长篇Word文档排版方法

长篇Word⽂档排版⽅法

长篇W O R D ⽂

档排版⽅法

长篇W ord⽂档排版⽅法

⽬录

⼀、前⾔ (1)

⼆、页⾯设置 (1)

（⼀）设置纸张 (1)

（⼆）设置页边距 (2)

（三）设置版式 (2)

（四）设置⽂字间距 (3)

三、设置分节分页 (3)

四、认识⽂档结构图 (4)

五、样式设置 (5)

（⼀）有效格式和有效样式 (5)

（⼆）样式的使⽤ (6)1、认识⼤纲级别 (6)

2、更改有效样式 (6)

3、应⽤有效样式 (7)

4、更改有效样式的快捷键 (7)

六、添加页眉页脚 (8)

（⼀）添加页眉 (8)

（⼆）添加页脚 (9)

七、寻找并替换不正确字符 (10)1、删除全⽂的超链接 (10)

2、寻找并替换中英⽂标点符号 (10)

3、全⾓和半⾓ (11)

4、换⾏号和回车号 (11)

5、多余的空格 (12)

⼋、⽣成⽬录 (12)

九、杂志和出版物的排版 (13)

（⼀）杂志编排的难点 (13)

（⼆）预留装订线区域 (14)

（三）设置节的起始位置 (14)（四）⾃动设置页眉为章节标题 (15)

（五）双⾯打印设置 (16)

⼗、结论 (16)

⼗⼀、附录：word中快捷键 (17)I

长篇W ord ⽂档排版⽅法1 ⼀、前⾔

笔者发现很多需要撰写长篇⽂档的盆友，尤其是象⽛塔中撰写毕业论⽂的童鞋们，在格式上⾯，都会遇到⼀些或多或少的困惑，总是头疼不已。作为⼀个资深IT 砖家，相信听到这句话很多⼈汗颜，包括⾃⼰在内，但若仅仅是在word ⽅⾯，笔者已经算是⾮常精通了。因此总是接到很多⼩盆友和⼩童鞋的求助，我想能在⼯作之余，为这些象⽛塔的即将毕业的童鞋们提供⼀点帮助，也是⾮常乐意的，但是我想授⼈以鱼不如授⼈以渔，因此撰写此⽂。此⽂绝⼤数为笔者个⼈撰写，少部分为摘录⽹络。

根据笔者的经验，论⽂格式⽅⾯的问题，⼤凡有⼏个⽅⾯：页⾯设置，页码设置，半⾓和全⾓的字符混⽤，英⽂和中⽂字符混⽤，空格太多，格式不对，⽬录⽣成。按照这样的经验，我现在就设定⼀个环境，纸张⼤⼩为A4，纸张边距左右上下皆为2.5厘⽶，⼀级标题为⿊体四号前后间距0.5⾏单倍⾏距，⼆级标题为宋体⼩四号加粗前后间距0.5⾏单倍⾏距，三级标题宋体五号加粗单倍⾏距，正⽂为⾸⾏缩进2个字符宋体五号单倍⾏距，英⽂字体均为Times New Roman ，图和表格居中，页眉为⽂档总标题并右对齐，奇数页脚右对齐，偶数页脚左对齐。⽬录⽣成三级⽬录，⽬录页⾯从罗马数字I 开始编号，正⽂从1开始插⼊页码。

那么笔者就以这篇⽂章为例，⼀遍撰写这篇⽂章，⼀遍详细讲解长篇word ⽂档排版⽅法。

⼆、页⾯设置

有些⼩盆友，word ⽂档⼀打开就急急忙忙的敲键盘，这是不对的，写东西前，先要找好合适⼤⼩的“纸”，这个“纸”就是Word中的页⾯设置。页⾯设置是⼀个整体格局，很多⼈习惯先录⼊内容，最后再设纸张⼤⼩和页边距，这样就有可能使整篇⽂档的排版不能很好地满⾜要求。所以，先进⾏页⾯设置，可以直观地在录⼊时看到页⾯中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。

（⼀）设置纸张

从菜单中选择【⽂件】|【页⾯设置】命令，或者双击标尺，显⽰“页⾯设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图1所⽰。

图1 选择纸张

通常纸张⼤⼩都⽤A4纸，所以可采⽤默认设置。有时也会⽤B5纸，只需从“纸张⼤⼩”中选择相应类型的纸即可。

（⼆）设置页边距

在“页⾯设置”对话框中，会有“页边距”选项卡，如图2所⽰。

图2 页边距

在这⾥设置的上下左右边距皆为2.5厘⽶，有些论⽂要求变动初始边距，有些则不变。

（三）设置版式

由于要设置左右页眉和页脚不同，因此在“页⾯设置”的“版式”选项卡上，要在“奇偶页不同”前⾯打钩。如图3所⽰。不要设置奇偶页不同的童鞋不需要此项。

图3 版式

（四）设置⽂字间距

当然⼀般论⽂是不需要考虑⽂字间距的，除⾮⾮常特殊的时候，⽐如考虑到阅读报告的领导年龄都⽐较⼤，对于密密⿇⿇的⽂字阅读起来⽐较费⼒，还可以调整⼀下⽂字间距，即使不增⼤字号，也能使内容看起来更清晰。⼩童鞋们眼⼒见识⾮常好，这⼀点⽏庸置疑，眼⾥要么是美⼥要么是帅哥，隔⼏百⽶就能看到，因此不需要设置此项，除⾮论⽂格式中特别说明。

在“页⾯设置”对话框中选择“⽂档⽹格”选项卡，如图4所⽰。

图4 ⽤“⽂档⽹格”调整字距和⾏距

选中“指定⾏和字符⽹格”，在“字符”设置中，默认为“每⾏39”个字符，可以适当减⼩，例如改为“每⾏37”个字符。同样，在“⾏”设置中，默认为“每页44”⾏，可以适当减⼩，例如改为“每页42”⾏。这样，⽂字的排列就均匀清晰了。

三、设置分节分页

⽂章的不同部分通常会另起⼀页开始，很多童鞋习惯⽤加⼊多个空⾏的⽅法使新的部分另起⼀页，这是⼀种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低⼯作效率。另⼀种做法是插⼊分页符分页，如果希望采⽤不同的页眉和页脚，这种做法就⽆法实现了。

正确的做法是插⼊分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进⾏设置。

因为封⾯与⽬录和正⽂并不在⼀起计算页⾯，页眉和页脚也不同，因此封⾯和⽬录之间、⽬录和正⽂之间必须要分节。

插⼊分页符的⽅法：ctrl+回车键，或者选择菜单“插⼊”——“分隔符”——“分页符”，如图5所⽰。

图5 分隔符

插⼊分节符的⽅法：选择菜单“插⼊”——“分隔符”——“分节符类型——下⼀页”，如图5所⽰。唯有不同节之间才可以设置不同的页眉和页脚，页码才可以重新编号。

为了清楚的看到分节符和分页符，以及其他空格等字符，在常⽤⼯具栏中将“显⽰/隐藏编辑标记”点亮，如图6所⽰。

图6 显⽰/隐藏编辑标记

显⽰编辑标记后，分页符和分节符就会显⽰出来，如图7：

图7 分页符和分节符

四、认识⽂档结构图

长篇⽂档前后⾮常长，⽆论是迅速定位⽂档位置，还是要设定“样式和格式”，或者⽣成⽬录，都必须认识“⽂档结构图”，可以这样说，⽂档结构图就是为了长⽂档⽽⽣的，它是长⽂档的灵魂。

⾸先点“视图”——“⽂档结构图”，显⽰⽂档结构图，⼀般⽽⾔，在没有任何设置的情况下，⽂档结构图为空⽩的，若是⽂档结构图中有内容，点击其内容定位到那段⽂档，选择那段⽂档后右键选择段落，将“⼤纲级别”设置为“正⽂字体”。

⽂档结构图会简单明了地看出各级标题和⼤纲级别，也是设定样式和格式的基础。⽂档结构图是不可以编辑的，它是由于各级标题的设定⽽出现的，其中，⼆级标题将会在⼀级标题后缩进⼀个字符，⽽三级标题将会再缩进半个字符，从中可以⼀⽬了然的看出标题⾏的正确与否，⽽⽂档结构图就是以后⽬录的基础。图8就是⽬前我写到这⾥的⽂档结构图。

图8 ⽂档结构图

五、样式设置

样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单⼀的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某⼀种格式，如果⽂字的格式⽐较复杂，就需要多次进⾏不同的格式设置。⽽样式作为格式的集合，它可以包含⼏乎所有的格式，设置时只需选择⼀下某个样式，就能把其中包含的各种格式⼀次性设置到⽂字和段落上。

样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起⼀个名字，就可以变成样式。Word有⼀个默认的样式，如果没有特别规定，我们只需使⽤Word提供的预设样式就可以了，但是对于⼀般论⽂都有严格的格式规定，预设样式根本不能满⾜要求，这个时候，就必须要修改预设样式。（⼀）有效格式和有效样式

从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应⽤格式或样式，如图9所⽰。要注意任务窗格底端的“显⽰”中的内容，在图9中，“显⽰”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，⼜有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图9所⽰的“显⽰”下拉列表中选择“有效样式”，则显⽰如图9右图中所⽰的内容。这时，将只会显⽰⽂档中正在使⽤及默认的样式。

图9 有效格式和有效样式“正⽂”样式是⽂档中的默认样式，新建的⽂档中的⽂字通常都采⽤“正⽂”样式。很多其他的样式都是在“正⽂”样式的基础上经过格式改变⽽设置出来的，因此“正⽂”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，⼀旦它被改变，将会影响所有基于“正⽂”样式的其他样式的格式。

像我们这篇⽂章，需要在“正⽂”这个样式上修改为⾸⾏缩进两个字符，那么，就必须要先修改正⽂，才可以修改其他样式，否则正⽂所做的修改将会影响到其他样式，导致之前所做更改⽆效。“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常⽤于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到⽂档结构图、⼤纲和⽬录。在如

图9所⽰的样式列表中，只显⽰了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别⽐较多，可在如图3所⽰的“显⽰”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。

现在，规划⼀下⽂章中可能⽤到的样式。1、正⽂样式：为原样式基础上⾸⾏缩进两个字符，必须⾸先修改；

2、标题样式：我们需要三级标题，因此必须要规定好“标题1”、“标题2”、“标题3”三个标题样式；

3、⽂章中的图表和说明⽂字，采⽤“注释标题”样式。

（⼆）样式的使⽤

规划结束之后，即可录⼊⽂字并使⽤样式了。1、认识⼤纲级别

相信⼤家很少⼈⽤过“段落”中的“⼤纲级别”，但是，⽆论是⽣成⽂档结构图或者⽣成⽬录，都必须认识这个“⼤纲级别”。我们以这篇⽂章的第⼀个“⼀级标题”即“⼀、前⾔”为例，选择“⼀、前⾔”这⼀⾏，然后右键选择“字体”，⿊体四号加粗，然后再右键选择“段落”，设置前后间距0.5⾏，单倍⾏距，最重要的，就是在“⼤纲级别”处将“正⽂⽂本”改为“1级”，这样，“⼀、前⾔”这⼀⾏就成为⼀级标题，并且在⽂档结构图中已经显⽰“⼀、前⾔”，⾄于后⾯可以⽤格式刷刷成相同的，⽽“（⼀）设置纸张”这⼀⾏设置好字体和⾏距后也要将“⼤纲级别”处将“正⽂⽂本”改为“2级”，这样就出现了⼆级标题，其他⼆级标题⽤格式刷，最好双击格式刷，⼀次性将所有⼆级标题全部刷好。以此类推，三级标题也是如此，⼀般情况下，三级标题已经⾜够。

如果避免成为“⽩领油漆⼯”或是“象⽛塔油漆⼯”，有⽐较好的⽅法，就是“格式和样式”，对于处理⾮常⼤的长篇效果⾮常好，尤其是对于正⽂的格式规定⽅⾯，避免了格式刷的遗漏或者错误，并且效率⾮常⾼。2、更改有效样式

⽂档中的内容采⽤系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。我们之前设定的要求是：⼀级标题⿊体四号加粗前后间距0.5⾏单倍⾏距，现在的标题1肯定⽆法完全满⾜需求，这个时候就需要修改样式。

⾸先，更改正⽂的样式，在“正⽂”样式上点击右键，选择“修改”，然后再点击“格式”——“段落”，设置⾸⾏缩进两个字符，再在字体中选择中⽂宋体五号，英⽂Times New Roman。

再次，更改标题⾏的样式。将⿏标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，右击或单击下拉箭头，单击【修改】命令，显⽰“修改样式”对话框，在“格式”—“字体”和“段落”中设置好所需要的段落和字体，选中“⾃动更新”选项，这样，当应⽤了“标题1”样式的⽂字和段落的格式发⽣改变时，就会⾃动更改“标题1”样式的格式。单击【确定】按钮完成设置，如图10所⽰。

图10 修改样式

还有⼀种更为简单⽅法推荐，也是笔者经常使⽤的⽅法，先将标题⼀设好，⽐如“⼀、前⾔”，设好格式之后，选中这⼀⾏，然后在“样式和格式”的侧边栏的“标题1”上点右键，择中“更新以匹配选择”，这样“标题1”就设好了，其他级别标题与此类似。