文书与科技档案管理

第一章总则第一条为加强科学技术协会（以下简称“科协”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合科协工作实际，制定本制度。

第二条本制度适用于科协内部所有档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

第三条科协档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案全面、系统地反映科协工作的历史和现状。

2. 准确性原则：确保档案内容真实、准确，符合事实。

3. 系统性原则：按照档案分类、编号、存放等要求，建立科学、规范的档案管理体系。

4. 安全性原则：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。

第二章档案分类与编号第四条科协档案分为以下类别：1. 文书档案：包括科协内部文件、会议记录、工作总结、统计报表等。

2. 科技档案：包括科技项目申报、评审、实施、验收等过程中的各类文件和资料。

3. 声像档案：包括照片、录音、录像等。

4. 电子档案：包括电子文件、电子邮件、网络信息等。

第五条档案编号采用统一编号方法，具体如下：1. 文书档案编号：年份+档案类别+序号。

2. 科技档案编号：项目编号+档案类别+序号。

3. 声像档案编号：年份+档案类别+序号。

4. 电子档案编号：年份+档案类别+序号。

第三章档案收集与整理第六条档案收集1. 科协各部门、各单位应按照档案管理制度，及时、准确地收集档案资料。

2. 收集的档案资料应完整、真实，符合档案管理的相关要求。

第七条档案整理1. 档案整理应按照档案分类、编号、存放等要求进行。

2. 档案整理包括以下内容：a. 档案分类：根据档案类别，将档案资料进行分类整理。

b. 编号：按照档案编号方法，对档案资料进行编号。

c. 档案装订：按照档案装订要求，对档案资料进行装订。

d. 档案归档：将整理好的档案资料按照类别和编号要求，归档存放。

第四章档案保管与利用第八条档案保管1. 档案保管应按照档案安全要求，确保档案实体和信息安全。

附录A（支持性附录）档案实施细则及编码规范为规范公司档案分类及其编码规则的标准，加强公司档案分类体系的统筹管理，实现公司档案信息的分类规范和共享利用，更好地服务公司各项主营业务，特编制本程序。

1、术语、定义1.1档号：档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号等。

1.2类目：类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其它的档案。

类目是档案分类表的构成单元，一个类目一般包括一个档案主题，但有时也包括一个以上的档案主题形成一个类组。

1.3分类号：类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。

1.4项目号：是产品、工程、课题、设备等的代字或代号。

1.5案卷目录号：是全宗内每一本案卷目录的代码。

1.6案卷号：是档案室内案卷排列的顺序号。

2、实施细则2.1管理类档案编码结构管理类档案的档号采用组合码结构，分为四组，依次为年度、案卷目录、分类号、案卷号。

代码为阿拉伯数字（以下简称数字）和拉丁字母（以下简称字母）混合型，档号结构见图A.1。

XXXX–YXX–X.X[X]–XXX①②③④2.1.1年度代码：年度代码根据各部门归档的档案时间，如2015年档案资料，年度代码标记为2015。

2.1.2案卷目录号及案卷顺序号：案卷目录号由1位字母和2位数字组成。

按照不同的保管期限分别编制案卷目录号，取保管期限首字母+2位顺序号（01—99）。

案卷目录内案卷数将达到和超过1000时，应另立新的案卷目录。

案卷顺序号由3位数字组成（001-999），按照不同的保管期限分别编制案卷号。

详见下列清单：2.1.3分类号：分类号由2-3位数字组成，最多不能超过3位；具体参照附录的《管理类档案归档范围及保管期限表》保管期限表。

2.1.4档案编码的完整示例示例1：2015-Y01-1.3-0022015年永久卷01目录中综合服务部行政管理档案第2卷；2015--2015年产生的档案资料；Y01--永久卷的01案卷目录；1.3--综合服务部行政管理文件材料；002--第002卷档案。

文书与档案管理【摘要】文书与档案管理是组织和管理文件、记录和信息的一种重要方式。

本文从文书管理的概念与原则、档案管理的作用与方法、文书与档案管理的关系、现状以及技术应用等方面进行了探讨。

通过对文书与档案管理的研究，旨在揭示其在保障信息安全、提高工作效率和服务质量等方面的重要性。

结论部分强调了文书与档案管理的重要性，指出其未来发展趋势并给出建议与展望。

文章旨在引起人们对文书与档案管理的重视，促进其在各个领域的有效应用，为信息化时代的管理提供保障和支持。

【关键词】文书与档案管理、概念、原则、作用、方法、关系、现状、技术应用、重要性、发展趋势、建议、展望、引言、正文、结论。

1. 引言1.1 什么是文书与档案管理文书与档案管理是指对单位或个人的文件、资料和档案进行分类、整理、保存和利用的管理活动。

文书管理是指对单位内部文件的管理，包括文件的起草、审核、签发、分发和存档等工作；档案管理是指对单位已经不再使用但有价值的文件和资料进行保管和管理，以便将来查阅和利用。

文书与档案管理是组织和个人管理工作中非常重要的一部分，它涉及到信息资源的有效管理和利用，对于提高管理效率和决策质量具有重要意义。

在现代社会，信息量庞大，文书与档案管理显得尤为重要。

良好的文书与档案管理可以确保信息的准确性和完整性，提高工作效率，避免重复劳动，减少资源浪费。

文书与档案管理也是保障知识产权和维护组织利益的重要手段，能够有效防范信息泄露和失窃等风险。

本文旨在探讨文书与档案管理的概念、原则、作用及方法，以及文书与档案管理的关系和现状，最后结合技术应用探讨其重要性、未来发展趋势，提出建议与展望，希望对相关领域的研究和实践有所启发和促进。

1.2 重要性文书与档案管理在现代社会中扮演着至关重要的角色。

文书与档案管理是组织和管理信息的基础，可以有效地记录和保存各种重要数据和文件。

这对于保障机构内部运行的顺畅性和高效性至关重要。

文书与档案管理可以帮助组织合规操作，确保其符合相关法规和政策。

《文书与档案管理》课程标准课程代码： 102130参考学时： 64学分： 4课程类型：专业课程2013年1月编一、适用专业该课程适用计算机应用技术专业(办公自动化方向)。

二、开课时间第 3 学期。

三、课程定位1．课程性质本课程是计算机应用技术专业（办公自动化方向）的专业课程。

2．教学任务主要针对企事业单位文书、档案人员等岗位开设，主要任务是培养学生在文书、档案等工作岗位的文书与档案管理能力,要求学生掌握发文处理、收文处理、文件归档、档案整理以及档案保管利用的基本技能。

四、课程培养目标1、方法能力目标（1）独立学习能力；（2）职业生涯规划能力；（3）分析问题和解决问题的能力；（4）获取新知识的能力和信息搜索能力；（5）决策能力。

2、社会能力目标（1）具有良好的思想品德、法制观念和职业道德，具有吃苦耐劳的精神；（2）具有爱岗敬业、诚信、务实、豁达、勤奋、谦虚好学的品质；（3）具有较强的现场管理和组织能力，能较好的处理公共关系；（4）具有人际交流能力，能有效地进行人际沟通；（5）具有健康的体魄、美好的心灵和良好的心理素质，形成良好的行为习惯、健康的人格和健康的个性；（6）具有较强的劳动组织能力、集体意识和社会责任心；（7）具有与人沟通合作的团队协作能力；具有很强的时间观念。

3、专业能力目标（1）能运用有效手段进行文书档案管理前的资料准备、查询和提供利用等工作；（2）能熟练的运用计算机等现代文书档案管理工具；（3）根据实际需要熟练地对各类文书档案进行维护、利用；五、课程衔接在课程设置上，前导课程有应用文写作、计算机应用基础、办公软件高级应用、文秘基础等课程，后续课程有公共关系与社交礼仪等课程。

六、教学内容与学时分配教学学时数分配见表6.1所示表6.1教学内容与学时分配七、教学内容和进程1.认知文书档案工作表7.1“认知文书档案工作”2.公文（文书的主体）7.2“公文（文书的主体）”3.发文处理表7.3“发文处理”4.收文处理表7.4“收文处理”5.文件归档表7.5“文件归档”6.档案整理表7.6“档案整理”7.档案保管利用表7.7“档案保管利用”8.纸质档案管理表7.8“纸质档案管理”9.新型载体档案管理表7.9“新型载体档案管理”八、考核方式课程考核方式见表8.18.1课程考核方式九、课程资源的选用1.教材选用选用教材《企业文书与档案管理》，华中科技大学出版社，虞巧灵、石磊主编，保证优质课程教学资源进入课堂。

一、前言档案馆是负责收集、整理、保管、利用和开发档案信息资源的专门机构。

为规范档案馆的档案管理工作，确保档案的完整、安全、高效利用，特制定本制度。

二、档案管理制度1. 档案收集制度（1）档案馆应广泛收集各类档案，包括文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等。

（2）档案收集应遵循全面、真实、准确、及时的原则。

（3）档案收集渠道包括：内部收集、外部征集、捐赠、交换等。

2. 档案整理制度（1）档案馆应根据国家档案局规定和本馆实际情况，制定档案分类方案。

（2）档案整理应遵循系统、有序、科学、规范的原则。

（3）档案整理包括：立卷、装订、编号、编目、编制检索工具等。

3. 档案保管制度（1）档案馆应建立健全档案保管设施，确保档案安全。

（2）档案保管应遵循防火、防盗、防潮、防霉、防虫、防鼠、防尘的原则。

（3）档案馆应定期对档案进行清洁、消毒、保养。

4. 档案利用制度（1）档案馆应提供档案查阅、复制、摘抄等服务。

（2）档案利用应遵循合法、合规、安全、便捷的原则。

（3）档案馆应建立健全档案利用登记制度，对档案利用情况进行统计、分析。

5. 档案鉴定制度（1）档案馆应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。

（2）档案鉴定应遵循真实性、完整性、历史价值、科学价值、艺术价值等原则。

（3）档案鉴定结果应报上级主管部门批准。

6. 档案数字化制度（1）档案馆应积极推进档案数字化工作，实现档案资源的电子化、网络化。

（2）档案数字化应遵循标准、规范、高效、安全的原则。

（3）档案馆应建立健全档案数字化管理制度，确保档案数字资源的完整、安全、可用。

三、档案管理人员职责1. 档案管理人员应具备较高的政治素质、业务水平和职业道德。

2. 档案管理人员应严格执行档案管理制度，确保档案的完整、安全、高效利用。

3. 档案管理人员应积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。

4. 档案管理人员应加强与相关部门的沟通与合作，共同推进档案管理工作。

四、附则1. 本制度自发布之日起施行。

一、总则为规范档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。

二、归档时限要求1. 文书档案：（1）一般文书档案：自文件形成之日起，次年1月底前归档。

（2）重要文书档案：自文件形成之日起，7个工作日内归档。

（3）保密文书档案：自文件形成之日起，3个工作日内归档。

2. 科技档案：（1）一般科技档案：自项目完成后，次年1月底前归档。

（2）重要科技档案：自项目完成后，5个工作日内归档。

（3）保密科技档案：自项目完成后，3个工作日内归档。

3. 会计档案：（1）一般会计档案：自会计年度结束后，次年5月底前归档。

（2）重要会计档案：自会计年度结束后，4个工作日内归档。

（3）保密会计档案：自会计年度结束后，3个工作日内归档。

4. 人事档案：（1）一般人事档案：自员工入职或离职之日起，次年1月底前归档。

（2）重要人事档案：自员工入职或离职之日起，5个工作日内归档。

（3）保密人事档案：自员工入职或离职之日起，3个工作日内归档。

三、档案整理时限要求1. 文书档案整理：自归档之日起，15个工作日内完成整理。

2. 科技档案整理：自归档之日起，20个工作日内完成整理。

3. 会计档案整理：自归档之日起，10个工作日内完成整理。

4. 人事档案整理：自归档之日起，10个工作日内完成整理。

四、档案验收时限要求1. 文书档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。

2. 科技档案验收：自整理完成之日起，7个工作日内完成验收。

3. 会计档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。

4. 人事档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。

五、档案利用时限要求1. 档案查阅：自提出查阅申请之日起，5个工作日内提供档案。

2. 档案复制：自提出复制申请之日起，10个工作日内提供档案。

六、附则1. 本细则自发布之日起实施。

2. 本细则由本单位档案管理部门负责解释。

文书处理与档案管理1、文书工作指的是什么？从文字材料看，文书的产生和存在已有3000多年的历史，可以说自从有了文字以后，文书就已经存在了。

2、公司领导要求办公室批转的文件需要注意些什么？（领导的批示性意见）3、“档”即“木架框格之意”，“案”即“几属”引申为文字材料。

放在架子上的文字材料即档案。

4、档案：将分类立卷归档保存的文书材料就称为档案。

5、档案一词始于清朝初期。

6、档案是原始的历史记录。

7、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。

8、档案的特性：来源的广泛性、形成的条件性，其一，处理完毕的文件才能作为档案，其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定的考查利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

、记录方式和载体形式的多样性、原始的记录性。

9、档案的类别：文书档案、科技档案、专门档案10、档案的作用：现实工作及各项社会活动的考查依据作用。

历史的凭据作用。

科学研究的基础和条件作用。

11、文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。

12、文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。

13、档案管理工作即用科学的原则和方法管理档案，为党和国际的各项工作服务。

14、档案管理工作的特点：管理性、服务性、机要性。

15、档案管理工作的基本内容包括：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用、登记统计八项工作。

16、档案管理工作的八项基本内容可以从理论上划分为两个基本方面，即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。

17、档案管理工作的具体要求是：完整、安全、有效。

18、文书种类：行政机关的公文种类有十三种：命令、决定、批复、请示、意见、函、通知、通告、报告、告示、会议纪要、议案、通报19、文书的格式分为：眉首、主体和版记。

20、文书处理的三大程序：收文处理、发文处理、文书管理。

21、收文处理：是指对外单位发给本单位的所有文件收进处理的一系列程序过程。

归档时间
第一条文书档案
（一）党政工团等各类公文及管理性文件材料，按年度归档，一般应在次年6月底前完成。

有关政府批文、公司资质、许可证件等文件，及时入档（原件、正副本）。

（二）在外参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档。

（三）因机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料，应随时归档。

第二条科技档案
（一）生产、基建、科研、业务项目、设备、产品等文件材料在项目完成后三个月内归档，或按规定、协议的时间归档。

周期长的项目可分阶段、分单项归档。

（二）开发项目的综合档案与报城建档案馆的资料同时归档。

（三）外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接受后登记归档。

第三条会计档案
财务管理中形成的会计档案，在会计年度终了后暂由财务部保管两年，期满后向公司档案室移交。

第四条实物档案
实物档案应在获得后一周内向公司档案室移交。

第五条音像档案
音像资料形成后，由责任部门整理标识，于活动结束后一周内向公司档案室移交归档。

一、档案管理制度依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制订本办法：一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。

即公司文书断案由办公室集中统一管理，科技档案 (已交办公室的除外)分别由有关处室管理，以便于及时利! ，维护档案的完整与安全。

公司各处、室在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办 L 位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。

二、公司办公室设立档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文；、科技(部门)档案。

其任务是：(一)采集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；(二)积极开展档案的提供利用工作；(三)进行档案鉴定；(四)进行档案统计；(五)保管部份科技档案；(六)认真学习(中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷基本方法，保证档案质量。

三、立卷范围：(一)上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。

(二) 公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级机关的批复。

(三)公司与有关单位的往来信件、各种协议书、合同等。

(四)公司党政会议原始记录、记要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全司的规章制度)。

(五)公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。

(六) 公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结记要，以及参加之级和外位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。

(七)国际交流和合资企业往来文件、协议，报告和会谈记要等文件材料。

(八)重要的人民来信、来访及其处理结果。

(九)有关人大政协提案处理结果。

(十)公司各处室以上级管理部门名义的发文。

(十一)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

(十二)外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件，如和公司以往办的函件有关，为了保持文件的完整，应交办公室保存立卷。

科技档案管理制度范本一、目的和背景科技档案是科技活动的重要组成部分，对于科技创新、科研管理和科技成果转化起到重要的支撑和保障作用。

为了规范科技档案管理工作，提高科技档案管理的效率和质量，制定本科技档案管理制度。

二、适用范围本制度适用于科技活动过程中产生的全部科技档案，包括科技项目申报、科技成果鉴定、科技论文、专利申请等。

三、档案管理原则1.规范性原则：科技档案管理需按照国家有关法规和规章制度的要求进行。

2.全面性原则：科技档案管理包括所有科技活动的全部环节和内容。

3.保密性原则：对于涉密的科技档案，要严格遵守国家有关保密法规和规定。

4.公开性原则：对于非涉密的科技档案，应尽量做到公开透明，便于科技成果的交流和推广。

5.便捷性原则：科技档案管理工作要方便科研人员的查询和使用。

四、档案管理责任1.科研单位负责科技档案的管理和保管工作，明确档案管理责任人。

2.科研人员负责科技档案的整理和移交工作。

3.科技档案管理部门负责制定科技档案管理流程和规范，加强档案管理培训和指导。

五、档案管理流程1.科研项目开始前，科研人员需要按照档案管理要求制定档案管理计划。

2.科研项目进行过程中，科研人员需要按照档案管理要求完成档案的整理和归档工作。

3.科研项目结束后，科研人员需要按照档案管理要求进行档案的整理和归档工作，并移交给科技档案管理部门。

4.科技档案管理部门进行档案的接收、登记、归档和保管工作，并定期进行档案整理和排查工作。

六、档案管理要求1.科技档案应使用科研项目编号进行标识，并按照一定的分类体系进行整理和归档。

2.科技档案应定期进行备份和存档，确保档案的安全和完整性。

3.科技档案应按照规定的保管期限进行保存和销毁，确保档案的及时性和便捷性。

4.科技档案管理部门应建立科技档案管理系统，便于档案的查询和使用。

七、档案管理评估科技档案管理部门应定期进行档案管理的评估和检查，对科研单位的档案管理工作进行监督和指导，并向上级机关报送档案管理情况的报告。