下载文档原格式
阐述书面沟通的优缺点
书面沟通是指人们通过书面方式进行交流，包括邮件、信件、短信、笔记、备忘录等。
当前，由于电子技术的发展，人们越来越倾向于使用电子手段进行书面沟通，不可避免地存在优缺点。
一、优点
1.便捷高效
书面沟通可以随时随地进行，无论是工作中还是个人生活中都非常方便，而且可以安排自己的时间。
2.文档保留
书面沟通可以形成文档留底，对于一些重要事项可以做到备忘和归档，方便日后查阅，也方便管理和跟踪项目的进展。
3.确保准确性
书面沟通可以避免口头沟通容易出现的误解和遗漏，更容易达成共识，并且可以准确地表述问题、解决问题。
4.随时沟通
书面沟通可以跨越时间和地域的限制，方便不同时区和不同国家
之间进行交流沟通。
二、缺点
1.缺乏细节沟通
书面沟通有时无法表达情感和口头沟通的细节，比如语气、表情、姿势等，容易造成误解和矛盾。
2.沟通效率不高
在沟通效率方面，与口头沟通相比，书面沟通因为需要时间和精
力去阅读和回复，导致沟通效率不高。
3.信息管理困难
书面沟通产生的信息大量积累，如何整理和管理着实需要一定的
技术和经验，否则信息管理困难。
4.容易受到干扰
现代社会信息量大、休闲场所嘈杂喧闹、网络上的信息太多，这些都容易对书面沟通造成干扰和影响。
总的来说，书面沟通适用于一些形式较为正式、流程规范、需要备案留证或需要长期跟踪的情况下，但也不能忽略书面沟通可能引发的误解和沟通效率等问题。
人们在书面沟通过程中，相应地应该选择合适的方式，增强细节沟通和交流，避免沟通障碍和冲突。
常见的沟通方式及其特点组织中常见的沟通方式有口头沟通、书面沟通、非语言沟通以及电子沟通。
1.口头沟通口头沟通就是运用口头表达的方式进行信息的传递和交流，包括面对面的争论、谈话、开会和演讲等。
其优点是：信息传递快，信息量大，接收者能感受到发送者的真挚感情，且信息发送者能马上得到反馈，能了解所传达的信息是否被正确理解，这是一种双向沟通，它使得参与沟通的双方既是发送者又是接收者。
口头沟通最大的缺点是：如无预备，不便利记录，且信息经多人传递易失真，难以核实。
2.书面沟通书面沟通就是运用书面形式进行的信息传递和交流，包括备忘录、信件、报告、计算机文件和其他书面文件。
其优点在于：具有清楚性和精确性，不简单在传递过程中被歪曲，可以永久保留，接收者可以依据自己的时间和速度具体阅读以求理解。
其缺点在于：信息反馈慢，接收者可能不能完全理解信息，而且在相同的时间内不如口头沟通传递的信息量大。
例子某日上午，公司经理给新来的助理曹小姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交经理办公室。
经理问曹小姐是否明白其任务？她说完全明白，于是就去执行。
结果到了下午规定的时间，技术部没有上交表格。
经理问曹小姐：“你向技术部怎么传达的？”曹小姐说：“完全按正确的意思传达的。
”经理又问：“为什么技术部没上交？”曹小姐说：“技术部就是没上交，不知道为什么。
”于是经理把曹小姐和技术部负责人都召集到经理办公会议室，问这个事情。
技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时间的要求。
而曹小姐说，自已的确传达了，为什么公司12个部门就技术部没听清晰？究竟是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，谁都说不清晰。
解析：在实践中，一些管理者往往习惯于电话交谈完就完事，或过分相信口头沟通的功能，结果往往耽搁事情，造成损失。
出现上述状况，既耽搁了工作，又难以说清责任。
因此，无论是企业内部部门之间相互协调、支持、沟通，还是企业和供应商、客户等外部之间相互协调、支持、沟通，都应当有书面沟通函件，这样既能保证沟通到位，也便于核实。
口头沟通与书面沟通一、口头沟通绝大部分的信息是通过口头传递的。
口头沟通方式灵活多样，既可以是两人间的娓娓深谈，也可以是群体中的雄辩舌战；既可以是正式的磋商，也可以是非正式的聊天；既可以是有备而来，也可以是即兴发挥。
口头沟通是所有沟通形式中最直接的方式。
它的优点是快速传递和即时反馈。
在这种方式下，信息可以在最短时间内被传递，并在最短时间内得到对方回复。
如果接收者对信息有疑问，迅速的反馈可使发送者及时检查其中不够明确的地方并进行改正。
此外，上级同下属会晤可使下属感到被尊重、受重视。
显而易见，非正式沟通可以极大地帮助人们了解问题。
口头沟通也有其不足。
信息在从发送者到接收者的一段段接力式的传送过程中，存在着巨大的失真的可能性。
每个人都以自己的偏好增删信息，以自己的方式诠释信息，当信息经长途跋涉到达终点时，其内容往往与最初的涵义存在重大偏差。
如果组织中的重要决策通过口头方式，沿着权力等级链上下传递，则信息失真可能性相当大。
此外，这种沟通方式并不是总能省时，正如那些参加了毫无结果、甚至也不需要结果的会议的主管所了解的那样，按照时间与费用而论，这些会议代价很大。
因此，在信息量大、传递环节多的情况下，口头沟通要慎用二、书面沟通书面记录具有有形展示、长期保存、法律防护依据等优点。
一般情况下，发送者与接收者双方都拥有沟通记录，沟通的信息可以长期保存下去。
如果对信息的内容有疑问，过后的查询是完全可能的。
对于复杂或长期的沟通来说，这尤为重要。
一个新产品的市场推广计划可能需要好几个月的大量工作，以书面的方式记录下来，可以使计划的构思者在整个计划的实施过程中有一个依据。
把东西写出来，可以促使人们对自己要表达的东西更加认真地思考。
因此，书面沟通显得更加周密，逻辑性强，条理清楚。
书面语言在正式发表之前能够反复修改，直至作者满意。
作者所欲表达的信息能被充分、完整地表达出来，减少了情绪、他人观点等因素对信息传达的影响。
书面沟通的内容易于复制、传播，这对于大规模传播来说，是一个十分重要的条件。
沟通管理制度(沟通方制度)
一、沟通概述
在工作和研究中，沟通是必不可少的，有效沟通可以提高工作效率，促进工作顺利进行。
为此，制定了沟通管理制度。
二、沟通方式
1.口头沟通
口头沟通是最常见的沟通方式，适用于简单明了的交流和确认事项。
2.书面沟通
书面沟通主要适用于重要文件、文件资料等书面形式记录的信息和文件处理的事项。
三、沟通要求
1.态度要诚恳
沟通时态度要诚恳，不掩瞒、不误导。
2.发言要简短明了
在发言时，要突出重点，简短明了。
3.语言要得体
言辞要得体，根据对象、场合、内容等因素，使用恰当的词语。
4.回应要及时
接到信息后要尽快回应。
四、沟通常见问题及解决方案
1.信息不全面
应及时与相关人员沟通，明确信息。
2.态度不认真
应向当事人发出批评，指出个人错误。
3.负责人不认真审阅
应进行谈话，并改进工作方法。
五、总结
沟通作为团队中的关键环节，应重视沟通管理制度的制定和执行。
只有有效地沟通，才能高效地完成各项工作和任务，进而实现团队的最终目标。
