3Hmis综合知识管理平台-档案管理简介

人民法院档案数字化处理流程说明前言《3Hmis综合知识管理平台》465版，是一个综合性的知识管理平台，用于法院档案管理，可使法院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但符合法院档案管理部门的现实要求，而且，符合法院档案管理的发展方向，能全面、系统、安全、可靠的为法院工作提供专有知识支持。

3Hmis465版，能同时管理法院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。

一、登录3Hmis有多种登录方式，可以采用IE浏览器通过访问法院内部档案管理网站登录，也可直接采用3Hmis桌面工具进行登录。

一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全管理，3Hmis还容许采用USBKey密码锁等，以获得更高级别的安全特性。

通过简单的二次开发，还可以在法院内部的办公系统中直接登录。

如果法院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。

由于3Hmis具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案。

二、创建法院档案管理分类架构根据法院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如：上面的分类架构，把法院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是法院最为专业、也最为重要的档案类型。

诉讼档案还可根据需要，进行更详细的分类管理。

三、取卷从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：●准确记录所取案卷的物理存放位置。

●依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。

四、档案定义档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。

3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。

输入档案的档号等信息：更详细的案卷属性录入：五、拆卷拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis 系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis 中执行拆卷操作。

管理系统的集成整合之路现在，不论是企业还是政府机构，几乎任何一个单位都在使用多个管理系统执行不同的管理任务，如办公自动化（OA）系统、合同管理系统、安全管理系统、财务管理系统、人事管理系统、ERP系统等，如何将这些系统进行集成整合，建立系统之间的关联与共享机制，彻底消除信息孤岛，已是摆在信息主管面前至关重要的议题之一。

对于管理系统的集成整合，现在，存在两种思路，即：开发一套大而全的管理系统来完成所有管理任务，或通过系统之间的协调、协作来实现管理系统的集成整合。

前一种方法，能实现当然是好事，但由于计划过于庞大，往往半途而废，而通过各系统之间的协调、协作来实现集成整合功能，则往往可得到事半功倍的效果。

3Hmis综合知识管理平台，可成为企业或政府机构管理系统中的一部份并为其它系统提供知识支持，亦可作为企业或机构管理的总控平台，帮助企业和政府机构，整合各种资源，并将流程管理、知识的存储和共享、信息发布等功能开放给各系统共用，建立集成统一的管理平台协调控制机制，实现共享与协作。

提高管理系统的集成整合性能，有利于规范工作人员的日常工作习惯、改善组织的学习能力，提高执行力，进而为其核心竞争力的提高服务。

但系统的集成整合，并不能由某一个系统单枪匹马独立完成，而需要各系统之间的协调与协作，3Hmis已为该工作的实施，。

做足了准备，提供了标准而又通用的信息接口，以方便信息的存储、处理、授权与共享。

关于3Hmis是一个大型的、综合性的知识管理平台，可应用的领域是非常广泛的，概括来说，可用于文件与档案管理、办公与协作管理、专门知识管理以及综合知识管理（知识资源整合）等方面。

下面是一些简单的、并不全面的列举：一、文件与档案管理文件与档案一体化管理系统；大型机构文件与档案集中管理系统；工程项目文档管理系统；公安、检察、法院专业文档管理系统；数字化文件中心；现行文件查询中心；政府公开信息的管理与发布；数字化档案中心（数字化档案馆）；电子文件统一归档平台……二、办公与协作管理政府机构与企事业单位办公自动化系统；民间机构全球协作与办公管理系统；在家办公全球协作及文档管理系统；以门户网站为中心的协同办公系统……三、专门知识、内容管理事务所专门知识管理系统；证券客户资料管理系统；教案、病例、案例、事故等专业管理平台；政府公报管理与网上发布系统；银行卡资料管理系统；企业客户资料管理平台；期刊存储、管理与发布系统；网站内容管理系统……四、综合知识、内容管理（知识资源整合）政府机构与企事业单位统一知识管理平台；综合内容管理平台；综合内容收集、利用与管理系统；校园综合知识管理平台……等等。

综合档案管理系统在当今数字化时代，信息的高效管理和利用对于企业和组织的发展至关重要。

综合档案管理系统作为一种重要的信息化工具，正逐渐成为各类机构提升管理水平、优化业务流程的关键手段。

综合档案管理系统是一个集收集、整理、存储、检索、利用等功能于一体的综合性平台。

它能够将各类档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、项目档案等，进行数字化处理和集中管理，打破了传统档案管理中存在的信息孤岛现象，实现了档案资源的共享和协同工作。

首先，综合档案管理系统在收集档案方面具有显著的优势。

过去，档案的收集往往依赖人工操作，容易出现遗漏、错误等问题。

而现在，通过系统可以设置规范的收集流程，自动提醒相关人员按时提交档案，同时对提交的档案进行初步的格式和内容审核，确保收集到的档案质量符合要求。

在整理环节，系统能够根据预设的分类标准和规则，对收集到的档案进行自动分类和编号。

这不仅大大提高了整理的效率，还减少了人为因素导致的分类错误。

而且，系统还支持对档案进行批量处理，如批量修改档案属性、批量归档等，进一步提升了工作效率。

存储是综合档案管理系统的核心功能之一。

系统采用先进的数据库技术和存储架构，能够安全、稳定地存储大量的档案数据。

同时，为了保证数据的安全性，系统通常会采取多种备份策略，如定期异地备份、实时增量备份等，确保在发生意外情况时，档案数据能够得到及时恢复。

检索功能是综合档案管理系统的重要价值体现。

用户可以通过输入关键词、日期、文号等多种检索条件，快速准确地找到所需的档案。

系统还支持模糊检索和高级检索，满足不同用户的个性化需求。

而且，检索结果能够以列表、图表等多种形式展示，方便用户查看和分析。

利用是档案管理的最终目的。

综合档案管理系统提供了多种利用方式，如在线浏览、下载打印、借阅审批等。

对于一些敏感档案，系统还可以设置访问权限和加密措施，确保档案的使用安全合规。

除了以上基本功能，综合档案管理系统还具有一些拓展功能。

例如，与办公自动化系统的集成，实现档案的自动归档和流转；与数据分析工具的结合，对档案数据进行深度挖掘和分析，为决策提供支持；与移动端的适配，让用户能够随时随地访问和处理档案。

3Hmis 知识管理系统的工具条介绍 3Hmis 的工具条有两种，一种叫做模块工具条，用于列出可用模块供操作时选择，其位于3Hmis 总控界面的顶部，另一种叫做功能工具条，用于3Hmis 的具体功能操作，其位于目录显示区的顶部。

模块工具条模块工具条用于显示当前操作者可使用的常用模块的按钮，不同的版本与应用，甚至不同的操作权限，常用模块按钮的种类与数量都可能不同。

模块工具条主要用于显示操作者的可用模块和操作者的相关信息，并可进行用户界面设置，对于系统管理员，还可进行数据库服务器的相关设置。

3Hmis 功能工具条可用模块的数量取决于用户的版本和系统管理员的设置。

用户界面设置在整个模块工具条上单击右键，都可弹出用户设置窗口：用户设置窗口分两页，服务器设置页只对系统管理员开放。

用户界面设置窗口显示的，是当前的用户界面设置状况，操作者亦可在这里进行修改。

分类管理器开：即显示分类管理器，关：即隐含分类管理器。

分类管理器宽度分类管理器的显示宽度，单位为像素。

分类管理器案卷显示：可选择分类管理器中以档号或主题方式来显示案卷节点。

类型标题图片指目录表顶部显示类型标题的图片部份，展开和收缩后的效果如下：展开时：类型标题图片。

收缩时：收缩类型标题图片可使显示目录的行数增加。

收缩只在显示目录表时进行，其他页面，如数据库、组织、个人内部页面等，为美观起见，都不收缩标题图片。

信息列表显示方式：信息目录显示区的显示方式设置，可选单行显示和换行显示两种方式，当选择单行显示时一条信息占一行显示，选择换行显示时一条信息占两行显示，第一行显示主题，第二行显示其他指定的属性。

每页目录行数在显示目录表时，可设置每页显示的最大和最小行数，在最大和最小行数之间，会依显示器分辨率的不同而改变，当然，将最大和最小设为同一数字是一个特例。

3Hmis功能工具条控制功能工具条的显示或隐含，重新设置后，需要刷新页面才能有效。

文件打开方式是指点击目录表中的具体文件条目的题名时的操作，可选打开正文或属性。

3Hmis知识管理系统中资产信息的属性介绍包括固定资产和低值易耗品，资产信息亦可通过调整显示模式来改变属性的显示方式。

标准属性包括资产名称、型号规格、生产厂家、联系电话等。

附加属性当标准属性不足以描述资产信息的全貌时，就要借助于附加属性。

你可以预先设计好各种各样的附加属性模板，供需要时套用，并且，可随时进行调整。

3Hmis容许每一条信息都有不同的附加属性，实际上，他相当于每一条信息都可以有自己不同的数据结构。

文件清单管理文件正文与附件，功能包括更换文件、阅读文件、删除和增加附件等，并且，增加附件有两种方式，即“增加附件”和“多增”。

批注清单信息阅读者可阅读批注，并添加自己的批注。

描述资产的描述包括：使用记录记载资产的使用情况。

维护记录记载资产的维护情况，可包括维护内容、次数、费用、效果等信息。

变动情况记载资产的变动情况。

历史版本只对资产的使用记录进行历史版本管理。

日志清单记录对资产的重要操作，并提供查询。

3Hmis知识管理系统中物品信息的属性介绍物品是指那些领用不需归还的小件物品、消耗品等，如小文具、纸张、一般零配件等，物品信息亦可通过调整显示模式来改变属性的显示方式。

标准属性包括物品的名称、型号规格、累及进货、出货、生产厂家、联系电话、生产日期、存货数量等基本信息。

附加属性当标准属性不足以描述物品信息的全貌时，就要借助于附加属性。

你可以预先设计好各种各样的附加属性模板，供需要时套用，并且，可随时进行调整。

3Hmis容许每一条信息都有不同的附加属性，实际上，他相当于每一条信息都可以有自己不同的数据结构。

进货记录进货地点、时间、经办人、数量、价格等信息，可进行进货登记。

领用记录物品的领用时间、数量、领用人等信息，可进行领用登记。

批注清单信息阅读者可阅读批注，并添加自己的批注。

点击登记领用情况描述资产的描述包括：使用记录 记载资产的使用情况。

维护记录 记载资产的维护情况，可包括维护内容、次数、费用、效果等信息。

第一章概述欢迎使用3Hmis。

3Hmis是一个综合性的知识管理工具，可用于知识管理的各个方面。

3Hmis必将给你的工作与生活带来方便、满足与快乐。

3Hmis的发展历史绍林科技及其联合机构创建于1990年，但3Hmis的发展历史，可追溯到1990年之前。

早在1988年，公司的创始人即开发出我国第一套文档一体化软件，至今已20余年时间。

1991年，绍林文档列入省级新技术新产品开发计划，并通过广东省科委组织的科技成果鉴定。

1993年，绍林公司与国家档案科研所建立合作关系，合作对绍林公司的文档一体化软件产品进行技术改造。

1995年，绍林文档获国家档案局科技进步奖。

1995年，绍林文档通过中国软件评测中心评测，并获优秀产品证书，是我国第一个通过中国软件评测中心测试确认的文档一体化软件产品。

1996年，绍林文档获全国第六届新技术新产品交易会金奖。

2000年，绍林科技对绍林文档进行了全面的升级改造，使其成为一个功能全面的文档类、知识类信息管理平台，其软件品牌亦升级为3Hmis.2001年，全国政协周铁成副主席率全国政协代表团视察绍林，3Hmis通过国家软件产品认证。

2002年，3Hmis通过国家档案局评测，并获最高等级评价。

2004年，绍林科技通过国家软件企业认证。

2006年，绍林科技开发出3Hmis内核，并推出一套可用于二次开发的函数与组件，3Hmis成为一个知识类信息系统的开发平台，综合性的知识管理工具，3Hmis成为绍林科技知识管理软件产品的总品牌，并根据行业特性，推出了各种面向行业或专业应用的解决方案。

2007年，推出了划时代的3Hmis4版本，采用了一系列新技术，开发出了许多新的功能，如归档编辑、自动辅助归档、搜索树、搜索平台、知识搜索与知识支持等，具有极高的技术水平和创新性，适用范围随之拓展。

2008年11月，推出3Hmis450版，在软件界面以及用户的自适应性方面进一步加强，增加或改善了属性自定义显示方式设置、自定义统计、知识存储方式设置、数据移交接收等功能或工具，并引入了电子印章、数字证书等安全管理技术。

知识管理系统问与答听说，3Hmis是我国还在运行的最早的知识管理软件，是吗？3Hmis是否是我国第一个知识管理软件，考证起来有一定困难，它的第一个版本的推出时间是1988年，至今已超过20年。

一个软件产品，能够流行20余年，不能不说它具有旺盛的生命力，其中的缘由的最关键的一点，应该就是不断的技术创新。

推出初期，3Hmis是一个非常优秀的文档一体化软件产品，现在，已根据软件技术的发展和绍林科技的技术积累与创新，成为了综合性的知识管理平台。

3Hmis主要用哪些功能？可应用于哪些方面？3Hmis的最新版本为3Hmis460，其主要功能包括文件管理、档案管理、内容管理、论坛、实施交流、提醒服务、流程管理以及各种办公辅助管理功能，可应用的领域包括文件与档案管理、办公与协作管理、专门知识管理、综合知识管理以及知识资源整合等方面。

3Hmis是B/S结构的吗？安装是否方便？3Hmis是B/S结构的，一个3Hmis实际上就是一个应用网站，可安装在企业内部的局域网上，也可安装在互联网的服务器上以实现全球性的共享与协作。

安装3Hmis非常简单与方便，但也还是需要一定的专业知识的，包括Windows Server、MS SQL Server和IIS的专门技术。

3Hmis的检索功能如何？3Hmis的检索功能非常强大，即可查找数据库的字段，也可进行全文搜索，并且，3Hmis还创新性的提出了搜索树和工作搜索的概念，使操作者可以根据自己的工作需要与权限，搜索各种工作所需的知识内容，方便的提高你的工作质量与效率。

3Hmis可以综合管理各种档案吗？是的，3Hmis能综合管理各种档案，档案的种类可自由定义，并且，可同时管理纸质档案与数字化档案，可创建专业或综合性的数字化档案化档案馆，各档案馆之间，可实现联合搜索或垂直搜索，以实现高层次的馆间信息共享与服务。

3Hmis可实现文档一体化管理吗？当然可以。

二十几年前，绍林科技就解决了文档一体化的管理问题，通过累积成千上万用户的经验、合作伙伴的智慧以及绍林科技开发人员的创新，文档一体化管理技术日趋完善，已成为行业的标准和模仿的对象。

人民法院档案数字化处理流程说明前言《3Hmis综合知识管理平台》465版，是一个综合性的知识管理平台，用于法院档案管理，可使法院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但符合法院档案管理部门的现实要求，而且，符合法院档案管理的发展方向，能全面、系统、安全、可靠的为法院工作提供专有知识支持。

3Hmis465版，能同时管理法院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。

一、登录3Hmis有多种登录方式，可以采用IE浏览器通过访问法院内部档案管理网站登录，也可直接采用3Hmis桌面工具进行登录。

一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全管理，3Hmis还容许采用USBKey密码锁等，以获得更高级别的安全特性。

通过简单的二次开发，还可以在法院内部的办公系统中直接登录。

如果法院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。

由于3Hmis具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案。

二、创建法院档案管理分类架构根据法院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如：上面的分类架构，把法院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是法院最为专业、也最为重要的档案类型。

诉讼档案还可根据需要，进行更详细的分类管理。

三、取卷从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：●准确记录所取案卷的物理存放位置。

●依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。

四、档案定义档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。

3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。

输入档案的档号等信息：更详细的案卷属性录入：五、拆卷拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis 系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis 中执行拆卷操作。