中职院校学生档案管理制度

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中职学校将永久保存毕业生学籍电子档案

中职学校将永久保存毕业生学籍电子档案

近日，教育部印发《中等职业学历教育学生学籍电子注册方法(试行)》。根据《方法》，学历证书遗失不予补办，可由学籍主管部门依据学生系统的.学籍电子档案出具学历证明书，学历证明书与毕业证书具有同等效力。

《方法》适用于一般中等专业学校、成人中等专业学校、职业高中、技工学校等中等职业学历教育学生，含各类跨阶段学习形式的中等职业教育阶段学生。

学校永久保存毕(结)业学生学籍电子档案

根据《方法》，中等职业学校学生毕(结)业离校前20个工作日内，学校应通过学生系统申请学生毕业或结业，上级学籍管理部门根据相关规定核准并给毕业学生生成证书编号，学校按相关规定永久保存毕(结)业学生学籍电子档案并给学生颁发毕(结)业证书。

结业学生三年内通过考试考核符合毕业条件，学校可准许其毕业，学校准时在学生系统中更新学生相关信息并申请毕业，上级学籍管理部门根据相关规定核准并给毕业学生生成证书编号，毕业时间为学校同意其毕业的时间。

学生可在系统中办理跨省转学

《方法》规定，学生在中等职业学校之间转学的，由转出学校通过学生系统发起转学申请，上传证明材料，转出学校、转入学校和双方学籍主管部门分别在10个工作日内在学生系统中完成核办手续。跨省转学，由转出学校和转入学校报双方省级学籍主管部门备案。

学生在中等职业学校与一般中学之间转学的，由转入学校发起申请，转入、转出学校和双方学籍主管部门分别在10个工作日内在学生系统中完成核办手续。

中等职业学校通过联合招生合作办学招收的学生，要在就读学校进行学籍电子注册。学生从就读学校进入联办学校学习，按转学程序办理。

论当前中职学校学生学籍档案的信息化管理

摘要:档案管理是中职教务管理工作中最重要的组成部分，中职档案管理工作所包含的内容也非常广泛，主要包括教学档案管理、人事档案管理、学生学籍档案管理和教务活动档案管理等。随着中职办学规模的蓬勃发展，中职学生档案爆发式增长，传统的学籍档案管理模式和手段存在的问题不断凸显，因此学籍档案管理数字化已经成为必然趋势。

关键词：学籍管理；中职学校；信息化

引言

我国高度重视中职教育，这极大地促进了技能人才培养事业的发展，为中等职业学校毕业生就业提供了广阔的发展空间。而开展中职学校学籍档案管理工作，对于规范办学、提升发展内涵更具有重要意义。中职学校承担着培养技能型人才的重要职责，而学籍档案可以将招生录取、学籍管理等信息充分反映出来，其中的文字、图像可作为用人单位任用和考核的重要凭证。基于此，中职学校应对学籍档案特点与规律进行深入研究，采取科学化的管理方式，加强信息技术的应用，充分发挥学籍档案的服务保障作用。

1 中职院校学籍档案管理的基本要求

（1）完整性。无论是学籍档案还是其他档案，中职学校档案管理的首要要求是其内容的完整性。只有完整完整的学籍档案才能反映学生在校学习生活的方方面面，避免记录或管理上的盲点或空白。这不仅是学生在校期间个人活动的完整记录，也是未来进入社会工作岗位或其他领域后需要帮助的各方真实、完整的历史数据。（2）真实性。学籍档案是记录中职学生在中职求学过程中的各种活动和行为的档案。他们需要真实反映与学生相关的各种细节。真实的学籍档案既包括全面且详尽的内容记录，也指没有污损、涂改，尤其不能有刻意造假、矫饰等违规违纪行为，要保持原始信息的客观透明，不存在人为隐瞒或干扰，要从根本上保障学籍档案信息记录的真实性。

2 中职学生档案管理的作用

在人民的共同努力下，中国的经济水平迅速提高。起初，人们认为经济的改善与人口密切相关。同时，他们认为更多的孩子和更多的幸福感受到了传统文化的影响。因此，中国人口在过去很短的时间内迅速增长。即使实行独生子女政策进行管理，庞大的基础人口使中国的人口增长一度过快。当这些学生成长到一定阶段时中职学生的管理档案的数量迅速增加，工作人员进行管理的难度也迅速提高，但是即便任务艰巨，学校也需要进行科学的管理，不能马虎。学生的档案资料被学校科学的管理，有利于学生在未来需要档案的时候能更好的取用。中职学生档案资料当中不仅具有学生的学籍信息，同时里面还会记录学生在学校当中的各种表现，可以帮助教师更好地了解和管理学生，这是教师在未进行教学之前了解学生的一个重要途径，同时教师也可以了解学生擅长的区域，在后期的教学当中帮助学生发展自身的特长。学校也可以利用当今的科学技术建立中职电子学生档案进行管理，既可以让教师通过更加迅捷的方式了解学生，也可以避免学生纸质档案资料的丢失，方便学校对于学生在校表现进行记录，这对于学生未来求职道路具有重要的影响，同时也是教师督促学生进步的一种重要方式。

中职学校学生学籍档案管理问题及应对策略研究

随着我国中职教育的不断发展，中职学校已成为培养技能型人才的重要渠道。而学生学籍档案作为中职教育管理的重要组成部分，对于学生的入学、学业、毕业等环节都有着至关重要的作用。然而，目前中职学校学生学籍档案管理中仍存在着一些问题。为此，本文从中职学校学生学籍档案管理的角度出发，探讨了现存问题及应对策略。

一、现存问题

1.学籍档案管理存在疏漏。学籍档案管理面对学生数量庞大，因此需要大量的人力物力投入，然而，由于中职学校管理团队的稀缺，导致学籍档案管理工作存在疏漏，如学生处于休学状态时未及时存档或相关部门未及时更新。

2.档案档次有待提高。中职学校的学籍档案管理工作存在着档案档次不高的问题。学校中存在着不少学生档案管理不规范，内容粗略，信息上没有做到及时更新等问题，这对于学生的学业发展以及毕业后的人才评价都有着较大的影响。

3.安全性有待加强。学籍档案保密性是关乎学生个人信息安全的重要因素，但是当前部分中职学校在学籍档案管理中依旧存在信息泄露的情况。比如，管理人员未严格履行保密条款，造成学生信息外泄，影响学生的学业发展和个人形象。

二、应对策略

1.加强管理，强化人力物力投入。为了保障学生学籍档案管理工作的顺利进行，学校应该及时注重学籍档案管理工作，建立学籍档案管理制度，规范管理流程，加强团队建设，以确保学籍档案管理工作的高效运转。

2.提高档案档次，做好内容更新。中职学校应切实加强学生学籍档案管理，并严格按照有关规定建档档案。同时，学校应定期检查档案内容，及时更新学生的学业信息和奖惩记录，确保档案数据的完整性、准确性和及时性。

3.加强保密性，完善保密机制。为了保护学生的个人隐私，中职学校应该建立健全的保密制度，加强信息技术安全保障工作，加强档案室、网络存档服务器等重要场所的保安力量，升级安防设备，完善学校的保密机制，确保学籍档案的安全性。

・探索．【新课程研究】　中职学校档案管理中存在的问题与对策　学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直　接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记　录。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校　教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估学校全面建设　的重要内容。本文以广东省梅州市中职学校档案管理现状为例，　谈谈学校档案管理中存在的问题与对策。　一、中职学校档案管理中存在的问题　我市中职学校档案管理工作，在领导和档案员努力下均能　尽心尽职地建立和完善各类档案资料，为促进学校发展作出应　有的贡献。但从形势发展需要看，在档案管理工作中也存在不足　之处，主要问题是：　１．重视档案管理程度还有差距　有部分学校领导对档案管理工作的认识较为简单，要用资　料时十分重视，不用时往往忽视，对加强档案管理的重要性认识　还存在一定差距；认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没　必要也不可能要求得那么严格。长期以来，由于人们对档案管理　意识不强，认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，　这是档案管理中重视程度存在差距的一个重要原因　２．档案管理人员缺乏且素质偏低　专业的档案管理人员缺乏和现有的档案管理人员业务水平　偏低是中职学校普遍存在的问题。有的中职学校档案管理人员　只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是　档案专业毕业的或者没有经过培训就上岗，不具备最基本的档　案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员　缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等业　务知识未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。　３．档案信息载体结构单一　目前中职学校档案馆（室）的管理手段较为陈旧落后，有些　还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还要对其进行加　工，如调整与编目。机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、　时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。致使档　案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发　利用，查阅档案也因管理手段落后、案卷调动频繁而造成磨损严　重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。　４．档案收集资料不够完整　学校档案主要积累教育、教学、科研和党政管理等资料较　多，但资料收集不够完整。如外出参加会议的人员不会主动把会　议文件交给有关档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参　加会议的情况又不了解，往往造成了会议文件未能归档或不及　时。有些教师对教学档案的归档还持抵触态度，认为教案、自编　讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若　经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，再　借用时手续烦琐，还是自己保管放心、方便。　５．档案硬件设施未能达标　有的学校还不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防　盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管　设备不齐全，学校大部分档案保管箱是上世纪七八十年代购置　的，个别学校个别部门仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。　励６４『２０１１．１０１　广东梅州●李文利　二、中职学校加强档案管理中的对策　要求在做好档案收集、整理、归档工作的同时，做到档案管　理方法科学化，管理手段高效化，管理工作标准化；建立档案管　理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，不断促进学校各项　事业的发展。采取的主要措施是：　１．领导重视，完善档案管理工作体系　学校领导应高度重视档案管理工作，可成立以校长为组长、　各科室负责同志和专职档案人员参与的档案工作领导小组；建　立完善的档案管理《综合档案室工作职责》《档案管理工作规定》　《档案利用制度》等工作制度；以形成档案管理体系机制，积极推　进学校档案管理工作发展。　２．专员管理，强化档案管理工作基础　档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人　员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须　要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，　服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设。一方面积极参加　培训学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络。选拔　年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档　案管理员；运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水　平，使档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教育、教学、科研和　其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案　工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。　３．全民参与，增强档案管理工作意识　通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案　法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，来增强教职工的档案意　识，促使各科室人员都能重视并支持学校档案管理工作。各科室　设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的　收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。　４．硬件支柱，保证档案管理工作质量。　硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质　量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，　分类存放、编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、　防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。　５．多点开花，丰富档案管理工作内容　档案工作是一项积累性工作，档案工作者在日常工作中要　注重学校各类材料的收集和整理，全方位收集相关档案资料；倡　导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的教育教学、科研和　其他有关资料；要努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如　收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。另　外，在学校学年教育教学过程中会产生很多资料，每完成一项活　动或比赛，应及时分类别归档资料。学期结束，各部门把资料移　交学校综合档案室；发现资料不齐全应及时补足，有些资料不及　时收集，过时就难以补回，如开会、比赛过程的照片、声像等。　６．管理现代化，积极拓宽档案服务领域　随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时　期档案事业发展的重要方向。一方面利用现代化高科技手段提　高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的