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档案整理方法 ppt课件

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文书档案整理(ppt42张)

文书档案整理(ppt42张)

⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
归档章式样
5.编号




编号的项目 《规则》规定归档文件的编号项目包括：全宗号、年 度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号。 也就是归档章上的内容。 全宗号 档案馆给予的一组数码。 年度 指归档文件的形成年度。填写时，应采用公 元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不得简写。 保管期限 按照现行的国家档案局《关于机关档案 保管期限的规定》分为永久、30年、10年三种。 行政村为永久、定期。
件号：指室编件号。 责任者：制发文件单位全称或规范简称（有的采用文件签发人，是 错误的） 文号：文件字号。 题名：文件名称。题名过于笼统或无文件 的，要重新拟写。 日期：即文件形成时间。填写时，以8位阿拉伯数字标注年、月、 日，即前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月、日是1 位数的，在数字前补0。如2004年5月29日标注为20040529。 页数：即一件归档文件的总页数。 备注：说明缺页、密级等必须说明的问题。
.排列

①排列的原则事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里 的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一 件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧 密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相 关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以 进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间 的有机联系，方便检索利用。
归档文件目录式样
归档文件目录封面

文书档案整理方法步骤ppt课件

文书档案整理方法步骤ppt课件

2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对
集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的
先后顺序排列。
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37
第六步 编号（编页）
盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或 空白处盖规范的归档章并填写相关 内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。
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38
1、编号：根据文件的排列顺 序给文件编制“室编件号”即： 从“1”开始编制流水号。
办公室
永久
38
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7
直角装订法
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8
7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打 印
归档文件目录
序号
档号
文号 责任者
题名
日期 密级 页数 备注
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9
二、云南省档案局文书档案 整理新思路
文书档案统一分为四大类： 发文件、办文件、批示件和其 他，且保管期限均为永久。
※（2）年度—期限法
2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）；
2002年：永久+30年+10年；
2003年：永久+30年+10年；
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53
……
1、收集
归 2、鉴定
档
文 件
3、装 订
整
理
步 4、分类
骤
5、排列
齐全完整：平时收 集、年终收集、帐 外文件收集
电报、有编号的简报、信息等）形
成的材料。其正本文件+发文审批单
+文稿+附件（如：拟办意见、依据
材料、背景材料、有关材料等）为

档案的整理与保管基本培训PPT课件

档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。

档案管理课件 七档案整理(第2、3节)

档案管理课件 七档案整理(第2、3节)
立档单位非根本性变化是指立档单位名称的 变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的 改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩 大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均 未引起立档单位实体独立性的改变，因此不 会导致全宗的变化。
四、全宗
（3）临时机构和派出机构档案的全宗归属 具有社会独立性的临时机构，其档案是否构 成独立全宗，应作具体分析。如临时机构存 在时间短，职能性质不重要，档案数量不多， 则可以不构成独立全宗而作为上级主管单位 全宗的一部分；如临时机构存在时间较长， 职责较重要，档案数量较多，则可以构成独 立全宗。
三、档案整理应注意的问题
（一）全面认识文件材料之间的有机联系。文件材料之间的
有机联系是相互交叉的，要分清主次。应根据单位的特点 和档案的数量、成分，协调好档案来源、时间、内容、形
式之间的主次关系和取舍关系。
（二）处理好档案整理工作与档案管理其他工作环节之间的 关系。便于保管和利用是档案整理工作，也是整个档案管 理工作的目的。必须加强档案整理工作与档案管理其他工 作的联系与配合，才能全面实现便于保管和利用的最终目 标。

分不同价值，便于保管和利用。
二、档案整理工作的原则
（一）整理档案必须遵循文件的形成规律 根据形成文件的内容特点和规律整理，才能 对档案进行恰当的分类与合理的组织；依据 形成文件的形式特点与规律整理，才能正确 的处理档案材料的特殊问题，在整理工作中 将文件材料内容和形式上的特点与规律有机 结合，才能使档案的分类、组合工作有效地 进行。
4.形式联系。指文件在载体、记录表达方式、文种等方 面的异同关系。 保持文件形式方面的联系 ，能把相同 载体、记录表达方式、文种的文件集中，便于按形式 上的特征管理和利用档案。
二、档案整理工作的原则

档案管理人员培训PPT归档文件整理

档案管理人员培训PPT归档文件整理

在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
7
四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
8
归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
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如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。

第六章 档案的整理与保管《文书工作与档案管理》PPT课件

第六章 档案的整理与保管《文书工作与档案管理》PPT课件

（一）
（二）
（三）
一是可以独 二是设有会 三是设有管 立行使职权， 计部门或经 理人事的部 并能以自己 济核算部门， 门和人员， 的名义单独 自己可以编 并有一定的 对外行文； 制预算和财 人事任免权。
务计划；
6.1 区分全宗
6.1.3 人物全宗形成者构成条件
➢ 人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动 的著名人物，并且其档案较为完整而系统地由档案馆 （室）保存。
况的变化，及时对档案分类方案进行修订。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 1）档号的概念
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中以字符形 式赋予档案的一种代码。
代码是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的 数字、字母、汉字及其他符号。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 3）问题分类法
(1) 设置的类要力求符合实际，各类的概念大小要适中。 (2)平行的各类或属类在内容上不能有交叉和包含关系。
(3)对内容涉及几个类或属类文件材料要划定文件材料归类范围。
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 4）复式分类法
定义：复式分类法，是指把两种基本分类法结合起来，同
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 3）档号的作用
档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。档号是分层次整理档案的结 果的一种反映。从某种意义上说，系统整理档案文件材料的目的之一，就是 给每篇档案文件赋予一个档号，以确定其在档案实体秩序系统中的位置。档 号是档案文件的秩序号，反映档案文件秩序体系的四个层次。根据档号，可 以借助档案存放位置索引，方便地将档案文件从档案库房中查找出来，用完 之后又方便地归到原来的存放位置上。

会计档案整理方法ppt课件

会计档案整理方法ppt课件
• 3．对一些保管价值明显不同的凭证，如记载本单位重大 生产经营活动、外事、对私改造或工资名册等，应抽出单 独装订，但要在原记帐凭证上注明抽出凭证的名称、数量、 去向，并由立卷人签名盖章。凡属本单位房地产、经济合 同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的 凭证要单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在目录注 明永久或定期保管期限。
年月日 主管负责人批示（签名）
年月日 监 销 人（签名）
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会计档案整理方法
• 一、报表的整理 • （一）组卷、装订 • 年度报表，独立组卷。 • 在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，
是会计报表的重要组成部分，如财务情况说明、 财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同 组卷归档，并放在被说明报表前。
• 组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、 填写封面、卷内目录、备考表，采用三孔一线 方式装订。
• 目录号模式为：
• KJ1—1
•
第一本目录
•
报表类
• 注意：账簿、凭证、工资表编目录号时也同样如此。同一 大类的目录号不能重复，同一目录内案卷号不能重复。
会计档案整理方法
• 二、帐簿的整理： • 帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类
可在年终结帐后整理立卷。 • （一）组卷：按形成的帐簿，一册一卷，每本帐
簿在原封面右上角贴会计档案“小标签“，并按 标签上内容填写。 • 如果帐簿原封面太大，不能装入会计档案硬盒时， 必须封面拆掉，另换上质量较好的合规格的软封 面，再贴上“小标签”，并填写上各项内容。
会计档案整理方法
会计档案“小标签“
全宗号 目录号
10 KJ2—1
年度 保管期限

档案管理课件 四 归档文件整理、文书归档(第2、3节)

档案管理课件 四 归档文件整理、文书归档(第2、3节)

四、文件整理的步骤和方法
(三)分类 1.分类方法
⑵按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类，分 为永久和定期，定期又分30年和10年。 ⑶按组织机构（问题）分类：
①按组织机构分类：即按机关内部各部门名称分类。 如：单位的内部机构有办公室、人事处、后勤处，可直 接采用机构名称作为类名进行分类。
②按问题分类：即按工作性质及内容分类，如：技术 类、宣传类、政法类等。
不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。其界定要 视具体情况： 1.文书中涉及的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕。 2.文件需要长期办理或执行时，如重要决议、年度计划、 长远规划等，发文机关在文件发出前就可以将定稿整理归 档；收文机关经有关领导阅知、研究、传达并采取具体执 行的措施后，可整理归档。 3.对于不必办复的文件，经有关负责人批阅或传阅等文书 办理程序完毕，即可以整理归档。
三、归档文件整理规则
（一）《归档文件整理规则》的有关规定 文件整理以件为整理单位。一般以每份
文件为一件，文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一 件，转发文与被转发文为一件，报表、 名册、图册等一册为一件，来文与复文 为一件，文件处理单（表）与被处理文 件为一件。
三、归档文件整理规则
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑵年度—问题--保管期限分类法，是将归档文件按年度分类，每 个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类 。适用于 单位较小、内设机构不稳定、分工不明确，没有内设机构，内 设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架 不必留空位，避免库房的倒架。
如：2001年：党群类—永久、 30年、10年；业务类—永久、 30年、10年；行政类—永久、 30年、10年。2002年：党群 类…业务类….行政类

档案分类与整理教材ppt(56张)

档案分类与整理教材ppt(56张)
间的有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用
按《归档文件整理规则》进行整理
归档文件的整理单位——件的界定
一般以每份文件为一件 文件正本与定稿、文件处理单为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表、名册、图册等一册（本）为一件 来文与复文可为一件
文件修整
为保证档案能够长期保存和有效提供 利用，装订前必须对不符合要求的归档文 件材料进行必要的修整。 一般包括： 修裱规格较小或破损的文件； 复制字迹模糊或易褪变的文件； 折叠超大的文件； 去除文件上易锈蚀的金属物。
立卷整理——以卷为管理单位
案卷是由互有联系的若干文件组合成的 档案保管单位
立卷就是业务承办部门或人员将办理完 毕的，具有保存价值的文件材料，根据 文件之间固有的联系及形成的规律，组 成案卷的过程
《文书档案案卷格式》 GB/T 9705 –2008
企业综合档案室
行
党
经
生 产
科 学
设
基
干
政群营 技 产 技 备本会部
管工管 术 品 术 仪建计职
理作理 管 类 研 器设类工
类
类
类
理 类
究 类
类
类
类
❖工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号）
3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类 地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件 材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和 装订等。
编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。
归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。
全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 年度指归档文件的形成年度； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。

档案整理课件

档案整理课件

稿，无论定稿上有无重要修改手迹、
档
领导批示，均应归档；计算机及其
案
网络环境中形成的文件，无定稿的，
的
须多打一份作为定稿与正文和发文
整
稿纸为一件归档。
理
﹡发文稿纸：栏目填写齐全、
经领导亲笔签发的发文稿纸，与正
本、定稿一并归档。
﹡文件处理单：正文与文件处 理单为一件； 不论有无领导批示 内容、有无处理结果的文件处理单， 均应与文件一起归档。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
整 理
的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。
文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大 纸张折叠。
修裱：对破损纸张进行修补或托裱。
复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。
去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回 形针、大头针等，防止时间长了生锈。
14
档案整理培训课件(PPT82页)
文
第四步 分类排列
书 档
案
对照本单位制订的分类方案进行归类排序（分类方案的制 的
订另行表述），归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由 整 结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事 理
由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表
常州市档案局（馆）制作
前言
为了帮助基层档案工作者准确把握国家、省有 关档案工作规范要求，快速掌握档案基础业务操作 流程，我局借助有关资料，以档案整理工作为主体 内容，突出实用性和可操作性，将五种最常用的档 案门类的整理原则以及标准、要求制成幻灯片，以 文字结合图片、图表来表述档案整理内容、方法和 步骤， 以指导和方便基层档案工作者实际应用， 提高档案业务技能。

档案整理培训课件(PPT 82页)

档案整理培训课件(PPT 82页)

行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页 数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
25
文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的（正 案
题名） ，填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的， 整
正题名能反映文件内容的， 理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与
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1.1专用设备 ▪ 1.1.1 CXXXX车床 ▪ 1.1.2 XXXXXXXX ▪ ……
1.2通用设备 ▪ 1.2.1 XXXXXXXX1 ▪ 1.2.2 XXXXXXXX2 ▪ ……
四、整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制
★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。 结构：案卷题名 = 项目名称 + 内容特征 + 文件 名称 例：SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、 修证书
四、整理方法
②卷内目录和编制
将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。
卷内目录
档号：C—1
序 科技文件材料题名 责任者 文件 文件 页 备
号
日期 编号 次 注
1 SAMSUNG20用户指 三星电子 2003.
001
南
公司
07.23
2
四、整理方法
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行 著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文 件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类 目录一起装订成检索目录。
模式: 全宗号 档 号
55
C-1
四、整理方法
②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可 以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 ③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒 面不需要填写。只填写脊背的内容。
一、归Hale Waihona Puke 范围及保管期限3、保管期限：
以办公设备和交通设备为主的单位 （如机关、团体、街道、管理性的企业和 事业单位等），这些设备档案的保管期限 一般以“短期”为主；
机关保管期限
序号
类目名称
1 申请报告、计划、请示与复。
2 上级或主管领导批复和准购批示。
3 进口设备过程中有关的技术商务文件。 4 开箱记录及装箱单。 5 安装、调试记录和双方签字移交文件保单。 6 验收、报告及材料。 7 索赔来往函件及结果文件。 8 设备说明书及全套随机文件材料。 9 使用、检修、故障事故记录（设备履书） 10 重大事故的调查分析及处理意见。 11 技术改造和开发过程形成的技术文件材料。
★立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部 门。
四、整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制 ★起止日期
可只填写起止年月 如：2000年3月至2000年8月或
2000.3~2000.8 ★保管期限、密级 ★卷内备考表编制
案卷封面模式
C-1
SAMSUNG牌06ST笔记 本电脑用户指南、修证书
图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在 后。
四、整理方法
2、编目
①编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况： ▲卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页
码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号 从“1”开始。 ▲几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码， 将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的 页号栏。 ▲单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一 页号的可以不用另外打页码。 ▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
保管期限
短期 短期 长期 短期 短期 短期 长期 短期 短期 短期 长期
国有企业保管期限
序号
类目名称
保管期限
1 自制设备、仪器的申请报告、计划、批 长期
复和任务书；设计方案、设计说明书、
设计图、设计中的计算数据等。
2 引进设备的申请报告及批复、合同、协
议等谈判资料、来往信函、图纸或招标
材料等：
①重要的
二、归档时间
1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机 文件材料交给本单位档案员归档立卷。
2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后 一个月内由主管部门系统整理后归档；
3、维修方面的文件材料，维修结束后一个 月内归档。
三、归档要求
归档的设备文件材料,必须完整，系统地反 映设备从设计制造或申购到改造的全过程， 文字及图样的表述与设备实体一致。相同型 号的设备，只归档一套即可。
四、整理方法
1、组卷及卷内文件排列 ①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）
设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案 卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内 备考表组成。
②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批 复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有 译文的外文资料译文在前，原文在后。
四、整理方法
③分类与编号 ★机关设备档案代号：“C”
档号的编制：机关设备档案可不设二级类目， 直接在一级类目下每台设备编号归档，如：
C——1～n 案卷顺序号 设备档案代号
每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号, 满三位数断号。
四、整理方法
★企业设备档案代号：“1” 档号的编制：相对来讲，企业的设备档案 复杂一些，需要按照设备的“性质”分一级 属类，每个一级属类再按照设备型号分二级 属类，二级属类下按阶段材料组卷，如 ：
设备档案整理 方法讲义
一、归档范围及保管期限
1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车 辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函 电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随 机文件材料（包括说明书、图册、合格证、 装箱单、安装规程、发票复印件等）。
一、归档范围及保管期限
2、企业：
①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、 试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备 在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件 材料）。 ②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、 订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路 安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。
荔湾区档案局 2004.3.31 长期
卷内备考表模式
张三
四、整理方法
3、装订入盒
设备文件材料可分为装订和不装订两种:
①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装
订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除 掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册 子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材 料右上角盖上档号章。
长期
②一般的
短期
国有企业保管期限
序号
类目名称
保管期限
3 引进设备的随机资料清单、装箱单、 长期 出厂合格证、验收单；地基安装图、 原理图、附件图；磁盘和光盘（另 存）；使用维护说明书等。
4 安装调试运行记录和检测报告
长期
5 设备操作规程和履历表
长期
6 大、中修记录，故障分析处理文件 长期
7 报废申请、鉴定材料、批复（或处 短期 理结果）