公司内部通讯录

公司员工通讯录更新提醒随着时代的不断发展，公司员工通讯录的更新和管理显得尤为重要。

每位员工的联系方式、职务信息都是公司沟通和管理的基础，因此对于公司来说如何更好地进行员工通讯录的更新已成为一项重要的任务。

本文将就如何进行公司员工通讯录的更新提醒进行深入探讨。

通讯录更新的重要性在现代企业中，员工构成了公司最宝贵的资源。

而一份完善准确的员工通讯录，则是保障企业内部沟通与运作的基础。

通过及时更新员工通讯录，可以确保各部门之间、管理层与员工之间、甚至员工与客户之间的高效沟通和联系。

此外，对于突发状况或者紧急事件的处理，及时准确的员工通讯录更是至关重要。

员工通讯录更新的挑战然而，在实际操作中，员工数量庞大、经常变动、跨部门协作等因素给员工通讯录的更新带来了一定挑战。

首先，在人力资源部门需要不断梳理人事档案，及时将新员工信息录入系统，并将离职员工信息进行妥善处理。

其次，各部门之间需要建立信息共享机制，确保各类变更能够及时传达到相关部门。

最后，也需要员工积极配合，主动向HR部门提供个人信息变动，以便HR能及时更新。

有效的通讯录更新提醒措施制定明确的政策规定公司应当制定明确的政策规定，明确员工信息变更应当如何及时上报，由谁来统一负责信息的梳理和更新。

同时应当建立一套完善的内部流程和制度，明确相关部门应当如何协作配合完成员工信息的更新。

借助信息化技术手段在今天高度信息化和数字化的时代，借助信息化技术手段来实现员工通讯录的自动化更新变得尤为重要。

公司可通过建立人事管理系统、通讯录管理系统等电子化平台来搜集并管理员工信息，并通过权限设定和自动提醒功能来保证通讯录随时更新。

定期组织培训和宣传活动公司可以定期组织培训和宣传活动，向全体员工普及并强调员工通讯录更新对于公司运营的重要性。

通过宣传海报、微信公众号推文、内部刊物等途径向员工普及知识，并举办相关培训课程和经验分享会等形式，增强员工参与感和责任感。

设立奖惩机制结语在一个快节奏高效运转的企业中，每个细节都可能影响着整体运营效率。

1.目的为增强对公司通讯录发放、更新等管理，特制定此制度。

2.适用范围公司通讯录。

3.职责3.1行政人事部负责本制度拟定、完善、更新及下发。

3.2行政人事助理负责定期更新、发放通讯录。

3.3各部门负责人负责本部门工作联系更新信息传递至行政人事助理。

3.4各员工负责自身联系更新信息传递至行政人事助理。

4.工作程序4.1通讯录版本及内容4.1.1公司通讯录分为“内部”和“外部”二个版本。

“内部”通讯录记录公司所有人员的通讯信息，仅发放于公司总部相关部门；“外部”通讯录记录部门负责人、部门助理，及经常与办事处沟通人员的通讯信息，发放于办事处。

4.1.2公司通讯录按照部门顺序记录以下内容：大部名称、部门名称、姓名、岗位、分机、手机、固定电话、传真、邮箱等信息。

4.2通讯录更新4.2.1行政人事助理依据上周发生的人员入职、离职、调岗等信息更新通讯录，于每周一下班前以邮件方式发放最新通讯录。

4.2.2公司各员工在自身通讯方式发生变更三个工作日内，把更新通讯信息传递至行政人事助理处。

4.2.3各部门对外工作联系信息，包括但不限于办公地址、办公电话、传真等发生变化时，由部门负责人或部门助理在变更后三个工作日内传递更新信息至行政人事助理处。

4.2.4公司部门架构、公司对外工作联系信息等发生变化时，经CEO审批后，由行政人事助理直接更新。

4.3通讯录发放接收人员4.3.1《通讯录（内部）》发放接受人员为：CEO、CTO、COO；各大部总监；部门经理；需与外部经常联系的部门助理、岗位人员。

4.3.2《通讯录（外部）》发放接受人员为：大区经理、办事处经理、办事处文秘。

4.4通讯录管理4.4.1公司通讯录为公司受控文件，严禁接受人员随意转发。

如发现转发的，处于200元/次经济处罚。

4.4.2如因正常工作需要，需取得通讯录的，由行政人事部总监审批。

4.4.3工作之外，要求取得通讯录的，由行政人事部总监审核后，由CEO审批。

公司通讯录管理教案：让电话联系更便捷！！在一个公司里，通讯录管理是非常重要的一项工作，尤其是在大型公司中更是如此。

随着公司规模的扩大，通讯录变得越来越重要，因为许多员工可能不认识所有的同事，特别是在跨部门沟通和合作中。

如果没有一个良好的通讯录，并能及时更新，对公司内部的沟通和联系会带来很大的困难。

为了实现更高效的工作管理和更便捷的沟通交流，我们必须对公司的通讯录进行科学有效的管理。

下面，本文将为您介绍一个全面而系统的“公司通讯录管理教案”，帮助您有效地管理公司通讯录，让电话联系更便捷！一、梳理公司的通讯录首先要做的是梳理公司的通讯录，建立联系人信息库。

通讯录中的信息包括姓名、职位、联系方式、部门、办公室电话等。

这些信息应该是准确、完整和及时的。

在建立这个信息库时，可以将通讯录划分为几个类型:公司内部通讯录、外部客户通讯录、合作伙伴通讯录、供应商通讯录等等。

对于以上几种通讯录，应当分别管理，便于区分。

二、更新通讯录通讯录必须时刻保持更新，不仅公司的员工信息应该随时调整，管理外部联系人困难的情况也应该及时更新。

要保证信息的正确和完整，需要经常观察通讯录中的变更，可定期进行修改，保障联系方式的可访问性、实用性。

同时，也要确保许多信息的公开和保密等问题，并建立合理的信息分类和权限管理制度。

三、优化搜索功能公司通讯录的搜索功能非常重要。

考虑到一些员工名字拼写不规范或起别名的情况，还需要根据员工岗位或部门模糊查找各种关键词。

小公司通讯录搜索功能简单，但对于大公司而言，通讯录列表越来越长，搜索就越来越难。

这就需要优化搜索功能，包括搜索速度、检索准确率、查询过程中不出现重复数据等；对于一些经常使用的通讯录上的联系人，可以设置快捷键或添加标签，便于快速定位和使用。

四、改善通信方式对于不同的通信方式，公司应该有提供多种联系方式，如：手机、电话、email、网络通话软件等。

还要根据业务需求进行分类和分组，习惯于使用手机的员工，建议将他们的电话号码放在通讯录前面，而对于经常使用网络通话软件或email方式的员工，建议通过标记其姓名或插入相应的图标来使用该通信方式。

请注意公司通讯录更新通知
尊敬的各位员工：
为了更好地管理公司内部通讯录信息，提高工作效率，现对公司通讯录进行更新。

请各位员工务必认真核对个人信息，并按照以下要求进行更新。

一、更新内容
个人基本信息：包括姓名、性别、部门、职务、联系方式等。

紧急联系人：姓名、关系、联系方式。

住址信息：包括家庭住址及邮编。

二、更新方式
请各位员工按照以下方式进行通讯录信息更新：
电子表格填写：公司将提供电子表格模板，员工需下载填写后发送至指定邮箱。

纸质表格填写：如有需要，可向人事部门领取纸质表格填写后交回。

三、注意事项
请务必如实填写个人信息，确保准确性和完整性。

更新后的通讯录将作为公司内部重要参考资料，请认真对待。

如有个人信息变动，请及时通知人事部门进行更新。

四、截止时间
为了尽快完成通讯录更新工作，特定截止时间为下月月底，逾期未更新者将影响日常工作联系。

希望各位员工能够配合完成通讯录更新工作，谢谢大家的支持与配合！
祝工作顺利！
此致
XXX公司人事部敬上。

通讯管理规定第一节总则第一条目的为了提高公司的经营管理，节约成本费用，提高工作效率，加强对公司各种通讯工具和通讯录的管理，特制订本制度。

第二条适用范围本制度规定公司各种通讯工具包括固定电话、传真、移动电话、短信平台、宽带、及时沟通工具、电子邮箱与通讯录的有关管理规定。

本制度适用于公司各职能部门及各办事处的通讯管理。

第三条公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，员工不得利用公司的通讯工具进行私人用途。

第二节座机及宽带管理第四条公司根据员工工作需要和固定电话（分机）的资源情况，为员工或部门提供固定电话及宽带。

第五条所有固定电话和宽带的用户名原则上必须与公司营业执照名称一致，并统一付款方式，个别特殊情况递交报告，便于核查和交接。

第六条所有固定电话（宽带）办理完毕分配到使用部门时，必须有责任部门和责任人，公共电话也必须明确一个责任部门和责任人，责任人不明确的由部门负责人履行责任人职责。

第七条员工应在电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，****×××（员工姓名/工号）”。

讲电话时声音不可太大，以免影响他人。

第八条禁止利用公司电话聊天。

员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。

第九条严禁利用公司电话（包括分机和直拨电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，违者按照制度进行处罚第十条宽带的类型有电信、联通等，各办事处要结合地区的实际情况选择，建议选择中国电信宽带。

宽带的消费方式可以根据业务需要选择，一般选择包月/年形式。

网络流量的选择根据所选类型不同有一定差异，正常情况下可参照以下标准开通：（1）10MB光纤家庭宽带：5台以下终端。

（2）20MB光纤家庭宽带：5台-20台终端或视频会议需要。

（3）大于40 台或数据上传量需求较大的，需要另外考虑。

第十一条公司总机及各职能部门直拨电话（含宽带）费用均按照实际发生金额报销，各办事处的固定电话（含宽带）均按照定额的方式进行管理，具体定额标准由综合部制定执行。

关于员工通讯录更新的通知亲爱的同事们：大家好！为了确保公司内部沟通的顺畅与高效，保持员工之间联系信息的准确与及时，现对公司员工通讯录进行更新。

此次更新至关重要，将有助于我们在日常工作中更好地协作与交流。

首先，我们需要明确通讯录更新的原因。

随着公司的发展，人员的流动和岗位的变动时有发生。

原有的通讯录可能存在信息过时、不准确的情况，这给我们的工作带来了诸多不便。

比如，当我们需要紧急联系某个同事时，却发现电话号码错误或已变更；或者在开展团队合作时，无法准确找到相关人员的最新联系方式。

因此，定期更新通讯录是非常必要的。

接下来，向大家介绍一下本次通讯录更新的具体流程和要求。

1、信息收集请各位同事在规定的时间内，认真填写好个人信息表格。

表格内容包括但不限于：姓名、部门、职位、办公电话、手机号码、电子邮箱等。

对于新入职的同事，人力资源部门会在入职手续办理时收集相关信息，并及时纳入更新范围。

2、信息核对各部门负责人将负责对本部门员工提交的信息进行初步核对，确保信息的准确性和完整性。

人力资源部门将对所有提交的信息进行最终审核，如发现问题会及时与相关人员沟通核实。

3、提交方式员工个人信息表格请以电子文档的形式发送至指定邮箱，邮件主题请注明“员工通讯录更新部门姓名”。

4、时间安排信息收集工作将于具体开始日期开始，截止到具体截止日期。

部门负责人的初步核对工作需在初步核对截止日期前完成。

人力资源部门的最终审核及通讯录更新工作将在最终完成日期前完成。

在更新过程中，请大家务必注意以下几点：1、如实填写个人信息，不得故意隐瞒或提供虚假信息。

这不仅会影响到同事之间的正常联系，还可能对工作造成严重的延误和损失。

2、及时关注通知，按照规定的时间和要求完成信息提交和核对工作。

逾期未提交或提交信息不符合要求的，可能会导致个人信息无法及时更新到新的通讯录中。

3、对于个人信息的变更，如手机号码、电子邮箱等，请在发生变更后的第一时间通知人力资源部门，以便及时更新。