工程监理资料管理标准化指南

建设工程监理资料 编制与管理

工程资料管理的重要性

 建设工程文件（工程资料）是建设过程中各参与方工作的记录。

 建设工程文件（工程资料）是建设工程进行竣工验收的必备条件。

 建设工程文件（工程资料）是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建的重要依据。

 建设工程文件（工程资料）是处理合同争议和判别质量责任的重要依据。

建设工程文件（工程资料）的组成

 建设工程文件（工程资料）的概念:

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收统称为建设工程文件。

 监理文件（监理资料）的概念:

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件称为监理文件（监理资料） 。

建设工程档案的概念

 在工程建设过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录称为建设工程档案。

建设工程文件管理的基本要求

 各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入到工程建设管理的各个环节和有关人员的指责范围。

 工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程合同、设计文件等规定。

 工程资料应实行分级管理，由单位技术负责人负责工程资料的管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位证书。

建设工程文件管理的基本要求

 工程资料应随工程进度同步收集、整理，并按规定移交和归档。

 勘察、设计、施工单位在收集工程资料并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理部门的要求，对工程档案的完整、准确、系统情况和案卷的质量进行审查。

 工程各参建单位应确保各自资料的真实、有效、完整和齐全，对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。

施工阶段监理资料的管理

一、施工阶段监理资料管理的依据

二、监理资料的主要内容及编写要求

监理资料管理指南

监理部文件应完整、准确、系统地反映工程监理活动的全过程。

一、监理资料分类及规定

1、监理资料分类

监理部文件按不同载体分为“纸质文件”和“电子文件”。纸质文件应有序分类、系统、完整，根据来源、用途、性质不同严格按公司下发的“交（竣）工监理资料管理规定”执行。

2、监理记录填写要求

监理记录主要指监理日志、巡视记录、旁站记录，填写格式按附录及说明。（格式来源于《公路工程施工监理规范》）

（1）监理日志：由总监办（驻地办）每合同段制定一名监理工程师详细对当天进行的施工及监理活动进行记录；

（2）巡视记录：专业监理工程师、驻地监理工程师（总监）对当天巡视过程中发现的问题、如何解决等如实记录；

（3）旁站记录：按《公路施工监理规范》附录A的要求，由旁站监理人员（记录监理日志外的现场监理）对试验工程、重要隐蔽工程、关键工序和部位等进行现场旁站并作好记录。

（4）监理日志和巡视记录中有待解决的问题，在后期的相关记录中应闭合处理结果。

（5）项目总监（驻地监理工程师）应定期对所在项目人员的监理日志和巡视记录进行检查，若有记录内容不合规定的，总监（驻地监理工程师）应对相关人员指导，并改正检查。 3、监理资料归档管理

（1）档案盒脊背须统一字体、字号及长度，打印粘贴。

（2）对所有外来文件，均需粘贴“传阅单”并存档。“ 传阅单”上应有总监（驻地监理工程师）对来文的处理意见、监理人员签名的传阅记录或意见。

（3）办公室须建立收文、发文台帐，台帐须反映文件名称、来（发）文单位、存底档案盒、档案盒中流水编号、存底时间等信息。

（4）对承包人上报的文件，监理工程师应根据具体情况，在规定时间内及时审查回复。

（5）对向承包人发出的指令，须有承包人完整的回复，回复中应有附件资料详细说明整改情况，回复应由专监和总监（驻地监理工程师）签署意见。

二、附件：常用表格填写说明

1、监理日志

2、旁站记录

3、巡视记录

建设标准化资料管理项目监理部

——谈项目监理部的资料管理

监理资料管理是监理部的一项重要工作。监理资料是工程建设中纪实资料，是解决参加工程建设的业主，勘察，设计施工等各单位之间产生纠纷的重要依据，也是确定工程质量，合格支付工程款的重要资料，编制好监理资料也是监理自我保护，赢得业主信任的必然需要。监理资料反映监理工作的过程，记录监理人员的成绩，更是界定责任的重要依据。因此监理部要确定专人负责收发文登记，做好资料收集，整理归档工作，对工程项目资料严格按照建设行政主管部门的要求和《建筑工程监理规范》GB/T50319-2013的规定整理归档。保证工程安全、质量、进度、投资方面的资料要与工程实际同步，做到资料齐全、完善并具有可追溯性；同时对监理日志、监理例会纪要、旁站记录、监理月报等资料，要真实记录监理工作情况，定期向业主和公司反映监理工作，总结经验教训，扬长避短，不断提高。

下面从不同施工阶段对项目监理部应收集的资料及管理要求进行简要阐述：

一、 施工准备阶段：

1. 总监的企业法定代表人授权书、总监的工程质量终身责任承诺书，当总监有变更时应填写总监质量终身责任信息变更表。以上文件至少一式四份，项目监理部保存一份，其余建设单位、质监站、城市建设档案管各一份。（表式见附件一）

2. 公司对项目监理部的任命及公章启用文件、公司最新资质文件（含营业执照、资质证、组织机构代码证、税务登记证等复印件）、项目监理部监理人员派遣单及资格证书（注意总监、专业监理任职范围及条件）。以上文件至少一式两份，项目监理部保存一份，建设单位一份。

3. 项目监理部人员质量、安全分工及职责。

4. 总监签发的见证取样送检见证人授权书。（表式见附件二）

5. 建设工程监理合同、建设工程监理廉政合同。

6. 项目监理规划、监理细则（根据质监站要求考虑单独编制安全监理实施细则、工程质量通病防治监理实施细则、扬尘治理监理实施细则、旁站监理实施方案、监理见证取样送检工作计划）。以上文件至少一式四份，项目监理部保存一份，其余建设单位、城市建设档案管各一份，监理细则抄送施工单位一份。

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专业资料 项目监理资料分类编制与管理

为加强公司技术管理，完善公司资料管理制度，规范项目监理部监理资料的收集、整理、归档工作，达到公司标准化建设的目标。按照《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程监理规范》和有关规定，工程管理部将结合当地建筑市场特点制定监理资料标准化模板，请各项目监理部遵照实施。

一、监理资料的管理职责和要求

1、监理资料的编制与归档管理是一项重要工作，应由总监（或总监代表）负责，并在组建项目监理部初始、总监理工程师指定专人具体实施。

2、监理资料应在工程监理实施过程中，按照监理资料计划的编制内容，分专业、按工序和工程部位进行编制。

3、编制完成的监理资料应在各阶段监理工作结束后，由资料员收集整理，总监理工程师进行审查合格后，方可办理监理资料的移交和归档工作。

4、监理资料管理要求做到：编制详细、整理及时、内容真实、手续齐全、编目有序。

5、监理工程师对各类报审资料应认真审核，对手续不完整、签字盖章不齐全，内容不详实，有漏项或有涂改等不符合档案管理规定的报审、验资料，应拒绝接受，待整改达到要求后，方可办理接受签证，并及时交资料管理人员整理归档。

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专业资料

二、监理资料的分类和基本内容：

（一） 开工前建设单位工程建设程序文件 ( 1#档案盒，内附卷页目录 )

1 建设工程规划许可证

2 建设工程施工许可证

3 施工图审查报告

4 建筑工程质量、安全监督证书 （或交底文件）

5、 节能备案书、消防审查意见书、规划放线等主管部门文件

6 施工单位建筑工程一切险保单

6 其他工程建设的有关批文

（二） 开工前监理单位工程建设程序文件 ( 2#档案盒，内附卷页目录 )