部署方式
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集中式部署方式是为了要通过共用一套档案软件来统一规范集团档案管理,方便归档移交档案数据。
各下属单位都使用一套软件,全宗只有总部才有权限统一建立和维护,下属单位只有使用权,没有增删改权限,因为对全宗的操作必须非常慎重,全宗下面有很多数据,一旦操作失误会出现数据丢失的巨大风险,所以只有系统管理员才能设置全宗。
文书档案条目信息由总部统一定义好模板,各下属单位都使用同一套数据模板。
目的是在下属单位移交档案时,数据结构一致的,保证移交接收、查询目录数据时就会很方便。
如果各全宗单位的文书档案数据结构都不一致,那么在档案目录移交到总部时,总部就很难正确接收,还需要对移交数据做大量整理、对应、审核工作后才能提供查询目录,无疑增加了很多工作量。
因此集中式部署适合集团单位要统一下属单位的档案管理规范、档案数据规范、以及需要下属单位移交给总部档案数据的客户来选择这种部署方式。
分布式部署适合各下属单位有各自的档案管理规范,各门类档案数据定义不一致,无法统一,也没有目录数据集中共享的要求。
天资集团可以结合自己实际需要选择软件部署方式。
初步建议可以采用以集中式部署为主的方式,对需要共享的目录数据制定统一的数据规范,要求下属14家单位遵循,这样在目录数据集中移交到总部时,方便数据接收和查询利用。