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公文写作中的语言得体和措辞得当公文写作是一种特殊的文体，它要求语言得体，措辞得当。
只有确保语言的准确性和符合规范，才能使公文更具权威性和可读性。
在本文中，我将介绍一些公文写作中的语言得体和措辞得当的要点。
一、注意正式语气和客观性在公文写作中，应使用正式的语言风格，避免使用口语化的词汇和俚语。
公文应该在客观中立的基础上表达事实，避免使用主观情感色彩浓厚的词语。
另外，在描述具体情况时，应使用准确的数据和事实，以增加公文的可信度。
二、遵循行文逻辑和结构清晰公文的行文逻辑应清晰，结构合理。
应按照事实依次叙述，确保内容之间的逻辑流畅和条理清晰。
另外，在写公文时，要注意选择恰当的连接词和过渡词，以将段落与段落之间、句与句之间的逻辑关系连接起来，使文意更加连贯。
三、运用专业术语和行业规范公文涉及到各种专业领域，因此应根据不同的行业特点使用相应的专业术语和行业规范。
使用准确的专业术语能够准确传达信息，并让读者更容易理解公文的内容。
同时，也要遵守相关的行业规范和标准，确保公文的准确性和规范性。
四、注意措辞得当和用词精准在公文写作中，措辞得当尤为重要。
要避免使用含糊不清的措辞，尽可能使用具体明确的词汇。
例如，可以用“完成”代替“做好”、“开展”代替“进行”。
此外，要注意用词的精准性，避免使用形容词、副词等词汇的滥用，以免产生歧义或造成误解。
五、倡导简练明了和避免信息冗余公文的措辞应该简练明了，避免冗长和啰嗦的表达方式。
要遵循“言简意赅”的原则，用最少的词汇传达最多的信息。
此外，还应避免信息的重复和冗余，尽量删除无关紧要的内容，使公文更加精练和易读。
六、审慎使用婉转语气和虚词在公文写作中，需要审慎使用婉转语气和虚词。
如果需要委婉表达意见或建议，可以使用适当婉转的措辞。
但要注意不要使用过多的婉转语气，以免给读者造成困惑。
另外，要避免使用虚词和空泛的措辞，要力求准确明确地表达意思。
总结起来，公文写作中的语言得体和措辞得当是确保公文质量的重要方面。
公文语言运用的得体要求
以下是十条关于“公文语言运用的得体要求”：
1. 要准确恰当呀，就像射箭要正中靶心一样。
比如在描述事情时，不能含糊其辞，要精准表达。
2. 得简洁明了呢，别像裹脚布一样又长又啰嗦。
像“速速前来”就比“请以比较快的速度到这里来”简洁多啦。
3. 注意规范严谨呀，可不能随随便便。
例如一些专业术语的使用，不能自己创造。
4. 语言要庄重严肃哦，不能嘻嘻哈哈的。
在正式公文中就不能用太俏皮的话。
5. 要符合文体特点嘛，写通知就不能像写散文。
比如通知就得把要求讲清楚。
6. 表达要通顺流畅啊，别疙疙瘩瘩的。
就像开车要一路顺畅，不能老是卡顿。
7. 避免歧义好不好，不然会让人误解的。
像“这个苹果不大好吃”，到底是好吃还是不好吃呢？
8. 用词要贴切合适呀，就像钥匙配锁一样。
不能张冠李戴。
9. 语气要恰当适度呀，不能太生硬或太软弱。
该强硬时就得强硬。
10. 得注意受众感受哇，要考虑对方能不能接受。
比如对群众说话，
就得通俗易懂些。
总之，公文语言运用得体非常重要，它关系到信息能否准确传达，工作能否顺利开展。
我们可得重视起来呀！。
公文写作中的语法规范和标准用词在公文写作中，语法规范和标准用词的重要性不可低估。
准确的语法和专业的用词可以确保公文的准确性和正式性，增强读者对公文内容的信任感。
在本文中，我们将讨论公文写作中的语法规范和标准用词，以帮助您提升公文写作能力。
一、语法规范1.主谓一致：在公文写作中，主语与谓语动词的数应保持一致。
例如，如果主语是单数，谓语动词也应为单数。
这可以通过仔细检查主谓在人称和数量上的匹配来实现。
范例：公司每年提供员工培训。
✔️公司每年提供员工培训们。
❌2.时态一致：公文中应使用统一的时态，以保持文章连贯。
一般而言，公务文书中多用现在时态和过去时态。
范例：我们计划在明年举办一个会议。
✔️我们计划在明年举办了一个会议。
❌3.措辞准确：公文中的措辞应准确无误，以确保信息的传达清晰明确。
使用专业术语和正式语言可以增加公文的专业性和权威性。
范例：请您查阅附件中的报告，并将您的反馈意见提交给我们。
✔️请您查阅附件中的文件，并将您的反馈意见提交给我们。
❌二、标准用词1.正式用语：公文写作应使用正式的用语，以展示专业性和权威性。
避免使用非正式或口语化的词汇，以免给读者留下不专业的印象。
范例：致谢您对本项目的支持。
✔️感谢您对本项目的支持。
❌2.避免繁复和流水账式表达：公文应力求简洁明了，避免繁复的句子结构和流水账式的表达方式。
可以通过删除多余的修饰语和简化句子结构来实现。
范例：我们计划在明天召开一个会议，会议的目的是讨论下一步的工作安排以及解决当前项目遇到的问题。
✔️我们计划明天召开一个会议讨论下一步的工作安排和解决当前项目的问题。
✔️3.使用正式称谓：在公文中，应使用正式的称谓来称呼相关人员或组织，并避免使用亲昵或不专业的称呼。
范例：尊敬的客户，我们诚挚地邀请您参加本次会议。
✔️亲爱的客户，我们邀请您参加本次会议。
❌总结：公文写作中的语法规范和标准用词是确保公文准确性和正式性的关键。
我们在本文中探讨了语法规范和标准用词的重要性，并提供了一些示例，以帮助您在公文写作中遵循这些规范。
作者在列举大量事例的基础上，适时地加入了自己的见解和看法，如“航空科学的每一次突破，都以试飞员技术突破为基础，只有不断创新才能达到更高的科学境界”、“在李中华看来，试飞员遇险不足为奇，平安无事才不可思议，和危险抗争、搏斗，直至战胜它，是试飞员的使命，更是试飞员的光荣”等等，言简意赅，却起到了画龙点晴的作用，成为了文章的亮点。
二要有细节做血肉。
对典型事迹了解表面化，写出的东西必然一般化。
典型材料要做到有声有色、有血有肉，就必须在细节上下功夫。
细节出思想，细节出经验，细节出质量，细节出感情，“相似”的事迹，只有在细节上体现出不同的时间、情景、场合、外貌、动作、心态等等，才能真实地写出富有个性的典型材料。
如作者在叙述李中华在俄罗斯留学时的事迹时，并没有像多数人那样，去表现他挑灯夜战的常见镜头，而是使用了“三次赴俄罗斯深造，却至今也说不出《莫斯科郊外的晚上》那风儿轻唱的花园是什么样”、“回国时，李中华没有带回一件洋货，却带回了３０多公斤宝贵的试飞资料”等独特的细节来表现李中华的学习刻苦程度，在情感上、内涵上具有了非同一般的力度。
三要有感情做容颜。
作者在叙述李中华事迹时，每篇都在开头显著位置加入了诸如“他既有精湛娴熟的飞行技术，又有广博厚实的航空工程理论基础”、“李中华，具有钢缆般坚强的神经，堪称大勇弥天的中国试飞英雄”、“儒雅内敛的他，说起飞机，总有一种奔腾不息的激情”等对李中华自然流露出的敬佩之情。
读起这种充满了作者真情实感的文章，必然使人如浴春风、爱不释手。
由此不难看出，要写好典型材料，作者不仅要在素材、结构、语言上大做文章，还必须在感情上舍得投入，对一些情节感人的事例，不仅要查得细，还要记得牢，随时可以信手拈来，娓娓道起。
试想，如果自己都不能被典型的事迹所感动，又怎么能指望写出来的东西能打动别人呢？（作者：北京空军指挥学院教师。
责任编辑：汪晓清）“礼貌原则”与“合作原则”是语用学的两个最基本的原则，是我们交流思想、传递信息时需要遵守的基本原则。
公文写作中的行文风格与语言规范公文是指由政府机关、企事业单位等机构发出的正式文件，具有行政、法律效力。
公文的撰写需要遵循特定的行文风格和语言规范，以确保信息的准确传达和专业性的展现。
本文将就公文写作中的行文风格与语言规范进行探讨。
一、行文风格1.正式严谨：公文是一种正式的文件，行文风格应严肃、正派，避免使用口语化的表达，同时在使用词语时要力求准确、精炼。
2.客观中立：公文是为了客观、全面地传达信息，应避免主观情感色彩和个人观点的插入，使用客观中立的措辞，突出事实和数据的展示。
3.简洁明了：公文的语言应简练、明了，避免冗长的句子和复杂的修辞，尽量用简洁、精准的表达方式传达信息，使读者能够迅速理解和把握主旨。
4.逻辑严密：公文的行文应具备清晰的逻辑结构，内容之间应有明确的层次和连接，以便读者能够有条理地阅读和理解文件的内容。
5.文风稳健：公文行文中应力求稳健、沉稳，避免过分夸张、浮夸的修辞，以增强公文的权威性和可信度。
二、语言规范1.用词精准：公文中使用的词语应准确无误，避免模棱两可的表达和用词不准确的情况出现。
同时，使用专业术语时要确保用法准确。
2.语句通顺：公文的语句应通顺，语法正确，避免出现拗口、累赘的句子。
长句可适当拆分为简短的句子，以增加可读性。
3.条理清晰：公文的排版应符合条理性的要求，内容之间应有明确的分段，清晰地标示出每一部分的主题，使读者能够迅速找到所需信息。
4.格式规范：公文的格式要求一般包括文件的抬头、主题、正文及落款。
在写作时应严格按照相关格式要求进行排版，以确保文件的规范和统一。
5.语气得当：公文的语气一般以谦虚、恳切的口吻为主，既要有礼貌，又要表达自信和决心。
避免使用过于生硬或矫情的语气，以免给读者带来不必要的压力或误解。
综上所述，公文写作中的行文风格和语言规范是确保公文准确传达信息和增强专业性的重要保障。
在撰写公文时，应严格遵循行文风格和语言规范的要求，以确保公文的质量和可读性，提高公文的形象和权威性。
公文写作技巧注意语言规范在现代社会中，公文是不可或缺的一部分。
无论是在政府、企业还是组织机构中，公文都扮演着重要的角色。
为了确保公文的有效传达，采用规范的语言是至关重要的。
本文将介绍一些公文写作的技巧，使您能够更好地应用语言规范。
1. 简练明了公文应该简洁明了，不要使用过多的修辞和长句。
使用简单直接的语言表达，避免使用过多的修饰词和废话。
公文中的每个句子都应该有明确的含义，能够准确传达所需信息。
2. 使用正式语气公文是正式场合的书面表达，所以应该使用正式的语气。
避免使用口语化的表达方式，如俚语、口头禅等。
句子结构也应该合乎语法规范，避免使用太多的从句和并列句。
3. 避免使用缩写词和俚语在公文中，应该尽量避免使用缩写词和俚语。
虽然这些词汇在口语交流中很常见，但在公文中使用可能会降低专业性和正式性。
如果确实需要使用缩写词，应该首先明确其含义，并在首次出现时给出完整解释。
4. 注意措辞在公文中，措辞非常重要。
应该尽量使用中性的词汇，避免使用带有主观色彩的词语。
使用客观的表达方式，准确传达所需信息，避免引起误解或争议。
5. 采用常见句式在公文写作中，常见句式可以帮助读者更好地理解文章。
避免使用复杂的句子结构，选择简单明了、常见的句式，可以提高公文的可读性。
6. 注意标点符号的使用标点符号在公文中扮演着重要的角色。
准确使用标点符号可以帮助读者更好地理解句子的意义。
避免使用过多的标点符号，需要时使用逗号、句号、问号等标点符号来区分不同的句子成分。
7. 遵守语法规则语法是语言规范的重要组成部分。
在公文写作中，应该遵守语法规则，使用正确的时态、语态和语法结构。
避免使用不规范的语法形式，以免造成误解或歧义。
8. 注意文章整体结构除了语言规范外，公文的整体结构也是关键所在。
合理的段落分布、标题的使用和结论的总结都能够更好地传达公文的要点。
确保文章结构清晰，逻辑性强，以免读者迷失在文字中。
总之，公文写作需要遵守语言规范，以确保信息的准确传达。
公文写作中的语言规范与规定公文作为一种正式文书，其内容和形式需要符合一定的规范和规定。
本文将探讨公文写作中的语言规范与规定，包括文体要求、用词规范以及排版格式等方面的内容。
一、文体要求公文需要使用正式、规范的文体，要求文字简练、明确，语气庄重、得体。
下面是一些常见的公文文体要求：1. 使用第三人称代替第一、第二人称，例如使用“本单位”代替“我们”、“你们”，这样可以增加公文的客观性和正式性。
2. 使用完整的句子和语段，避免使用口语化的缩略语或简写，确保文字表达的准确和规范。
3. 理性、客观的语气，不使用过于感情化或主观的表达。
二、用词规范公文写作中，用词的准确性、得体性和规范性都是非常重要的。
下面是一些常见的用词规范：1. 使用正式、标准的词汇和术语，避免使用俚语、口语或方言。
2. 避免使用生僻、模糊或难以理解的词汇，以保证文档的可读性。
3. 使用具体、明确的词语，避免使用含糊、模棱两可的词汇，确保信息的准确传达。
4. 注意动词的时态和人称的一致性，确保语句的逻辑和准确性。
三、排版格式公文的排版格式也需要符合一定的规范。
下面是一些常见的排版格式规定：1. 文档标题居中、加粗，字体大小适中，与正文分开。
2. 标明公文的类型和编号，例如：通知、函件等。
3. 在正文开始前，要写明发文单位、日期、收文单位等信息。
4. 段落之间要空一行，并且首行缩进，以增加可读性。
5. 公文正文一般采用宋体或仿宋体字体，字号一般为小四号。
6. 正文内容要分段，每段意义相关，行文连贯。
7. 结尾处要标明发文人的姓名和职位，并署名。
总结：公文写作中的语言规范与规定对于提高公文的质量和效果非常重要。
通过遵守文体要求、用词规范以及排版格式的要求，可以使公文表达更加准确、规范并且容易理解。
希望本文的内容能够对你有所帮助，使你在公文写作中能够更加熟练地掌握语言规范与规定。
公文写作中的文字表达规范一、引言公文写作是一种特殊的文体，要求使用规范的文字表达方式，以确保公文的准确性、权威性和通顺性。
本文将从几个方面介绍公文写作中的文字表达规范。
二、语法规范1.主谓一致：在公文中，主语与谓语之间必须保持一致，避免出现不一致的情况，以确保句子的完整性和逻辑性。
例：正确表达："领导人发表了重要讲话。
"；错误表达："领导人发表了重要讲话。
”2.单数与复数名词的正确使用：根据句子的语境和意义，正确选择名词的单数或复数形式。
例：正确表达："该公司有多个分支机构。
"；错误表达："该公司有多个分支机构们。
"3.正确使用时态：公文中要求使用一般现在时态或一般过去时态来表达事实或事件，避免使用时态混乱的表达方式。
例：正确表达："我们计划在下个月召开会议。
"；错误表达："我们计划在下个月将召开会议。
"三、词汇规范1.避免使用口语化的词汇：在公文中，应使用正式、规范的词汇，避免使用口语化的表达方式，以确保公文的严谨性和专业性。
例：口语化表达："我们真的需要解决这个问题。
"；规范表达："我们迫切需要解决这个问题。
"2.使用准确的词汇：使用准确的词汇是公文写作中至关重要的一点，避免使用模糊、不确切或具有多义的词汇。
例：不准确表达："请尽快拿到那份文件。
"；准确表达："请立即取得那份文件。
"四、句子结构规范1.简洁明了：公文写作应遵循简洁明了的原则，避免过度赘述，以确保句子的简洁性和易读性。
例：累赘表达："我们在过去的几个月里，致力于推进该项目，取得了显著的进展。
"；简洁表达："我们在过去几个月里推进了该项目，并取得了显著进展。
"2.避免过长的句子：过长的句子可能会导致句子结构混乱，理解困难。
公文写作的语言要求
1.准确性：公文写作应遵循精确、准确、简练的原则。
使用恰当的词
语和术语，确保信息准确无误地传达给读者，并避免产生歧义或误解。
2.正式性：公文写作应具有正式的语调和风格。
使用规范的语法和标
点符号，避免口语化或俚语的表达，以确保专业性和权威性。
3.简洁性：公文应尽量简洁明了，避免冗长和啰嗦的表达。
使用简短、有力的句子和段落，将信息以简洁、清晰的方式传达给读者，减少阅读的
困难。
4.客观性：公文应以客观的态度写作，避免个人情感和主观判断的介入。
使用客观的事实、数据和证据来支持论点，并避免使用过于主观或带
有个人偏见的表达。
5.正规性：公文的语言应符合规范和规定的格式要求。
遵循正式的写
作结构，如标题、开头、主体和结尾，并使用适当的格式来标明文件的名称、日期、编号等信息。
6.一致性：公文的语言应保持一致性，避免使用模棱两可或矛盾的表达。
使用一致的术语和格式，以确保公文的一致性和专业性。
7.礼貌性：公文应使用礼貌和尊重的语言，避免使用冒犯或侮辱性的
表达。
使用适当的称呼和敬语，以显示对读者的尊重和礼貌。
8.清晰性：公文的语言应清晰易懂，避免使用晦涩难懂的词语和句式。
采用简明扼要的表达，避免使用复杂的词汇和句子结构，确保读者能够准
确理解公文的内容。
总之，公文写作的语言要求准确、正式、简洁、客观、正规、一致、礼貌和清晰。
这些要求有助于确保公文的专业性和有效性，使信息能够准确地传达给读者。
公文写作要求之注意用词的恰当性公文作为一种正式的书面文件，其语言要求严谨、准确。
正确使用恰当的词语不仅能够表达作者的意思，还能提高公文的质量和专业性。
本文将就公文写作中注意用词的恰当性进行探讨。
一、遵守规范用词的原则公文写作中，应遵守规范用词的原则，即使用准确、标准的词汇和短语。
首先，应尽量避免使用口语化、俚语以及地方方言等不正规的词汇。
其次，要注意使用通用的标准词汇，不随意使用缩写、简化词语，避免造成误解和歧义。
此外，应注意使用正式的称谓和职称，如称呼领导应使用正式的谓词“尊敬的”，称呼同事则应使用“同事”等合适的称谓。
二、避免使用口语和生僻词汇在公文写作中，应避免使用过于口语化的词汇，如“嗯”、“哦”等词语。
这些词汇在公文中显得不够正式，会降低文章的专业性。
同时，也要注意避免使用生僻的词汇，以免读者无法理解。
公文的目标是为了传达信息，因此使用简洁明了、普通人都能理解的词汇更为合适。
三、正确使用词法和语法规则在公文写作中，正确使用词法和语法规则至关重要。
首先，应遵循词类和搭配的准则，确保所用词汇符合其语法特点。
其次，要注意使用正确的时态、词形和语态，以保持文章的一致性和逻辑性。
此外，应避免使用过度复杂的句子结构，以免给读者造成困扰。
四、注意正式性和客观性在公文写作中，要注重使用正式、客观的词语，避免主观、情绪化的表达。
用词要力求准确，不添加冗长的修饰词和形容词。
同时，要注意不要使用太多的感叹句、疑问句等感情色彩较重的句式，保持公文的严谨性和客观性。
五、注意专业术语的使用根据不同的公文类型和内容，需要根据专业性的要求使用相应的专业术语。
在使用专业术语时，要确保其准确性，并正确解释其含义，以方便读者理解。
同时，要避免滥用和过度使用专业术语，以免给读者带来困扰。
总结起来，公文写作要求注意用词的恰当性，是提高公文质量的重要方面。
通过遵守规范用词的原则、避免使用口语和生僻词汇、正确使用词法和语法规则、注重正式性和客观性、注意专业术语的使用等方法，可以使公文更加准确、专业、易于理解。
公文中的语用原则体现“礼貌原则”与“合作原则”是语用学的两个最基本的原则，是我们交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则。
公文是传达政令、沟通信息、推动公务活动开展的重要工具，为了准确地传达政令，有效地沟通信息，公文的撰写就需要遵循特定的语用原则。
本文试图从行政公文语篇的生成角度入手，探讨其中“礼貌原则”与“合作原则”的运用。
首先请看下面一份商洽函：**日报社关于青年记者业务进修的函**大学教务处负责同志：您好！现有一事，烦请你校给予解决。
你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国。
因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现。
现根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求，我社为了提高青年记者的业务能力，我们克服暂时困难，决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间从XX年2月1日开始，到XX年1月31日结束。
有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。
如你校能同意，不仅是对新闻事业的大力支持，也是对我社工作的鼎力相助。
对此，我们将不胜感激。
希尽快函告我们。
此致敬礼！**日报社人事处二○○五年十月二十日这份商洽函的内容虽然明白，但在语言运用上存在很大问题，违背了礼貌原则和合作原则，影响了商洽函的效用，具体分析详见下文。
一、礼貌原则礼貌原则是语用学所研究的内容之一。
礼貌体现出人们对他人“面子”的意识，在语用学中，“面子”被称其为自身的公众形象。
莱可夫(Lakoff)主要从“面子”维护观来对其进行了深入的探讨。
她描述了以下两种不同的说话人可以遵守的礼貌原则：1. 不要强求于人。
它一般适合于交际双方权利和地位不均等的场合。
遵守这一原则的说话人会尽量避免使听话人去做不情愿做的事情，要么采用征求对方意见或者表示道歉的形式，要么改变自己的表达方式，运用恰当的语气。
例如上文的商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”，“决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年”，“希尽快函告我们”中的“解决”、“决定”、“尽快”等词语都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。
再如“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”、“通知”、“决议”、“决定”、“会议纪要”等指令周知性公文中，运用较多。
尽管出现的形式不同，但多是作为虚词使用，表示希望、提醒、命令或要求人们去做某件事，采取某项行动。
但是，在报告、请示等上行文文种中，一般不宜随便用“要”字。
在一篇公文中有这样一段话：当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客“冷、顶、撞、推”，甚至打骂顾客的不良倾向。
要继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训……要积极推进零售商业、服务业的改革……要建立包括经济效益和服务质量在内的考核制度……要对文明商店、文明个人，除给予荣誉，进行表彰……要进一步发展集体、个体商业网点……要努力改善服务设施……要积极发挥顾客和当地群众的监督作用……同时，要采取积极的态度……这段话看起来像是“指示”，是上级向下级布置工作，提出要求。
而实际上是下级向上级和一些兄弟单位作汇报。
造成这种不得体的原因关键在于一系列“要”字用得不切合身份，让人感觉是一种必须、应该、一定等命令式的语气。
香港政府布政司公务员训练处编印的《公文的修辞技巧》中指出:“我们要因应文体需要、读者身份及撰文目的来选择恰当的语气。
一般来说，告示、警告或条例性文字的语气较肃穆。
但在日常公文中，我们宜采用较温和的语气，顾及读者的感受。
因此语气不宜过分强硬，措词也不宜激烈。
”温和的语气和顾及读者的感受准则决定着香港特区政府常用中文公文语用中同一手段选择的标准，亦使之显示出不同于一般中文公文语用要求的独特的语言风格。
这正是礼貌原则在香港特区政府常用中文公文中的生动体现。
还有，诸如请示性的公文，结尾处的“是否可行，请批示”、“妥否，请批示”等语句，发文主体所希望的是批“妥”而不是批“否”，批“是”而不是批“否”。
后面的“否”只是一种虚念，前面才是实意，是行文的目的所在。
这种句式不仅仅是公文的一种程式语，使文字显得精练，更重要的是它尊重了阅文者，没有强迫命令的语气。
2. 给对方留有余地。
它一般适合于交际双方权利和地位均等的场合，交际双方的社交关系不是那么密切。
一般而言，如果说话者希望劝说听话人做某事，当他说话时会采取一些方式以便于给听话人留下考虑的时间，到底是接受还是拒绝，同时也给自己留下回旋的余地。
在函件中常常使用一些表示宽容谅解、测度假设之词，其目的就在于尊重对方，给对方留有余地。
例如一封催款函件：贵方于200×年×月×日订购**节能灯管60箱，货款金额合计1.5万元，发票号为** ** ×。
想是贵公司交易繁忙，致生延误，故致函提醒，敬请执行结算为荷。
作为处理公共事务的公文，表述应该清楚明白，但现实情况是复杂的，因而对一些问题的阐述应掌握分寸，留有一定的余地，以便具体审批或执行的单位部门能够按照公文提出的原则或精神，结合各单位的具体情况，灵活处理各种各样的实际问题，避免出现一刀切的情况。
要做到这一点，常借助模糊词语。
我们看下面一段例文：对于企业管理混乱、产品质量长期低劣、用户意见很大的企业，应限期改进，必要时停产整顿，并根据不同情况，酌情减发领导干部的工资，停发职工奖金，直到产品达到合格为止。
例文中“限期”、“必要时”、“酌情”等模糊词语的恰当运用，使公文内容既有原则性，又有灵活性，给收文单位执行文件留有一定余地。
二、合作原则在所有的语言交际活动中为了达到特定的目标，说话人和听话人之间存在着一种默契，一种双方都应遵守的原则。
这条原则及其四条准则(量的准则、质的准则、关系准则、方式准则)首先被美国哲学家格莱斯(Grice)提出，他认为“我们的交谈通常不是由一串不相关的话语组成的，否则就会不合情理。
它们通常是合作举动，至少有一个彼此都接受的方向。
”换句话说，我们好像遵循了这样的原则:“使你所说的话，在其所发生的阶段，符合你所参与的交谈的公认目标和方向。
”(Grice,H.P.1975:Logic and conversation)这个原则叫合作原则。
1. 量的准则量的准则，要求表达者提供的信息量正好满足当前交谈的需要，所说的话不要多于需要的信息。
公文语言表达中，信息量要充足、适当，同时排除冗余信息。
应观点明确，中心突出，简明扼要。
请看一则国际商务发盘信函：兹发盘中国松香ww级铁桶装1000公吨，7/8月装船，每公吨550英镑，CFR伦敦净价，付款条件是不可撤销即期信用证。
上述发盘10日复到有效。
这则商务信函可谓简洁明了，精确达意，商品品名、规格、包装、数量、装运期、价格、支付方式及付款期限等信息缺一不可，在文字安排上真正做到了“益一字则文赘，损一字则意阙”。
公文语言表达要排除冗余信息，开门见山，不枝不蔓，否则会影响主题的表达。
例文商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”画蛇添足，纯属多余；“你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国”恭维吹捧，偏离主题；“因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现”交代过去，言不对题；“根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求”，“我们克服暂时困难”叙述报社内部事情，于对方毫无关系。
这些语句表达的信息都是多余的，赘余的信息岔开了商洽的主题，模糊了商洽的问题，影响了函件的效用。
这份商洽函仅需几十个字就能够规范得体，简洁明了地讲清问题：我社为了提高青年记者的业务能力，拟选派12名青年记者到贵校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间约为XX 年2月至XX年1月。
进修期间的各种费用均按贵校规定缴纳。
如蒙同意，我社即派人赴贵校洽谈有关事宜。
期盼得到贵校的大力支持。
请研究函复。
当然，信息量不足，也影响主题的表达。
例如：有一篇请示《**市税务局关于扩建资金的请示》，用了一大段文字解释急需扩建的原因，又用了一段文字解释目前解决扩建资金的难度，而对申请拨款和具体的拨款数目却只字不提，请示最核心的内容——“请示的事项”写得不够具体详细，不能让人明白。
所以这篇公文是失败的。
2. 质的准则质的准则，要求表达者说的话要力求真实。
尤其是不要说自知是虚假的话，不要说缺乏足够证据的话。
在公文语言表达中，运用“质的准则”，就是力求真实准确，摒弃虚假模糊，保证事实材料的真实性和语言表达的准确性。
材料真实是公文的生命，唯有真实才能使受文机关了解真实情况，掌握真实信息。
早在太平天国《戒浮文巧言谕》一文中就提出，公文应“实叙其事，从某年月日以来，以何地何人证据，一一叙明，语语确凿，不得一词妖艳，毋庸半字虚浮”。
《国家行政机关公文处理办法》也明确规定拟定公文要“情况确实，观点明确”。
公文表达用词要准确，少用模糊性语言，比如《××局关于购买小轿车问题的批复》：“……目前我局财政非常紧张。
关于你公司购买小轿车的问题，你们酌情办理，实在急需就买一辆，不很急需就缓一缓。
”这里除了公文语言运用不得体外，就是用词模糊，怎么“酌情”办理，批复意见不鲜明，不便于执行。
3. 关系准则公文语言运用遵守关系准则主要体现在遣词造句和谋篇布局方面，语言组织、结构安排都要与内容表达相关联。
公文语言表达要按照不同的文种类型，结合表达的目的和要求，紧紧围绕公文的内容组织语言，并且表达的话语要互相关联。
比如协议书：“双方于×年×月×日至×日在×市经过友好协商，在平等互利的原则下，就合作投资创办出租汽车公司事宜，达成如下协议：……”以下达成协议的几条，如公司定名、性质、董事会成员、利润分配、共同遵循的法律法规等各项条款，都与创办出租汽车公司这个协议的主要目的密切相关，缺一不可，所提供的信息既适量又相关。
一篇优秀的公文，其语言表达与主题的关联性越大，阅读者需要做的推理就越少，就越容易理解；反之，关联性越小，阅读者需要做的推理就越多，就越不容易理解，这样就影响公文执行的效率，公文也就失去了效力。
另外，公文语篇内容板块的安排也要求具有内在的逻辑相关性，语篇内容组织编排具有连贯性，信息板块之间是有机衔接的。
行政公文语篇的结构方式在长期运用发展中，逐渐形成了相对固定的体式，按“阐明发文目的、缘由、依据——展开具体事项——尾语”三段式完成信息组接。
4. 方式准则方式准则要求表达者清楚明白地说出要说的话，要简练有序，避免晦涩歧义。
正如叶圣陶先生所说的：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。
”公文要尽可能写得简而得要，这也正是消极修辞的具体体现，公文语言要求做到意义明确，伦次通顺，词句平匀，安排稳密。
