物资部关于加强物资采购管理的补充规定为进一步规范和完善物资采购各个环节的操作流程，提高计划的准确性，全面掌控合同（协议）的执行情况，最大限度地满足生产，特制定以下补充规定：一、计划上报：各供应站要严格计划上报，加强计划的严肃性，提高计划的准确性，在物资规格型号、数量、计量单位上要认真核实。
１、交货时间的制定：正常上报的计划，对于市场大宗、标准的物资，从计划上报之日起，不得少于15天；非大宗标准物资不得少于20天。
设备类以及需要定制的物资如定尺钢丝绳或机械加工件应在30天以上。
应急计划通过物资供应系统“特急计划”窗口上报。
２、计划数量的确定：物资部计划科接收的计划数量是在各供应站利库、利合同和考虑储备定额后形成的数量，各供应站不得再随意加大上报计划的数量。
供应站在编制采购计划时，要充分考虑库存、合同在途及实际使用量。
严禁为了规避利库、利合同而任意加大计划的需用量。
如发现计划人员在编制采购计划时玩忽职守不考虑未送货合同、故意不让中标供应商送货，造成重复招标比价的要对供应站站长进行严肃处理；对不考虑库存物资数量造成积压的、或明知道不使用而编制物资采购计划造成供应商退货故意刁难供应商的要分析原因追查责任者。
３、物资的规格型号：物资的规格型号是正确描述物资性能的一项非常重要的内容，它关乎到产品用途、产品质量及产品的价格。
各供应站在上报计划时，对物资的规格型号及其它内容要严格把关，认真核对。
如编码库中确没有该种物资的准确表述，要按编码管理办法申请增加编码，严禁随意选择物资编码上报采购计划。
需要提供加工图纸的，图纸要规范、相关尺寸必须准确、有材质和加工工艺等特殊要求的必须说明。
严禁使用“示意图”作为加工图纸上报。
供应站是落实物资规格型号的责任主体，对没有弄清规格型号、只提供示意图、产品实物的物资，编码不予添加、采购计划不予安排。
二、合同（协议）管理（一）手工合同（协议）的录入：１、手工录入合同（协议）的必要条件：⑴经过对标，在对虚拟库内物资重新招标、比价产生新的中标供应商的前提下，原中标供应商对于库存物资同意执行新的价格销售的，可手工录入限量合同，只作为改变价格之用，不作为送货合同的依据。
⑵其它特殊情况，需要手工录入的；２、手工合同（协议）录入审批程序：⑴管理科负责向计划科提供对标结果变更表，作为手工录入合同（协议）的依据，内容包括：物资的名称、规格型号、供应商及价格等相关信息。
⑵计划科根据管理科对标结果变更表所包含的具体信息制作“手工录入合同（协议）”申请。
并经计划科、管理科、采购科、结算科科长、主管部长、部长签字后交采购科。
⑶采购科根据审批后的手工录入合同（协议）申请，由采购科科长负责进行手工录入。
（二）有效合同（协议）生成及落实措施合同（协议）生成后，业务员要即时通知供应商签订合同（协议），合同（协议）自生成至签订完成不得超过五个工作日。
增加超期未签订合同查询模块。
增加处罚条款。
１、合同（协议）相关概念的含义⑴部门待审：合同（协议）草拟后，需要采购科科长审批的合同（协议）。
⑵管理科待审：采购科审核后需要管理科科长审核的合同（协议）。
⑶审计待审：管理科审核后需要结算科科长审核的合同（协议）。
⑷领导待审：结算科审核后需要物资部领导审核的合同（协议）。
超过50万元的合同（协议）需要集团公司领导审核。
⑸合同（协议）已审：提指经过网上逐级审核后的合同（协议）。
此合同可以打印。
以上五种情况，包括供应商在加盖合同章之前提出异议的各种状态的合同（协议）文本统称为生效前合同（协议）。
⑹生效合同（协议）：是指合同（协议）文本在供需双方加盖合同章后的合同（协议），为最终生效合同（协议）。
２、有效合同（协议）生成的步骤及相关规定：⑴配送物资原则上由采购科相关人员通知供应商到物资部采购科签订合同，加盖供方合同章；站采物资由供应站相关人员通知供应商到供应站签订合同并加盖供方合同章。
特殊情况由采购科人员以电子邮件的形式发给供方，供方采用特快传递的方式寄回。
不得相互采用传真的方式加盖合同章。
双方合同章不在同一合同（协议）文本（复印件）上的为无效合同（协议）。
⑵供方合同章加盖后，由采购科、供应站相关人员到物资部结算科加盖物资部合同章。
⑶结算科相关人员接到需要加盖合同章的合同（协议）及《合同编号汇总表》后，加盖物资部合同章，并在系统上按《合同编号汇总表》标注相应的合同有效。
对于没有加盖供方合同章的合同，结算科相关人员不得提前加盖物资部的合同章。
⑷只有结算科加盖合同章并在系统上标注合同有效后，按此合同才能办理对应物资的入库。
3、加强合同（协议）落实的措施⑴合同附页上的到货地点统一由某矿（厂）修改为某供应站。
⑵根据合同标的物的到货地点，合同文本上到货供应站联系电话自动与采购科合同（协议）签订人员、采购科长和到货供应站站长关联。
（三）合同（协议）履行规定合同是供需双方相互约束的法律文本一旦生效，要严格执行。
１、加工定制的非标物资，不论何种原因，合同、协议一旦生效必须执行，此类物资不在合同及协议变更和解除范围之内。
２、因生产计划调整，已经解除、作废以及部分执行视为完成的合同及协议，不得再次申请有效办理物资的入库、出库。
特殊情况要提出申请，报采购科签字，并列入月度考核内容。
3、应急物资合同（协议）一旦生效，使用单位必须严格履行，不得随意单方解除、作废，否则由此引起的商务纠纷将追究相关使用单位和供应站长的责任。
（四）有效合同（协议）的履行及跟踪１、物资供应系统要建立有效合同跟踪台账：包括合同（协议）生效日期、物资到货日期、催货情况、合同（协议）完成日期等。
２、未完成合同（协议）种类及处理：⑴部分完成：列出部分完成的原因。
是否继续执行。
⑵未完成：列出未完成的原因。
是否继续执行。
⑶对不需要继续执行的合同（协议），文本及系统上有效状态提出作废申请，并按程序审批。
提出作废申请前须与供应商提前协商，征得同意后方可执行。
３、合同（协议）的作废申请：根据合同（协议）所处状态的不同，合同（协议）需要作废的，分别由以下部门提出合同作废申请：⑴生效前合同（协议）：在合同（协议）审批的各个环节，包括供应商未加盖供方合同章前发现合同（协议）有以下错误情况之一需要作废：①规格型号错误不能满足需要或合同（协议）数量严重失真的。
②招标、比价结果存有异议或中标信息录入错误，供应商不同意执行的。
由合同（协议）审批环节相关科室及物资部领导通知管理科制作合同（协议）作废申请，经有关部门及领导审批后，管理科统一办理合同（协议）作废处理。
⑵生效后合同（协议）：合同（协议）经供需双方加盖合同章生效后，发现有下列情况之一，需要合同（协议）作废的：①使用单位生产计划变更或供应商原因合同不需要或不能执行的②其它原因需要合同（协议）作废的统一由采购科提出合同（协议）作废申请，经有关部门及领导审批后，交管理科统一办理合同（协议）作废处理。
⑶《合同（协议）作废申请单》包含的内容及审批作废申请单包含的内容：发起部门、合同（协议）号、作废原因、发起部门意见、主管部长意见；作废申请单的审批：由采购科、计划科、管理科科长及主管部长审核签字确认。
过期合同（协议）解锁。
供应站原因的由供应站提出书面申请，采购科发起，计划科、主管部长同意后，管理科执行解锁程序。
供应商原因的由供应商提出书面申请，采购科发起，计划科、主管部长同意后，管理科执行解锁程序。
供应商无特殊原因连续三次超过有效期送货的，删除虚拟库，取消半年招投标资格。
三、物资的入库：严格执行业务人员下基层的有关规定，建立相关台帐，加强考核。
要对敷衍了事走过场的个人和行为要严肃处理。
为及时掌握合同（协议）的履行情况，缩短配送物资的入库时间，提高合同（协议）执行和物资及时入库的监管力度，将配送物资到货后制作“储备（代储）送货验收通知单”窗口前移到物资部采购科。
入总库物资入库方式不变。
１、配送物资到货后，由供应商通知采购科制作（节假日顺延）“储备（代储）送货验收通知单”。
采购科通知相关供应站进行验收。
２、供应站根据通知单，组织相关部门进行验收，验收无误后由供应站验收员确认。
需要供应厂家安装、调试以及交钥匙工程的设备在合同规定的设备数量、附件到齐后未发现质量问题的各供应站应及时办理入库手续。
对于不具备安装调试条件的或者安装、调试过程中存在问题的，供应站要以书面形式及时报物资部采购科。
３、供应站仓库保管员最后确认入库，打印“储备（代储）送货验收通知单”，相关人员签字后，物资入库完成。
４、采购科制作“储备（代储）送货验收通知单”后，正常情况下，当天办理，最多不超过3日完成对物资的验收和确认入库；大型设备或特殊物资不得超过7天。
特殊情况下，各供应站要在规定之日后的2个工作日内把不能及时办理入库的原因上报采购科。
四、物资的出库、退库１、物资使用后必须及时办理物资的销售出库，每月的25日24时之前必须把当月的物资销售单据处理完毕。
２、在正常的生产同期之内按时入库的急用物资，入库后必须在一个月内使用完，不能形成积压，不得办理退库。
３、加工定制的代储物资到期后不得退库。
４、出库物资制作销售单后，系统实施出库预警，3个工作日内必须确认出库。
五、账、卡、物、资金核查为切实保证各供应站库存物资各时点账、卡、物、资金的准确性，系统将可自动生成当天的部分物资实时库存表。
物资部每月检查时以自动生成的实时库存表所列的物资，对各单位实际库存进行核查，核查结果作为物资账、卡、物、资金检查、考核内容的依据。
六、考核（一）计划上报：１、没有按上述规定交货时间提报计划，发现一条扣2 分，最多扣10分。
２、因物资规格型号、数量、计量错误及规避利库、利合同（协议）任意加大上报计划数量等情况，造成采购计划与实际使用情况出现严重错误的按以下几种情况进行考核：（1）在合同、协议没有生效前发现有误，及时修改的，发现一次，扣除总分10分。
（2）合同（协议）已经有效且供应商还没有安排生产，征得供应商同意后需要修改的，考核时一次性扣除总分20分。
（3）合同、协议已经有效且供应商已经生产、送货后，发现上述错误的一票否决。
考核总分为0分。
（二）合同、协议履行１、非标制作物资的合同（协议），因供应站原因，物资不再使用，合同（协议）不能执行的，按上述第2款中的第（2）、（3）规定扣分。
２、合同（协议）生效后，因生产计划调整，已经解除、作废以及部分执行视为完成的合同（协议），再次申请使用，办理入库、出库的，出现一条扣2分，从考核总分中扣除，最多扣10分。
3、急用物资合同不得随意单方解除、作废，如出现此种情况，一次性扣20分。
４、对于非标制作的代储物资不具有通用性、不具备调剂条件的到期后不得退库，并及时进行销售出库，如形成积压，物资的积压率按双倍扣分。
（三）物资的入库、出库１、采购科开出物资验收入库通知单后，在规定的时间内没有完成物资验收入库的，每发现一条总分扣5分。
