办公物资采购及发放规范
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物资采购、领用管理制度(一)常用物资的采购1、采购计划的拟订。
行政办公室库管文员每月____日前完成物资库存量核对,统计库存低于储备量的物资,并拟订月采购计划,交行政办公室主任。
2、计划审批与采购。
行政办公室主任将采购计划报分管后勤副院长审批,按月将物资计划采购到位。
3、物资验收。
行政办公室库管文员验收货物必须认真核对品种、数量、规格及有效期等。
同时还要认真核对审批计划和实物、____与数量是否相符。
如发现数量不足,质量不好,规格不符,品种不对时拒绝验收,并及时向部门负责人反映。
4、物资入库与挂账。
采购人员每月必须及时将____或随货同行交财务部审核及办理入库手续,并按财务规定办理挂帐和报销手续。
(二)非常用物资的采购1、各科室所需的非常用物资,必须填写非常用物资采购申请表,价值在____元以内的,报后勤副院长审批后,价值超过____元的,需经后勤副院长审核并报院长审批后,再交行政办公室落实到位。
2、行政办公室按领导审批计划及时采购,凡科室急需物资须在____日内采购到位,对不是急需的物资,安排随同常用物资一并采购。
(三)物资采购的管理1、物资采购价格及配送企业必须经后勤副院长审核,并报院长审批后,形成物资采购目录。
2、常用物资采购,是采购目录内的,须按目录采购。
若不在采购目录内的非常用物资,在保证质量的前提下,坚持按最优惠价采购,非目录内物资____元以内须报后勤副院长审批,____元以上须经后勤副院长审核并报院长审批后方可采购。
3、严格实行物资储备量制:即印刷品不超过一年,耗材及被服类物资等不得超过一个月的消耗量,特殊情况须经院长审批。
4、库房文员、采购人员等,必须按时拟订计划核对库存量,按计划采购、入库和挂帐,做到各负其责。
二、科室物资领用管理制度(一)计划审批与发放1、计划申报。
各领物科室每月____日前,必须将下月物资领用计划单交行政办公室,计划单中应详细注明领物名称、数量、规格或型号要求等。
办公室用品采购管理制度(8篇)(篇一)为建设节约型机关,进一步规范办公用品采购、使用、管理,制定本制度。
一、日常办公用品的购置,由办公室内务人员负责。
采购根据工作需求向分管副秘书长报请填写购置计划表,单项费用超过300元或每月合计费用超过1000元的,报秘书长同意后执行。
购置办公用品,内务人员要将时间、商品名称、数量、单价、金额等项目详细记载,和财政公开招标确定的供应商做好按月结算工作。
单位支出完成后,当年采购办公用品费用总额表要和逐日领取签字明细表一同装订,合并归档。
二、领取办公用品要严格履行签字手续并在公告栏公示,办公室内务人员具体承办办公用品的领取登记。
三、市政协领导、办公室、各委专项设备(如电脑、传真机、打印机、计算机)的购置,按照《政协高平市委员会办公室固定资产管理制度》执行。
维修、更新配件应报告办公室,经秘书长同意,安排专人到指定地点维修和更换,并由使用人在明细表上签字。
未经批准或当事人未在明细表上签字以及自行联系购置或维修配件的,不予报销。
四、各类会标、牌匾、条幅、标语、证件等用品的制作,本着优质、节俭、实用的原则,由办公室内务和各委(室)负责人,按照制作要求,同承制方共同谈妥价格后进行制作。
各委(室)把关负责,承办人要在制作明细表上签字,一式两份,一份在公告栏公示后由内务人员留存,一份附在报销凭证后作报销用。
五、机关日常公文、文书材料的打印、复印工作,当自印无法满足需要时要到市财政公开招标确定的承印单位印制。
印制时要履行签字手续,每月结算一次。
(篇二)为切实贯彻落实《党政机关厉行节约反对浪费条例》,进一步规范镇政府机关办公用品的采购、保管、领取和使用,力争既节约开支、减少浪费,又保证镇直机关各项工作的正常开展,特制定本制度。
一、办公用品的分类本制度所规定的办公用品分为一般办公用品和特殊办公用品两类。
一般办公用品指达不到固定资产标准的低值易耗品,包括日常办公文具、卫生用具等;特殊办公用品指属于价值相对较大的贵重办公用品。
办公用品的购置与发放管理制度一、总则:为了规范公司办公用品的购置与发放,提高办公用品的使用效率和管理水平,现制定本管理制度。
二、购置办公用品的程序和要求:1.购置申请:员工购置办公用品需提出书面申请,注明所需物品、数量、品牌、型号等,并附上相关依据和理由。
2.部门审批:部门经理审批员工申请后,将申请表交给行政部门进行统一审批。
3.行政审批:行政部门对申请进行审核,核实申请的合理性和必要性,审批通过后,填写购置单,并交由财务部门审核。
5.采购购置:财务部门审核通过后,向供应商发出采购订单,并进行相关谈判和签订合同,确保购置办公用品的质量和价格合理。
6.进货验收:采购部门对购置的办公用品进行验收,核对与合同及订单一致,如发现问题及时与供应商沟通处理。
三、发放办公用品的程序和要求:1.领用申请:员工需书面申请领取所需办公用品,注明所需物品、数量等,并注明具体用途。
2.部门审批:部门经理审核员工领用申请,核实其合理性和必要性,审批通过后,填写领用单,并交给行政部门进行统一审批。
3.行政审批:行政部门对领用单进行审核,核对所申请物品的库存情况和用途。
对于特殊情况,可根据实际需要协调调拨。
4.库存管理:行政部门依据领用单,从仓库内核领所需物品,并在库存记录中及时更新。
5.领用归还:员工领用办公用品后,需按时归还或报废。
对于易耗品和低值物品,可按相关规定进行自用或分发。
6.盘点管理:行政部门定期对办公用品进行盘点和核对,以保证库存的准确和及时补充。
四、其他要求:1.管理责任:行政部门负责整个购置与发放过程的管理工作,并做好相关记录和报告。
2.经济性原则:在保证办公用品质量的前提下,尽量选择性价比高的产品,并进行价格比较和谈判以取得最优惠的价格。
3.环保原则:在购置办公用品时,优先选择环保、节能、低碳的产品,提倡节约使用和循环再利用。
4.公平公正原则:在办公用品的发放中,要公平、公正地对待每一位员工,不得存在特权现象。
办公用品发放规则一、办公用品发放1)办公用品:包括纸、笔、笔记本、计算器等公司出资购买的办公用品2)公用物品:包括订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等物品。
3)电脑耗材:包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸,其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。
二、领用原则1.办公用品:①实行个人领取,自行保管,遗失自负,浪费惩罚的原则。
②本人根据工作需要,提出申请,经部门经理同意,到行政部库管处领取。
2.公用物品:①每个部门(分部)领取一套作为公用。
由部门(分部)经理统一领取,并负责保管。
②部门经理督促本部门员工合理使用,不得浪费,不得带回家或从事私人业务。
行政部不定期进行抽查盘点,违反者将予以重处。
3.电脑耗材:①实行个人领取,自行保管,遗失自负,浪费重处的原则。
②各分部根据当月情况,预测下月工作量,于每月26日——30日向行政部提交下月采购申请。
③行政部库管经盘库后,拟出下月采购清单,交行政部经理签字审批。
④行政部经理签字审批后,将采购清单交采购员进行采购。
⑤每月初第一周,各部门员工到行政部领取当月所需电脑耗材,并按领料程序签字。
⑥部门经理督促本部门员工合理使用,不得浪费,不得从事私人业务。
行政部不定期进行抽查盘点,违反者将予以重处。
三、领用程序①员工领用物品时,填写《领料单》,经部门经理签字后,向行政部库管员领取。
②部门经理领用材料时,填写《领料单》,经行政部经理同意后,向行政部库管员领取。
③行政部库管员接到《领料单》,在《材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途,领料人签字后,方可发放物品。
④应急需领用物品,其《领料单》由行政部经理或副总经理签字,并用单据注明,方可领用。
⑤物品属自然磨损者,则以旧换新;凡属遗失或被盗者,及时报行政部备补,并按原价赔偿。
办公室采购管理制度1、目的:为保证办公室物料用品供应及时、正常、规范采购用品程序,特制定本制度;2、适用范围:公司所有在职员工;3、内容:采购程序1、每月25号-28号各部门经理上报下月部门所需的办公用品、电脑耗材、工具用品;填写《办公用品物资采购申请计划表》到行政部库管员处;库管员整理出一份《行政部办公用品物资采购计划月报表》;2、库管员预算下月采购金额,并将<办公室库存物资数量表>和<计划表>交予行政主管;3、行政主管根据各部门需求及库存物资进行审核,总经理审批后库管员方可购买;4、行政主管按计划安排实施采购,库管员根据轻重缓急完成下月之采购计划;临时应急采购1、应急采购物品确认是(材料或工具)属应急必须品,经检查维修,仍不能正常工作的;2、应急采购部门填写《应急请购单》交部门经理核实无误,行政经理签字审核,总经理批准后交予行政部库管员;3、行政部库管员根据已审批的《应急请购单》,填写《行政部采购预支请款单》,总经理签字后到财务部领取采购金额,并予以采购;行政部物资用品分类办公用品包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、等公司出资购买的办公用品;公用物品包括电话、打印机等物品;电脑耗材包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸,其它特种纸及各类电脑、打印机耗材;行政部物资用品领用1、每月每人固定领取红、蓝、黑笔各一支、黑色笔芯两根;2、物品实行个人领取,自行保管,遗失自负,浪费惩罚的原则;3、物品属自然磨损者,则以旧换新;凡属个人原因遗失或被盗者,及时报行政部备补,并按半价赔偿;4、新进员工报到每人可领取一套用品,包括为:红、蓝、黑笔各一支、黑色笔芯两根、笔记本一本、计算器一个、订书机(针)一个、回形针一盒、文件夹二个;5、所有领取的物品,本人需在《行政部材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途,领料人签字后,行政部方可发放物品。
办公用品的管理制度办公用品的管理制度1为有利于各部门工作的正常开展,规范管理办公用品,合理控制各类办公用品的正常使用,在满足工作需要的前提下做到勤俭节约,特制定该管理制度。
一、办公用品的采购(一)本制度所称办公用品指除水文设施设备外,各科室日常需要的办公用品及文印消耗品。
(二)消耗性办公用品由各科室向办公室申报,每月25日前由办公室统一提出次月办公用品购买计划表,经分管局长审核后,由办公室统一购置、发放、登记和管理。
(三)办公用品类固定资产每年申请报废一次,报废后将办公用品交回办公室,需要新购置的每年10月底可申请采购一次。
(四)办公易耗品由办公室根据耗量,提出书面计划,经分管领导同意,交采购员购买,验收入库无误签字后方可报销。
(五)有专项资金的会议和项目所需办公用品,由办公室指定人员购买,在专项资金中报销。
(六)购买各类物品时,要重实用、重质量,对量大、金额大的物品做到3人以上参与询价采购,货比三家,价廉、物美、实用。
(七)购买的`办公用品需建立入出库制,并由接收人在物品发货单上签字,报销应凭发票和签收的发货单报账。
二、办公用品的使用和借用(一)办公用品领用,需填报领用申请单,经各单位负责人签字同意,联系分管局长审核后,由分管办公用品的领导批准后方能领用。
(二)各部门所领办公用品均属水文局公有财产,只能用于工作所需,绝不允许据为已有。
(三)各类专项项目领用的办公用品、耗材等按成本核算价格,计入专项项目成本。
(四)因工作需要借用公共办公用品(如照相机、摄像机等)时,要履行相关借用手续。
借用前,保管人员及借用人员要仔细检查办公用品有无损坏,并在借用人员应在借用单上签字;归还时,仍然要仔细检查其有无损坏及损坏程度,在归还单上详细备注并签字。
三、办公用品的管理(一)办公日常用品,均由办公室统一登记造册,集中管理。
(二)各类物资存放要做到安全,避免物资损坏;物资要分类存放,清理记账,列好收支明细表,做到心中有数。
办公室物品领用管理制度为加强我公司办公用品管理,控制费用开支,规范我公司办公用品的采购与使用,保证工作正常进行,提高办公用品及备品利用率,根据我公司实际情况,特制定本制度。
一、办公用品的购买和管理(一)为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买,由行政部统一负责。
按月统一购买、保管、发放,并控制使用。
(二)行政部设立办公用品台帐进行设账管理。
(三)办公用品采购完毕后由采购人员进行盘点填写《入库单》。
(四)办公设备。
电脑、打印机、传真机、复印机、电话机等均为办公而配备使用的,不得挪为他用,不得转借他人。
公司为员工配置合理办公用品,员工有责任正确使用、维护、保管好办公用品。
若因个人原故造成遗失、损坏及损失,由其按价赔偿。
二、办公用品领取和发放(一)办公用品实行个人领用,本人根据工作需要填写申请单经部门负责人签字后到行政部领取,并在领用台帐上签名.(二)办公用品的添置均按照节约、方便工作的实用原则填写《采购单》,经分管领导批准后统一采购、保管和发放。
(三)办公用品由行政部门统一管理,并指定保管人。
(四)新入职的员工根据其工作需要,在其入职当天给其发放办公用品,并入账登记。
三、办公用品的物资的使用和借用1、纸张的使用:(1)纸张如无重要文件或者合同复印打印,尽量使用双面复印打印。
(2)利用可写字的旧纸起草文稿。
(3)尚未最终定稿的文件应尽量在电脑上修改。
(4)复印的资料应具有保存和使用价值。
(5)不重要的资料应缩小复印或双面复印。
2、笔的使用公司给每位员工配备有办公用笔,笔及笔芯的申领需以旧换新,节约公司资源。
3、公司物资借用(1)凡借用公司办公物资,需填写物资借用单,并由部门主管签字认可。
(2)借用物资超时未还的,办公室有责任督促归还。
(3)借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿。
办公室物品领用管理制度(2)第一章总则第一条为了规范办公室物品的使用和管理,确保办公室物品的合理利用和安全保管,制定本制度。
办公用品发放规则一、办公用品发放1)办公用品:包括纸、笔、笔记本、计算器等公司出资购买的办公用品2)公用物品:包括订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等物品。
3)电脑耗材:包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸,其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。
二、领用原则1.办公用品:①实行个人领取,自行保管,遗失自负,浪费惩罚的原则。
②本人根据工作需要,提出申请,经部门经理同意,到行政部库管处领取。
2.公用物品:①每个部门(分部)领取一套作为公用.由部门(分部)经理统一领取,并负责保管。
②部门经理督促本部门员工合理使用,不得浪费,不得带回家或从事私人业务。
行政部不定期进行抽查盘点,违反者将予以重处.3.电脑耗材:①实行个人领取,自行保管,遗失自负,浪费重处的原则。
②各分部根据当月情况,预测下月工作量,于每月26日—-30日向行政部提交下月采购申请.③行政部库管经盘库后,拟出下月采购清单,交行政部经理签字审批。
④行政部经理签字审批后,将采购清单交采购员进行采购.⑤每月初第一周,各部门员工到行政部领取当月所需电脑耗材,并按领料程序签字。
⑥部门经理督促本部门员工合理使用,不得浪费,不得从事私人业务。
行政部不定期进行抽查盘点,违反者将予以重处。
三、领用程序①员工领用物品时,填写《领料单》,经部门经理签字后,向行政部库管员领取.②部门经理领用材料时,填写《领料单》,经行政部经理同意后,向行政部库管员领取。
③行政部库管员接到《领料单》,在《材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途,领料人签字后,方可发放物品。
④应急需领用物品,其《领料单》由行政部经理或副总经理签字,并用单据注明,方可领用。
⑤物品属自然磨损者,则以旧换新;凡属遗失或被盗者,及时报行政部备补,并按原价赔偿。
办公室采购管理制度1、目的:为保证办公室物料用品供应及时、正常、规范采购用品程序,特制定本制度;2、适用范围:公司所有在职员工;3、内容:采购程序1、每月25号-28号各部门经理上报下月部门所需的办公用品、电脑耗材、工具用品;填写《办公用品物资采购申请计划表》到行政部库管员处;库管员整理出一份《行政部办公用品物资采购计划月报表》;2、库管员预算下月采购金额,并将<办公室库存物资数量表〉和<计划表〉交予行政主管;3、行政主管根据各部门需求及库存物资进行审核,总经理审批后库管员方可购买;4、行政主管按计划安排实施采购,库管员根据轻重缓急完成下月之采购计划;临时应急采购1、应急采购物品确认是(材料或工具)属应急必须品,经检查维修,仍不能正常工作的;2、应急采购部门填写《应急请购单》交部门经理核实无误,行政经理签字审核,总经理批准后交予行政部库管员;3、行政部库管员根据已审批的《应急请购单》,填写《行政部采购预支请款单》,总经理签字后到财务部领取采购金额,并予以采购;行政部物资用品分类办公用品包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、等公司出资购买的办公用品;公用物品包括电话、打印机等物品;电脑耗材包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸,其它特种纸及各类电脑、打印机耗材;行政部物资用品领用1、每月每人固定领取红、蓝、黑笔各一支、黑色笔芯两根;2、物品实行个人领取,自行保管,遗失自负,浪费惩罚的原则;3、物品属自然磨损者,则以旧换新;凡属个人原因遗失或被盗者,及时报行政部备补,并按半价赔偿;4、新进员工报到每人可领取一套用品,包括为:红、蓝、黑笔各一支、黑色笔芯两根、笔记本一本、计算器一个、订书机(针)一个、回形针一盒、文件夹二个;5、所有领取的物品,本人需在《行政部材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途,领料人签字后,行政部方可发放物品。
物品采购领用的管理制度物品采购领用的管理制度在发展不断提速的社会中,制度的使用频率呈上升趋势,制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
什么样的制度才是有效的呢?下面是小编整理的物品采购领用的管理制度,仅供参考,希望能够帮助到大家。
物品采购领用的管理制度1一、总则(一)为加强办公用品管理,规范办公用品领用程序,提高利用效率,降低办公经费,特制定本制度。
(二)规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。
1、固定资产主要指:桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。
固定资产需要遵守固定资产管理制度。
2、一般办公用品包括剪刀、透明胶纸、双面胶、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、美工刀、白板笔、铅笔、水笔、水笔芯、圆珠笔芯、便签纸、笔记本、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印泥、钉书钉、大头针、夹子、图钉、菲林袋、档案袋、请假条、报修单、费用报销单、标签、纸杯、计算器、电池等。
3、员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。
对于消耗品第二次发放起,必须实行以旧换新。
4、办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用。
5、不得用办公设备干私活,谋私利。
不许将办公用品随意丢弃废置。
精心使用办公设备,认真遵守操作规程。
二、办公用品计划(一)各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况,每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划,部门负责人审批签字后报行政人事部。
经相关领导审核后交行政人员进行登记申领。
(二)行政人员核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后,编制《办公用品申请购置计划表》,经总经理审批签字后,将采购计划单进行采购。
三、办公用品的发放及领用(一)个人办公用品的发放1、办公室新员工入职每人按标准配备笔一支、笔记本一本其他物品根据新员工职位配备。
2、个人领用办公用品应向行政部申请,填写好《个人办公用品申领单》,并在《办公物品领取登记表》上签字即可领用。
个人每月领用低值易耗办公用品的总金额不得超过10元。
公司办公设备及办公用品管理制度第一条:为规范公司办公设备、办公用品的采购、领用,在满足员工办公需要的前提下,达到勤俭节约的目的,特制定本制度。
第二条。
办公设备、办公用品由综合办公室统一采购、保管、发放,并由库管员办理有关事宜,任何部门不能独自购买各种办公用品。
第三条。
办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1、消耗品:文件夹、文件袋、拉杆夹、圆珠笔、水性笔、橡皮、铅笔、胶水、订书钉、水性笔芯、软皮本、档案袋;2、管理消耗品:胶棒、白板笔、复写纸、荧光笔、电池、胶条、软盘、告示贴、曲别针、打印纸、传真纸;3、公司管理品(办公设备)。
订书机、计算器、移动硬盘、u盘、打印机、打孔机、传真机、复印机、台式电脑、笔记本电脑。
第四条。
消耗品按各部门发放。
由各部门到管理员处统一领取各部门本月内所需的消耗品,并由各部门秘书登记发放。
第五条。
管理消耗品由管理员保管、发放。
第六条。
在部门不能领到的消耗品,经部门同意,员工可直接到管理员处领取,并详细填写《公司办公用品领取记录》。
第七条。
管理消耗品应限定项目经理以上人员使用,由本人直接向管理员处领取,并详细填写《公司办公用品领取记录》。
第八条:为控制管理消耗品使用,自第三次领取时,必须向管理员说明领取原因,由管理员按实际情况进行发放,如为物品损坏,必须以旧换新。
第九条。
特殊情况下如会议、培训、员工出差等,领取人可直接到管理员处统一领取各种必需的办公用品。
第十条。
消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发放一次),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
各部门人员每人每月不得重复领用同一种办公用品。
第十一条。
管理____应由部门经理以上人员领取、管理、使用,如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿。
如岗位调整、人员变动或离职时,须向管理员进行移交。
第十二条。
以部门为单位管理使用量,以过去半年内平均月用量金额为管理目标,由部门经理和管理员共同把关。
公司用品发放管理制度公司用品,通常指的是企业为员工工作需要配备的日常办公消耗品,包括但不限于文具、打印纸、清洁用品等。
为了确保这些用品得到合理的分配与使用,制定一套详尽的管理制度是必要的。
以下是一个基础的公司用品发放管理制度范本:一、目的和原则本制度旨在规范公司用品的采购、存储、发放及使用过程,以确保资源的合理利用,防止浪费,并提升工作效率。
所有用品的管理工作应坚持公正、公平、透明的原则。
二、管理职责1. 综合管理部门负责公司用品的采购、存储与发放工作,并定期对库存进行盘点。
2. 各部门负责人需对本部门的用品需求进行审核,并负责监督员工合理使用。
3. 财务部门负责监督用品采购及使用的财务合规性。
三、用品分类与采购根据用途和价值不同,公司用品分为普通用品和特殊用品。
普通用品如笔、纸张等由综合管理部门定期采购;特殊用品如打印机、投影仪等需经过需求申请和批准程序后进行采购。
四、领取流程1. 普通用品:员工根据实际需要向综合管理部门提出领取请求,由管理员记录并发放。
2. 特殊用品:需填写申请表,说明用途和预计使用周期,由部门负责人审批后方可领取。
五、使用与保管员工应当爱护公司用品,合理使用,不得私自带走或用于非工作相关事宜。
对于耐用的特殊用品,应有专人负责保管和维护。
六、盘点与报告综合管理部门每季度进行一次用品盘点,及时更新库存信息,并对用品的采购和使用情况编制报告提交给公司管理层。
七、违规处理对于违反用品管理规定的行为,视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能涉及赔偿损失或法律责任。
八、附则本制度自发布之日起生效,如有变更,由公司管理层审议通过后修订。
所有员工均应遵守本制度,共同维护公司的资源和利益。
办公物资采购及发放规定
第一条为使公司办公物资采购及发放工作规范化,依据公司《预算打算制度》和《仓储治理制度》特制订本规定。
第二条办公物资的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、节约开支”的原则。
采购要从实际需要动身,严格按预算执行。
职员使用办公用品和设备时要珍惜爱护,杜绝破坏和白费。
第三条本规定所指办公物资是指文具、纸张等文案用品,办公桌椅、档案柜等家俱器具,电话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备,电扇、空调等家电设备。
第四条各部门所需的办公物资要统筹打算,纳入年度预算打算当中,经批准后,按月制订具体打算。
第五条办公物资的采购及发放实行集中治理,由总务部负责,具体细则如下:
(一)办公物资的月度采购。
各部门负责人依照批准的月度费用预算,结合本部门的实际需要,填写“月度采购申请单”,将本部门下月需用的办公物资分类填写清晰,并于每月30日报至治理会计部,治理会计部审查是否在预算之内。
如在预
算外,治理会计部要求各部门重新填单,如在预算内,治理会计部签署意见后转总务部后勤组,后勤组依照库存情况和各部门的缓急需要编制“月度采购打算”,报总务部经理审核和行政总监审批后,由采购员实施采购,同时“月度采购打算”报财务会计部一份,由财务会计部负责采购资金的预备。
(二)办公物资的临时采购。
各部门因临时或预算外需要而申请采购时,应填写“采购申请单”(本单一式四联,一联本部门留存,一联报财务会计部,一联交采购员,一联交物资治理员。
),经本部门负责人签准,然后视采购所需金额报相应批准人批准。
财务会计部负责采购资金的预备及对某些物品的比价工作。
(三)申请采购的审批权限。
1、预算内单项资金使用审批权限:1000元(含)以内由部门经理
批准;1000元以上2000元(含)以内由系统总监批准;2000元
以上由总经理批准。
2、预算外单项资金使用审批权限:2000元(含)以内由总经理
批准;2000元以上由董事长批准。
3、动用1000元(含)以下资金由财务会计部经理核准;1000
元以上由财务总监核准。
第六条采购工作细则。
(一)采购物资单价在100元(含)以下的,由采购员直接采买。
采购物资单价超过100元的,采购员须事先进行市场寻价,填写
“寻价单”。
单价在200元以下的寻价结果由后勤组组长确认;
单价在200元(含)以上寻价结果由总务部经理确认。
采购员
依照确认的寻价结果,办理具体的采购业务。
(二)采购员在实施采购业务时,应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特不要求,要做到货比三家,保证物美价廉。
采购后要及时办理入库手续并登记采购台帐。
第七条物资治理员负责办理采购物资的验收入库手续,并搞好库房治理。
(一)采购员在办理入库手续时,物资治理员应依照“采购申请单”
进行认真核对,认真检查品名、规格、数量和质量是否符合要
求,如不符合要求,有权拒绝入库并督办采购员办理退货。
假
如符合要求,应填写“入库单”(本单一式两联,一联物资治理
员留存,一联交采购员办理请款或报销手续并留存于会计室。
),
办理入库手续,并登记库存数量帐。
(二)物资治理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁,要做到“八防四检”:
1、八防:防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。