产品技术文件管理制度

产品技术文件管理制度

一、总则

为规范和管理公司产品技术文件，提高技术文件管理效率，确保技术文件的完整性和可靠性，特制定本管理制度。

二、管理范围

本管理制度适用于公司所有与产品技术相关的文件管理工作，包括但不限于产品设计文档、技术规范、技术方案、测试报告、技术标准等；并适用于所有相关部门及人员。

三、文件存储

1. 电子文档存储

所有产品技术文件均统一以电子形式进行存储，并建立完善的文档管理系统，明确文件的存放位置和归档规则。

2. 纸质文档存储

对于无法电子化的文件，应按规定进行分类、编号、装订，并存放在专门管理的文件柜中，确保文件的安全和完整。

四、文件命名规范

1. 文件命名应简明扼要、体现文件内容，避免使用含糊不清、重复或过长的名称。

2. 统一规范文件编号，便于检索和管理，建立明确的文件索引，便于查找和使用。

3. 文件版本控制应当明确，确保文件的变更历史清晰可追溯。

五、文件的编写与审核

1. 文件的编写应当符合相关规范和标准，确保技术文件的准确性、完整性和可读性。

2. 发布前必须进行严格的内部审核，审核人员应当熟悉文件内容和审核程序，并对审核结果进行记录和处理。

3. 对于重要技术文件，应进行专门的技术评审，确保技术文件的合理性和可实施性。

六、文件的变更管理

1. 对于技术文件的变更需进行审批，确保变更前后版本的一致性。

2. 变更管理应有明确的流程和责任人，做到变更追踪和变更验证。 3. 变更后的文件应及时更新、替换，并通知相关人员。

七、文件的保密与备份

1. 对于机密性文件，应设置相应的权限保护，确保文件安全可控。

2. 定期对技术文件进行备份，确保文件的安全和可恢复性。

3. 对于遗留技术文件，应予以妥善保管，确保信息的传承和保存。

八、文件的查阅和使用

1. 成立专门的技术文件管理部门，负责技术文件的查阅、借阅和使用。

2. 对于有关技术文件的查询请求，应做到便捷、快速、准确的响应。

3. 对于技术文件的使用，应明确使用范围和权限，防止文件被滥用或泄露。

九、文件的销毁与归档

1. 对于过期、失效或废弃的技术文件，应及时进行销毁，确保信息安全。

2. 对于历史技术文件，应按规定进行归档，保存时间和方式应符合法律法规规定。

十、技术文件管理的监督与检查

1. 建立技术文件管理的考核机制，定期进行检查和评估，发现问题及时处理。

2. 严格监督技术文件的更新和整改，确保技术文件的实时性和有效性。

十一、管理制度的完善与修订

1. 针对技术文件管理工作中存在的问题和不足，应积极采取改进措施，完善管理制度。

2. 对技术文件管理制度进行定期评估，根据实际情况做出修改和更新。

以上为公司产品技术文件管理制度，遵循本制度，可以有效提高技术文件管理效率，确保技术文件的质量和安全，促进公司技术工作的顺利进行。