如何成为一名优秀的秘书PPT课件

• 2、经验与技巧
• 周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务； • 在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突
，并给上司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事 务；
• 根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息 ；
企业行政文秘的工作内容（1）
企业行政文秘的工作内容（2）
企业行政文秘的工作内容（3）
企业行政文秘的工作内容（4）
秘书的角色定位
信息传递
协调人
领导者 替身
领导 服务人员
决策支持
事务 执行者
秘书助理岗位上走出来的领导者
• 陈伯达
毛泽东秘书
• 纪东（武警指挥学院院长）周恩来秘书
• 吴仁宝（华西村）
信息情报的收集来源
（1）相关行业的报纸、杂志、图书 （2）图书馆、互联网 （3）从相关部门、企业购买 （4）通过同行业索要、交换 （5）从广播、电影、电视中获取 （6）通过专利机构咨询 （7）通过工商主管机构了解 （8）通过咨询公司了解 （9）通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员 （10）向有关国家和部门了解
禹作敏秘书
• 唐骏
鲍尔默助手
• 谭群钊 （盛大CEO）
陈天桥助理
• 潘石屹
冯 仑助理
•
等等。。。。。
秘书应具备的心态
• 1.这是一个完善.成就自己的岗位 • 唐骏在做鲍尔默助手时鲍尔默告诉唐骏的
第一句话就是：“学会忍耐 学会说话 学会我 的工作方式 哪怕你想杀了我，但你还是要忍 耐，因为我会教会你一些对你有用的东西”
01—31号，代表一个月的每一天。 （4） 一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。 （5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。
3、存储
普通文件：文件柜、箱
电子文件： 硬盘 光盘
原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全；
档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案 用具应适当标识。 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档 案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。
第二招：帮助上级跳出时间陷阱
• 过多的电话 • 不必要的会议 • 不速之客 • 无意义的文件 • 方法 过滤
第三招：区分掌控的时间
二分法：区分可控和不可控时间
第四招：每日工作计划表
• 一日之计在于昨天 • 明天必须要做的六件重要事情，写下来。 • 相关工作一并完成。 • 不作预定表以外的工作。
• 周围环境
– 一天三分之一以上的时间。 – 清爽舒适、工作效率。
第十招：集合零碎时间做大事
• 化零为整
– 25分钟读书法 – ——25分/20页/天×600页/月＝24本书/年
• 每天固定时间沉思片刻/回顾与总结(思考周 )
• 常规性工作放在零散的时间处理
第十一招：勇敢说“不”
您有拒绝的理由，不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 轻诺寡信
文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行 有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整 理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。
如何管理你的文档
1、分类 原则：方便使用；操作简单；设置合理
方法： 按工作的主要内容分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，
类别下面再划分次类别。 公司部门分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次
类别。 按事件的处理状态分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档
2、整理
原则： 以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的 档案存档在前，后发生的档案存档在后；
方法： （1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。 （2）把暂时不用的文件移走。 （3）建立文档编号，一部分编号01—12，代表每年的每一个月；另一部分编号
三.时间管理的三原则
第一原则： 目标管理原则
第二原则： 抓住重点原则 “80、20”法则运用
第三原则： 工作优先级综合分析
第一原则：目标管理原则
■目标不明确 ——工作的目标是什么？ ——你自己的人生目标是什么？
■目标确定 根据目标确定工作计划
• 案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear）
• 1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件 页数，均应齐全完整
• 2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的 正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分 类一起排列，不得分开。
• 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但 跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没 有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划， 归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总 结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的 会议文件，归在会议召开的年度立卷。
走向管理岗位的一个阶梯。
如何才能表现更好的工作状况? 工作的态度是关键！
面对的问题及机遇
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态 • 心态导致人生惊人的不同
事物的本身并不影响人， 但人却受对事物 看法的影响
——叔本华
• 如果态度改变、行为就会改变 • 如果行为改变、习惯就会改变 • 如果习惯改变、性格就会改变 • 如果性格改变、命运就会改变
向预定目标发展。
•
按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一
个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按
什么标准干，达到什么结果。
•
德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企
业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是
可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。

• 2）高效客户关系管理
• A完善客户信息资料 • B在节日 生日等客户重要时间发出问候并
提示总经理
• C日常的短信问候 • D了解客户日常的兴趣爱好 • E 至少半个月一次的电话沟通 • F 最重要的就是在最短最快的时间里解决好
客户遇到的问题及意见
• 3）高效文书管理 • A按类型分类归档 • B需总经理审批的文件按轻重缓急进行分类 • C每月对当月归档的文书再进行一次整理 •
如何成为一名优秀的秘书
请思考一下： 你认为助理文秘是一个什么工作？
调查表明：
1、7％的被调查者认为“做文秘就是打杂，跑腿，没有什 么前途”；
2、10％的认为文秘就是一个过度性的职业，没有专业可 言，是女性结婚前的最好职业；
3、13％的人觉得文秘在国外是越老越值钱，国内却还以 年轻取人；
4、22％的赞成 经济越发展，好的文秘越缺乏； 5、48％的都认为，文秘是一个可以积累经验的职业，是
4+1成功模式
•成功 = 4
态度 激情 梦想 勤奋
+1
性 格
二.如何提升工作效率
• 1.高效的档案管理
1、什么是档案管理
档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、 等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。
• 设定期限（双方共同协议） • 交办事项、定下期限，按时追踪
– 指使、要求、命令——书面化 – 按时追踪
• 承办事项、自定期限、限期前提报
– 主动提出进度报告。 – 力有未逮时，马上说出来。
第九招：整理工作环境
• 桌面
– 清除不必要的东西——相片、饰品等。 – 有用物品定位、编号。
• 抽屉
– 立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。 – 保留的公文，参考资料分别放置。
第三原则：工作优先级综合分析
四象限坐标图
重要度
Ｂ
重要但不紧迫
A
重要而且紧迫
D
不重要不紧迫
Ｃ
紧迫但不重要
紧迫性
■请运用四象限方法排列你的工作：
四.时间管理的策略（12招）
第一招：时间计划表
• 1.结合工作目标作好时间计划表 • 注意：
– 60％有计划的工作 – 20％没有预期的行事 – 20％突发的行事
第二原则：重点原则 “80、20”法则
帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他
在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发现 国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。 80％的结果来自20％的原因。 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员 80%的时间用在了20%的日常事情上 80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进
法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； -了解公司业务发展情况，特别是上司最近的业务进展情况，留意近期 的工作兴奋点； 对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突； 定期与上司沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成 共识，以利工作开展； 注意日程安排的时间松紧，安排全部时间的60％；
人生的麻烦有一半是由于太快说“是”，太慢说“不”造成的 比林定律 ：美国幽默作家比林
第十二招：休息是为了走更远的路
• 适当的睡眠 • 午睡30分钟 • 闭目养神 -小休片刻会更好 • 适当的休闲
第十三招：使用管理时间的工具
笔 及时贴 笔记本 软件
五.管理上司的时间
固定日程管理（计划、会议、出差、接待等） 突发性日程 （临时性、突发性事件） 1.总体原则： 了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，优化工作方
4、更新和使用
定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外）
让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。