高效能会议管理(讲师手册)PPT精选文档

、部门、业务单元、项目团队 ➢ 按照时间：定期、不定期、多次性 ➢ 按照会议阶段：预备、正式
会议的种类（内部）
➢ 常规部门例会 ➢ 总经办会议 ➢ 各业务会议： ➢ 产销会：协调产销任务（营销、采购、PMC） ➢ 计划会：针对排产（PMC、跟单、营销责任人、采购责任人） ➢ 品质会：品质部召集组织相关责任人（生产品质、来料品质、
高效能会议管理
Jack
基本约定
手机静音
请遵守时间
请积极参与
我们的开会现状
➢ 会议太多 ➢ 会议时间太长 ➢ 会议议程太多 ➢ 参与者太多 ➢ 参与者没有做好准备 ➢ 需要参加的人没参加 ➢ 没做好会议计划 ➢ 主持人不能掌控全局 ➢ 开会的理由不充分 ➢ 会议结束没有结论
我们的会议成本
➢ 算算看，你一周内总共：
课程大纲
➢ 第一讲：会议基本概况 ➢ 第二讲：会议效率不高的原因及解决方案 ➢ 第三讲：开会前的准备工作 ➢ 第四讲：成功会议的五种策略 ➢ 第五讲：会议中的沟通与反馈技巧 ➢ 第六讲：主持人的会议管理技巧 ➢ 第七讲：如果对待会议中的意外情况 ➢ 第八讲：主持人、参会者的责任 ➢ 第九讲：会议纪要的撰写 ➢ 第十讲：会后跟进
参会者的技能 会议的准备
工作开会的原因、目 的和结果
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参 会者。
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑， 无法达到会议意图。
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致 使会议失败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
工作开会的原因、目 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，
的和结果
致使会议毫无意义、宣告失败。
预防性管理
➢ 会议效率不高的原因及预防性管理 ➢ 高效会议的八大特征 ➢ 会议规范
会议效率不高的原因及具体表现
原因 时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能 参会者的技能 会议的准备
具体体现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加 者。
设计品质、品质标准） ➢ 专题会：例如：物流工作提升沟通会
会议的频率
➢ 常规的部门例会 ➢ 建议频率：每周一次，至
少每月一次 ➢ 注意事项： ➢ 不能多与每周一次，否则
容易形成拖沓的不良习惯 ； ➢ 将会议时间记录在笔记本 上，以防因一时疏忽造成 工作上的被动。
➢ 处理突发事件的会议 ➢ 建议频率：随时 ➢ 注意事项： ➢ 切忌太频繁，否则会使员
➢ 开展有效的沟通 ➢ 传达资讯 ➢ 监督员工、协调矛盾 ➢ 达成协议与解决问题 ➢ 资源共享 ➢ 激励士气 ➢ 开发创意
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决
方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 方案
评议新 方案
确定行 动纲领
会议的种类
➢ 依据划分角度不同可以进行不同的分类： ➢ 会议规模：小型、中型、大型、特大型 ➢ 会议性质：法定、非法定（办公和其他） ➢ 按照会议活动的特征：政治性、商务型、学术 ➢ 按照会议的形式：现场会、电话会、网络会议 ➢ 按照参会者的区域划分：国际、全国、区域、单位
➢ 不能及时处理客户的投诉 而得罪一批客户
➢ 不能及时解决自己管辖范 围的突发事件而停产
单元小结
本单元主要的收获： 会议的概念、意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议的成本 我将在今后的会议中如何运用：
小贴士：会议的目的是会议的驱动器，达不到目的，就是 对时间的浪费。
第二讲 会议效率不高的原因及解决方 案
➢ 开了几个会
会议到底需不需要管理
➢ 为会议花掉多少时间
➢ 因为开会达成几项共识
➢ 因为开会完成几个结论
➢ 因为开会加了多久的班
➢ 因为开会失去多少关键时刻
➢ 因为开会延误了多少工作
课程目标
➢ 了解会议的目的、种类、会议效率不高的原因 ➢ 掌握有效为会议做准备的要领 ➢ 掌握会议中的沟通和反馈技巧 ➢ 掌握会议主持人的会议管理技巧 ➢ 学会提高会议效率和质量的技巧 ➢ 重视会后行动计划的部署和落实
工感觉日日有危机，会让 公司陷入工作无序的可怕 境地。
会议的频率
➢ 全体员工大会 ➢ 建议频率：每三个月/半年
一次 ➢ 注意事项： ➢ 利用全体大会通报政策，
但不能频繁，否则会给公 司造成沉重的负担。
➢ 一对一会议 ➢ห้องสมุดไป่ตู้建议频率：按需要 ➢ 注意事项： ➢ 可以按需要天天发生，但
是会议长度最好不要超过1 小时。
第一讲 会议基本概况
➢ 会议的概念、意义 ➢ 会议的目的 ➢ 会议的种类 ➢ 会议的频率 ➢ 会议的成本
会议的概念
➢ 古代：
➢ 《独断》-汉代·蔡邕
➢ 凡章表皆启封，其言密事 ，得皂囊盛，其有疑事， 公卿百官会议。
➢ 即，集众议事也。
➢ 汉语“会”、“议”也支 持了这种看法，即为聚众 ，讨论。
➢ 现代：
效率不高的原因 时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能
预防性管理措施
会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后， 避免安排在周一或周五。
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌 进行。
事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参 加者、可以旁听者和可选择参加者几类。
选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。
➢ 会议是几个关键人物聚合 在一起，每个人都有他们 各自的角色，讨论他们共 同涉及到的问题，取得某 些决定，达成会议的预期 。
会议的意义
➢ 一种群体沟通的方式 ➢ 一个集思广益的渠道 ➢ 显示一个组织或一个部门的存在
甲
乙
会议
丙
想法 想法 想法
好创意 好点子
会议管理的职能
计划 组织 领导 控制
会议的目的
会议的成本（直接、时间、机会）
➢ 直接成本＝会议场地费＋ 设施的租赁费＋装饰费+文 件资料印刷、制作费（食 宿费＋差旅费等 ）
➢ 时间成本＝参加会议的人 数×（与会者准备的时间 ＋正式开会的时间＋会议 秘书工作时间＋会议服务 人员工作时间） ×参会者 的平均每分钟薪水
➢ 机会成本：
➢ 3种情况
➢ 因不及时接听重要客户的 电话而损失一大笔生意