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阐述书面沟通的优缺点
书面沟通是指人们通过书面方式进行交流，包括邮件、信件、短信、笔记、备忘录等。
当前，由于电子技术的发展，人们越来越倾向于使用电子手段进行书面沟通，不可避免地存在优缺点。
一、优点
1.便捷高效
书面沟通可以随时随地进行，无论是工作中还是个人生活中都非常方便，而且可以安排自己的时间。
2.文档保留
书面沟通可以形成文档留底，对于一些重要事项可以做到备忘和归档，方便日后查阅，也方便管理和跟踪项目的进展。
3.确保准确性
书面沟通可以避免口头沟通容易出现的误解和遗漏，更容易达成共识，并且可以准确地表述问题、解决问题。
4.随时沟通
书面沟通可以跨越时间和地域的限制，方便不同时区和不同国家
之间进行交流沟通。
二、缺点
1.缺乏细节沟通
书面沟通有时无法表达情感和口头沟通的细节，比如语气、表情、姿势等，容易造成误解和矛盾。
2.沟通效率不高
在沟通效率方面，与口头沟通相比，书面沟通因为需要时间和精
力去阅读和回复，导致沟通效率不高。
3.信息管理困难
书面沟通产生的信息大量积累，如何整理和管理着实需要一定的
技术和经验，否则信息管理困难。
4.容易受到干扰
现代社会信息量大、休闲场所嘈杂喧闹、网络上的信息太多，这些都容易对书面沟通造成干扰和影响。
总的来说，书面沟通适用于一些形式较为正式、流程规范、需要备案留证或需要长期跟踪的情况下，但也不能忽略书面沟通可能引发的误解和沟通效率等问题。
人们在书面沟通过程中，相应地应该选择合适的方式，增强细节沟通和交流，避免沟通障碍和冲突。
常见的沟通方式及其特点组织中常见的沟通方式有口头沟通、书面沟通、非语言沟通以及电子沟通。
1.口头沟通口头沟通就是运用口头表达的方式进行信息的传递和交流，包括面对面的争论、谈话、开会和演讲等。
其优点是：信息传递快，信息量大，接收者能感受到发送者的真挚感情，且信息发送者能马上得到反馈，能了解所传达的信息是否被正确理解，这是一种双向沟通，它使得参与沟通的双方既是发送者又是接收者。
口头沟通最大的缺点是：如无预备，不便利记录，且信息经多人传递易失真，难以核实。
2.书面沟通书面沟通就是运用书面形式进行的信息传递和交流，包括备忘录、信件、报告、计算机文件和其他书面文件。
其优点在于：具有清楚性和精确性，不简单在传递过程中被歪曲，可以永久保留，接收者可以依据自己的时间和速度具体阅读以求理解。
其缺点在于：信息反馈慢，接收者可能不能完全理解信息，而且在相同的时间内不如口头沟通传递的信息量大。
例子某日上午，公司经理给新来的助理曹小姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交经理办公室。
经理问曹小姐是否明白其任务？她说完全明白，于是就去执行。
结果到了下午规定的时间，技术部没有上交表格。
经理问曹小姐：“你向技术部怎么传达的？”曹小姐说：“完全按正确的意思传达的。
”经理又问：“为什么技术部没上交？”曹小姐说：“技术部就是没上交，不知道为什么。
”于是经理把曹小姐和技术部负责人都召集到经理办公会议室，问这个事情。
技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时间的要求。
而曹小姐说，自已的确传达了，为什么公司12个部门就技术部没听清晰？究竟是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，谁都说不清晰。
解析：在实践中，一些管理者往往习惯于电话交谈完就完事，或过分相信口头沟通的功能，结果往往耽搁事情，造成损失。
出现上述状况，既耽搁了工作，又难以说清责任。
因此，无论是企业内部部门之间相互协调、支持、沟通，还是企业和供应商、客户等外部之间相互协调、支持、沟通，都应当有书面沟通函件，这样既能保证沟通到位，也便于核实。
口头沟通与书面沟通一、口头沟通绝大部分的信息是通过口头传递的。
口头沟通方式灵活多样，既可以是两人间的娓娓深谈，也可以是群体中的雄辩舌战；既可以是正式的磋商，也可以是非正式的聊天；既可以是有备而来，也可以是即兴发挥。
口头沟通是所有沟通形式中最直接的方式。
它的优点是快速传递和即时反馈。
在这种方式下，信息可以在最短时间内被传递，并在最短时间内得到对方回复。
如果接收者对信息有疑问，迅速的反馈可使发送者及时检查其中不够明确的地方并进行改正。
此外，上级同下属会晤可使下属感到被尊重、受重视。
显而易见，非正式沟通可以极大地帮助人们了解问题。
口头沟通也有其不足。
信息在从发送者到接收者的一段段接力式的传送过程中，存在着巨大的失真的可能性。
每个人都以自己的偏好增删信息，以自己的方式诠释信息，当信息经长途跋涉到达终点时，其内容往往与最初的涵义存在重大偏差。
如果组织中的重要决策通过口头方式，沿着权力等级链上下传递，则信息失真可能性相当大。
此外，这种沟通方式并不是总能省时，正如那些参加了毫无结果、甚至也不需要结果的会议的主管所了解的那样，按照时间与费用而论，这些会议代价很大。
因此，在信息量大、传递环节多的情况下，口头沟通要慎用二、书面沟通书面记录具有有形展示、长期保存、法律防护依据等优点。
一般情况下，发送者与接收者双方都拥有沟通记录，沟通的信息可以长期保存下去。
如果对信息的内容有疑问，过后的查询是完全可能的。
对于复杂或长期的沟通来说，这尤为重要。
一个新产品的市场推广计划可能需要好几个月的大量工作，以书面的方式记录下来，可以使计划的构思者在整个计划的实施过程中有一个依据。
把东西写出来，可以促使人们对自己要表达的东西更加认真地思考。
因此，书面沟通显得更加周密，逻辑性强，条理清楚。
书面语言在正式发表之前能够反复修改，直至作者满意。
作者所欲表达的信息能被充分、完整地表达出来，减少了情绪、他人观点等因素对信息传达的影响。
书面沟通的内容易于复制、传播，这对于大规模传播来说，是一个十分重要的条件。
沟通管理制度(沟通方制度)
一、沟通概述
在工作和研究中，沟通是必不可少的，有效沟通可以提高工作效率，促进工作顺利进行。
为此，制定了沟通管理制度。
二、沟通方式
1.口头沟通
口头沟通是最常见的沟通方式，适用于简单明了的交流和确认事项。
2.书面沟通
书面沟通主要适用于重要文件、文件资料等书面形式记录的信息和文件处理的事项。
三、沟通要求
1.态度要诚恳
沟通时态度要诚恳，不掩瞒、不误导。
2.发言要简短明了
在发言时，要突出重点，简短明了。
3.语言要得体
言辞要得体，根据对象、场合、内容等因素，使用恰当的词语。
4.回应要及时
接到信息后要尽快回应。
四、沟通常见问题及解决方案
1.信息不全面
应及时与相关人员沟通，明确信息。
2.态度不认真
应向当事人发出批评，指出个人错误。
3.负责人不认真审阅
应进行谈话，并改进工作方法。
五、总结
沟通作为团队中的关键环节，应重视沟通管理制度的制定和执行。
只有有效地沟通，才能高效地完成各项工作和任务，进而实现团队的最终目标。
参考答案：1、名词解释：沟通:是人与人之间运用信息媒介，进行信息传递和反馈，以相互理解协调关系的全过程。
管理沟通:是组织内部或组织之间为达到相互理解、协调关系，实现组织目标，而进行的信息交流过程。
非正式沟通:是组织内部不根据正式层级结构，信息传递媒介和线路没有事先的正式安排，有较强的随意性和自发性的沟通类型。
通常被称为“传闻”或“小道消息”。
自我沟通：是指个人接受外部信息并在人体内部进行信息处理的活动，是在主我和客我之间进行的信息交流。
所谓人际关系是指：在人类社会生活实践活动中，作为个体的人为了满足自身生存和发展的需要，通过一定的交往媒介而与他人建立和发展起来的、以心理关系为主的一种现在的社会关系人际沟通：是两个人面对面地直接进行信息传播，或借助如信件、电报、电话等简单传播工具进行信息传播的沟通的活动，是个体与个体之间面对面地进行信息交流的行为。
情商：理解他人及与他人相处的能力。
说话：指管理人员在经营实践中，为了实现管理目标而有效地运用口头语言表情达意以实现管理目标的活动。
倾听：是指接收口头信息和非语言信息、确定其含义和对此作出反应的过程。
是指不通过口头语言和书面语言，而是通过其他的非语言沟通技巧，如声音、非语言沟通：眼神、手势、空间距离、等进行沟通。
2、简答（1）口头沟通与书面沟通的优劣各体现在哪些方面？答：口头沟通的优劣优点：直接、深入、成本低、效率高，便于使用身体语言。
是人际沟通基本方式。
缺点：易受个人情感和人际系的干扰，不易保存，商务活动中往往不具有法律效力书面沟通的优劣优点：准确、易于传递、传播范围广、可以长期保存、具有法律效力，在商务活动中，占有90%的比例。
缺点：难于处理情感沟通，不易使用身体语言。
沟通管理要注意的问题沟通是企业管理中不可或缺的一部分，良好的沟通可以促进团队合作，提高工作效率。
然而，在实际操作中，很多企业都存在沟通不畅、信息传递不及时等问题。
本文将从以下几个方面探讨沟通管理要注意的问题。
一、沟通方式1.口头沟通口头沟通是最常见的一种沟通方式，它可以在短时间内传递信息，快速解决问题。
但是，在进行口头沟通时需要注意以下几点：（1）语言清晰明了在进行口头沟通时要注意语言清晰明了，避免使用含糊不清或者模棱两可的词汇。
（2）注意语气和表情在进行口头沟通时需要注意语气和表情，避免使用过于强硬或者过于委婉的语气和表情。
（3）确认理解在进行口头沟通时需要确认对方是否已经理解了自己的意思，并且要让对方表达自己的看法和想法。
2.书面沟通书面沟通是指通过邮件、短信、微信等方式进行交流。
书面沟通可以避免由于时间和空间限制而产生的交流障碍，但是在进行书面沟通时需要注意以下几点：（1）语言规范在进行书面沟通时需要注意语言规范，避免使用口语化的词汇和表达方式。
（2）格式清晰在进行书面沟通时需要注意格式清晰，避免出现排版混乱、错别字等问题。
（3）及时回复在进行书面沟通时需要及时回复对方的信息，避免造成对方的不便和误解。
二、沟通对象1.内部沟通内部沟通是指企业内部成员之间的交流。
在进行内部沟通时需要注意以下几点：（1）尊重他人在进行内部沟通时需要尊重他人的意见和看法，避免出现冲突和矛盾。
（2）保护机密在进行内部沟通时需要保护企业机密，避免泄露企业的商业机密和核心竞争力。
（3）公开透明在进行内部沟通时需要公开透明，让员工了解企业的发展战略和经营情况。
2.外部沟通外部沟通是指企业与外界之间的交流。
在进行外部沟通时需要注意以下几点：（1）保持礼貌在进行外部沟通时需要保持礼貌，避免出现冲突和矛盾。
（2）准确表达在进行外部沟通时需要准确表达企业的意见和看法，避免造成误解和不必要的麻烦。
（3）维护形象在进行外部沟通时需要注意维护企业形象，避免给外界留下不良印象。
管理学书面沟通的缺陷书面沟通就是文字沟通，优点在于比较正确、详尽，具有权威性，而且容易永久保存。
一般而言，文字沟通在时间、费用方面，都较为经济。
适用于下列各种情况。
1.受讯人多，而且愿意花费时间阅读和了解。
2.受讯人分散，不可能集中口头沟通。
3.受讯人需要较长时间，以便充分研究讯息的内容。
4.受讯人需要保留书面的记录，以利查询或当作凭据。
5.受讯人需要按照一些程序去作业，最好有书面的说明，可以按部就班，随时查阅。
6.受讯人听力有障碍，不善于口头沟通，或者特别喜欢书面沟通。
然而，书面沟通也容易造成下列缺失，必须小心预防。
1.收受者无心阅读，顺手放在桌上或抽屉里，根本不去管它。
问起时则以没有收到，或者还没有看为理由，来推卸责任。
2.不想看的文件，看完可以装成没有看到。
3.不想配合的文件，可以装成看不懂或者看错了，做出自己想做的动作，却具有相当的理由。
4.可以用书面来拒绝，比口头拒绝容易得多。
若干说不出口的东西，比较容易以书面来表达。
我们在面对面的口头沟通时，经常发现听者对于数字和事实，往往有听不清楚或事后记不清楚，甚至于忘记的情况，所以利用书面资料，来作为口头沟通的补充资料，也是一种常用的方式。
文字沟通最大的障碍，是受讯者不想看、看不懂，或者不予重视。
为了使受讯者想看，必须提高他的阅读兴趣，因此除建立书面讯息的公信力之外，尚需注意下述八点。
1.简明的主旨，引人注意的字句。
2.尽量口语化，亲切、活泼，而且清楚、明白。
3.避免令人不悦的措辞，以免引起不良的情绪反应。
4.事先模拟阅读者可能产生的疑惑，适当地在书面中给予解答。
5.依照书面沟通的内容切实执行，增强书面文件的可信度与公信力，使大家自动想看，而又给予相当的重视。
6.必要时指定询问或联系的电话或人员，以利查询。
7.可以明确指明受讯人，然后以电话追踪其是否收到，有无任何困难或意见，使受讯人无从推脱。
8.在文件的形式、内容方面，力求趣味化，也可以配合彩色的变化，以吸引受讯人的注意，并增加其阅读兴趣。
