文件签批流程及管理规定
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1.0目的
为规范公司各类文件审核流程,使公司文件管理签批工作规范化、合理化、科学化,提高签批效率和质量,特对文件签批的种类、签批流程、注意事项进行规范。
2.0适用范围:
公司各类文件签批流程及签批时间。
3.0定义
3.1 文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、情况说明以及需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据等。
3.2签批仅指部长级以上级别领导对各项申请内容意见的签署。
3.3文件发起人为文件报告的申请人、编制人,文件审核部门为公司内部相关部门。
3.4 文件性质(急件在文件右上角标注“急件”,紧急文件标注“紧急”字样)
3.3.1.1普通文件:公司正常管理情况所有需签批的文件;
3.3.1.2急件:因客观突发情况,需加快处理的文件;
3.3.1.3紧急文件:因客观突发情况,结果影响严重,需马上处理的文件。
4.0签批流程及要求
4.1签批流程
4.1.1 文件签批流程见附件一;
4.1.2财务类签批流程见附件三;
a)文件制定人→部门负责人→行政人事部前台→相关部门负责人→财务部负责人→总经理→文件
制定部门
4.1.4其它类文件流程。
b)其它未做规定的文件,依实际情况进行签批。
4.2签批要求
4.2.1签批时间:
4.2.2普通文件:各部门必须在3个工作日内完成签批;
4.2.3急件:各部门必须在2个工作日内完成;
4.2.4紧急文件:须立即办理,当天完成全部签批。
4.3行政人事部前台工作人员作为公司文件的专职递交人员,负责文件格式的审核、文件的接收、呈递、
流转、催办;各文件发起部门需设专人对文件的签批状态进行跟踪,递交文件及收回文件都要填写《文件收发签收表》作为收发文件的依据。
4.3.1所有文件必须按签批流程逐级签批,不得跳级审批;如遇急件,前一级签批人请假不在岗,可先
电话请示,并把相关意见告知下一级签批人,由下一级签批人签批,前一级签批人返回后须进行补签;紧急文件可直接向分管部门负责人汇报,由分管部门负责人签批后立即报总经理审批。
4.3.2对需要签批办理的文件,文件发起人需要提供完整真实的审批资料,文件审批部门应积极主动办
理,对有疑问部分应主动与文件发起人联系,文件发起人应及时补充相关资料。特殊情况,不能按时办结的,应将延期办理的文件和处理意见及时告知该文件发起人。
4.3.3签批完毕后,出现领导批复意见不一致的情况时,递交人必须把该文件逐级返回各级领导审阅。
5.0 其他
4.3.4各部门对文件签批应认真审理,及时办理,及时呈递,不得无故拖延。文件签批准确性及时性,
纳入部门和个人绩效考核,若主观原因延迟文件造成损失的,按公司相关纪律处理。
4.3.5文件发起人应认真提供文件及附件,并对资料的真实准确性负责,若因文件资料的不完整和不准
确造成延误和损失,文件发起人须承担相应责任。
4.3.6急件和紧急文件为特殊情况下处理文件方式,正常条件下所有文件均为普通文件。文件发起人不
得夸大事件程度,随意起草急件或紧急文件,若经查实,将按照公司相关纪律处理。
4.3.7本规定由行政人事部负责解释。
6.0附件
6.1 《文件签批流程》
6.2 《财务类文件签批流程》
6.3 《文件收发签收表》
本制度从发布之日起生效,如有修改另行签批发布。
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