公文及其格式PPT课件

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《公文的要素与格式》课件

《公文的要素与格式》 PPT课件
欢迎来到《公文的要素与格式》PPT课件！在本课程中，我们将学习公文的重要要素和正确格式，以及撰写公文的基本原则和避免的错误。让我们开始我们的学习之旅吧！
公文要素简介
了解公文的要素是理解其结构与组成部分的关键。公文要素包括标题、发文机关、正文、附件等，它们共同构成了一份完整的公文。
夸大与废话
避免使用夸张或废话，保持公文的简洁性和准确性。言之有物才能更好地传递信息。
个人情感
在撰写公文时，应避免过多的个人情感表达，以保持公文客观、中立的特性。
最佳实践和建议
1
明确目标
在撰写公文前，明确你的目标和写作意图，以确保公文的准确性和针对性。
2
审阅修改
在完成公文后，进行仔细的审阅和修改，确保文中没有错误、无歧义，并符合格式要求。
公文中的常见错误
• 语法错误，如主谓不一致、主语和宾语不清晰。 • 格式错误，如字体和行间距不符合规范。 • 逻辑错误，如论据不严谨或推理不正确。 • 措辞错误，如使用不当的术语或难以理解的词汇。 • 文风错误，如过于冗长或太过简略。
公文中避免的表达方式
官腔
避免使用过度正式或官方的措辞，以及冗长的句子。应以简练、清晰的语言来表达。
3
把握用词
选择恰当的用词是公文写作的关键。通过积累词汇和多读优秀的公文来提升写作水平。
公文格式说明
1 页眉和页脚
页眉和页脚是公文中常见的格式要求，用于标识公文的发文机关和页码等重要信息。
2 字体和字号
选择适当的字体和字号是确保公文可读性的重要因素，常用的字体有宋体、黑体等。
3 段落和行间距
合理的段落和行间距能让公文更美观易读，注意使用适当的行间距以增强排版效果。

公文及行文格式培训PPT课件

5
目前公司常用的公文种类为10种：
决定、公告、通知、通报、报告、请示批复、意见、函、会议纪要
不同的文种，反映了不同的行文要求，也反映行文机关之间的关系和发文机关的权限。
6
公司常用的10种公文形式：
1、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，
奖惩有关单位及人员。 2、公告
适用于在一定范围内宣布重要事项或者法定事项。 3、通知
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2、主送机关是行为的对象，也就是负责承办的收文单位，单位名称写在标题之下，正文之前，顶格，字体同正文，一般不要将主送机关写成领导人的名字。
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3、正文是公文内容的主体，也是公文结构的核心部分。正文一般由开头、主体、结尾三个部分组成。开头有 “根据式”、“目的式”、“原因式” 等。
结束语一般是发出号召，提出希望。
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3、文尾
作为文件发布或上送下传的，要按公文要求注明主送、抄送范围。
在会议纪要的写作过程中，要注意两点：一是会议纪要重在“实”，保证纪要的真实性；二是会议纪要重在“要”，评略得当有重点。
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谢谢大家
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适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下属单位办理或者执行的事项，任免人员。
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公司常用的10种公文形式：
4、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精
神或者情况。 5、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 6、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。 7、批复
主送单位只能是一个。
正文是较为规范的三分式结构，即由请示缘由、请示事项、请示结语三部分组成。
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批复，是上级机关答复下级机关请示事项所用的公文文种。

公文写作课件PPT

2、行文时间不同：报告可以是事中，也可以是事后行文。请示必须在事前行文，不能“先斩后奏”。
3、内容要求不同：报告的内容可以具有综合性特点，可以同时反映多方面的情况和问题。请示的内容单纯，必须执行一文一事的原则。
4、处理结果不同：报告行文后不需要上级机关回复。请示行文后，要求上级机关必须给予答复,上级机关同意与不同意都应答复。例文:
23
第二讲:写作实践篇
（3）、知照性决定：是让人们对一些重要事项或情况有所了解，机构的变动、人员的调整、会议的召开、采取的有关措施等等，并不要求下级机关或有关人员做什么事情。
（4）、奖惩性决定：用于表彰有重大贡献、做出突出成绩的先进人物或对犯有重大错误的人给予惩处。
例文\3决定.pdf
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12
第二讲:写作实践篇
（2）、主送机关：正文前一行，只能主送一个直接上级机关。
（3）、正文：一是说明报告的缘由。二是报告的主要内容：主要工作进展情况，突出重点、抓住核心问题，有成绩、有经验、有不足、有改进。三是结语：一般使用“特此报告，请审阅”，“特此报告”。不能用 “以上报告如无不妥，请批转……执行”。
行政机关公文（13种）：具体讲党的机关公文（14种）军队机关公文（13种）
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第一讲:理论基础篇
机关事务文书
规章、制度、调查报告、总结、计划、简报、讲话稿、述职报告等。
机关日常应用文书
启事、条据、书表等。
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第一讲:理论基础篇
二、公文类型划分
按内容
行政公文和事务公文两种；
按行文关系
第二讲:写作实践篇
通知
1、涵义：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的应用范围最为广泛,使用频率最高。

公文写作与格式处理(ppt)

(3)从原则上讲，办公厅(室)代党委、政府转发的公文，应仅限于部门的“意见”。部门的“报告”、 “请示”，不宜转发。
(4)上级业务部门或不相隶属机关的公文涉及本机关工作，需要本单位执行贯彻落实事项，以转发的形式通知，表明本机关的态度观点。这种情况主要见于转发上级业务部门的有关规定。
3. 向上级机关单位行文，应当主送一个上级机关单位；如需其他相关的上级机关单位阅知，可以抄送。受双重领导的机关单
位向上级机关单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复其请求事项。
4.党政机关不能交叉上行请示、报告性公文。不得以党组织的名义向上级政府请示、报告。
3.公布性公文。
4.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
5.对下属受双重领导的单位，一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定和通知时（例如领导成员的任免、机构的增减、重要业务上的有关事项等），应当根据需要，抄送它的另一个上级机关。
6.单位部门之间对有关问题未经协商一致，一律不得各自向下级行文。避免各自为政，增加矛盾。
5.党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
6.一头请示。请示的主送单位一般只能有一个。
7.一文一事。
8.不送个人。
9.不得抄送。上行请示，不要同时抄送同级或下级机关。
10.凡属本机关职权范围内可以解决或可与其他部门协商解决的事项，不要请示上级机关。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。请示一般不要以个人名义上报。
关公文应当加盖发应当加盖印章

5公文格式精品PPT课件

如“国发〔2003〕2号”.
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构成：发文机关代字+年份+序号
A 年份、序号用阿拉伯数字 B 年份应标全称，用〔〕标入，如〔1996〕 C 序号不编虚位（即1不编为001） D 机关代字：
a、取本机关名称或与本机关名称相关词语中最具特征、最不易与其他机关混淆的一个或数个字眼，如广东省人民政府的“粤府”、广东省财政厅的“粤财×”。
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（3）紧急程度紧急文件应标明“特急”或“急件” 紧急电报应标明“特提”、“特急”、
“加急”或“平急”。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格
标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；
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（4）发文机关名称又称“文件名称”、“红头”。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组
成。如：“广东省人民政府文件”
类别词— 类属词 — 文种词（不能颠倒）
×××××××××××。
主题词：×× ×× ××
×××××××××××××× ×××××××××××××××× 。
抄送：××××××××××××× ××××××
×××××××× 2000年×月××日印发
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印发机关份数时间
第二节公文文面格式的制作
一、眉首部分的制作二、主体部分的制作三、版记部分的制作
点为两钉，钉锯外钉眼距书芯上下约1/4处。
8
五、公文的文面结构
可分3大部分18个小部分眉首（文头，6个部分）
份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人
9
主体（主文，8个部分）
标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件内容版记（文尾，4部分）主题词、抄送机关、印发机关、印发日期

公文格式及规范PPT课件

、”，第二层为（一），第三层为“1.”，第四层为（1）。
• 一般情况下，第一层用黑体字、第二层用
楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
2020年9月28日
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附件。公文正文的说明、补充或者参正文一起
装订。
• “附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格
编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
• 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正
文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
• 联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、
签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
• 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发
文机关署名依次向下编排。
2020年9月28日
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附注。是需要说明的其他事项，如公文的
发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。
2020年9月28日
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加盖签发人签名章的公文
页码
4
2020年9月28日
5
二、党政机关公文基本格式(公文版式实例)
发文机关标识下边缘发文字号的距离是：2行字。
发文字号之下4mm 是与版心等宽的红色分隔线
上白边：37±1mm
毕节市人民政府文件
×××〔2011〕×号
签发人：×××

公文写作格式以及样本(超完整)PPT

为准。 2）一般性的例行公文以领导人签发的时间为准，
联合制发的以最后一位签发机关的时间为准。 3）电报以发出日期为准。 4)公文时间要写大写。“0”不能写“零”。位置：
右空2格。
2020/3/15
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加盖印章要求不压文，骑年盖月。有“上套” 和“中套”。联合行文的印章不相交相切。
小附注：用于说明文中不便说明的。在日期的左下方，主题词上面。用圆括号。
公文写作
2020/3/15
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公文写作规范
一、公文的涵义及种类二、公文的格式三、公文的拟制
2020/3/15
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一、公文的涵义及种类
1.广义的公文：国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理时形成的具有法定效用和规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。
2.狭义的公文：《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》
2020/3/15
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三、公文的格式
（一）公文用纸与印装格式 1.A4. 2.公文上头（上白边）37+1mm
地脚(下白边）:35mm 订边(左白边）：28+1mm 翻口边（右白边）：26mm 版心规格：156mm*225mm
2020/3/15
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3.印装格式 : 排印要求:文字一律从左至右横排;
2020/3/15
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行文方向
1）上行文：下级机关向所属的上级机关所发送的公文。
2）平行文：平行机关或者不相隶属的机关之间，为协商或通知有关事项而制发的公文。
3）下行文：上级机关、单位发往所属的下埃及机关的公文。三种行文有交叉，但不影响公文的分类。
2020/3/15
6
行文制度

常用公文格式与写作培训教材PPT(共-91张)

版头部分
主体：公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。
主体部分
7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；多行标题排列回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。
主体部分
9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋_GB2312 字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
主体部分
主体部分
正文中的层次序数。文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1.”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层 “（1）” （仿宋）（必须有标点）。
版头部分
3.紧急程度。是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
签发人：xxx
（空二行）
（空一行）
8.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用全称或规范简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格；回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

公文写作格式及范例PPT课件

关于××××××工作的通知
××××(主送机关名称)： ( 正文 )×××××××××××××
××××××××××××××××××××× ××××××××× ×××× 。
附件：1.××××× 2.×××××
××××( 发文机关名称 ) 二×××年×月×日(印章)
(附注：×××××) 主题词：×× ×× 通知
公文写作格式及范例
第一节第二节第三节第四节第五节
公文概述通知报告请示函
第一节公文概述
一、公文概念、特点和种类
(一)公文概念
公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。
2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等
3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等
二、公文的一般格式
000001
机密★×年
特
急
××××文件
×发〔××××〕×号
关于××××××工作的通知
××××(主送机关名称)： ( 正文 )×××××××××××××
××××××××××××××××××××× ××××××××× ×××× 。
(二) 、公文的特点
明确的公务性作者的法定性文体的规范性
法定的权威性
公
文
的
严格的程序性
特
点
语言的庄重性
第一节公文概述
一、公文性质、特点和种类
(三)公文种类
1.2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行行政公文为：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、

公文格式及公文写作培训ppt课件

修订，应在颁布新的政策、规定时对原有政策、规定予以废止。
编辑版pppt
7
四、公文的基本要求
文字表达
公文应情况属实，观点明确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。
公文中人名、地名、数字、引文、日期要准确。
引用公文应先引标题，后引发文字号。
引用外文应注明中文含义。
日期应写明具体的年、月、日。
陈述基本工作情况、作法、存在问题；报告动态、反映信息、提出建议；检讨工作失误、总结经验教训；报告紧急事故、突发情况、自然灾害；答复上级机关专题询问事项等。
编辑版pppt
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4、报告的写法
报告的内容(三段式）：
基本情况－作法、经验、现状存在问题－原因分析、责任认定下步工作－今后措施、处理意见、
公文写作：通知、请示、报告、会议纪要
编辑版pppt
3
一、公文用纸主要技术指标
质量：60g－80g胶版印刷纸或复印纸幅面：A4型纸（210mm×297mm）天头：37mm（上下）订口：28mm（左右）版心：156mm×225mm
编辑版pppt
4
二、排版规格与印制要求
标题用2号小标或黑体字正文用3号仿宋体字每页排22行，每行排28字双面印刷，左侧装订订位在左侧上下各1／4处
公文格式及公文写作
沈阳分院综合办公室
编辑版pppt
1
加强公文处理工作的意义
适应改革开放形势的需要，更好地与国际贯例接轨。
提高科学化规范化管理水平，适应全院实施ARP系统管理的要求。
提升单位管理水平和对外形象，提高工作效率，减少重复劳动。
编辑版pppt
2
主要内容
公文格式：公文用纸、排版规格、公文要素、不规范公文举例

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各有关单位： ×××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××× × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×。
附件：《 ××县财政局专项资金管理暂行办法》
××县财政局 20××年×月×日
11
案例（5）
9
案例（4）
人物：小柳， ××县财政局办公室秘书。
案由：小柳学习新文件，对照自己起草的公文，发现在主体部分存在不少不规范之处。
阅读本章节导读的相关内容，回答下列问题：
1.公文主体部分一般都有哪些规范要求？ 2.小柳起草的公文主体部分存在哪些不规范之处？
10
××县财政局关于印发《 ××县财政局专项资金管理暂行办法》的通知
××市劳动和社会保障局二零××年四月九日
××市财政局二零××年四月九日
16
3.请指出下列公文版记部分的错误。
主题词：行政；公文；通知抄送：各县市人民政府，自治区党委办公厅，人大常委会办公厅，政协办公厅，兵团办公厅，××军区，自治区高级法院，检察院。 ××自治区人民政府办公厅二OO三年七月十三日
第二章行政公文写作
制作人:张江艳时间:2007年9月
1
第一节行政公文概述
2
案例（1）
人物： 1. 王新， ××县财政局新分来的大学生。 2. 孙某， ××县财政局办公室副主任。
案由：王新起草了一份公文。
1、
3
思考题
阅读本章节导读的相关内容，思考并回答下列问题： 1. 王新和孙副主任在这项工作中分别属于哪种作者？ 2. 王新和孙副主任的做法有些什么不妥之处？
人物：小柳，××县财政局办公室秘书。
案由：小柳学习新文件，对照自己起草的公文，发现在版记部分更是不规范。
阅读本章节相关内容，回答下列问题： 1. 公文版记部分一般都有哪些规范要求？ 2. 小柳起草的公文版记部分存在哪些不规范之处？
12
（印章）二○○三年四月五日
抄报： ××县政府、 ××市财政局张某，××县财政局局长。 2. 小柳，××县财政局办公室秘书。 3. 东方新，××县财政局办公室主任。
案由：小柳起草了一份公文，交主任审阅。主任说眉首不规范。
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NO.000023 急件机密：★5年
××县财政局文件
×财字（03）第011号东方新签发
8
思考题
阅读本章节导读的相关内容，回答下列问题： 1. 根据公文格式的要求，小柳起草的公文眉首部分存在什么问题？ 2. 为什么小柳只知道“版头”，不知道“眉首”？
××铁路局劳保处二OO二年六月十二日
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××市劳动和社会保障局 ××市财政局关于贯彻《 ××市城市特困人员医疗救助暂行办法》有关问题的
实施细则
各区县劳动和社会保障局，区县财政局，各委、办、局、总公司，各计划单列企业：
××××××××××××××××××。附表：一、《××市医疗保险参保人员医疗救助申请表》；二、《××市医疗救助人员情况变更表》；三、《特困人员收入证明》。
共印：汉文六OO份，×文三八O份。
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案例（6）
人物：小柳，××县财政局办公室秘书。
案由：小柳开始系统学习文件。她首先了解到关于公文用纸的有关规定。
处置要求：根据图示1，说明公文用纸的要求。
18
案例（7）
人物：小柳，××县财政局办公室秘书。
案由：小柳了解到关于公文格式的有关规定。
处置要求： 1. 根据图示2，说明下行文、平行文公文首页的要求。 2. 根据图示3，说明上行文公文首页的要求。 3. 根据图示4，说明公文末页的要求。
19
案例（8）
人物：小柳，××县财政局办公室秘书。
案由：小柳了解到关于公文特定格式的有关规定。
处置要求： 1. 看图示5，说明命令的格式要求。 2. 看图示6，说明会议纪要的格式要求。 3. 看图示7，说明信函式格式要求。
4
案例（2）
人物： 1. 王新， ××县财政局新分来的大学生。 2. 屈某， ××县财政局打字员。
案由：王新没有认真校对打印好的公文就盖章了。
5
思考题
阅读本章节导读的相关内容，思考并回答下列问题： 1. 你认为这个通知有效吗？为什么？ 2. 在这次事故中，你认为小屈、王新和孙副主任谁的责任最大？为什么？
20
13
训练题 1.请指出下列公文眉首部分的错误。
份号：023 秘密：5年
平急
××市财政局、××市人事局
联合文件
×人发[2002]15号
签发人：王×
14
2.请指出下列公文主体部分格式的错误。
关于比照因工负伤（亡）待遇支付有关问题的请示
××市劳动和社会保障局： ××××××××××××××××××。联系人：刘×× 联系电话：×××××××× 传真：×××××××× 邮编：××××××