ 2．档案装具的排放和编号 ❖ 档案装具的排放应注意以下几点： ❖ （1）在同一库房内橱具应整齐划一。 ❖ （2）有窗库房橱具的排放，应与窗户垂直排放，以免阳光直射
，便于通风。
❖ （3）档案橱具一般不能紧靠库房墙壁排列。 ❖ （4）档案橱具的排列距离要适宜，便于档案的搬运和存取。 ❖ 橱具的编号，一般以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，
自上而下，依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号）， 采用阿拉伯数字。
❖ （三）档案包装材料
❖ 目前，我国档案 的包装材料为卷皮、卷盒和包装纸
❖ （3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共设施完备，便 于为利用者服务。
❖ （4）档案库房必须于档案人员的办公室和生活间分设，并 注意密闭性；电源要能单独控制，使其尽量达到防盗、防 火、防光、防尘等要求。
❖ 2．档案室库房的设置
❖ 档案室库房一般设在机关办公楼内，不过，也要与其他的 办公室区别。对于新建的办公用房，档案室应进行必要的 挑选，加强防潮、防盗、防火、防光、防尘。
❖ 三、档案保管工作的任务 ❖ 基本任务如下： ❖ 1．防治档案的损坏。 ❖ 2．延长档案的寿命。 ❖ 总之，档案保管工作应该做到四不： ❖ 不散（不使档案分散） ❖ 不乱（不使档案互相混乱） ❖ 不丢（档案不丢失不泄密） ❖ 不坏（不使档案遭到损坏）。
❖ 四、档案保管工作的原则和要求 ❖ （一）以防为主，防治结合 ❖ （二）加强重点，兼顾一般 ❖ （三）相互协调，密切配合 ❖ （四）立足长远，保证当前
❖ 常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和档案 资料架等。另外有为保存特殊载体的档案装具：如防磁橱 、底图柜和照片档案橱等。具体用何种装具可根据具体实 际情况而定。
❖ 2．档案装具的排放和编号 ❖ 档案装具的排放应注意以下几点： ❖ （1）在同一库房内橱具应整齐划一。 ❖ （2）有窗库房橱具的排放，应与窗户垂直排放，以免阳光直射
，便于通风。
❖ （3）档案橱具一般不能紧靠库房墙壁排列。 ❖ （4）档案橱具的排列距离要适宜，便于档案的搬运和存取。 ❖ 橱具的编号，一般以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，
自上而下，依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号）， 采用阿拉伯数字。
❖ （三）档案包装材料
❖ 目前，我国档案 的包装材料为卷皮、卷盒和包装纸
❖ （3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共设施完备，便 于为利用者服务。
❖ （4）档案库房必须于档案人员的办公室和生活间分设，并 注意密闭性；电源要能单独控制，使其尽量达到防盗、防 火、防光、防尘等要求。
❖ 2．档案室库房的设置
❖ 档案室库房一般设在机关办公楼内，不过，也要与其他的 办公室区别。对于新建的办公用房，档案室应进行必要的 挑选，加强防潮、防盗、防火、防光、防尘。
❖ 三、档案保管工作的任务 ❖ 基本任务如下： ❖ 1．防治档案的损坏。 ❖ 2．延长档案的寿命。 ❖ 总之，档案保管工作应该做到四不： ❖ 不散（不使档案分散） ❖ 不乱（不使档案互相混乱） ❖ 不丢（档案不丢失不泄密） ❖ 不坏（不使档案遭到损坏）。
❖ 四、档案保管工作的原则和要求 ❖ （一）以防为主，防治结合 ❖ （二）加强重点，兼顾一般 ❖ （三）相互协调，密切配合 ❖ （四）立足长远，保证当前
档案管理学--第九章 档案编研
· （二）成果多样化
· （1）传统的档案编研成果。 ·（2）原迹影印，图片照片，声像型等编研
成果。 ·（3）缩微品、电子出版物、光盘数据库、
网上出版物等新型编研成果。 · （4）展品型编研成果。 · （5）艺术型档案编研成果。
· （三）传播方式多途化
·近现代随着报刊、广播、电视等传媒的发展 ，档案部门通过媒体介绍编研成果， 印发 相关宣传资料，举办编研成果展等手 段加 以宣传，达到拓展传播范围，扩大影 响面 ，取得了良好效果。
· （二）现行档案文件汇编的种类 · · 1.法规文件汇编 · 2.重要文件汇编 · 3.发文汇编 · 4.会议文件汇编 · 5.公报、政报 · 6.其他文件汇编
· 二、档案文摘汇编
·档案文摘汇编是将若干篇编写好的文摘按 一定体例汇集成册，以出版或内部印发的 形式提供利用的一种编研成果。
· （一）档案文摘汇编的特点 · · （1）篇幅小。 · （2）信息密度高。 · （3）忠于原文。 · （4）引导作用。 · （5）快速灵活。
和著作
· 二、档案编研工作的意义
·（一）编研工作是档案馆（室）积极主动 地、系统地、广泛地深入开发档案信息资 源开展利用服务的一种重要方式
· （二）档案编研工作的开展是提高档案馆 （室）工作水平的重要途径
·（三）档案编研工作是保护档案原件的有 效措施
· （四）档案编研工作可以较好地体现档案
· 三、档案编研工作的特点 · · （一）研究性 · （二）政策性 · （三）成果的共享性
· 思考与复习题： · · 1.简述档案编研工作的内容、意义和特点
。 · 2.简述档案汇编的编写方法。 · 3.简述大事记的体例与编写方法。 · 4.简述组织沿革的体例与编写方法。
档案管理实务项目三
2．全宗汇编 全宗汇编是指将若干个性质相近的独立全宗人为汇集起来 ，即由数量较少的若干个全宗按照一定的特点组成一个全 宗集合单位。条件：（1）独立全宗的档案较少，按一个独 立全宗管理不便；（2）性质相近。 3．档案汇集 档案汇集是指若干个全宗所属不明，或所属全宗已经不复 存在的档案汇集起来。一般是零散的残缺不全的档案，按 照一定的特点组合起来的混合体。尤其但是历史档案的整 理。如：“某某时期某某地区工矿企业全宗汇集”。
件的原件（重复和复制的除外）。 2．个人、家庭和家族的文件材料，无论形成于何时何地，以及 立档单位的政治思想和社会地位有何变化，都只能构成一个全。 3．人物全宗是国家档案的组成部分，其中往往拥有相当珍贵的 材料，对于经济、政治、历史、艺术、科学、军事等方面的研究 ，具有重要价值。
（六）全宗的补充形式 1．联合全宗——全宗的联合体 联合全宗是两个以上有联系的机关形成的档案，由于混在 一起难以区分立档单位而联合组成一个全宗。一般有两种 情况：（1）前后有继承关系的机关，由于工作关系密切， 档案已经混在在一起。（2）职能上有密切关系的两个机关 合署办公，对内是一套机构和编制，对外是两个牌子，而 档案又是混在在一起无法分开的。 联合全宗应冠以所有组成这个全宗的立档单位名称，档案 则按一个全宗对待。
案例导入
新成立的天地公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用 组织机构——年度——保管期限分类法进行档案的分类。公司成立5年 多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而 钟苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份4年前 的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门了。 结果翻遍了柜子，才找到这份文件。 立档单位进行档案分类时应考虑单位的具体情况，灵活地选择实用的 分类方案，文书档案的分类方案可以按问题、保管期限分类，也可以 按年度、组织机构分类，但是在实际工作中往往不是单一分类，而是 综合运用。每种分类方案都有自己的适用范围，不能随意用之。案例 中采用组织机构——年度——保管期限分类法进行档案的分类，而内 部组织机构变动频繁，部门的调整大，钟苗这样做产生的后果是就是 不利于档案分类的连续性。